آیا خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان مقرون به صرفه است؟

دستگاه‌های حضور و غیاب ابزارهایی برای ثبت زمان شروع و پایان کار کارکنان، استراحت، اضافه کاری و… هستند. با توجه به نوع شناسایی و فناوری به کار رفته، ساعت حضور و غیاب به انواع دستگاه‌های تشخیص چهره، دستگاه‌های تشخیص کف دست، دستگاه‌های اثر انگشت، دستگاه‌های RFID و… طبقه‌بندی می‌شوند. اگر به دنبال دستگاه حضور و غیاب برای اتصال به قفل درب هستید، باید مطمئن شوید که تکنولوژی کنترل دسترسی در آن قرار داده شده است یا باید به دنبال دستگاه‌های کنترل دسترسی باشید.

هنگام خرید این دستگاه باید به کیفیت و کارایی آن توجه کنید و به دنبال جنس ارزان قیمت نباشید. دستگاه حضور و غیاب ارزان معمولا بعد از گذشت مدتی کارکرد خود را از دست داده و نیاز به تعمیر خواهد داشت.

سیستم مدیریت حضور و غیاب مقرون به صرفه

هر راه حلی که به نظارت بر زمان سپری شده کارمند در دفتر کمک کند، سیستم مدیریت حضور و غیاب نامیده می‌شود. با توجه به اینکه فناوری با سرعت برق در حال پیشرفت است و شرکت‌ها به نیروی کار زیاد نیاز دارند، احتیاج به ابزارهای ثبت حضور و غیاب حس می‌شود. این دستگاه‌ها معمولا نرم‌افزار اختصاصی برای ردیابی زمان تردد کارکنان دارند.

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب به صرفه و با کیفیت مزایای انعطاف‌پذیری، بهینه‌سازی هزینه و سهولت دسترسی به دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها را ارائه می‌دهد. چندین ویژگی‌هایی این ابزار را برای سازمان‌های مدرن ضروری می‌کند. اگر شما یک دستگاه حضور و غیاب دست دوم یا ارزان بخرید، ممکن است هزینه تعمیر و عملکرد پایین این دستگاه باعث شود که بیشتر ضرر کنید. بهتر است یک دستگاه با قیمت مناسب و کارکرد خوب تهیه کنید و از نتیجه لذت ببرید.

انتخاب یک سیستم مدیریت حضور و غیاب قابل اعتماد و کارآمد همیشه کار آسانی نیست. زمانی که گزینه‌های زیادی در بازار وجود دارد، تصمیم گیری می‌تواند بسیار دشوار باشد.

سیستم مدیریت حضور و غیاب مقرون به صرفه

اهمیت خرید دستگاه حضور و غیاب مقرون به صرفه

از کارت خوان‌ها گرفته تا سیستم‌های بیومتریک، ردیابی زمان در طول سال‌ها به عنوان بخشی از کسب‌وکارها، فرآیندی حیاتی بوده است. زمانی که کارمندان به محل کار می‌رسند، باید زمان ورود و هنگام خروج را یادداشت کنند. به عنوان یک قاعده کلی، کارگران درست قبل از خروج از دفتر با عجله، برگه‌های زمانی حضور و خروج خود را پر می‌کنند؛ گاهی اوقات این فرآیند درست قبل از ارسال جدول زمانی به HR، در آخرین روز هفته یا ماه انجام می‌شود و افراد به خطا اطلاعات وارد می‌کنند.

بهره‌وری و روحیه کارکنان به طور منفی تحت تأثیر شیوه‌های زمان‌سنجی دستی قرار می‌گیرد. پر کردن دستی ساعات رفت و برگشت کار پس از پایان روز، می‌تواند منجر به بی‌دقتی، دستکاری برگه زمانی و… شود. کارکنان قابل اعتماد سازمان‌ها بدون سیستم مدیریت حضور و غیاب با مشکل، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش‌ها مواجه خواهند شد. سازمان‌ها با جایگزینی برگه‌های زمانی کاغذی با یک سیستم مدیریت و دستگاه حضور و غیاب ایرانی یا خارجی مناسب، می‌توانند در زمان صرفه جویی کنند، بار اداری را کاهش داده، دقت را افزایش دهند و معضلات فرآیندهای حسابرسی ناشی از حضور و غیاب روزانه را برطرف کنند.

