کنترل ورود و خروج پرسنل با نرم افزار ورود خروج پرسنل کسرا

سیستم حضور و غیاب آنلاین همیشه یک پارامتر مهم برای سنجش بهره وری کارمندان در هر سازمان محسوب می گردد. در هر شرکت برای کنترل تردد، سنجش عملکرد فردی کارمندان و محاسبه هزینه ها به یک سیستم مدیریت خودکار نیاز می شود. نرم افزار حضور غیاب انلاین با انجام فرآیند نمایش و ذخیره اطلاعات حضور و غیاب هر شخص جایگزین روش مدیریت سنتی شده است. علاوه بر این از مزایای سامانه ورود و خروج آنلاین که برای کنترل ورود و خروج پرسنل به کار می رود این است که نرم افزاری تحت وب است که به شما این امکان را می دهد تا دسترسی راحت و سریعی به سیستم حضور و غیاب خود داشته باشید و بتوانید از این طریق عملکرد کارکنان خود را مدیریت کنید.

سامانه ورود و خروج پرسنل ابزار کارآمد ثبت ورود و خروج پرسل

سامانه ورود و خروج برای پرسنل یک ابزار کاربردی ثبت ورود و خروج پرسنل است همان طور که نرم افزاری فوق العاده مهم در مدیریت صحیح منابع انسانی است. هنوز بسیاری از کسب و کارها زمان حضور و غیاب خود را به جای دستگاه حضور غیاب و نرم افزارهایی مثل تایم شیت بر روی تکه ای کاغذ و یا نرم افزارهای صفحه گسترده ثبت می کنند که علاوه بر اینکه نیازمند وقت و تلاش قابل توجه نیروی انسانی است؛ در محاسبه و ثبت آن احتمال خطا وجود دارد (ثبت ورود و خروج پرسنل).

برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک ثبت ورود و خروج پرسنل, زمان حضور و غیاب با استفاده از ابزارها و و روش های غیر استاندارد به جای دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل بسیار وقت گیر است. بدون داشتن داده های ثبت زمان واقعی از طریق ابزارهایی مانند نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب. چگونه مدیریت می تواند کارمندان منظم خود را تشخیص دهد و کنترل ورود و خروج پرسنل را به درستی و با رضایت حداکثری انجام دهد؟ کاملا مشخص است که سازمانی که نتواند شایستگی و عدم آن را بین کارمندان خود شناسایی کند نمی تواند حرکات مشوقی داشته باشد و این موضوع کم کم منجر به کاهش انگیزه و بهره وری در بین کارمندان می شود.

خوشبختانه نرم افزارها و سخت افزارهایی مانند دستگاه کنترل تردد می توانند بسیاری از این مشکلات را از بین ببرند. اکثر کسب و کارها و پرسنل شاید این تصور را داشته باشند که یک سامانه ورود و خروج یا همان دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل تنها برای مدیران و کارفرمایان مفید است اما باید با تاکید اشاره کرد که این تصور اشتباه است. مزیت هایی که به آن ها در ادامه مقاله اشاره می شود می تواند برای کل یک مجموعه مثمر ثمر باشد. به کارگیری اتوماسیون ورود و خروج پرسنل در سازمان شما دارای فواید دو سویه زیادی برای سازمان و پرسنل است. چرا که از طرفی میتواند به عنوان یک بازوی اجرایی برای مدیران عمل کند و از طرف دیگر نیز می تواند خیال پرسنل را از محاسبه دقیق حقوق و مزایای خود راحت کند.

مزایای استفاده ازاتوماسیون ورود و خروج پرسنل

مزایای استفاده از اتوماسیون ورود و خروج پرسنل

وظایف و عملکردهای متفاوت و مهمی را میتوان برای سامانه ورود و خروج در نظر گرفت. به نحوی که استفاده از آن را به عنوان یک گزینه روی میز مهم برای مدیریت پرسنل لحاظ خواهد کرد. از جمله مهمترین وظایف سیستم حضور غیاب می توان به موارد زیر اشاره کرد:

امکان ثبت نام سریع کارمندان برای ثبت ورود و خروج پرسنل

برای شرکت هایی که تعداد کارمندان بالایی دارند. وارد کردن اطلاعات و ثبت ورود و خروج پرسنل زمان زیادی خواهد برد. تصور کنید شما بخواهید ورود و خروج تک تک پرسنل خود را به صورت دستی محاسبه کنید. مثلا در سازمانی با 1000 پرسنل مسئولین منابع انسانی باید برای ثبت و محاسبه کارکرد این افراد ساعت ها وقت بگذارند و همین امر به خودی خود نیاز به بکارگیری نیروی انسانی جدید برای نیروهای انسانی دیگر است.

