چگونه به عنوان یک مدیر موفق در سازمان عمل کنیم؟

برای مدیر موفق شدن در زندگی حرفه ای و در حوزه کسب و کار همه افراد باید واجد برخی مهارت ها و ابزارها باشند. این مهارت ها شامل مهارت های رهبری، مدیریت، شبکه سازی، مدیریت فردی، طرح استراتژی های شغلی و… می شود. مدیر موفق در سازمان مدیری است که در ابتدا بتواند بر ویژگی های شخصیتی خود واقف بوده و در وحله اول و قبل از مدیریت سازمان و افراد به عنوان مدیری موفق در زندگی شخصی خود عمل کند. موفق شدن امری است که لازمه آن برخورداری و تمرین و ممارست فعال در به دست آوردن ویژگی هایی فوق دارد. نه تنها برخورداری از این مهارت ها برای موفقیت ضروری است بلکه رصد کردن منظم پیشرفت ها و هدایت آن ها در مسیر صحیح خواه به تنهایی و خواه به کمک راهنمایی افراد مجرب و کارشناسان نیز برای رسیدن به موفقیت لازم و ضروری است.

وظیفه رهبری سازمان ها و شرکت ها، پی ریزی استراتژی های جامع و هدفمند برای سازمان و شرکت است و وظایف مدیر موفق نیز اجرا کردن و به مرحله عمل درآوردن استراتژی های سازمان در تمامی ارکان مجموعه سازمان است. در واقع تفاوت نقش رهبر و مدیر موفق در یک سازمان به همین موارد بر می گردد. البته این به این معنا نیست که هر دو نقش رهبری و مدیریت نمی توانند در یک فرد به طور همزمان جمع شوند اما وظایف هر دو متفاوت است. و هر کدام نیاز به مهارت های خاصی دارد که چه مدیران و چه رهبران سازمان ها باید بتوانند آن ها را در خود بپرورانند.

وظایف مدیر موفق در سازمان

مدیران سازمانی برای اینکه بتوانند اهداف یک شرکت یا سازمان را به خوبی پیش ببرند می بایست نحوه عملکرد کلیه بخش های سازمان را مدیریت کرده و علاوه بر نظارت بر افراد و واحدهای مختلف سازمانی، پیشنهادات و انتقادات لازم را به آنها منتقل نمایند. در ادامه به مهمترین وظایف یک مدیر موفق جهت مدیریت سازمان ها پرداخته ایم:

1)نظارت بر حسن انجام وظایف کارکنان

مدیران موفق سازمان ها افرادی نیستند که بتوانند یک تنه همه وظایف سازمان را به عهده گرفته و انجام دهند. مدیر موفق سازمان باید بتواند بر حسن اجرای وظایف افراد در سازمان نظارت کند. این نظارت به گونه ای است که باید مدیر با نگاهی دقیق و از بالا روند. وظایف محوله به کارکنان را دیده و آنان را برای انجام هر چه بهتر وظایفشان راهنمایی کند.

2)تخصیص و اداره هرچه بهتر منابع

مدیر همچنین باید بتواند منابع سازمان را نیازسنجی و اداره کند. چرا که تخصیص منابع به شیوه درست و کارآمد رکن اساسی عمل هر یک از مدیران است. مدیر با تخصیص شایسته منابع به هر یک از قسمت ها می کوشد استراتژی های سازمانی را تحقق بخشیده. و مسیر سازمان را برای رسیدن به اهداف خود ریل گذاری کند.

3)پرورش استعدادهای افراد یک تیم یا سازمان

مدیر موفق باید بتواند افراد یا کارکنان سازمان را در جایگاه های شایسته آن ها قرار داده. و از استعدادها و توانمندی های آنان بهره مند شود. در واقع مدیر به دنبال آن است تا با به کارگیری پرسنل در جایگاه های تخصصی افراد استعدادهای نهفته آنان را پرورش داده. و از این طریق بهترین عملکرد را نصیب سازمان خود کند.

مدیر واقعی مانند رهبر یک اکستر حرفه ای است. رهبر ارکستر مسئول هماهنگی اعضای اکستر حین انجام وظایف خود است به نحوی که هماهنگی اجزا با یکدیگر موجب می شود. بهترین و زیباترین اجراها به نمایش درآیند. در اینجا نیز رهبر ارکستر نمی تواند خود به تنهایی همه سازها را بنوازد. بلکه نیاز است هر کس بر اساس هنر و استعداد خود نقشی را ایفا کند. بنابراین در اینجا نیز نوعی تفویض اختیار به اشخاص وجود دارد. و در این صورت است که این ارکستر می تواند تبدیل به بهترین ارکستر شود.

