مدیریت عملکرد و اهمیت آن در سازمان

نقش منابع انسانی در مدیریت عملکرد سازمان

در سال‌های اخیر، نقش منابع انسانی در سازمان‌ها فراتر از اجرای استانداردهای سازمانی رفته و به سمت افزایش عملکرد کل سازمان متمرکز شده است. مدیریت عملکرد یکی از مهم‌ترین استراتژی‌ها برای بهبود بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها به شمار می‌آید. با اجرای صحیح مدیریت عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند به اهداف خود به شکل مؤثر و پایدار دست یابند و سطح عملکرد کارکنان و کل سازمان را ارتقا دهند.

به زبان ساده، مدیریت عملکرد به معنای برنامه‌ریزی و هدایت فعالیت‌ها در سازمان است تا رشد سازمانی و توسعه مهارت‌های کارکنان همزمان پیش برود. این فرآیند شامل بررسی عملکرد کارکنان، تعیین اهداف شفاف، شناخت تلاش‌ها و پاداش‌دهی مناسب، و ایجاد پورتال‌های متمرکز برای پیگیری و مدیریت عملکرد است.

مدیریت عملکرد در واحد منابع انسانی

مدیریت عملکرد نقش حیاتی در ارتقای اهداف سازمانی و افزایش اثربخشی واحد منابع انسانی دارد. این فرآیند به سازمان کمک می‌کند تا کارکنان مناسب را جذب و استخدام کند، عملکرد و بهره‌وری آن‌ها را ارزیابی نماید و در صورت نیاز برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای متناسب ارائه دهد. به عبارت دیگر، همه فعالیت‌های اصلی منابع انسانی، از جذب تا آموزش و توسعه، در راستای بهبود عملکرد مدیران و انگیزش کارکنان صورت می‌گیرد. این تحول باعث شده است که نقش منابع انسانی از یک واحد ارزیابی‌کننده به یک تسهیل‌کننده و توانمندساز استراتژیک تبدیل شود، و به نقطه قوت سازمان در رقابت با دیگر سازمان‌ها بدل گردد.

اجزای اصلی یک سیستم مدیریت عملکرد کارکنان

1. برنامه‌ریزی وظایف

برای افزایش کارایی سازمان، لازم است وظایف و اهداف از قبل برنامه‌ریزی شوند. تعیین انتظارات عملکردی به گروه‌ها و افراد کمک می‌کند تا تلاش‌های خود را به سمت دستیابی به اهداف سازمانی هدایت کنند. درگیر کردن کارکنان در فرآیند برنامه‌ریزی باعث می‌شود آن‌ها هدف کار، روش انجام آن و استانداردهای کیفیت مورد انتظار را درک کنند. برنامه‌های عملکرد باید انعطاف‌پذیر باشند تا در صورت تغییر اهداف یا الزامات کاری، امکان به‌روزرسانی آن‌ها وجود داشته باشد.

2. نظارت بر عملکرد

در سازمان‌های کارآمد، تمامی وظایف و پروژه‌ها تحت نظارت مستمر قرار می‌گیرند. این نظارت شامل بررسی پیشرفت کارکنان و مقایسه عملکرد آن‌ها با استانداردهای تعیین‌شده است. از طریق نظارت مداوم می‌توان عملکرد واقعی کارکنان را ارزیابی کرد و استانداردهای غیرواقعی یا مشکل‌ساز را اصلاح نمود. یکی از اولین اقدامات برای کنترل عملکرد، نظارت بر حضور و تردد کارکنان است که می‌تواند با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و دستگاه‌های مرتبط انجام شود.

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار برتر مدیریت منابع انسانی (HR)

3. توسعه عملکرد

توسعه عملکرد کارکنان به معنای افزایش ظرفیت و توانمندی‌های آن‌هاست. این توسعه از طریق آموزش، اختصاص وظایف چالش‌برانگیز که مهارت‌های جدید ایجاد می‌کنند، یا سپردن مسئولیت‌های بزرگتر و بهبود فرآیندهای کاری محقق می‌شود. مدیریت عملکرد فرصتی مناسب برای شناسایی نیازهای توسعه‌ای و ارتقای مهارت‌های کارکنان فراهم می‌کند.

4. رتبه‌بندی دوره‌ای عملکرد

ارزیابی منظم عملکرد کارکنان به سازمان امکان می‌دهد تا پیشرفت هر فرد را در طول زمان بررسی و عملکرد اعضای تیم را با یکدیگر مقایسه کند. رتبه‌بندی رسمی کارکنان بر اساس استانداردهای موجود در برنامه عملکرد، به سازمان کمک می‌کند تا بهترین عملکردها را شناسایی کند. توجه داشته باشید که اگرچه عملکرد گروه می‌تواند بر رتبه‌بندی هر فرد تأثیر بگذارد، اما رتبه نهایی تنها به هر «فرد» اختصاص می‌یابد، نه به گروه.

بیشتر بخوانید: سیستم ERP چیست؟ همه چیز در مورد برنامه ریزی منابع سازمانی

پاداش به عملکرد خوب

در سازمان‌های کارآمد، پاداش‌دهی یکی از ابزارهای اصلی برای تقویت انگیزه و ارتقای عملکرد کارکنان است. پاداش به معنای به رسمیت شناختن تلاش‌ها و دستاوردهای کارکنان—چه به صورت فردی و چه گروهی—و قدردانی از نقش آن‌ها در تحقق اهداف و مأموریت سازمان است. بر اساس اصول مدیریت مؤثر، رفتارها تحت تأثیر پیامدهای آن‌ها شکل می‌گیرند و این پیامدها می‌توانند رسمی یا غیررسمی، مثبت یا منفی باشند.

