جلوگیری از استعفای کارکنان با سیستم کنترل تردد

مقدمه

جلوگیری از استعفای کارکنان ، همچنان یکی از چالش های پا بر جا و پر هزینه در بسیاری از سازمان های وابسته به صنایع مختلف است . روش های سنتی ابقای کارکنان ، اغلب شامل افزایش حقوق و دستمزد ، مزایا و تغییر فرهنگ محیط کار می باشد . با این حال ، ابزاری وجود دارد که پیشرفت های اخیر در طراحی آن ، آن را به ابزاری چند بعدی و کارآمد تبدیل کرده است و آن ابزار ، چیزی نیست جز سیستم های کنترل تردد .

امروزه ، سیستم های کنترل تردد قادرند بینش های مهمی در رابطه با رفتار نیروی کار ارائه دهند ؛ بینش هایی که لازمه تعیین راهبرد های هوشمندانه تر و مبتنی بر داده ها و اطلاعات دقیق به منظور حفظ و جلوگیری از استعفای کارکنان می باشند . اما برای تحقق این پتانسیل ، شرکت ها می بایست نقشی فراتر از کارت پانچ های دیجیتالی برای سیستم های کنترل تردد قائل باشند .

تعریفی جدید از سیستم های کنترل تردد

همواره از سیستم های حضور و غیاب ، به عنوان ابزار های اصلی پایش و نظارت بر مواردی همچون زمان شروع و پایان روز کاری ، غیبت ها و رعایت برنامه زمانی و کاری استفاده شده است . با افزایش انعطاف پذیری محیط های کاری ، ارزش و کاربرد این سیستم ها دیگر محدود به نظارت نیست . سیستم های کنترل تردد از طریق هماهنگی با پلتفرم های تحلیلی و مدیریت کارکنان ، می توانند الگو های مرتبط با عدم مشارکت ، فرسودگی و حتی تمایل به ترک شغل را نیز در پرسنل شناسایی کنند .

شناسایی زود هنگام علائم فرسودگی

غیبت های مکرر ، ساعت زنی های نامنظم و تغییرات ناگهانی در عادات حضور ، می توانند حاکی از وجود مسائل بزرگ تری از قبیل نارضایتی شغلی ، ضعف مدیریتی و مشکلات شخصی باشند . یک نرم افزار حضور غیاب هوشمند قادر است به طور خودکار این الگو ها را تشخیص ، و پیش از بحرانی شدن شرایط ، مسئولان و منابع انسانی را آگاه کند .

پشتیبانی از انعطاف پذیری در عین نظارت کامل

کسب و کار هایی که از مدل های کاری ترکیبی و دور کاری تبعیت می کنند ؛ طبعا به سیستم های انعطاف پذیری نیاز دارند که بتوانند از برنامه های کاری و زمانی غیر سنتی و متغیر پشتیبانی کنند . سیستم های کنترل ترددی که دارای قابلیت های تعیین موقعیت جغرافیایی ، ثبت زمانی پروژه محور و پیگیری وضعیت حضور به صورت غیر همزمان و بر اساس برنامه زمانی باشند ، در عین رعایت تعادل میان کار و زندگی شخصی ، مدیران را از میزان باز دهی و بهره وری کارکنان خود آگاه می کنند .

ارتقای شفافیت و رعایت اصل انصاف

تبعیض و عدم ثبات در اجرای مقررات ، یکی از عوامل اصلی استعفای کارکنان محسوب می شوند . سیستم کنترل تردد از طریق اعمال سیاست های حضور و غیاب به طور یکسان و در مورد تمامی افراد ، به رعایت اصل انصاف کمک می کنند . کارکنان خواه در دفتر کار کنند و خواه دور کار باشند ، وضعیت حضور و غیاب شان به طور عینی سنجیده می شود .

به علاوه ، پلتفرم های کنترل تردد به پرسنل امکان دسترسی به داده ها و اطلاعات حضور و غیاب خود ، درخواست اصلاح آن ها ، اطلاع یافتن از تعداد مرخصی ها و سابقه حضور خود را می دهند . این شفافیت ، به جلب اعتماد و پاسخگویی کمک می کند .