تفویض اختیار به افراد در سازمان به چه معناست؟

تفویض اختیار یا واگذاری بخشی از امور به پرسنل به معنای دادن مسئولیت بخشی از یک پروژه به دیگران است. این کار به این دلیل انجام می پذیرد که اولا مدیر موفق به تنهایی خود نمی تواند همه کارها را انجام دهد و علاوه بر آن مدیر باید زمانی را نیز برای هماهنگی امور سازمان یا شرکت اختصاص دهد تا بتواند استراتژی های اصلی شرکت را محقق کند. مضاف بر این واگذاری بخشی از امور و اختیارات به دیگران این مزیت بزرگ را دارد که باعث می شود استعدادهای افراد در طی کسب این مسئولیت پرورش یافته و افراد مجربی برای سازمان یا شرکت تربیت شوند.

بیشتر بخوانید: شاخص رضایت مشتری یا CSAT چیست + شاخص های رضایت مشتری

شرایط تفویض امور به دیگران در سازمان

نمی تواند به سادگی زمام کارها را بدون در نظر گرفتن شرایطی به دیگران واگذار کرد. و می بایست برخی از مهم ترین موارد را در این زمینه ها لحاظ کرد. ابتدا باید کارهایی که قرار است به دیگران بسپارید را به دقت مشخص و معلوم کنید. باید چارچوب کارها و حدود و ثغور آن به خوبی مشخص باشد. تا فرد بداند قرار است چه کاری انجام دهد. سپس باید استنداردهایی که لازم است حین انجام این کار محقق شوند. برشمرده شده و به افراد اعلام شود. در واقع با چنین کاری شما به درستی مرزهای وظایف محوله و خواسته های خود را مشخص و به دیگران ابلاغ می کنید. و دیگران نیز موظف به رعایت آن خواهند شد. و شما نیز در نهایت می توانید چنین مسئولیت هایی را از آن ها طلب کنید.

بر این اساس در صورتی می توان کاری را به دیگران محول یا تفویض کرد که:

• چارچوب آن کار به اندازه کافی روشن و متمایز باشد.
• آن کار دارای نتایج مشخص و سنجش پذیر باشد.
• در عین حالی که آن کار مفید و معقول باشد باید آن کار چالش برانگیز نیز باشد.
• باید آن کار به صورت مکتوب و ثبت شده به افراد ابلاغ شوند.
• باید آن کار با اهداف نهایی سازمان و استراتژی های آن مطابقت کامل داشته باشد.

راهکارهایی برای مدیریت هرچه بهتر سازمان ها

1) یک مدیر موفق سعی می کند اهداف بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت سازمان یا شرکت خود را برای کارکنان و اعضای تیم خود تشریح کرده و آن ها را به ایشان ابلاغ کند.

به آن ها بگوئید که بر اساس استراتژی های کلی سازمانی قرار است. شما چه وظیفه ای در سازمان داشته باشید. و در نهایت شرکت یا سازمان شما پس از چه مدتی قرار است. به کدام نقطه به عنوان یک نقطه مطلوب کاری برسد. باید نقش آن ها در این چشم انداز کلی را برای آن ها تشریح. و وظایف محوله در این راستا را به آن ها گوشزد کنید.

2) لیستی از اهدافی که برای سازمان خود در نظر گرفته اید را به عنوان راهنمای عمل مجموعه خود در اختیار آن ها قرار دهید.

این هدف ها باید روشن و واضح باشد و نقش هر بخش در این سلسله از گام ها باید روشن باشد. هدف ها باید به صورت های هدف های کلان و هدف های خرد دسته بندی شوند. اهداف کلان اهدافی بلند مدت و جامع هستند که دورنمایی از عملکرد آینده شما را ترسیم خواهند کرد. و اهداف خرد نیز اهداف کوتاه مدتی هستند که به عنوان آجرهای کوچک و خرد ساختمان اهداف شما پی ریزی شده. و در نهایت شاکله ساختمان شما را شکل خواهند داد.

علاوه بر این لازم است پس از ابلاغ این اهداف به کارکنان خود. در قالب دسته بندی یاد شده ملاک ها و معیارهایی نیز برای ارزیابی تحقق این اهداف معین کنید. در این صورت کارکنان خواهند دانست که باید وظایف خود را در چه قالبی و چگونه به شما تحویل دهند. و همچنین می دانند که چگونه عملکرد آن ها سنجیده خواهد شد.

3) پس از ابلاغ سیاست ها و اهداف کلان و خرد سازمان به کارکنان سعی کنید. با آنان حتی در کوچکترین موارد نیز تبادل نظر کرده و از دیدگاه ها و نظرات آن ها بهره مند شوید.

از آن ها درمورد اهداف سازمان نظر بخواهید. از آن ها بخواهید نظرات خود را بدون اغماض در مورد این اهداف با شما در میان بگذارند. شما نیز سعی کنید با استفاده از دانش و تجربه خود پذیرای این اتنقادات و نظرات باشید.

از کارکنان خود بخواهید در صورت موافقت با اهداف سازمانی ابلاغ شده. به آنان برنامه مدون و عملیاتی برای تحقق امور تفویضی به ایشان به شما ارائه دهند. در نقد و بررسی این برنامه دقت کافی به خرج داده. و حتی در این زمینه وسواس به خرج دهید چرا که این برنامه، برنامه ای است. که قرار است آجرهای ساختمان استراتژی شما برای سازمان یا کسب و کار شما باشد.