این درحالی است که ممکن است اضافه کردن پرسنل جدید عملا هیچگونه توجیهی برای سازمان نخواهد داشت. این در حالی است که به کارگیری یک نرم افزار اتوماسیون ورود و خروج کنترل ورود و خروج پرسنل و یک سیستم ورود و خرووج هوشمند باید امکان ثبت سریع داده های مربوط به هر شخص را فراهم کند. شما میتوانید با چند کلیک ساده و با استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند کسرا همه آنچه را برای ثبت نام سریع کارمندان نیاز دارید را انجام دهید.

مدیریت اضافه کاری و کنترل ورود و خروج پرسنل با دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

محاسبه اضافه کاری برای اغلب شرکت ها زمان بر است چرا که چنین محاسبه ای نیازمند ظرافت های بسیاری است و نمی توان به صورت دستی از پس انجام آن برآمد. این درحالی است که به دلیل اینکه اضافه کاری به دلیل جذابیت های آن از مولفه های افزایش رضایت کارمندان محسوب می شود، به مدیریت منابع انسانی و افزایش بازدهی پرسنل نیز کمک می کند. به همین دلیل سامانه ورود و خروج باید بتواند مرجع مناسبی برای توزیع صحیح و دقیق وظیفه و حفظ انطباق با قوانین اضافه کاری اداره کار پرسنل باشد.

مدیریت اضافه کاری و کنترل ورود و خروج پرسنل

مدیریت مرخصی در سامانه ورود و خروج پرسنل

تخصیص، تصویب و عدم تایید مرخصی از موارد مهم در اتوماسیون کنترل تردد (اتوماسیون ورود و خروج) و سیستم های حضورو غیاب است هستند. پرسنل نیاز دارند بتوانند به ساده ترین شکل ممکن مرخصی های خود را ثبت کنند بنابراین استفاده از این نرم افزار در ثبت ورود و خروج پرسنل میتواند به خوبی در مدیریت مرخصی های پرسنل تاثیرگذار باشد. همچنین با استفاده از اپلیکیشن حضور و غیاب کاربران می توانند مرخصی های خود را از خانه درخواست کنند. و مدیر نیز می تواند با استفاده از اپلیکیشن یا از طریق نسخه تحت وب سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل مرخصی ها را تایید را رد کند.

گزارش گیری در زمان واقعی برای کنترل ورود و خروج پرسنل

یک نرم افزار حضور و غیاب انلاین کارآمد در هر زمانی اجازه مشاهده یا تایید گزارشات را برای مدیران فراهم می کند. مدیران قادر خواهند بود کلیه ترددهای پرسنل خود را مشاهده و رصد کنند و از این طریق بر عملکرد کاری آنان نظارت کنند. پس از آن مدیران میتوانند گزارشات لازم را از سامانه حضور و غیاب اخذ و در نهایت از آن ها برای مدیریت هرچه بهتر سازمان خود استفاده کنند. علاوه بر این دریافت گزارشات در زمان محاسبات حقوق آخر ماه جزء امتیازات نرم افزار حضور و غیاب است و موجب می شود فرآیندهای مالی و فرایندهای مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل به سرعت انجام شود.

تعیین میزان دسترسی در سامانه ورود و خروج پرسنل

سازمان ها دارای سلسله مراتب مدیریتی و کاری مختلفی هستند که همین امر باعث میشود قوانین تردد و حضور غیاب و مدیریت کنترل تردد در آن ها متفاوت باشد. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کسرا به گونه ای طراحی شده است که بر اساس موقعیت و سلسله مراتب سازمانی می توان حق مشاهده، تغییر و یا حذف داده ها را به پرسنل و مدیران اعطا نمود. این امر موجب می شود دسترسی های افراد به اجزای مختلف سیستم متناسب با جایگاه سازمانی آن ها باشد.

