کنترل ورود و خروج پرسنل با نرم افزار ورود خروج پرسنل کسرا

سیستم حضور و غیاب آنلاین همیشه یک پارامتر مهم برای سنجش بهره وری کارمندان در هر سازمان محسوب می گردد. در هر شرکت برای کنترل تردد، سنجش عملکرد فردی کارمندان و محاسبه هزینه ها به یک سیستم مدیریت خودکار نیاز می شود. نرم افزار حضور غیاب انلاین با انجام فرآیند نمایش و ذخیره اطلاعات حضور و غیاب هر شخص جایگزین روش مدیریت سنتی شده است.

یکی از مزایای سامانه ورود و خروج آنلاین این است که نرم افزاری تحت وب است و به شما امکان می‌دهد کنترل ورود و خروج پرسنل را به راحتی و سریع انجام دهید و از طریق آن عملکرد کارکنان خود را مدیریت کنید.

سامانه ورود و خروج پرسنل ابزار کارآمد ثبت ورود و خروج پرسل

سامانه ورود و خروج برای پرسنل یک ابزار کاربردی ثبت ورود و خروج پرسنل است همان طور که نرم افزاری فوق العاده مهم در مدیریت صحیح منابع انسانی است. هنوز بسیاری از کسب و کارها زمان حضور و غیاب خود را به جای دستگاه حضور غیاب و نرم افزارهایی مثل تایم شیت بر روی تکه ای کاغذ و یا نرم افزارهای صفحه گسترده ثبت می کنند که علاوه بر اینکه نیازمند وقت و تلاش قابل توجه نیروی انسانی است؛ در محاسبه و ثبت آن احتمال خطا وجود دارد (ثبت ورود و خروج پرسنل).

خوشبختانه نرم افزارها و سخت افزارهایی مانند دستگاه کنترل تردد می توانند بسیاری از این مشکلات را از بین ببرند. اکثر کسب و کارها و پرسنل شاید این تصور را داشته باشند که یک سامانه ورود و خروج یا همان دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل تنها برای مدیران و کارفرمایان مفید است اما باید با تاکید اشاره کرد که این تصور اشتباه است.

مزیت هایی که در ادامه مقاله اشاره می شود می تواند برای کل یک مجموعه مفید باشد. به کارگیری اتوماسیون ورود و خروج پرسنل در سازمان شما دارای فواید دو سویه زیادی برای سازمان و پرسنل است. چرا که از طرفی میتواند به عنوان یک بازوی اجرایی برای مدیران عمل کند و از طرف دیگر نیز می تواند خیال پرسنل را از محاسبه دقیق حقوق و مزایای خود راحت کند.

مزایای استفاده از اتوماسیون ورود و خروج پرسنل

سامانه ورود و خروج پرسنل وظایف و عملکردهای متنوع و مهمی دارد که آن را به یک ابزار ضروری برای مدیریت پرسنل تبدیل می‌کند. مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم حضور و غیاب عبارت‌اند از:

امکان ثبت نام سریع کارمندان برای ثبت ورود و خروج پرسنل

در شرکت‌هایی با تعداد زیادی کارمند، ثبت اطلاعات و کنترل ورود و خروج پرسنل به صورت دستی بسیار زمان‌بر است. به‌عنوان مثال، در سازمانی با ۱۰۰۰ کارمند، محاسبه ساعات کاری به صورت دستی ساعت‌ها وقت مسئولین منابع انسانی را می‌گیرد و ممکن است نیاز به استخدام نیروی اضافی ایجاد شود.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون ورود و خروج پرسنل و سیستم هوشمند حضور و غیاب، امکان ثبت سریع داده‌های هر کارمند را فراهم می‌کند و با چند کلیک ساده می‌توانید ثبت نام پرسنل را به سرعت انجام دهید.