آیا دستگاه حضور و غیاب ارزان بخریم؟

دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت معمولا تولید برندهای ناشناخته هستند که از مواد اولیه بی‌کیفیت، حسگر اثر انگشت ضعیف یا دوربین‌های تشخیص چهره استفاده می‌کنند. تمامی این موارد باعث می‌شود که قیمت کل این کالا به نسبت یک محصول باکیفیت و به صرفه، کمتر باشد. این دستگاه‌ها به دلیل بی‌کیفیتی و به خصوص قطعات نامرغوب به درستی کار نمی کنند و این امکان وجود دارد که پس از مدت کوتاهی دستگاه نیاز به تعمیر داشته باشد.

آیا دستگاه حضور و غیاب ارزان بخریم؟

نیاز به دستگاه مدیریت حضور و غیاب با قیمت مناسب

برای حفظ شهرت، سودآوری و قابلیت اطمینان ماندن شرکت خود، باید حضور کارکنان را پیگیری کنید. مدیریت حضور و غیاب با دستگاه‌های مقرون به صرفه به شش دلیل اصلی مورد نیاز است:

1. برای به حداکثر رساندن بهره وری

کار انجام شده توسط کارگران انسانی یکی از مهمترین عوامل تولید است. یک سامانه حضور غیاب و دستگاه حضور و غیاب ارزان، باکیفیت و کارآمد، ساعات کار و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد. افراد برای آنکه حقوق بیشتری بگیرند، بهتر کار می‌کنند و سر موقع حاضر می‌شوند.

2. افزایش اثربخشی عملیاتی

در اینجا فقط بهره وری فردی کارمند نیست، بلکه بهره وری تیم و شرکت نیز در خطر است. هنگامی‌که اعضای تیم غایب هستند، مشکلات هماهنگی، تاخیرها، انجام نشدن کارها و… رخ می‌دهد؛ در نتیجه وقتی یک کارمند دیر حاضر شود و کسی به او تذکر ندهد یا در حقوق دریافتی او تغییری ایجاد نشود، باقی افراد هم مانند او رفتار خواهند کرد. به این ترتیب اثر تاخیر در ورود به سرکار به جای اینکه جمع شود، چند برابر می‌شود. حتی اگر توانایی مالی زیادی ندارید، با مشورت افراد متبحر دستگاه حضور و غیاب دست دوم با کیفیت بخرید تا به اهداف خود برسید.

3. نظم و انضباط در بین کارکنان

نقص در نظم و انضباط سازمانی منجر به غیرقابل پیش بینی بودن نتایج نهایی، تاخیر در دستیابی به اهداف و تغییر کیفیت و کاهش مشتری می‌شود. کارمندان وظیفه شناس که متوجه نقض نظم و انضباط می‌شوند، مورد تحمل و نادیده گرفتن قرار می‌گیرند، در ابتدا ناامید و رنجیده می‌شوند. اگر آنها از محل کار بروند، برند کارفرما ضربه بزرگی را متحمل می‌شود و آنها به دنبال شغل جدید خواهند رفت.

4. پیگیری اضافه کاری

کار چند شیفتی در بسیاری از سازمان‌ها از جمله بیمارستان‌ها، خرده فروشی‌ها و کارخانه‌ها رایج است. با این حال، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که تقاضای تولید بالا باعث شود افراد ساعات بیشتری، فراتر از ساعات کاری معمولی یا همچنین در تعطیلات آخر هفته یا روزهای تعطیل رسمی کار کنند.

شیوه‌های حسابداری و سیستم‌های ردیابی زمان و دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان، به رعایت عدالت، مقرون به صرفه عمل کردن و رضایت کارکنان کمک می‌کند. در نبود سیستم‌های سالم برای مدیریت حضور و غیاب، اختلافات، افزایش هزینه‌های کارکنان و استرس اداری وجود خواهد داشت.

نیاز به دستگاه مدیریت حضور و غیاب با قیمت مناسب

5. پرداخت دقیق‌تر

محاسبه دقیق حقوق کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضور و غیاب است. سوابق حضور و غیاب اطلاعاتی را در مورد حقوق پرداخت شده برای هر روز کار ارائه می‌دهد. همچنین کمک هزینه نوبت، پاداش حضور و غیاب و اضافه کاری با استفاده از داده‌های حضور و غیاب محاسبه می‌شود. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان اغلب مشکلات حضور و غیاب را در زمان پرداخت کاهش می‌دهد.