تعیین میزان دسترسی در  سامانه ورود و خروج پرسنل

مزایای اتوماسیون ورود و خروج پرسنل

سیستم مدیریتی و سامانه کنترل تردد دستی علاوه بر دست و پاگیری، هیچ تضمینی برای صحت اطلاعات نداشت. مزیت های نرم افزارورود و خروج پرسنل چند بعدی است. با خودکار نمودن و اتوماتیک کردن روند ثبت تردد کارمندان به ساده سازی فرآیند مدیریتی کمک می کند. برای سازمان هایی که با تیم های مستقر در چند شعبه همکاری دارند. سیستم حضور غیاب آنلاین زمان را به خوبی مدیریت می نماید. همچنین این سیستم زمان واقعی کارکرد را ثبت نموده. و با ارایه گزارشات آنلاین محاسبات حقوقی را سرعت می بخشد. رعایت قوانین اداره کار و اضافه کاری از مزایای دیگر این اتوماسیون هستند.

برخلاف تصور عموم که فقط سازمان های بزرگ قابلیت استفاده از سامانه ورود و خروج پرسنل را دارند. حتی مشاغل کوچک و نوپا هم می توانند از مزایای این سیستم بهره مند شوند. سازمان های بزرگ به دلیل شرایط کاری خود و اینکه تنوع شیفت ها و برنامه های کاری دارند و به دلیل هزینه ای که برای خرید نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل می پردازند شرایط متفاوتی دارند. اما کسرا امکانی را فراهم کرده است که با استفاده از سامانه حضور و غیاب ابری اتنسی صاحبان کسب و کارهای کوچک با هزینه کمتر به آسانی ورود و خروج پرسنل خود را مدیریت می نمایند.

بهترین نرم افزار حضور و غیاب فرآیند عملیاتی و مدیریتی ثبت ورود و خروج پرسنل را ساده و خودکار نموده و کار را برای مدیران منابع انسانی آسان می کند. کاربران از طریق رابط کاربر پسند می توانند برای به روزرسانی حضور مربوط به حساب های خود وارد شوند. همچنین امکان مشاهده وضعیت مرخصی  و اضافه کاری فراهم است. ماژول گزارش دهی در این برنامه منسجم و جامع بوده و گزارش های تلفیقی در زمان مناسب تولید می کند.

مزایای اتوماسیون ورود و خروج پرسنل

زمانبندی موثر در کنترل ورود و خروج پرسنل

نرم افزار حضور و غیاب کاملا اتوماتیک ابری به مدیران اجازه می دهد تا به سادگی زمان و مکانی که کارکنان کار می کنند را بررسی کنند و همچنین امکان دسترسی به داده ها را در هر زمان و مکانی فراهم می سازد. نرم افزار، اطلاعات حضور و غیاب را از دستگاه حضور و غیاب تخلیه و جمع آوری کرده و امکان آنالیز اطلاعات را جهت کسب راه های بهتر برای افزایش بهره وری فراهم می کند.

شیفت بندی با بهره مندی از سامانه ورود و خروج پرسنل

به علاوه بهترین نرم افزار حضور و غیاب اتوماتیک یا یک اتوماسیون ورود و خروج به همان اندازه که برای کارفرمایان سودمند است؛ مزیت هایی نیز برای پرسنل دارد. این سیستم ها نیاز به پر کردن تایم شیت های دستی (جداول و فرم های ثبت ورود و خروج پرسنل) که می تواند وقت گیر و ناخوشایند باشد را از بین می برد.

شیفت بندی با بهره مندی از سامانه ورود و خروج پرسنل

پردازش دقیق اطلاعات و دقت در کنترل ورود و خروج پرسنل

البته پردازش دقیق اطلاعات، باعث بهبود دقت و صحت فیش حقوقی می شود و شفافیت کامل را ارائه می دهد. کارکنان میتوانند آنچه را که به دست آورده اند و چگونگی آن را ببینند. به جای داشتن یک فرم دستی و بحث با مدیر بر سر زمان و تاریخ میتوانند از یک سیستم اتوماتیک. مانند دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل یا گیت ورود و خروج پرسنل برای ثبت ساعات کاری استفاده کنند. بدون اینکه زمان مدیریت گرفت شود. به این ترتیب با دستگاه حضور و غیاب برای مدیران برخورد با غیبت های از قبل پیش بینی نشد. و پیدا کردن جایگزین بسیار ساده تر است. و به راحتی میتوانند شخصی را برای پذیرفتن نوبت کاری اضافه انتخاب کنند.

