تهیه لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل

یکی از بهترین نرم افزارهای کاربردی صفحه گسترده (Spread Sheets) که از آن به منظور بهبود و ایجاد نظم در ایجاد لیست استفاده می کنند، نرم افزار اکسل است. یکی از مهم ترین کاربردهای اکسل استفاده از آن برای ایجاد لیست حضور و غیاب کارکنان است. علاوه بر این، Google Sheet نیز به عنوان یکی از برنامه های کاربردی برای تهیه لیست و نمودارهای مختلف در نرم افزار حضور غیاب با هدف برنامه ریزی و کنترل و مدیریت پروژه است.

هر دو نرم افزار و برنامه به دلیل دسترسی راحت و آسان در ایران و امکان استفاده راحت از آن، مزایا و محبوبیت زیادی برای تهیه کردن لیست حضور و غیاب و جمع کردن ساعات کاری پرسنل در مشاغل و سازمان ها دارد. به همین منظور در ادامه این مقاله نیز قصد داریم مزایا و معایب لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل را بررسی نماییم.

لیست حضور و غیاب در اکسل چیست و چه پارامترهایی دارد؟

طبق بررسی های انجام شده یکی از مهم ترین پارامترهای تاثیر گذار در افزایش رضایت کارکنان و کارمندانی که در سازمان ها و ادارات مختلف کار می کنند، رسیدگی و پرداخت حق و حقوق آن ها به صورت صحیح است. به همین دلیل لازم است که از نرم افزارها و برنامه های کاربردی برای رسیدگی به این امور استفاده شود.

یکی از بهترین نرم افزارها برای تهیه لیست حضور و غیاب، نرم افزار اکسل است. یکی از بهترین مزایای این برنامه رایگان بودن و استفاده از آن نیاز به تخصص سختی ندارد. بلکه کافی است کل مجموعه Microsoft office را نصب کرده و از برنامه Excel استفاده کنید.

لیست حضور و غیاب در اکسل چیست و چه پارامترهایی دارد؟

یکی از بهترین ویژگی های تهیه لیست حضور و غیاب در اکسل این است که در یک نگاه کلی می توانید اطلاعات جامع و کاملی از زمان حضور و رفتن کارکنان و روند کسب و کار خود داشته باشید. علاوه بر این، یکی از بهترین پارامترهای این نرم افزار این است که می توانید بر اساس قانون اداره کار یا طبق توافق انجام شده بین کارفرما و پرسنل، حقوق و دستمزد کارکنان را بر اساس ساعت حضور و کار انجام شده، محاسبه و پرداخت نمایید.

روند کار بدین صورت است که با استفاده از پارامترهای مختلف نرم افزار excel می توانید از زمان مرخصی، تعطیل های رسمی یا غیر رسمی، حقوق تعیین شده، و ساعات حضور کارکنان مطلع شده و سپس بر اساس آن به حق و حقوق کارکنان رسیدگی کنید. در تهیه لیست حضور و غیاب کارکنان لازم است که پارامترها و اطلاعات زیر به صورت دقیق درج شود:

• نام شرکت
• نام لیست (حضور و غیاب کارکنان یا لیست حقوق و دستمزد کارکنان و …)
• شماره کارمندی
• نام و نام خانوادگی کارمندان
• نام سرپرست
• نام دپارتمان
• سمت هر کارمند
• زمان ورود کارکنان به صورت مجزا و تک تک
• زمان خروج
• لیست تعطیلات
• روز و ساعت غیبت

نحوه ساخت فرم حضور و غیاب در اکسل

آموزش طراحی لیست حضور و غیاب در اکسل

چند نمونه از لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل

نمونه فرم حضور غیاب هفتگی پرسنل

نمونه فرم حضور و غیاب روزانه پرسنل (فرم خام ساعت ورود و خروج)

نمونه فرم حضور غیاب ماهانه پرسنل

نمونه فرم حضور غیاب پرسنل (روزانه و ماهانه)

مزایای و معایب استفاده از لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل چیست؟

به طور کلی کلیه نرم افزارهایی که طراحی و تولید می شوند، هر کدام دارای مزایا و معایب مختلفی هستند. به همین منظور سازمان ها و اداراتی که قصد استفاده از نرم افزار اکسل برای لیست حضور و غیاب را دارند، لازم است با مزایا و معایب آن به طور کامل آشنا شوند. در واقع با توجه به این که امروزه انواع سیستم حضور و غیاب، و حتی دستگاه های حضور و غیاب طراحی و عرضه می شوند، هنوز هم برخی از سازمان ها ترجیح می دهند که از لیست حضور و غیاب در اکسل استفاده کنند. به همین منظور می توان گفت دلیل اصلی استفاده از لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل به دلیل ویژگی های این نرم افزار است که در ادامه به بررسی کامل تر مزایای آن می پردازیم.

