سامانه مرخصی و ماموریت کسرا
با توجه به ماهیت فعالیت‌های سازمانی، اعزام کارکنان به مأموریت‌های خارج از محل کار امری اجتناب‌ناپذیر است. نرم افزار حضور و غیاب پرسنل کسرا با پشتیبانی از آیین‌نامه‌های داخلی، امکان ثبت، نظارت و محاسبه‌ی دقیق زمان و هزینه‌ی مأموریت‌ها را فراهم می‌سازد و از انطباق کامل فرآیندها با الزامات سازمانی اطمینان حاصل می‌کند.
"" فیلدهای الزامی را نشان می دهد
پیاده سازی نرم افزار ماموریت و مسافرت کسرا متناسب با نیاز کسب و کارها
کسرا با پیاده سازی سامانه ماموریت و مسافرت خود به صورت سفارشی و خاص هر مشتری، و بر اساس آیین نامه های آن مجموعه از زمان درخواست حکم ماموریت تا زمان اتمام ماموریت را پوشش دهد. امروزه اکثر سازمان ها و شرکت های بزرگ با توجه به شرایط کاری خود، ناگزیر به انجام مراجعات خارج از محیط کاری هستند. به همین دلیل، سازمان ها کارمندان خود را به ماموریت های سازمانی، چه دور و چه نزدیک، اعزام می کنند و انتظار دارند آن ها در طی این ماموریت ها وظایف و امور محوله سازمان را به بهترین شکل ممکن به نتیجه برسانند.
در هر سازمان آیین نامه های ماموریت خاصی متناسب با اقتضائات شغلی هر سازمان وجود دارد. بر این اساس، هر سازمان نیازمند فرآیندهای دقیقی است که از طریق آنها بتوان بر روند انجام ماموریت‌ها نظارت کرد. علاوه بر این، سیستم مدیریت منابع انسانی هر سازمان باید بتواند بر اساس این آیین‌نامه‌ها، زمان، هزینه و بسیاری از جنبه‌های مختلف ماموریت‌ها را به دقت محاسبه کند.
قابلیت های سامانه ماموریت کسرا در مرحله شروع ماموریت
در گام نخست، فرآیند مأموریت با ثبت درخواست و صدور حکم مأموریت آغاز می‌شود که این مراحل بر اساس سناریو و ساختار هر سازمان انجام می‌گیرد. علاوه بر این، ممکن است همراه با هر مأموریت، درخواست‌های جانبی و مرتبط نیز مطرح شوند که به‌صورت همزمان با درخواست اصلی، ثبت و وارد فرآیند بررسی در سیستم شوند.
بر این اساس، برخی از مهمترین قابلیت های منحصر به فرد سیستم ماموریت کسرا در این مرحله به شرح زیر است:
- ایجاد انواع فرم‌های درخواست ماموریت متناسب با نوع ماموریت و نیاز سازمان
- ایجاد فیلدهای اختصاصی درخواست ماموریت مانند پروژه، شماره قرارداد و …
- ثبت ماموریت‌های چند سفره متناسب با نیاز
- ثبت درخواست‌های تهیه ملزومات ماموریت شامل بلیط، اسکان، تردد خودرو، غذا و علی‌الحساب
- ایجاد فرآیندهای مرتبط با درخواست اصلی ماموریت و همچنین درخواست های ملزومات آنها
- تهیه گزارش چاپی حکم ماموریت مطابق با طراحی مورد نیاز و نیز درج امضاهای مدیران مربوطه
در واقع می توان گفت در این مرحله مامور با ارائه درخواست خود در سیستم ماموریت کسرا نه تنها به ثبت و درخواست مجوز ماموریت می پردازد، بلکه با ثبت نیازمندی ها و ملزومات سفر خود مانند تهیه بلیط، شرایط اسکان، خودرو و… کوله بار سفر خود را در سیستم کسرا مهیا می کند و پس از آن با تایید مدیران، ماموریت کاری خود را آغاز می کند.
