دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه کار می کند؟

امروزه فناوری در جنبه های مختلف زندگی ما نفوذ کرده و انجام بسیاری از کارها را آسان تر نموده است. یکی از فناوری های پر کاربرد که سبب افزایش بهره وری و امنیت در محیط کار می شود، سیستم حضور غیاب است. استفاده از سیستم کنترل تردد برای احراز هویت و ثبت حضور و غیاب کارکنان علاوه بر تسریع امور سبب کاهش هزینه های مربوط به استخدام نیروی انسانی و بهبود نظارت مدیران بر عملکرد کارکنان شده است. دستگاه های حضور و غیاب با مکانیزم های متفاوتی تولید و به بازار عرضه شده اند. سه مکانیزم تشخیص چهره، اثر انگشت و کارت ساعت زن، رایج ترین سیستم های عملکردی دستگاه های حضور و غیاب هستند.

در این مقاله تحت عنوان «دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه کار می کند؟» به بررسی نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی به عنوان اولین نسل دستگاه های کنترل تردد خواهیم پرداخت.

نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی چگونه است؟

برای درک این موضوع که دستگاه حضور غیاب کارتی چگونه کار می کند؟ باید اطلاعاتی در مورد نحوه خواندن بارکد توسط این دستگاه کسب کنید. نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی مبتنی بر شماره سریال روی کارت است که برای هر کارمند به صورت یکتا تعریف می شود. با توجه به نوع کارت وقتی کارمند کارت را در دستگاه می کشد (دستگاه های تماسی) یا آن را در مقابل حسگر دستگاه می گیرد (دستگاه های غیرتماسی) دستگاه شماره سریال درج شده روی کارت را می خواند و ساعت ورود و خروج فرد را ثبت می کند.

دستگاه حضور و غیاب کارتی با تکنولوژی RFID کار می کند که مخفف Radio Frequency Identification و به معنی تشخیص به وسیله  امواج رادیویی است. این سامانه شناسایی بی‌سیم، می تواند داده‌ ها را  به‌ وسیله برقراری ارتباط بین یک Reader (بازخوان یا تگخوان) با شناسه یا تگ (Tag) که روی کارت درج شده، تبادل کند. در نهایت وقتی شناسه کارت توسط آنتن یا همان Reader خوانده شد، ساعت و تاریخ ورود و خروج فرد ‌و هم چنین شماره سریال کارت، در حافظه دستگاه، ذخیره می شود. دستگاه به وسیله نرم افزار به سیستم کنترل تردد و نیز سیستم پرداخت دستمزد متصل است و اطلاعات حاصل را در پایگاه داده ذخیره می کند.

کارت حضور غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

نحوه ثبت تردد با کارت ساعت زنی به این صورت است که در ابتدا اطلاعات تمام کارمندان در بانک اطلاعاتی سیستم ذخیره می شود، سپس برای هر کارمند یک کد اختصاصی یا شناسه یکتا تعریف می شود. این کد روی کارت اختصاص یافته به هر کارمند درج می شود.

برای ثبت ساعت ورود خروج کافی است تا کارت توسط دستگاه حضور و غیاب کارتی خوانده شود با خواندن شناسه کارت توسط دستگاه اطلاعات مربوط به ساعت ورود و خروج کارمند در نرم افزار حضور و غیاب ذخیره می شود. کارت حضور و غیاب کارتی است که به صورت اختصاصی به هریک از اعضای پرسنل تعلق می گیرد و دارای یک تراشه الکترونیکی است که بارکد یا شناسه مخصوص کارمند روی آن تعریف شده است.

کارت‌های حضور و غیاب انواع گوناگونی دارند و به طور کلی در دو دسته‌ی اصلی تماسی و غیرتماسی (بدون تماس) تقسیم‌بندی می‌شوند.

• کارت‌های تماسی برای شناسایی توسط دستگاه حضور و غیاب باید در بخش مخصوص دستگاه کشیده یا وارد شوند.

• کارت‌های غیرتماسی یا همان RFID، تنها با قرار گرفتن در فاصله‌ی چند سانتی‌متری دستگاه توسط آنتن خوانده می‌شوند.

کارت های غیرتماسی به دلیل سرعت بالاتر در عملکرد و کاهش انتقال آلودگی، محبوبیت بیشتری دارند، هرچند قیمت آن‌ها نسبت به کارت‌های تماسی بالاتر است. کارت‌های بدون تماس بیشتر برای کنترل تردد پرسنل با شیفت‌های کاری نامنظم و ساعات کاری متغیر به‌کار گرفته می‌شوند.

• کارت‌های مایفر (بدون تماس):

  • امکان خواندن و نوشتن اطلاعات

  • ظرفیت بالای ذخیره‌سازی داده‌ها

• کارت‌خوان‌های UHF:

  • نوعی کارت‌خوان بدون تماس با برد زیاد

  • قابلیت کنترل تردد از فاصله‌ی چند متری

• کارت‌های تماسی:

  • شناسایی از طریق شناسه یا نوار مغناطیسی

  • انواع:

    • بارکدی (اقتصادی‌تر)

    • مغناطیسی (دقیق‌تر و گران‌تر)

• کارت‌های بدون تماس (RFID):

  • شناسایی با امواج فرکانسی

  • خوانده شدن از فاصله‌ی ۳ تا ۱۰ سانتی‌متر

قیمت کارت‌ها:

• • • وابسته به نوع کارت و میزان حافظه

    • کارت‌های بدون تماس گران‌تر از تماسی

    • در کارت‌های تماسی، نوع مغناطیسی از بارکدی قیمت بیشتری دارد

مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی

با پیشرفت تکنولوژی، دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک که بر اساس ویژگی‌های فیزیکی و زیستی افراد عمل می‌کنند وارد بازار شده‌اند. این دستگاه‌ها نسبت به نمونه‌های کارتی امنیت بالاتری دارند و احتمال تقلب را به حداقل می‌رسانند.