مزایای و معایب استفاده از لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل چیست؟

مزایای لیست حضور غیاب پرسنل در اکسل

همان طور که در پاراگراف بالا هم ذکر شد، نرم افزار اکسل مانند سایر نرم افزارهای کاربردی از جمله میکروسافت آفیس مزایای خاص خود را دارد. در واقع به طور کلی می توان گفت وجود این مزایا سبب شده که هنوز برخی از کسب و کارها از این نرم افزار به عنوان نرم افزار اصلی و پایه برای ثبت ورود و خروج کارکنان و محاسبه دستمزد آن ها استفاده می کنند. از جمله مهم ترین مزایای لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل می توان موارد زیر را نام برد:

• مجهز شدن نرم افزار اکسل به هوش تجاری

نرم افزار اکسل همان طور که از نام آن پیداست، به عنوان یک صفحه گسترده شناخته می شود که امکانات زیادی را در اختیار کاربران قرار می دهد. یکی از بهترین امکانات پیشرفته اکسل، این است که قابلیت و توانایی تجزیه و تحلیل داده ها را دارد. به همین دلیل این نرم افزار با نام دیگر نرم افزار هوش تجاری هم شناخته می شود.

برای مثال زمانی که تعداد داده های ورودی در این نرم افزار افزایش می یابد، می توانید با استفاده از ابزارهای آن  موارد مختلفی از جمله زمان حضور کارکنان در سازمان، حقوق، ساعات و حقوق اضافه ‌کاری یا دستمزد ماهانه آن‌ ها را بر حسب سمت یا مدرک تحصیلی یا هر گونه تواقفات دیگر انجام دهید.

• مدیریت کنترل تردد رایگان با استفاده از لیست حضور غیاب اکسل

همان طور که می دانید نرم افزار اکسل یک نرم افزار رایگان است که همه کاربران می توانند به صورت رایگان به همه امکانات آن دسترسی داشته باشند. کاربرد اصلی استفاده از لیست ورود و خروج کارکنان در اکسل، این است که با استفاده از آن می توان تردد پرسنل و کارکنان را به صورت دقیق مدیریت و کنترل کرد. با این نرم افزار دیگر نیازی به بررسی دقیق تر عملکرد کارکنان و زمان حضور و رفتن آن ها نیست. بلکه زمان تسویه حساب و رسیدگی به امور دیگر جهت پرداخت حقوق و دستمزد می توانید از این نرم افزار استفاده کنید.

• بهبود و افزایش بهره وری پرسنل

همان طور که چندین بار تاکنون ذکر شده، با استفاده از نرم افزار اکسل می توان رفت و آمد کارکنان را پیگیری کرد. به طور کلی لازم است بگوییم که استفاده از نرم افزار Excel برای تهیه فرم حضور و غیاب، تناقضی با دیگر نرم افزارهای کاربردی از جمله نرم افزارهای حضور و غیاب و سیستم های پیشرفته دیگر ندارد. بدین صورت که حتی می توان این نرم افزارها و دستگاه ها را با یک دیگر ادغام کرد. بدین صورت که می توانید به راحتی از داده های نرم افزار اکسل خروجی گرفته و آن را به صورت یک فایل اکسل خروجی بگیرید. سپس با استفاده از آن عملکرد کارکنان را ارزیابی و تجزیه و تحلیل کنید.

با این کار کارمندان و پرسنل به حاضر شدن و خروج در زمان دقیق متعهد می شوند. در واقع آنان متعهد می شوند که راس شروع زمان کار در محل حاضر شده و زودتر زمان مقرر از دفتر کار خود خارج نشوند. در واقع این نظم تاثیر زیادی در بهبود و افزایش بهره وری کارکنان در سازمان های مختلف دارد. همچنین در نهایت باعث رشد و پیشرفت بهتر کل سازمان می شود.

