نظر مدیران منابع انسانی در مورد نرم افزار حضور و غیاب

نظارت بر وضعیت حضور و غیاب

در محیط های کاری امروزی ، فناوری نقشی کلیدی در تغییر نحوه انجام فعالیت های مختلف کسب و کار ها ایفا می کند و یکی از تاثیر گذار ترین تازه های فناوری ، نرم افزار های تردد می باشد . این نرم افزار های پیشرفته ، با هدف آسان سازی مدیریت نیروی کار ، نظارت بر وضعیت حضور و غیاب و کنترل تردد پرسنل و اطمینان از رعایت برنامه های کاری طراحی و ساخته شده اند .

اما نظر مدیران منابع انسانی به عنوان کاربران و ذی نفعان اصلی نرم افزار های کنترل تردد در مورد این سیستم ها چیست ؟ در مقاله پیش رو ، نگاهی خواهیم داشت به نظرات مدیران منابع انسانی در خصوصیت مدیریت پرسنل از طریق این نرم افزار ها . ادامه مطالب را از دست ندهید .

کارکرد نرم افزار تردد در مدیریت منابع انسانی

نرم افزار های کنترل تردد ، فرآیند های پیگیری و ثبت حضور و غیاب، مرخصی ها ، اضافه کاری ها و مدیریت شیفت های کارکنان را به طور اتوماتیک انجام می دهند . با اتوماتیک بودن این فرایندها ، دیگر جایی برای مداخلات انسانی و خطا های ناشی از مداخلات دستی باقی نمی ماند . همچنین این سیستم ها ، اطلاعات و گزارشاتی قابل اجرا در خصوص رفتار نیروی کار در اختیار مدیران قرار می دهند . از استارتاپ های کوچک گرفته تا شرکت های بزرگ و شناخته شده ، این فناوری به یکی از ستون های اصلی مدیریت موثر نیروی کار تبدیل شده است .

نرم افزار تردد برای مدیران منابع انسانی چیزی فرا تر از صرفا یک ابزار ثبت ورود و خروج افراد می باشد ، بلکه عملکرد این سیستم ها اساس کارآمدی عملیاتی ، رعایت قوانین کار و زمینه ساز رضایت پرسنل می باشد . آن طور که یکی از مدیران حوزه منابع انسانی می گوید : ” استفاده از سیستم حضور غیاب صرفا به ساعت زنی محدود نمی شود ؛ بلکه این سیستم ها موجب رعایت انصاف ، شفافیت ، تولید و بهره وری بالاتر در محیط کار می شود ” .

مزیت های نرم افزار تردد از زبان مدیران منابع انسانی

دقت و کارآمدی بالا

به صفر رساندن خطا ها و اشتباهات ، یکی از تحسین برانگیز ترین قابلیت های نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از دید مدیران منابع انسانی محسوب می شود .  با پیگیری و رکورد وضعیت حضور و غیاب کارکنان به صورت دستی ، خطا های زیادی به بار می آمد ؛ چه این خطا ها سهوا و از سر اهمال کاری بودند ، و چه از نوع دست کاری های عامدانه . اتوماسیون ، دقت در ثبت زمان ورود و خروج را تضمین نموده و امکان هرگونه ورود غیر مجاز یا ثبت حضور افراد غایب توسط حاضرین را به صفر می رساند .

سارا جونز ، مدیر منابع انسانی یک شرکت فناوری اطلاعات می گوید : ” نرم افزار حضور و غیاب ، اطلاعات و داده هایی قابل اطمینان در اختیار ما قرار می دهد که اهمیت بسیاری در فرایند های پرداختی و ارزیابی عملکرد دارند ” . دقت بالای حاصل از این نرم افزار ها  نه تنها موجب جلب اعتماد پرسنل می گردد ؛ بلکه ساعت ها کار و اصلاحات دستی را از روی دوش تیم مدیریت منابع انسانی برمی دارد .

انعطاف پذیری ؛ لازمه نیروی کار امروزی

با توجه به ازدیاد دور کاری ، برنامه های کاری منعطف و روی کار آمدن مدل های ترکیبی ، شیوه های سنتی پیگیری وضعیت حضور و غیاب دیگر پاسخگوی نیاز های به وجود آمده نیستند . نرم افزار حضور و غیاب مدرن اما ، از انعطاف لازم برای سازگاری با این تغییرات برخوردار هستند . قابلیت هایی نظیر نشان گذاری جغرافیایی ( ژئوتگینگ ) ، امکان ساعت زنی از طریق اپلیکیشن حضور غیاب مخصوص و هماهنگی با ابزار های مدیریت پروژه ، نرم افزار حضور و غیاب را به گزینه ایده آل ، منعطف و کاربردی در محیط های کاری مختلف نموده است .

دیوید ونگ ، مدیر منابع انسانی یک بنگاه بین المللی در این باره می گوید : ” پس از همه گیری کرونا ، مدیریت نیروی کار به یک چالش اساسی تبدیل شد ، اما نرم افزار حضور و غیاب به ما این امکان را داد که صرف نظر از موقعیت مکانی پرسنل ، بتوانیم وضعیت حضور و غیاب آن ها را به راحتی مدیریت کنیم ” .

