مقابله با دزدی زمان: راهکار هایی نوین با سیستم های مدرن حضور و غیاب

دزدی زمان؛ مشکل نهفته در سازمان

دزدی زمان از جمله مشکلات خاموش و نهفته ای است که کسب و کارهای امروزی با آن مواجه اند و می تواند تبعات بلندمدتی برای پرسنل و کارفرما به همراه داشته باشد. دزدی زمان شامل تمامی اقداماتی می شود که پرسنل عامدانه یا سهوا طی زمان کاری خود انجام می دهند که موجب کاهش زمان مفید کاری آن ها می گردد. این اقدامات از تخلفات جزئی مانند طولانی بودن بیش از حد مجاز زمان استراحت تا فعالیت های مجرمانه مانند بادی پانچینگ را شامل می شود. دزدی زمان به هر طریقی که انجام گیرد، منجر به افت بهره وری، افزایش هزینه های پرداختی و کاهش انگیزه پرسنل می شود.

امروزه و با پیشرفت های چشمگیر در حوزه فناوری، راهکارهای نوینی جهت مقابله با دزدی زمان در اختیار صاحبان کسب و کار قرار داده شده است که به موجب آن ها فرهنگ پاسخگویی پرسنل  تقویت شده و پیگیری زمان با دقت هرچه تمام تر انجام می گیرد. 

مفهوم دزدی زمان در بافت محیط کار

دزدی زمان به هرگونه اقدام از سوی پرسنل اطلاق می شود که منجر به استفاده نادرست و غیرمفید از زمان کاری تعیین شده می گردد؛ از جمله:

بادی پاچینگ: ثبت حضور پرسنل غایب از سوی پرسنل حاضر

استراحت طولانی: استراحت طولانی مدت یا ترک محل کار بدون مجوز و هماهنگی

دستکاری برنامه های زمانی منعطف: تاخیر یا خروج زودهنگام پرسنل از محیط کار و درعین حال، ثبت ساعات کاری به طور کامل از سوی آن ها

گزارشگری اشتباه: ثبت غیردقیق ساعات کاری از سوی پرسنل چه سهوا و چه عمدا

ممکن است دزدی زمان در ظاهر مسئله بزرگ و مهمی به نظر نرسد، اما مجموع تاثیرات آن به مرور زمان می تواند منجر به ضررهای مالی هنگفتی شود. با این حال، با توجه به فراگیرشدن استفاده از فناوری در بخش های مختلف کسب و کار سیستم حضور غیاب آنلاین مدرن به ابزاری موثر در مقابله با دزدی زمان تبدیل شده اند.

سیستم های مدرن حضور و غیاب: جلوه ای از نوآوری

برخلاف سیستم های قدیمی و از رده خارج مدیریت حضور و غیاب که متکی بر فرایندهای دستی یا ساعت زنی های ساده بودند، نرم افزارهای مدرن حضور و غیاب از فناوری های نوظهور جهت رهگیری دقیق زمان کاری پرسنل استفاده می کنند. در ادامه به جنبه های نوآورانه این سیستم ها می پردازیم.

 تحلیل رفتار پرسنل در محیط کار

تحلیل رفتار پرسنل در محل کار یکی از قدرتمندترین قابلیت های نرم افزار حضور غیاب ابری مدرن است. این سیستم ها از طریق تحلیل الگوهای رفتاری و حضور و غیاب  پرسنل، هرگونه انحراف از رفتارها و هنجارها را شناسایی می کنند؛ مانند از کارگریزی، غیبت بدون هماهنگی و الگوهای خروج زودهنگام از محیط کار. شرکت ها با نظارت مداوم بر این الگوها، مسائل بالقوه را پیش بینی و در جهت جلوگیری از آن ها تلاش می کنند.