ردیابی سریع با سامانه ورود و خروج کارکنان

یکی از مهم ترین مزیت های اتوماسیون حضور و غیاب گزارشگیری است. تنها بعد از انجام این کار و مقایسه دستگاه های اتوماتیک مانند دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی با  دیتاهای کاغذی است که می توان به اهمیت این قابلیت پی برد. با استفاده از داده هایی که از طریق دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل به دست آمده است. در زمان واقعی می توانید بودجه های برنامه ها، هزینه های تایم شیت واقعی، معاملات فروش و دیگر متغیر های مرتبط با کارکنان را سریع انجام دهید.

مدیریت کارآمد، سریع و هوشمندانه حضور و غیاب کارکنان می تواند به طور قابل توجهی کارایی کسب و کار را افزایش دهد. و باعث کاهش هزینه های اداری شود و به تبع سود خالصی سازمان ها را بالا ببرد. مدیران و کارفرمایانی که به دنبال افزایش سودآوری هستند. به این نکته توجه کافی دارند و می داننذ که تا چه حد یک دستگاه حضور غیاب می تواند مثمر ثمر باشد.

ردیابی سریع با سامانه ورود و خروج کارکنان

مزیت نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل و دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

حفظ مدارک صحیح افراد در سایت و یا در ساختمان اداری در هر زمانی. نه فقط ایمنی را بلکه قدرت عملکرد مدیر را نیز در صورت وقوع حادثه افزایش می دهد. و به شما کمک می کند تا مطابق تعهدات ایمنی و سلامت کار عمل نمایید. به خاطر داشته باشید که به عنوان صاحب یک کسب و کار و یا مدیر کارکنان نیاز به محیط امنی دارند. و این یکی از کاربردی ترین مزیت های این بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای پرسنل است. سازمانها میتوانند از این طریق داده هایی ورود و خروج پرسنل که از طریق دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل به ثبت میرسد. را در فضای امنی نگهداری کنند.

مزیت نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل برای پرسنل ایمنی اسناد

ویژگی های نرم افزار ورود و خروج انلاین کارمندان

امکان گزارش سازی های متنوع از تردد پرسنل

گزارش سازی های متنوع از عملکرد پرسنل یکی از مهم ترین پارامترها در مورد اتوماسیون ورود و خروج کارکنان نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین است. شما میتوانید گزارشاتی مطابق با نیازهای خود را از سامانه ورود و خروج دریافت کنید و بر طبق این گزارشات و با استفاده از سیستم داشبورد مدیریتی کسرا به رونق کسب و کار خود کمک کنید.

نظارت و کنترل ورود و خروج پرسنل با دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل

از جمله مزایای سیستم کنترل ورود و خروج پرسنل سازمانی اینکه به شما کمک میکند بتوانید علاوه بر ثبت ورود و خروج پرسنل نظارت مستمر و دقیقی بر رفت و آمد پرسنل خود داشته باشید (کنترل ورود و خروج پرسنل). همچین میتوانید با استفاده از سامانه حضور و غیاب بدانید که کدام پرسنل در چه زمانی و در چه مکانی و از چه طریقی تردد ثبت کرده است. و به این صورت  این نرم افزار در ردیابی و کنترل تردد کارمندان نقش تعیین کننده ای در سازمان شما ایفا می کند.

نظارت و کنترل ورود و خروج پرسنل

مدیریت اضافه کار پرسنل با سامانه ورود و خروج کارکنان

سیستم ورود و خروج پرسنل به شما این امکان را میدهد تا با ثبت دقیق زمان مازاد حضور پرسنل خود بتوانید سرعت محاسبات حقوقی آن ها را افزایش می دهد. از این جهت اتوماسیون ورود و خروج راهگشای شما خواهد بود و امکانات مناسبی را در این رابطه در اختیار شما قرار می دهد.