یک سیستم مدیریت عملکرد کامل، علاوه بر پاداش‌دهی، شامل موارد زیر نیز است:

• شناسایی نیازهای آموزشی و توسعه‌ای: ارزیابی عملکرد به سازمان کمک می‌کند تا نقاط ضعف و نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی کرده و برنامه‌های توسعه‌ای مناسب طراحی کند.

• برگزاری نشست‌های دوره‌ای برای بررسی عملکرد: جلسات فصلی یا نیم‌سالیانه، فرصت مناسبی برای مرور عملکرد کارکنان، ارائه بازخورد و تنظیم اهداف آینده فراهم می‌کنند.

• پشتیبانی از توسعه مسیر شغلی: کمک به کارکنان برای ارتقای مهارت‌ها و پیشرفت شغلی، باعث افزایش رضایت و وفاداری آن‌ها می‌شود.

• مدیریت خروج از سازمان: تحلیل دلایل ترک کارکنان و ارائه راهکارهای بهبود، بخشی از فرآیند جامع مدیریت عملکرد است که از تجربه و بازخورد کارکنان برای بهبود سازمان استفاده می‌کند.

با اجرای این اقدامات، سازمان می‌تواند نه تنها عملکرد فردی و گروهی کارکنان را ارتقا دهد، بلکه فرهنگ سازمانی مثبت و انگیزه‌بخش ایجاد کند و به نتایج پایدار دست یابد.

بیشتر بخوانید: مدل bsc یا کارت امتیاز متوازن چیست؟

مزایای مدیریت عملکرد

به عنوان یک سازمان آینده نگر ، مدیریت عملکرد باید گزینه ای عالی برای پیشرفت مدیران ، سازمان و کارمندان باشد. مزایایی که کارکنان برای به دست آوردن آن دارند عبارتند از:

• کارمندان گزینه ای را برای ارزیابی توانایی های خود کسب می کنند.
• به کارکنان کمک می کند تا خود را بهبود بخشند. و عملکردی بهتر و سطح بهره وری بالاتری را ارائه دهند.
• مدیریت عملکرد تضمین می کند که کارکنان همیشه راضی هستند. و وجود یک ذهنیت مثبت نسبت به مسئولیت ها به طور خاص و سازمان به طور کلی را بهبود می بخشد.

مزایای مدیریت عملکرد از دیدگاه سازمان

پیاده‌سازی مؤثر مدیریت عملکرد، مزایای قابل توجهی برای سازمان دارد، از جمله:

• افزایش وفاداری و حفظ کارکنان: مدیریت عملکرد کمک می‌کند تا سطح رضایت و وفاداری کارکنان ارتقا یافته و نرخ ترک کارکنان کاهش یابد.

• بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها: با ارزیابی دقیق عملکرد و اصلاح فرآیندها، بهره‌وری سازمان افزایش یافته و هزینه‌های مرتبط با ناکارآمدی کاهش می‌یابد.

• ارتقاء عملکرد کلی و تقویت برند سازمانی: سیستم مدیریت عملکرد، زمینه‌ساز بهبود مستمر عملکرد سازمان و ارتقای اعتبار و برند سازمان در بازار رقابتی می‌شود.

مزایای مدیریت عملکرد برای مدیران

برای مدیران، مدیریت عملکرد مزایای عملی و استراتژیک به همراه دارد:

• صرفه‌جویی در زمان و انرژی: با ارزیابی و هدایت درست عملکرد کارکنان، مدیران می‌توانند زمان و انرژی خود را برای تمرکز بر امور استراتژیک و تصمیم‌گیری‌های مهم صرف کنند.

• ارتقاء عملکرد تیم‌ها: مدیریت عملکرد باعث بهبود سطح عملکرد اعضای تیم شده و روند توسعه عملکرد آینده را تقویت می‌کند.

• هم‌ترازی اهداف فردی با اهداف سازمان: این فرآیند دستاوردهای شخصی کارکنان را با مأموریت و چشم‌انداز سازمان هم‌تراز می‌کند و کارکنان را از اهمیت نقش خود در دستیابی به اهداف کلان آگاه می‌سازد.

جمع‌بندی:

نقش منابع انسانی در مدیریت عملکرد فراتر از ارزیابی ساده کارکنان است و به عنوان یک عامل کلیدی در توسعه سازمان و ارتقای بهره‌وری عمل می‌کند. با اجرای صحیح سیستم‌های مدیریت عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند اهداف خود را به شکل مؤثرتر محقق کنند، مهارت‌ها و انگیزه کارکنان را تقویت کنند و فرهنگ سازمانی مثبت و پایدار ایجاد نمایند. مدیریت عملکرد نه تنها ابزاری برای سنجش عملکرد فردی و گروهی است، بلکه بستری برای توسعه مستمر کارکنان، بهبود فرآیندها و هم‌ترازی اهداف فردی با اهداف کلان سازمان فراهم می‌کند و به این ترتیب نقش منابع انسانی را به یک شریک استراتژیک در موفقیت سازمان تبدیل می‌کند.