تحلیل های پیشرفته حضور و غیاب همچنین قادر به پیش بینی اوقاتی هستند که پرسنل معمولا استفاده نادرستی از زمان می کنند و از این طریق به مدیران این امکان را می دهند تا پیش از بحرانی شدن شرایط، اقدامات لازم و پیشگیرانه را انجام دهند. این سیستم ها با گذر زمان، درک و شناخت کاملی از عادات کاری پرسنل کسب می کنند که نه تنها به جهت گیری سیاست های حضور و غیاب کمک می کند، بلکه در مدیریت عملکرد پرسنل نیز می تواند مفید واقع گردد.

رهگیری هوشمندانه مبتنی بر موقعیت مکانی

با توجه به استقبال روز افزون پرسنل از دورکاری و تبدیل شرایط ثابت کاری به شرایط متغیر و انعطاف پذیر، پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل بر اساس موقعیت مکانی ایشان یک ضرورت در مدیریت نیروی کار محسوب می شود. در رهگیری مکانی، از فناوری جی پی اس و ژئوفنسینگ (حصار جغرافیایی) جهت نظارت بر موقعیت مکانی پرسنل به هنگام ثبت زمان شروع و  پایان کار استفاده می شود.  این راهکاری ارزنده برای کسب و کارهایی محسوب می شود که دارای نیروی کار سیار هستند مانند صنایع ساختمان سازی، خدمات میدانی و فروشندگی.

فناوری ژئو فنسینگ به شرکت ها اجازه می دهد تا نوعی حصار و مرز مجازی پیرامون محوطه کار یا اداره ایجاد کنند. زمانی که پرسنل به این محدوده وارد شده یا از آن خارج می شوند، سیستم حضور و غیاب به طور خودکار وضعیت حضور آن ها را ثبت می کند. این فناوری، امکان ثبت ورود و خروج از راه دور یا از مکان های غیرمجاز به حداقل رسانده و اطمینان حاصل می کند که پرسنل طی ساعات کاری در محیط مورد نظر حضور دارند.

مدیریت منعطف پنجره زمانی

ساعات کاری منعطف و قابل تغییر در بسیاری از مشاغل نمود دارد، اما همراه با این انعطاف پذیری، ریسک سوء استفاده و دستکاری ساعات کاری در سیستم از سوی پرسنل نیز وجود دارد. سیستم های مدرن حضور و غیاب با ایجاد پنجره های زمانی مشخص برای ساعت زنی، مدیریت ساعات کاری منعطف را بهینه نموده اند. به عنوان مثال، ممکن است یک پنجره زمانی برای ثبت حضور پرسنل از ساعت نه تا نه و نیم صبح تنظیم شود.

در این بازه زمانی هیچ گونه جریمه یا اخطاری برای پرسنل ثبت نمی شود.‌در این انعطاف پذیری، تاخیر در ورود به محیط کار و ثبت حضوری به هر دلیلی اعم از ترافیک سنگین یا شرایط دشوار آب و هوایی مشمول توبیخ نمی شود. با این همه، چنانچه پرسنل ورود خود را پس از زمان تعیین شده در پنجره زمانی ثبت کند یا به طور پیوسته از این چارچوب فراتر رود، سیستم این رفتار را یک مشکل بالقوه تلقی خواهد کرد.

این شیوه کاربردی برای پرسنل امکان مدیریت زمان خود را می دهد و در عین حال از انعطاف پذیری لازم برخوردار است تا پرسنل در صورتی که با شرایط غیرمنتظره مواجه شوند، فرصت تصمیم گیری و مقابله با این شرایط را داشته باشد. به علاوه، این راهکار از دستکاری ساعات کاری منعطف جلوگیری کرده و با کنترل زمان و نحوه ثبت ورود پرسنل از دزدی زمان جلوگیری می کند.