مدیریت اضافه کار پرسنل با سامانه ورود و خروج کارکنان

دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل 

هر نرم افزار حضور و غیاب و ثبت ورود و خروج، به یک سخت افزار یا دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل نیازمند است. بسته به نوع احراز هویت و ساعت زنی، دستگاه های ثبت ورود و خروج به سه دسته تسیم می شوند:

دستگاه های حضور و غیاب غیر بیومتریک 

دستگاه های حضور و غیاب غیر بیومتریک، قدیمی ترین نوع دستگاه ثبت ورود و خروج پرسنل هستند. این دستگاه ها برای احراز هویت پرسنل از روش هایی مانند کارت پرسنلی، رمز عبور و شماره پرسنلی استفاده می کنند. متاسفانه امنیت این دستگاه ها بسیار پایین است، زیرا که هر فرد با داشتن کارت پرسنلی فرد دیگر و یا رمزهای عبور می تواند به راحتی به جای فرد دیگری ساعت بزند. 

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک 

بیومتریک، به معنای ویژگی های اختصاصی بدنی هر فرد زنده است. دستگاه های احراز هویت بیومتریک از این ویژگی ها برای شناسایی افراد و ثبت ورود و خروج استفاده  می کنند. شایع ترین روش احراز هویت بیومتریک، استفاده از اثر انگشت است. روش های دیگر شامل تشخیص چهره، اسکن عنبیه و شبکیه چشم، تشخیص صدا، اسکن خطوط کف دست و حطی تشخیص دست خط هستند. 

دستگاه هایی که از روش های بیومتریک برای ثبت ورود و خروج پرسنل استفاده می کنند امنیت بالایی دارند. زیرا که ویژگی های بیومتریک برای هر فرد متفاوت هستند، جعل آن ها بسیار دشوار است و اسکنرها نیز توانایی زیادی در تشخیص هویت های جعل شده دارند. یکی دیگر از ویژگی های احراز هویت بیومتریک توانایی تشخیص اثر انگشت زنده است. بدین ترتیب، امکان جعل و استفاده از اثر انگشت افراد دیگر برای ورود به سیستم و ثبت تردد بسیار کاهش می یابد. 

در دستگاه های بیومتریک، فرد ابتدا اثر انگشت، چهره و یا اثر رگهای دست خود را توسط اسکنر به سیستم وارد می کند. این اثر سپس تبدیل به کدهای رمزنگاری شده و بر روی اطلاعات شخصی فرد ضبط می شود. بعد از این، در هر بار تلاش برای احراز هویت، سیستم اطلاعات وارد شده را با اطلاعات موجود در سیستم مقایسه و هویت فرد را تایید یا رد می کند. 

دستگاه های حضور و غیاب ترکیبی

دستگاه های ترکیبی، در واقع از روش های بیومتریک و غیر بیومتریک به طور همزمان برای ثبت ورود و خروج استفاده می کنند. برای مثال فرد بعد از وارد کردن اثر انگشت و تایید آن، رمز مربوط به خود را در سیستم وارد می کند تا تایید نهایی انجام شود. در مثالی دیگر، فرد از تایید هویت از طریق چهره، کارت پرسنلی خود را برای تایید در مرحله دوم به دستگاه نزدیک می کند. این روش احراز هویت به علت داشتن امنیت بالا به خصوص در سازمان های نظامی، دولتی، ارزی و پولی، زندان ها و سالن های اجلاس بسیار پرکاربرد و حائز اهمیت هستند. 

بیشتر بخوانید: بیمه بیکاری چیست و شامل چه افرادی می شود؟

سخن آخر

امیدواریم توانسته باشیم در این نوشته اطلاعات مناسبی در رابطه با مزیت کنترل ورود و خروج پرسنل و اتوماسیون ورود و خروج کارکنان داده باشیم و به شما در انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب یاری رسانده باشیم. اگر مطمئن شدید سیستم حضور و غیاب آنلاین کسرا با توجه به ویژگی های منحصر به فرد آن ها برای شما مناسب است، برای کسب اطلاعات بیشتر با مشاوران کسرا در ارتباط باشید.