مدیریت اضافه کاری و کنترل ورود و خروج پرسنل با دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

محاسبه اضافه کاری برای بسیاری از شرکت‌ها زمان‌بر است و انجام آن به صورت دستی دشوار و پرخطا است. در عین حال، اضافه کاری یکی از عوامل افزایش رضایت کارکنان است و می‌تواند به بهبود بازدهی پرسنل کمک کند. به همین دلیل، سامانه ورود و خروج پرسنل باید بتواند به عنوان مرجع دقیق برای ثبت و توزیع اضافه کاری عمل کند و همزمان با قوانین اداره کار مطابقت داشته باشد.

مدیریت مرخصی در سامانه ورود و خروج پرسنل

تخصیص، تصویب یا رد مرخصی یکی از قابلیت‌های مهم اتوماسیون کنترل تردد و سیستم‌های حضور و غیاب است. پرسنل باید بتوانند به راحتی مرخصی‌های خود را ثبت کنند و سامانه ورود و خروج پرسنل این امکان را فراهم می‌کند. با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب، کارکنان می‌توانند مرخصی خود را از خانه درخواست کنند و مدیران نیز از طریق اپلیکیشن یا نسخه تحت وب، درخواست‌ها را تایید یا رد کنند.

گزارش گیری در زمان واقعی برای کنترل ورود و خروج پرسنل

یک نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کارآمد به مدیران اجازه می‌دهد در هر زمان، گزارش‌های تردد پرسنل را مشاهده کنند و بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند. این گزارش‌ها می‌توانند برای مدیریت بهتر سازمان مورد استفاده قرار گیرند و همچنین در محاسبات حقوق و دستمزد آخر ماه سرعت و دقت فرآیندهای مالی را افزایش دهند.

تعیین میزان دسترسی در سامانه ورود و خروج پرسنل

سازمان ها دارای سلسله مراتب مدیریتی و کاری مختلفی هستند که همین امر باعث میشود قوانین تردد و حضور غیاب و مدیریت کنترل تردد در آن ها متفاوت باشد. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کسرا به گونه ای طراحی شده است که بر اساس موقعیت و سلسله مراتب سازمانی می توان حق مشاهده، تغییر و یا حذف داده ها را به پرسنل و مدیران اعطا نمود. این امر موجب می شود دسترسی های افراد به اجزای مختلف سیستم متناسب با جایگاه سازمانی آن ها باشد.

اتوماسیون ورود و خروج پرسنل ابری

برخلاف تصور عموم که فقط سازمان های بزرگ قابلیت استفاده از سامانه ورود و خروج پرسنل را دارند. حتی مشاغل کوچک و نوپا هم می توانند از مزایای این سیستم بهره مند شوند. سازمان های بزرگ به دلیل شرایط کاری خود و اینکه تنوع شیفت ها و برنامه های کاری دارند و به دلیل هزینه ای که برای خرید نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل می پردازند شرایط متفاوتی دارند. اما کسرا امکانی را فراهم کرده است که با استفاده از سامانه حضور و غیاب ابری صاحبان کسب و کارهای کوچک با هزینه کمتر به آسانی ورود و خروج پرسنل خود را مدیریت می نمایند.

نرم افزار حضور و غیاب کسرا، فرآیند ثبت ورود و خروج پرسنل را ساده و خودکار می‌کند و کار مدیران منابع انسانی را آسان می‌سازد. کاربران از طریق رابط کاربری آسان می‌توانند حضور خود را به‌روزرسانی کنند و وضعیت مرخصی و اضافه‌کاری خود را مشاهده کنند. همچنین ماژول گزارش‌دهی جامع این نرم افزار، گزارش‌های تلفیقی و دقیق را در زمان مناسب ارائه می‌دهد.

زمانبندی موثر در کنترل ورود و خروج پرسنل

نرم‌افزار حضور و غیاب ابری به مدیران امکان می‌دهد به راحتی زمان و مکان فعالیت کارکنان را بررسی کنند و در هر زمان و مکان به داده‌ها دسترسی داشته باشند. این نرم افزار اطلاعات ثبت‌شده توسط دستگاه حضور و غیاب را جمع‌آوری و پردازش می‌کند تا مدیران بتوانند با تحلیل داده‌ها، راهکارهایی برای افزایش بهره‌وری کارکنان و بهبود کنترل ورود و خروج پرسنل ارائه دهند.