گزارشات مبتنی بر داده های دقیق

یکی دیگر از مزیت های مورد علاقه مدیران منابع انسانی ، قابلیت تجزیه و تحلیل الگو های حضور و غیاب در سیستم های مدرن کنترل تردد می باشد . اطلاعاتی که این نرم افزار ها در خصوص از کار گریزی ، غیبت ها و اضافه کاری پرسنل در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می دهند ، آن ها را قادر می سازد تا مسائل زمینه ای را با رویکردی پیشگیرانه حل و فصل نمایند . به علاوه ، این داده ها به شناسایی روند های تاثیر گذار بر سیاست های شرکت یا برنامه ریزی های مربوط به نیروی کار کمک می کند .

نظر پریا شارما ، مدیر ارشد منابع انسانی در این خصوص آن است که : ” داشبورد تحلیلی نرم افزار حضور و غیاب واقعا قاعده بازی را تغییر داد . این قابلیت به ما کمک می کند تا نه فقط از وضعیت حضور و غیاب پرسنل آگاهی پیدا کنیم ؛ بلکه به شناخت بهتری از رفتار های پرسنل ، میزان مشارکت و فعالیت آن ها دست یابیم ” .

ملاحظات حقوقی

مقررات‌ و قوانین کار ، اغلب شرکت ها را ملزم می دارد تا اطلاعات مربوط به رکورد های حضور و غیاب منابع انسانی خود را به طور دقیق نگه دارند . عدم رعایت قانون کار می تواند منجر به تحمیل شدن جریمه های سنگین به شرکت ، خدشه دار شدن اعتبار و خوش نامی آن و منازعات حقوقی گردد . نرم افزار های حضور و غیاب از طریق نگهداری دقیق داده هایی که به آسانی در دسترس مدیران قرار می گیرد ، این امر را تسهیل نموده اند .

مایکل دیویس ، ناظر حقوقی در این باره می گوید : ” ما برای رعایت الزامات قانونی به نرم افزار های حضور و غیاب تکیه می کنیم . این سیستم ها ریسک خطا هایی را که منجر به عدم رعایت قانون کار می شود را کاهش می دهند ” .

چالش های نرم افزار حضور و غیاب از دیدگاه مدیران منابع انسانی

مقاومت پرسنل

الزام به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب اغلب با مقاومت از سوی پرسنل مواجه می شود . برخی از کارکنان احساس می کنند که نظارت پیوسته، به نوعی تعدی به حریم خصوصی آن ها می باشد . ماریا گونزالز ، یکی از مدیران با تجربه منابع انسانی در این باره توصیه می کند : ” ما باید به پرسنل خود این اطمینان خاطر را بدهیم که استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به نفع همگان است ” .

وابستگی بیش از حد به تکنولوژی

برخی از مدیران منابع انسانی نگران وابستگی بیش از حد خود به فناوری هستند ؛ به گونه ای که دیگر تعامل نزدیکی با پرسنل خود نداشته باشند . این دسته از مدیران تاکید می کنند که گرچه نرم افزار های حضور غیاب ابزاری فوق العاده قدرتمند در مدیریت تردد منابع انسانی محسوب می شوند ، اما بایستی نقش مکمل داشته باشند ؛ نه آن که جایگزین خرد انسانی شوند . امیلی براون ، سرپرست تیم منابع انسانی یک فروشگاه زنجیره ای در این خصوص می گوید : ” تکنولوژی بایستی توانایی ما را در ارتباط موثر با پرسنل تقویت کند ، نه آن که جایگزین آن گردد ” .

نتیجه‌گیری

در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، نرم‌ افزارهای حضور و غیاب از یک ابزار ساده برای ثبت زمان ورود و خروج کارکنان فراتر رفته‌اند و به یک راهکار جامع برای مدیریت منابع انسانی تبدیل شده‌اند. این سیستم‌ها با دقت بالا، انعطاف‌پذیری برای محیط‌های کاری متنوع و قابلیت‌های تحلیلی قدرتمند، نقشی اساسی در افزایش بهره‌وری، شفافیت و رضایت کارکنان ایفا می‌کنند. گرچه چالش‌هایی مانند مقاومت پرسنل یا نگرانی از وابستگی به فناوری وجود دارد، استفاده هوشمندانه و آگاهانه از این نرم‌افزارها می‌تواند تحولات مثبتی را در سازمان‌ها به ارمغان آورد.

اگر شما هم به دنبال ایجاد تحولی در مدیریت منابع انسانی سازمان خود هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه با ارائه نرم‌افزارهای حضور و غیاب پیشرفته و بومی‌سازی‌شده، آماده است تا بهترین راهکارهای مدیریتی را به شما ارائه دهد. برای اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان، همین حالا با ما تماس بگیرید و گامی مؤثر در بهبود عملکرد سازمانی خود بردارید!

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.