6. مدیریت گزارش‌های کاری

گزارش‌های کاری نیز به اطلاعات حضور و غیاب نیاز دارند. گزارش‌های ارائه شده در این بخش شامل اطلاعات ساعات کار در روز، در هفته، شیفت کاری، ساعات کار اضافی و تعداد روزهای حضور، غیبت یا مرخصی یک کارمند است.

نحوه انتخاب سیستم حضور و غیاب ارزان و مناسب

همانطور که گفته شد، انواع مختلفی از دستگاه حضور و غیاب ارزان و با کیفیت برای انتخاب وجود دارد. برای استفاده بیشتر از یک برنامه حضور و غیاب، مطمئن شوید که دارای ویژگی‌های زیر است:

• دسترسی 24/7
• شخصی سازی
• رابط کاربری مبتنی بر وب
• ارائه تمام اطلاعاتی که کسب و کار شما نیاز دارد.

اگر خواستید یک دستگاه حضور و غیاب دست دوم و با کیفیت را انتخاب کنید به این توجه کنید که این سیستم دسترسی فوری به اطلاعات در هر مکان و هر زمان از طریق تلفن همراه شما ارائه دهد.

خرید سیستم حضور و غیاب ایرانی یا خارجی

اولین و بزرگترین مزیت داشتن دستگاه حضور و غیاب ایرانی یا خارجی دیجیتال این است که دیگر نیازی به دستگاه حضور و غیاب پانچ کارت ندارید. تمام سوابق حضور و غیاب به صورت الکترونیکی ذخیره شده و هر محاسباتی برای شما انجام می‌شود. انجام همه کارها برای شما هوشمندانه انجام شده، احتمال اشتباه را به حداقل می‌رساند و به فرد مسئول اجازه می‌دهد روی کارهای مهم‌تر تمرکز کند.

علاوه بر این، این سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا زمان، حضور و غیاب کارکنان، PTO و زمان‌بندی را در یک برنامه مدیریت و بررسی کنید. با ذخیره ایمن تمام اطلاعات در یک سیستم، در هزینه‌ها صرفه جویی می‌کنید، بهره‌وری را افزایش می‌دهید و زمان تلف شده را کاهش می‌دهید، زیرا نیازی به جابجایی بین برنامه‌های مختلف برای مشاهده حضور کارکنان خود نخواهید داشت.

بسیاری از سیستم‌های حضور و غیاب یک سیستم مدیریت مانده مرخصی آنلاین رایگان ارائه می‌دهند. این یک مزیت قابل توجه و بزرگ است، زیرا هر مرحله از فرآیند مدیریت مرخصی کارکنان را بدون به خطر انداختن عملکرد، به صورت خودکار انجام می‌شود. تفاوت بین ابزارهای مدیریت مرخصی در محل و سیستم‌های مدیریت مرخصی آنلاین این است که به کارکنان این آزادی را می‌دهد تا درخواست‌های مرخصی را از هر مکان، هر زمان و در هر دستگاهی اعمال، تأیید، رد و مدیریت کنند.

خرید سیستم حضور و غیاب ایرانی یا خارجی

انواع دستگاه حضور و غیاب ارزان چه ویژگی‌های دارد؟

انواع دستگاه حضور و غیاب ارزان و با کارایی بالا به شرح زیر است:

1. کارت خوان

کم هزینه‌ترین سیستم، کارت خوان حضور و غیاب است. کارمندان یک کارت زمانی دریافت می‌کنند که آن را روی دستگاه بکشند. هر بار که کارت کشیده می‌شود، داده‌هایی را جمع‌آوری می‌کند که به‌طور خودکار به یک برگه زمانی در رایانه منتقل می‌شوند و تمام کاغذبازی‌های دستی را حذف می‌کند. مشکل این سیستم این است که هر کسی می‌تواند کارت را بکشد.

2. کارت‌ها، نشان‌ها و جا کلیدی سنسوردار

این سیستم‌ها نیاز به کشیدن را به طور کامل برطرف می‌کنند. با این نوع سیستم حضور و غیاب، کارمند فقط کارت، نشان یا جاکلیدی را از جلوی دستگاه عبور می‌دهد. بعضی از این سیستم‌ها همچنین می‌توانند حرکت کارکنان را در سراسر یک مرکز پیگیری کنند. دستگاه حضور و غیاب دست دوم این مدل به راحتی پیدا می‌شود.