بهبود و افزایش بهره وری پرسنل

• دسترسی داشتن به اطلاعات جامع در مورد منابع انسانی سازمان

یکی از مهم ترین اقداماتی که برای درج و وارد کردن اطلاعات پرسنل باید به آن توجه زیادی داشته باشید، این است که باید داده ها را به صورت قابل فهم در اکسل وارد کنید. به همین منظور مدیران با تجربه و متبهر فرایندهای تجاری کسب و کار خود را به صورت داده های قبل فهم در اکسل درج می کنند. به همین دلیل می توان تمام بخش ها و واحدهای یک کسب و کار را به صورت دقیق ردیابی کرد. علاوه بر این، با این کار به صورت دقیق و منظم یک گزارش کامل که اطلاعات مهم و مورد نیاز در آن درج شده یک دید جامع به مدیران کسب و کار بدهد.

علاوه بر این، در صورت لزوم مدیران بخش های مختلف در یک سازمان می توانند این داده ها را در اختیار مدیر اصلی قرار دهند. بنابراین می توان گفت یکی از بهترین مزایای نرم افزار اکسل و ثبت ورود و خروج کارکنان با اکسل این است که اطلاعات کامل و جامعی از منابع انسانی و عملکرد کارکنان در اختیار مدیر منابع انسانی قرار می دهد. بدین صورت که می توانید کل اطلاعات هر فرد یا تیم های مختلف در یک پروژه را در یک برگه اکسل جمع آوری کرده و عملکرد کارکنان را به صورت چند بٌعدی بررسی کنید. با این کار می توانید به صورت دقیق تر و با استراتژی های بهتر باعث بهبود عملکرد کل سازمان و دستاوردهای بیشتر شوید.

• قابلیت استفاده آسان از نرم افزار اکسل

نرم افزار صفحه گسترده اکسل به گونه ای طراحی شده که کارمندان در بخش های اداری مختلف می توانند از ابزار و امکانات آن استفاده کنند. بنابراین در صورتی که در یک سازمان قصد تهیه کردن لیست حضور و غیاب یا سایر اقدامات دیگر داشته باشند، نیازی به صرف زمان و هزینه مجدد برای آموزش دادن به کارمندان و پرسنل نیست. علاوه بر این، حتی در صورتی که نیاز به آموزش دادن به کارمندان دیگر باشد، این نرم افزار به دلیل این که طراحی رابط کاربری ساده ای که دارد، برای آموزش دادن نیازی به صرف زمان زیادی نیست.

اما در صورتی که بخواهید آموزش های لازم برای استفاده از یک نرم افزار یا سیستم کنترل تردد جدید را به کارمندان ارائه کنید، با توجه به پیچیدگی هایی که این سیستم ها دارند؛ باید کلیه جزئیات را به آن ها آموزش دهید. در صورتی که استفاده از نرم افزار اکسل برای تهیه لیست ورود و خروج کارکنان برای کلیه منابع نیروی انسانی بسیار آسان است.

• افزایش مسئولیت پذیری کارمندان

زمانی که کارکنان اطمینان حاصل کنند که فعالیت و عملکرد آن ها ردیابی می شود (ردیابی حضور و غیاب کارکنان)، با دقت و مسئولیت پذیری بیشتری وظایف خود را به بهترین نحو انجام می دهند. علاوه بر این، با این کار می توانید از میزان عملکرد کارکنان در بخش های مختلف یک پروژه مطلع شوید. همچنین زمانی که از جزئیات عملکرد کارکنان مطلع می شوید، تاثیر زیادی در بهبود اثر بخشی نیروها و عملکرد بهتر آن ها می شود. چون دیگر اطمینان حاصل می کنند که نمی توانند وظایف خود را به عهده کارمندان دیگر بگذارند. همچنین مدل زمان اتمام پروژه های افزایش می یابد.

افزایش مسئولیت پذیری کارمندان

معایب فرم حضور و غیاب کارکنان در اکسل

علاوه بر موارد ذکر شده در مورد مزایای حضور و غیاب کارکنان در اکسل، این نوع روش انجام حضور و غیاب معایب مختلفی هم دارد که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم. مهم ترین معایب فرم حضور و غیاب کارکنان با روش ثبت در اکسل به شرح زیر است:

• افزایش خطای انسانی در ثبت تردد افراد

همان طور که می دانید برای استفاده از نرم افزار اکسل و وارد نمودن اطلاعات زمان حضور و ترک کردن محل کار، باید نیروی کار در بخش نیروی انسانی استخدام کرد. این موضوع تا زمانی که تعداد کارمندان و پرسنل در چندین بخش مجزا ، کم باشد به آسانی انجام می شود. اما بدیهی است که هر چه به تعداد کارمندان افزوده شود، وارد کردن اطلاعات ورود و خروج پرسنل در بخش های مجزا کار زمان بری خواهد بود.