برنامه های انگیزشی و تشویقی نیروی کار

رقابتی نمودن حضور و رهگیری زمان، راهکاری فوق العاده موثر در مقابله با دزدی زمان محسوب می شود. با معرفی سازوکارهای پاداش مبتنی بر امتیاز یا سایر برنامه های تشویقی، پرسنل به نشان دادن رفتار مثبت ترغیب شده و تمایل کمتری به دزدی زمان نشان می دهد. به عنوان مثال، پرسنلی که همواره به موقع حضور خود را ثبت می کند و تابع جدول زمانی کاری خود می باشد، امتیاز کسب می کند که مجموع این امتیاز ها در نهایت، به صورت پاداش هایی مانند تقدیر در حضور سایرین، کارت هدیه یا مرخصی تشویقی به وی تعلق می گیرد.

چنین رویکردی انگیزه پرسنل را جهت عمل خوب افزایش داده و منجر به وقت شناسی و پاسخگویی آن ها می گردد. افزون بر این، رقابتی بودن این رویکرد موجب افزایش مشارکت و روحیه همکاری پرسنل می گردد که این امر به نوبه خود دزدی زمان را به طور قابل ملاحظه ای کاهش می دهد.

اعلان های مبتنی بر هوش مصنوعی

امروزه هوش مصنوعی یکی از مولفه های سیستم های مدرن حضور و غیاب به شمار می رود که جهت ارتقای توانمندی این سیستم ها در شناسایی دزدی زمان و سایر مسائل مربوط به حضور و غیاب پرسنل به کار می رود. هوش مصنوعی از طریق به کارگیری الگوریتم های یادگیری ماشینی قادر است حجم عظیمی از داده ها را به منظور شناسایی الگوها و موارد غیرعادی از جمله دزدی زمان تجزیه و تحلیل نماید.

به عنوان مثال، چنانچه زمان استراحت پرسنل بیش از حد مجاز باشد یا در صورتی که پرسنل زمان اضافه کاری را ثبت می نمایند اما عملکرد وی و خروجی کار به نسبت زمان صرف شده قابل قبول نمی باشد، هوش مصنوعی هشدارهایی را به مدیران جهت بررسی بیشتر و انجام اقدامات مقتضی ارسال می نماید.

هوش مصنوعی همچنین قادر به پیش بینی مشکلات بالقوه مربوط به حضور و غیاب پرسنل نیز می باشد و پرسنلی را که مستعد بروز الگوی دزدی زمان هستند را شناسایی نموده و راهکارهایی پیشگیرانه جهت کاهش این ریسک ها ارائه می دهد.

نتیجه گیری

در نتیجه‌گیری این مقاله، می‌توان گفت که دزدی زمان یکی از چالش‌های مهم در مدیریت منابع انسانی در سازمان‌ها است که تأثیرات منفی زیادی بر بهره‌وری و عملکرد کلی کسب و کار دارد. خوشبختانه با پیشرفت‌های فناوری، نرم افزار های مدرن حضور و غیاب می‌توانند راه‌حل‌های مؤثری برای مقابله با این مشکل ارائه دهند. این نرم افزار ها با امکاناتی مانند تحلیل رفتار پرسنل، رهگیری موقعیت مکانی، مدیریت زمان منعطف و استفاده از هوش مصنوعی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهند که به‌دقت زمان حضور و غیاب پرسنل را ثبت کرده و هرگونه سوءاستفاده از زمان کاری را شناسایی و پیشگیری کنند.

در این میان شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه راهکارهای نرم افزاری پیشرفته در زمینه کنترل تردد و حضور و غیاب، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر و کارآمد فرآیندهای مدیریتی خود را بهینه‌سازی کنند. این شرکت با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و طراحی سیستم‌های سفارشی، توانسته است تا راهکارهای مطمئن و کارا برای کاهش دزدی زمان و افزایش بهره‌وری ارائه دهد. با اعتماد به نرم‌افزارهای این شرکت، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا زمان و منابع خود را بهتر مدیریت کرده و محیطی شفاف و کارآمد برای کارکنان ایجاد کنند.

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.