3. دستگاه بیومتریک

بیومتریک گران‌ترین سیستم است، زیرا هر کارمند از طریق حضور غیاب اثر انگشتی یا اثر دست منحصر به فرد شناسایی می‌شود. سیستم‌های بیومتریک همچنین می‌توانند از نرم افزار اسکن چشم یا تشخیص چهره استفاده کنند. این دستگاه‌ها به دلیل تکنولوژی به کار رفته در آن‌ها گران‌تر، اما به صرفه‌تر هستند. دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان از جمله پرمخاطب‌ترین محصولات به حساب می‌آید.

4. ایستگاه‌های ورود مبتنی بر وب

این دستگاه حضور و غیاب ارزان به طور گسترده برای مشاغلی استفاده می‌شود که در آن کارمندان بیشتر از طریق لپ تاپ یا رایانه شخصی کار می‌کنند. هر بار که کارکنان به رایانه خود وارد می‌شوند، یک آدرس IP ثابت تنظیم می‌شود؛ بنابراین ورود آن‌ها اینگونه ثبت می‌شود.

5. پاسخ صوتی تعاملی (IVR)

این سیستم حضور و غیاب برای کارمندانی که در این زمینه یا در مکان‌های دور کار می‌کنند عالی است. کارمندان فقط با تماس از طریق تلفن ثابت یا تلفن همراه، وارد عمل می‌شوند و ساعت کاری آن‌ها ثبت و ضبط می‌شود.

انواع دستگاه حضور و غیاب ارزان چه ویژگی‌های دارد؟

دستگاه حضور و غیاب ایرانی یا خارجی؟ کدام بهتر است؟

سیستم‌های حضور و غیاب توسط بسیاری از شرکت‌ها برای ردیابی ساعات کاری کارکنان خود استفاده می‌شود. این سیستم‌ها داده‌ها را از دستگاه‌های ساعت یا یک برنامه نرم افزاری موجود از طریق رایانه یا تلفن همراه جمع آوری می‌کنند.

در دنیای دیجیتال امروزی، کاغذبازی دستی در حال منسوخ شدن است. راه حل‌های دیجیتال راهی هستند که به شرکت‌ها و افراد کمک می‌کنند بهره وری را افزایش دهند و در زمان و هزینه صرفه جویی کنند. انواع شرکت‌ها به ساخت دستگاه حضور و غیاب پرداخته‌اند. کیفیت دستگاه و قابلیت‌هایی که ارائه می‌دهد بسیار در انتخاب نهایی مهم است؛ به طور کلی بهترین برندهای دستگاه حضور و غیاب مربوط به برندهای خارجی ZKTECO، VIRDI، SUPREMA هستند.

از جمله بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب ملی می‌توان به تیارا که یک دستگاه حضور غیاب ایرانی بر پایه اثر انگشت و کارت است، اشاره کرد. این محصول ساخت شرکت پالیز افزار است.

انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب ارزان قیمت و مناسب

بررسی حضور و غیاب کارکنان به صبر و زمان زیادی نیاز دارد؛ بنابراین می‌تواند خسته‌کننده باشد. استفاده از یک سیستم خودکار ردیابی زمان، زمان‌بندی کارمندان را ساده‌تر می‌کند، به شما امکان می‌دهد با دقت بیشتری به کارکنان خود پرداخت کنید و می‌تواند به شما در کاهش هزینه‌های نیروی کار کمک کند. دستیابی به این مهم با استفاده از سیستم پیشرفته ردیابی حضور و غیاب امکان‌پذیر است.

لازم به ذکر است که نباید فریب قیمت‌های پایین بعضی از شرکت‌ها یا فروشگاه‌های واسطه بی‌اعتبار را بخورید. این گروه از افراد محصولات بی‌کیفیتی ارائه می‌دهند و تخصص لازم را ندارند. با انتخاب یک شرکت معتبر و خرید دستگاهی با قابلیت زیاد، با کیفیت و با قیمت ارزان و مناسب، مطمئنا به مرور زمان با مشکلات کمتری در سیستم حضور و غیاب مواجه خواهید شد. بسیاری از افراد به دنبال خرید دستگاه حضور و غیاب دست دوم هستند؛ در صورتی که این سخت افزار و نرم افزار این دستگاه آسیب ندیده و مورد تایید باشد، گزینه مناسبی به حساب می‌آید.

شما می‌توانید قبل از خرید با مشاوران ما تماس بگیرید تا نکات لازمه را به شما بگویند تا بر اساس نیازهای کسب و کار خود انتخاب مناسبی داشته باشید.