علاوه بر این، یکی از مشکلات عمده این نوع ثبت اطلاعات این است که به هر حال احتمال بروز خطای انسانی نا گریز خواهد بود. بدین صورت که ممکن است کارمند فعال در این بخش برای وارد کردن و تهیه نمودن لیست حضور و غیاب در برنامه حضور و غیاب سهوا به اشتباه مواردی را ثبت کند که صحیح نیست. بنابراین در نهایت زمان پرداخت حقوق و دستمزد و مزایا بخش مالی هم دچار مشکل خواهد شد.

• عدم امکان گزارشگیری های متفاوت

در طول دوره کاری هر کارمند لازم است که از برخی از جزئیات روند کار و عملکرد آن ها اطلاع پیدا کرد. در واقع ممکن است در یک سازمان پروژه ای در حال انجام باشد که افراد خاص و با وظایف مشخصی ملزم به انجام آن هستند. به همین دلیل لازم است که در برخی شرایط به منظور تکریم از این نوع کارمندان پس از اتمام پروژه از جزئیات کار آن ها گزارش گیری های مهمی انجام شود. همچنین در برخی شرایط در صورتی که سهوا یا عمدا اطلاعات ورود کارمندان توسط کارمندان نیروی انسانی به اشتباه ثبت شده باشد، نمی توانند از نرم افزار اکسل گزارش گیری های متنوع و انعطاف پذیر تهیه کرد.

معایب فرم حضور و غیاب کارکنان در اکسل

• نبود امنیت در حفظ اطلاعات گسترده

برای ثبت کردن اطلاعات ورود و خروج کارکنان، همچنین برای درج کردن سمت، حقوق و ساعات اضافه کاری یا ترخیص و غیبت کارمندان، مرخصی کارمندان حتما لازم است که یک اپراتور به صورت مداوم این اطلاعات را درج کند. در چنین شرایطی برای جلوگیری کردن از دست کاری کردن یا تغییر دادن اطلاعات ثبت شده در اکسل، یک رمز ورود برای آن تعبیه می شود تا فقط اپراتور به آن دسترسی داشته باشد.

به همین دلیل می توان گفت یکی از معایب ثبت لیست ورود و خروج پرسنل در اکسل این است که، در برخی شرایط امکان باز کردن رمز عبور و دسترسی به این اطلاعات به راحتی امکان پذیر است. علاوه بر این، زمانی که تعداد و حجم داده های ورودی در اکسل افزایش یابد، میزان امنیت این اطلاعات کاهش می یابد.

• عدم سهولت در ثبت تردد توسط کاربر با لیست حضور غیاب اکسل

همان طور که می دانید در پروژه های بزرگ و سازمان هایی با تعداد نیروی زیاد، عملا وارد کردن اطلاعات ورود و خروج کارکنان، سمت کارمندان، حقوق و واحد کاری آن ها با استفاده از نرم افزارهای صفحه گسترده از جمله اکسل کار آسانی نیست. چرا که این کار علاوه بر صرف زمان زیاد، ممکن است باعث بروز خطاهای انسانی توسط کاربران نیز شود. همچنین زمانی که تعداد کارمندان در بخش های مختلف یک سازمان بزرگ افزایش یابد، نمی توان یک لیست حضور و غیاب کامل و با اطلاعات دقیق استخراج نمود.

بهترین جایگزین لیست حضور و غیاب اکسل جهت مدیریت کنترل تردد پرسنل چیست؟

همه ما امروزه شاهد تغییرات گسترده ای در علم و فناوری های متنوع در جوامع مختلف هستیم. این موضوع در تهیه لیست حضور و غیاب در سازمان های مختلف نیز صدق می کند. همان طور که در پاراگراف های پیشین نیز ذکر شد، اکسل یکی از بهترین نرم افزارهای کاربردی به منظور استفاده برای امور مختلف است. اما این نرم افزار مزایا و معایب مختلفی دارد که در قسمت های بالا به آن ها اشاره شد. بنابراین در صورتی که قصد تهیه لیست حضور و غیاب به منظور مدیریت کنترل تردد پرسنل را دارید، توصیه می کنیم از جایگزین های بهتر مانند نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنید.