4) برای تفویض امور به دیگران تصمیم بگیرید که چطور وظایف محوله را باید میان اعضای سازمان خود تقسیم بندی کنید.

ملاک هایی را برای هر چه صحیح تر واگذار کردن امور به دیگران برای خود در نظر بگیرید. شایسته سالاری را الگوی خود قرار داده و بر اساس صلاحیت ها و استعدادهای افراد آن ها را به کارهای مختلف بگمارید. مسئولیت هر کس را به طور مشخص و جدا جدا معین کرده. و به او بسپارید و از او انجام این وظایف را مطالبه کنید.

بیشتر بخوانید: ۱۰ کتاب برتر حوزه مدیریت و منابع انسانی

5) مدیر موفق باید بتواند وظایف مختلف سازمان را به افراد مختلف بسپارد و از آن ها انتظار داشته باشد که خودشان مسائل کار خود را حل کنند.

پس از اینکه وظایف و کارهای مختلف را به افراد کاردان و شایسته سپردید. سعی کنید نظارت کاملی بر عملکرد آنان داشته باشید. این نظارت و راهنمایی نباید به گونه ای باشد. که شما حتی در کوچکترین مباحث نیز ورود پیدا کنید و اظهار نظر کنید. فراموش نکنید که شما صرفا سیاست گذارید در این زمینه و نه بیشتر. به عنوان یک مدیر موفق بگذارید افراد خود به کنکاش در کار خود بپردازند و جزئیات و مسائل کار خود را حل کنند.

شما صرفا باید بستر لازم را برای فعالیت صحیح آنان فراهم کنید. مسئولیت حل مسائل با شما نیست. و افراد و کارکنان باید خود تلاش فکری لازم را برای حل مشکلات به خرج دهند.

6) یک مدیر موفق در بازه های زمانی مختلف با کارکنان سازمان جلسه خصوصی و گروهی برگزار میکند

برگزاری جلسات مختلف و منظم توسط یک مدیر موفق. با کارکنان موجب می شود شما در جریان کار زیرمجموعه خود قرار بگیرید. در این بین ممکن است آن ها با مسائل ناشناخته ای روبرو شوند. که خود از عهده انجام آن عاجز باشند و شما می توانید به آن ها کمک کنید.

شما به عنوان یک مدیر موفق باید دائما پیشرفت را پسرفت کار آن ها را در طی این جلسات پی جویی کنید. و خود را نسبت به کار این افراد دغدغه مند نشان دهید. شما باید گوش شنوایی برای شنیدن حرف ها و دغدغه های کارکنانتان داشته باشید. به نحوی که آن ها بتوانند بدون هرگونه نگرانی با شما صحبت کرده و مشکلات را با شما در میان بگذارند. شما نیز باید خواسته های آنان را برآورده کرده و پشتیبانی لازم را از آن ها به عمل آورید.

در جلسات خود بر اساس معیارها و ملاک هایی که پیش از این در نظر گرفته اید کارکنانتان را بسنجید و ارزیابی کنید. در این بین بر اساس یافته ها و سنجه های خود برنامه هایتان را بازرسی. و حتی اگر لازم است بازبینی کنید. گاهی نیاز است برنامه ها به طور کلی تغییر پیدا کنند تا به عملکرد مطلوب برسید.

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

7) موفقیت یا شکست را بپذیرید.

پس از ایجاد همه مراحل فوق نوبت به برداشت محصول می رسد. در این گام نتیجه به بار نشسته و مشخص شده است که آیا شما موفق شده اید یا شکست خورده اید. در صورتی که سیاست گذاری های شما به بار نشسته باشد. و موفق شده باشید باید این موفقیت را قدر دانسته و برنامه جدیدی برای توسعه و افزون کردن موفقیت خود طرح ریزی کنید. اما در صورتی که در کار خود شکست خورده باشید لازم است در سیاست گذاری ها و استراتژی های خود تجدید نظر کنید. آن ها را باید دوباره سنجیده و نقاط ضعف کار خود را بر طرف کنید.

سخن پایانی

در این مقاله تلاش کردیم تا علاوه بر توصیف یک مدیر موفق در سازمان به بیان ویژگی های از مدیران موفق بپردازیم که با استفاده از آن افراد با پست های مدیریتی بتوانند عملکرد هرچه بهتری در سازمان داشته باشند. علاوه بر این مدیریت موفق در سازمان ها نه تنها به رشد و ارتقاء سازمان فوق کمک کرده بلکه باعث می شود تا از شیوه های مدیریتی مدیران موفق در سایر سازمان ها و شرکت ها نیز استفاده گردد. پیشنهاد میکنیم برای مطالعه بیشتر مطالب مدیریتی حتما سری به “کتاب تفکر سریع و کند” نوشته دنیل کانمن بزنید.