با این حال، دستگاه‌های کارتی همچنان به دلیل سرعت، دقت و سهولت استفاده نسبت به روش‌های دستی، کاربرد گسترده‌ای در ادارات و کارخانجات دارند. البته یکی از نقاط ضعف آن‌ها این است که ممکن است فردی با استفاده از کارت شخص دیگری، ساعت ورود یا خروج او را ثبت کند.

در ادامه به مهم‌ترین مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی می‌پردازیم.

یکپارچه سازی با سیستم مدیریت دستمزد

اطلاعات حاصل از حضور غیاب به صورت آنی توسط نرم افزار دستگاه ذخیره و پردازش می شوند. به کمک دستگاه حضور و غیاب کارتی می توان با یکپارچه سازی نرم افزار حضور و غیاب و مدیریت حقوق و دستمزد میزان حقوق هر کارمند را بر اساس ساعت کاری و بهره وری  او محاسبه کرد.

گزارش گیری لحظه ای و دوره ای

از آنجایی که این سیستم حضور و غیاب به صورت آنلاین فعالیت می کند مدیران در تمام ساعات کاری می توانند گزارش لحظه ای از حضور کارمندان در پست های خود دریافت کنند. با استفاده از این دستگاه می توان نظارت دقیقی بر تردد و نحوه عملکرد کارمندان در محیط کار به عمل آورد.

امکان محاسبه مرخصی و ساعات اضافه کار

با استفاده از دستگاه ساعت زنی کارمندان می توانند ساعات اضافه کار و هم چنین انواع مرخصی های ساعتی خود را در سامانه وارد کنند. بدین ترتیب برای آگاهی از روزهای مرخصی و یا ساعات اضافه کار نیازی به محاسبه دستی وجود ندارد.

ایجاد زمان بندی کاری و تعریف شیفت کاری

با کمک این دستگاه می توان زمانبندی ویژه‌ای را برای کار پرسنل بخش های مختلف در نظر گرفت. هم چنین شیفت بندی آنلاین و سرعت عمل بالا در ثبت ساعت ورود و خروج برای شیفت های متغیر از دیگر مزیت های دستگاه حضور و غیاب کارتی هستند.  

پرسنل چگونه با استفاده از کارت ساعت زنی تردد خود را ثبت می کنند؟

نحوه‌ی ثبت تردد با کارت ساعت‌زنی بسته به نوع دستگاه (تماسی یا غیرتماسی) کمی متفاوت است. به طور کلی، مراحل کار به این صورت است:

1. ثبت اطلاعات پرسنل در سیستم
   در ابتدا اطلاعات همه‌ی کارکنان در سیستم حضور و غیاب ذخیره می‌شود و برای هر فرد یک شناسه‌ی منحصربه‌فرد تعریف می‌گردد.

2. قرار گرفتن شناسه روی کارت
   این شناسه روی تراشه‌ی کارت ساعت‌زنی قرار داده می‌شود.

3. ثبت تردد توسط دستگاه

   • در دستگاه‌های بدون تماس: کافی است کارت مقابل بخش ریدر دستگاه قرار بگیرد تا ورود یا خروج ثبت شود.

   • در دستگاه‌های تماسی: کارمند باید کارت خود را در شیار مخصوص دستگاه بکشد تا ساعت ورود یا خروج ثبت گردد.

به محض شناسایی کارت توسط دستگاه، ساعت ورود یا خروج فرد با دقت بالا ثبت می‌شود.

سخن پایانی در مورد نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب کارتی

دستگاه حضور و غیاب کارتی یکی از قدیمی‌ترین و رایج‌ترین روش‌های کنترل تردد است که سال‌هاست در سازمان‌ها، ادارات، کارخانجات و مراکز صنعتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اساس کار این دستگاه بر مبنای تبادل اطلاعات بین ریدر و تگ (کارت پرسنلی یا شناسه‌ی اختصاصی) است.

هر زمان که کارمند کارت خود را در دستگاه ساعت‌زنی بکشد یا مقابل حسگر قرار دهد، ورود و خروج او به طور دقیق ثبت می‌شود. اگرچه دستگاه‌های بیومتریک مانند تشخیص چهره و اثر انگشت امنیت بیشتری دارند، اما دستگاه‌های کارتی به دلیل قیمت مناسب، سرعت بالا و دقت قابل قبول همچنان محبوبیت زیادی دارند.

اگر شما هم به دنبال راهکاری ساده و اقتصادی برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل هستید، می‌توانید همین حالا درخواست دموی رایگان بدهید تا با امکانات این دستگاه از نزدیک آشنا شوید.