نرم افزارهای حضور و غیاب به گونه ای طراحی شده اند که علاوه بر انعطاف پذیری زیاد، قابلیت های منحصر به فرد زیادی دارند. یکی از بهترین نرم افزار حضور و غیاب، نرم افزارهای تخصصی شرکت کسرا است که با تکیه بر دانش و فناوری روز دنیا طراحی و تولید می شود. با استفاده از این نرم افزار می توانید با توجه به ویژگی ها و وظایف مختلف کارکنان در یک سازمان بزرگ، لیست حضور غیاب پرسنل را تهیه نمایید. از جمله بهترین مزایای نرم افزار حضور و غیاب کسرا برای تهیه لیست حضور و غیاب پرسنل می توان موارد زیر را نام برد:

• امکان دریافت گزارش های مختلف از ورود و خروج کارکنان
• قابلیت مدیریت یکپارچه دستگاه های مدیریت کنترل
• افزایش امنیت اطلاعات سازمان
• سرعت بالای پردازش اطلاعات
• قابلیت ثبت زمان ماموریت ها، مرخصی ها و …
• پوشش دادن کلیه شیفت های کاری
• قابلیت تعریف کردن انواع گروه های کاری پرسنل

بهترین جایگزین لیست حضور و غیاب اکسل جهت مدیریت کنترل تردد پرسنل چیست؟

ساخت فرم حضور و غیاب

کنترل کردن زمان ورود و خروج پرسنل در بخش های مختلف یک سازمان و شرکت، به منظور رسیدگی به امور مالی و پرداخت حقوق و دستمزد و … از اهمیت زیادی برخوردار است. به همین دلیل پس از استخدام شدن کارمندان و شروع به کار کردن آن ها، لازم است که فرم حضور و غیاب با استفاده از برنامه های مختلف ساخته شود. در واقع برای تعریف دقیق تر فرم حضور و غیاب پرسنل می توان گفت فرمی است که در آن تردد کارکنان یک مجموعه و سازمان کاری درج می شود تا امور مالی بر اساس عملکرد و راندمان کارکنان و ساعات کاری آن ها حقوق و دستمزد تمام و کمال را به آن ها پرداخت کند.

در شرکت ها و نهادهای مختلف با توجه به بزرگی و تعداد کارکنان و به انتخاب واحد منابع انسانی و پس از تایید مدیر عامل فرم ورود خروج پرسنل متناسب با همان سازمان ساخته می شود. خوشبختانه روش ها و برنامه های مختلفی برای ساخت فرم حضور و غیاب وجود دارد که از جمله بهترین آن ها می توان اکسل و گوگل فرم را نام برد. هر کدام از این روش ها معمولا زمانی استفاده می شود که سازمان تعداد کارکنان کم و محدودی داشته باشد.

در واقع باید فردی به عنوان کارمند منابع انسانی باید بتواند با توجه به تعداد کارمندان زمان ورود و خروج پرسنل را ثبت و درج نماید. بنابراین در صورتی که تعداد کارمندان محدود و کم باشد، می توان از فرم حضور و غیاب در اکسل یا گوگل فرم استفاده کرد. اما در صورتی که تعداد کارمندان زیادتر باشد، عملا مدیریت و کنترل کردن آن ها کار آسانی نیست. به همین منظور لازم است که از دستگاه های حضور و غیاب استفاده شود. این دستگاه ها به نرم افزارهای حضور و غیاب متصل شده و کاملا انعطاف پذیر َاست.

به همین منظور می توان از آن در سازمان های مختلف و حتی با وجود تعداد زیاد کارمند و به منظور کنترل کردن زمان ورود و خروج کارمندان استفاده کرد. از جمله مهم ترین پارامترها در ساخت فرم حضور و غیاب می توان درج تاریخ، ساعت ورود و خروج کارمندان، سمت کارمند، حقوق پایه، ساعات اضافه کاری، ساعت مرخصی، تعداد ساعات مرخصی و … را نام برد. در هر کدام از این پارامترها با توجه به سمت و تایید کارفرما یا مدیر منابع انسانی موارد درج می شود، تا بر اساس آن حقوق و دستمزد واریز شود. علاوه بر این، در برخی شرایط کارفرما با بررسی این پارامترها می توان بر عملکرد پرسنل و کارمندان نظارت کرد.

جمع بندی

در این مقاله به طور کامل به بررسی اهمیت مدیریت و کنترل تردد پرسنل در سازمان ها و ادارات مختلف و روش های انجام این کار پرداخته شد. یکی از روش های بررسی شده در این مقاله ثبت کردن و لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل EXCEL بود که به معرفی مزایا و معایب آن نیز پرداخته شد. با مطالعه این مقاله می توانید از مزایای این نرم افزار و معایب آن و انتخاب جایگزین مناسب مطلع شده و بهترین نرم افزار حضور و غیاب را متناسب با نیاز سازمان و محل کار خود خریداری و استفاده نمایید.