شیفت بندی با بهره مندی از سامانه ورود و خروج پرسنل

به علاوه بهترین نرم افزار حضور و غیاب اتوماتیک نه تنها برای کارفرمایان مفید است، بلکه مزایایی برای پرسنل نیز دارد. این سیستم ها نیاز به پر کردن تایم شیت های دستی (جداول و فرم های ثبت ورود و خروج پرسنل) که می تواند وقت گیر و ناخوشایند باشد را از بین می برد.

پردازش دقیق اطلاعات و دقت در کنترل ورود و خروج پرسنل

البته پردازش دقیق اطلاعات، باعث بهبود دقت و صحت فیش حقوقی می شود و شفافیت کامل را ارائه می دهد. کارکنان میتوانند آنچه را که به دست آورده اند و چگونگی آن را ببینند. به جای داشتن یک فرم دستی و بحث با مدیر بر سر زمان و تاریخ میتوانند از یک سیستم اتوماتیک. مانند دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل یا گیت ورود و خروج پرسنل برای ثبت ساعات کاری استفاده کنند. بدون اینکه زمان مدیریت گرفت شود. به این ترتیب با دستگاه حضور و غیاب برای مدیران برخورد با غیبت های از قبل پیش بینی نشد. و پیدا کردن جایگزین بسیار ساده تر است. و به راحتی میتوانند شخصی را برای پذیرفتن نوبت کاری اضافه انتخاب کنند.

ردیابی سریع با سامانه ورود و خروج کارکنان

اتوماسیون حضور و غیاب امکان گزارش‌گیری دقیق و فوری را فراهم می‌کند. با استفاده از داده‌های دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل، مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان، هزینه‌ها و بودجه‌ها را سریع مدیریت کنند. این سیستم بهره‌وری سازمان را افزایش و هزینه‌های اداری را کاهش می‌دهد.

 نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل و دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

نرم افزار حضور و غیاب امکان نگهداری امن داده‌های ورود و خروج پرسنل را فراهم می‌کند. این قابلیت نه تنها ایمنی اطلاعات را تضمین می‌کند، بلکه مدیران را در مواقع اضطراری توانمند می‌سازد و به رعایت تعهدات ایمنی و سلامت کار کمک می‌کند.

ویژگی های نرم افزار ورود و خروج انلاین کارمندان

امکان گزارش سازی های متنوع از تردد پرسنل

گزارش سازی های متنوع از عملکرد پرسنل یکی از مهم ترین پارامترها در مورد اتوماسیون ورود و خروج کارکنان نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین است. شما میتوانید گزارشاتی مطابق با نیازهای خود را از سامانه ورود و خروج دریافت کنید و بر طبق این گزارشات و با استفاده از سیستم داشبورد مدیریتی کسرا به رونق کسب و کار خود کمک کنید.

نظارت و کنترل ورود و خروج پرسنل با دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

از جمله مزایای سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل سازمانی اینکه به شما کمک میکند بتوانید علاوه بر ثبت ورود و خروج پرسنل نظارت مستمر و دقیقی بر رفت و آمد پرسنل خود داشته باشید (کنترل ورود و خروج پرسنل). همچین می توانید با استفاده از سامانه حضور و غیاب بدانید که کدام پرسنل در چه زمانی و در چه مکانی و از چه طریقی تردد ثبت کرده است. و به این صورت  این نرم افزار در ردیابی و کنترل تردد کارمندان نقش تعیین کننده ای در سازمان شما ایفا می کند.

مدیریت اضافه کار پرسنل با سامانه ورود و خروج کارکنان

سیستم ورود و خروج پرسنل به شما این امکان را میدهد تا با ثبت دقیق زمان مازاد حضور پرسنل خود بتوانید سرعت محاسبات حقوقی آن ها را افزایش می دهد. از این جهت اتوماسیون ورود و خروج راهگشای شما خواهد بود و امکانات مناسبی را در این رابطه در اختیار شما قرار می دهد.

دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل 

هر نرم افزار حضور و غیاب و ثبت ورود و خروج، به یک سخت افزار یا دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل نیازمند است. بسته به نوع احراز هویت و ساعت زنی، دستگاه های ثبت ورود و خروج به سه دسته تسیم می شوند:

دستگاه های حضور و غیاب غیر بیومتریک 

دستگاه های حضور و غیاب غیر بیومتریک، قدیمی ترین نوع دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل هستند. این دستگاه ها برای احراز هویت پرسنل از روش هایی مانند کارت پرسنلی، رمز عبور و شماره پرسنلی استفاده می کنند. متاسفانه امنیت این دستگاه ها بسیار پایین است، زیرا که هر فرد با داشتن کارت پرسنلی فرد دیگر و یا رمزهای عبور می تواند به راحتی به جای فرد دیگری ساعت بزند. 

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک 

بیومتریک، به معنای ویژگی های اختصاصی بدنی هر فرد زنده است. دستگاه های احراز هویت بیومتریک از این ویژگی ها برای شناسایی افراد و ثبت ورود و خروج استفاده  می کنند. شایع ترین روش احراز هویت بیومتریک، استفاده از اثر انگشت است. روش های دیگر شامل تشخیص چهره، اسکن عنبیه و شبکیه چشم، تشخیص صدا، اسکن خطوط کف دست و حطی تشخیص دست خط هستند. 

دستگاه هایی که از روش های بیومتریک برای ثبت ورود و خروج پرسنل استفاده می کنند امنیت بالایی دارند. زیرا که ویژگی های بیومتریک برای هر فرد متفاوت هستند، جعل آن ها بسیار دشوار است و اسکنرها نیز توانایی زیادی در تشخیص هویت های جعل شده دارند. یکی دیگر از ویژگی های احراز هویت بیومتریک توانایی تشخیص اثر انگشت زنده است. بدین ترتیب، امکان جعل و استفاده از اثر انگشت افراد دیگر برای ورود به سیستم و ثبت تردد بسیار کاهش می یابد. 

در دستگاه های بیومتریک، فرد ابتدا اثر انگشت، چهره و یا اثر رگهای دست خود را توسط اسکنر به سیستم وارد می کند. این اثر سپس تبدیل به کدهای رمزنگاری شده و بر روی اطلاعات شخصی فرد ضبط می شود. بعد از این، در هر بار تلاش برای احراز هویت، سیستم اطلاعات وارد شده را با اطلاعات موجود در سیستم مقایسه و هویت فرد را تایید یا رد می کند. 

دستگاه های حضور و غیاب ترکیبی

دستگاه های ترکیبی، در واقع از روش های بیومتریک و غیر بیومتریک به طور همزمان برای ثبت ورود و خروج استفاده می کنند. برای مثال فرد بعد از وارد کردن اثر انگشت و تایید آن، رمز مربوط به خود را در سیستم وارد می کند تا تایید نهایی انجام شود. در مثالی دیگر، فرد از تایید هویت از طریق چهره، کارت پرسنلی خود را برای تایید در مرحله دوم به دستگاه نزدیک می کند. این روش احراز هویت به علت داشتن امنیت بالا به خصوص در سازمان های نظامی، دولتی، ارزی و پولی، زندان ها و سالن های اجلاس بسیار پرکاربرد و حائز اهمیت هستند. 

بیشتر بخوانید: بیمه بیکاری چیست و شامل چه افرادی می شود؟

سخن آخر

امیدواریم این مقاله اطلاعات مفیدی درباره مزایای کنترل ورود و خروج پرسنل و اتوماسیون حضور و غیاب ارائه کرده باشد. اگر سیستم حضور و غیاب آنلاین کسرا برای کسب‌وکار شما مناسب است، می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با مشاوران کسرا تماس بگیرید.