قابلیت های اتوماسیون ماموریت کسرا در حین ماموریت
در مرحله بعد، لازم است عملکرد، گزارش و هزینه های ماموریت انجام گرفته توسط مامور ثبت شود و این اطلاعات جهت تایید نهایی مدیران ارشد در سیستم ماموریت کسرا به گردش درآید. در این مرحله ضروری است اطلاعات تردد شخص ارتباط مستقیمی با سیستم حضور غیاب اداری جهت ثبت ماموریت تایید شده داشته باشد. و در واقع، از طریق این ارتباط فراگیر کسرِ ساعاتِ حضور ِفردِ مامور توسط سامانه به عنوان یک غیبت مجاز و ماموریت سازمانی لحاظ می شود.
قابلیت های منحصر به فرد سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا به شرح زیر است:
- ثبت ملزومات تهیه شده توسط متصدیان تهیه و اطلاع رسانی به متقاضی از طریق سیستم یا پیامک
- ثبت عملکرد ماموریت بعد از برگشت روی درخواست اولیه
- امکان ثبت هزینه‌های صرف شده بابت ماموریت
- قابلیت ثبت صورت جلسات و رسیدهای انجام کار در سامانه
در این مرحله، مأمور موظف است اطلاعات کارشناسی مربوط به فعالیت‌های انجام‌شده در طول مأموریت را، همراه با مستندات مرتبط از جمله گزارش جلسات، دیدارها و هزینه‌های صرف‌شده، در سامانه بارگذاری کرده و جهت بررسی و تأیید مدیران ارسال نماید.تمامی این اقدامات از طریق سامانه‌ی کسرا و بدون نیاز به مکاتبات دستی، به‌راحتی قابل انجام است.
قابلیت های سامانه ماموریت و مسافرت کسرا در مرحله بعد از ماموریت
در مرحله پایانی، یا به عبارت دیگر در مرحله اتمام ماموریت، نیاز است که محاسبات حقوق و هزینه ماموریت با اتصال به سامانه کارگزینی و بر اساس حکم سازمانی هر فرد انجام شود. علاوه بر این، آیین‌نامه‌های ماموریت سازمان نیز باید رعایت گردد. به همین منظور، در سیستم ماموریت کسرا امکان ارتباط با نرم‌افزار حقوق و دستمزد جهت درج حق ماموریت و صدور فیش حقوقی به‌صورت یکپارچه فراهم می‌گردد.
در این مرحله، قابلیت‌های منحصر به فرد سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا به شرح زیر است:
- ثبت هزینه‌های مرتبط با ماموریت و فاکتورهای مربوطه
- دریافت اطلاعات حکم حقوقی از سامانه احکام جهت محاسبه ی ریالی حق ماموریت در صورت نیاز
- اعمال قواعد و مقررات حق ماموریت مطابق با قوانین کار و تامین اجتماعی، استخدام کشوری، نفت و …
- محاسبه ریالی حق ماموریت و ارسال خروجی به تفکیک ماموریت و یا سرجمع ماموریت‌ها به سامانه حقوق
- گزارش‌های متنوع متناسب با سرویس‌دهنده‌های ملزومات ماموریت و فراوانی ماموریت متناسب با نیاز
در مرحله نهایی لازم است متناسب با قواعد و آیین نامه های درون سازمانی یا قوانین کار، حق‌الزحمه ماموریت فرد و همچنین هزینه های صورت گرفته در طی ماموریت توسط سازمان پرداخت شود. این امر نیز به راحتی با استفاده از موتورهای قوانین، گردش کار و گزارش ساز کسرا انجام می شود. همه این امکانات با استفاده از سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا در همه سازمان ها قابل تحقق است.
ماموریت های سازمانی خود را چگونه مدیریت کنیم؟
به طور معمول در تمام سامانه‌های حضور و غیاب، امکان ثبت ماموریت‌های روزانه وجود دارد و عملکرد مجوزهای ماموریت روزانه نیز به طور خاص رفع غیبت و گزارش تعداد ماموریت‌های روزانه در خروجی کارکرد ماهانه کارکنان است. اما به دلیل وجود ظرافت های بسیاری در این حوزه، هر سیستم قادر به ارائه راهکار مناسب برای این فرایند نیست. و در واقع، هر سیستم ماموریتی نمی تواند به خوبی از عهده محاسبه و مدیریت ماموریت های کارکنان بربیاید. سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا در هر مرحله از انجام ماموریت قابلیت‌های بی‌نظیری در مورد ثبت درخواست ماموریت و عملکرد آن، و همچنین موارد مرتبط با الزامات ماموریت فراهم می‌نماید.