تطبیق الگو های حضور با میزان مشارکت کارکنان

زمانی که از داده های به دست آمده از سیستم های کنترل تردد ، در بررسی های مشارکت کارکنان ، ارزیابی عملکرد و بازخورد های مدیران استفاده شود ، تصویر کامل تری از سلامت نیروی کار به دست می آید . به عنوان مثال ، در مورد تیمی که هم امتیاز مشارکت کمی کسب کرده و هم نرخ غیبت بالایی دارد ، می توان اقدامات جبرانی انجام داد یا در رویکرد های رهبری تغییراتی ایجاد نمود . این بینش به دست آمده ، به شکل گیری رویکرد استراتژیک در قبال مدیریت استعداد ها کمک می کند ؛ رویکردی که اطلاعات حضور و غیاب را با اهداف کلان کسب و کار و معیار های رضایتمندی کارکنان همسو می سازد .

سیستم های کنترل تردد ، ابزار های استراتژیک برای  تضمین شمولیت

داده های حضور و غیاب همچنین نابرابری هایی را آشکار می کنند که بر ابقای گروه های مختلف کارکنان اثر گذار است . به عنوان مثال ، ممکن است والدین شاغل ، ساعات کمتری را در دفتر کار سپری کنند ، اما هم در منزل و هم در دفتر کار ، عملکردی ثابت و منسجم داشته باشند . در صورت تفسیر محدود متریک های سیستم کنترل تردد ، این دسته از کارکنان به طور غیر منصفانه در رسته کارکنانی با مشارکت پایین قرار می گیرند .

شرکت ها می توانند با تحلیل داده های حضور و غیاب از دیدگاه برابری ، سیاست هایی را به کار گیرند که از نیاز های مختلف پشتیبانی می کند ؛ مانند ساعات کاری قابل تغییر برای والدین و پرستاران ، و نیز دوره های کاری با آرامش بیشتر برای پرسنلی که با درگیری های ذهنی و مشکلات شخصی دست به گریبانند . این شمولیت ، نرخ استعفای کارکنان را به طور چشمگیری کاهش می دهد .

بهترین شیوه های استفاده از سیستم های کنترل تردد در راهبرد ابقا

سازمان ها می توانند به منظور بهره مندی حداکثری از مزیت های سیستم های کنترل تردد و حضور غیاب ابری اقدامات زیر را به کار گیرند :

یکپارچگی با دیگر سیستم های منابع انسانی : پیگیری وضعیت حضور و غیاب کارکنان خود را با مدیریت و سنجش مشارکت ، عملکرد ، سلامت و رفاه  آن ها پیوند بزنید .

استفاده از داشبورد های مخصوص حضور و غیاب : به منظور پایش الگو های حضور و غیاب کارکنان خود ، از داشبوردهای ویژه حضور و غیاب که مجهز به ارسال هشدار در صورت بروز هر گونه مورد غیر عادی باشد ، استفاده کنید .

حفظ شفافیت : با فراهم نمودن امکان مشاهده و تفسیر داده های حضور و غیاب توسط خود پرسنل ، شفافیت این فرآیند را افزایش دهید .

از سیاست های انعطاف پذیر و انسان محور استفاده کنید : سیاست هایی که از داده ها تغذیه می شود .

آموزش به مدیران : مدیران می بایست برای تفسیر روند های حضور و غیاب ، با در نظر گرفتن همه جوانب و درک بالا از شرایط کارکنان ، آموزش های لازم را ببینند .

نتیجه گیری

در دنیای پرشتاب و رقابتی امروز، پیشگیری از استعفای کارکنان تنها با تکیه بر مشوق‌های سنتی میسر نیست. سازمان‌ها نیازمند راهکاری هوشمند، داده‌محور و انسانی هستند که بتواند در لحظه، نشانه‌های فرسودگی، نارضایتی و عدم تعهد را شناسایی کرده و راهکار مناسب را ارائه دهد. سیستم‌های کنترل تردد مدرن، تنها ابزار نظارتی نیستند؛ بلکه تبدیل به شرکای استراتژیک در مدیریت منابع انسانی شده‌اند.

اگر به دنبال کاهش نرخ استعفای کارکنان، افزایش شفافیت، ارتقاء بهره‌وری و ساخت سازمانی انعطاف‌پذیر و هوشمند هستید، اکنون زمان آن رسیده است که یک گام مهم بردارید.

با شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه تماس بگیرید تا از راهکارهای نوآورانه سیستم‌های کنترل تردد و حضور و غیاب بهره‌مند شوید؛ راهکارهایی که نه تنها نظارت را ساده می‌کنند، بلکه وفاداری و رضایت کارکنان‌تان را نیز تضمین می‌کنند

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.