سیستم حضور و غیاب هوشمند؛ راهکار افزایش بازده پرسنل

چگونه وجود سیستم حضور و غیاب هوشمند در سازمان بهره وری کارکنان را بهبود می بخشد؟

سیستم حضور و غیاب هوشمند نقش مهمی در بهبود بهره‌وری کارکنان دارد. این سیستم ساعات کاری را دقیق ثبت می‌کند، محاسبات حقوق و دستمزد و اضافه‌کاری را به صورت خودکار انجام می‌دهد و خطاهای انسانی را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، مدیران می‌توانند از داده‌های ثبت‌شده برای تحلیل عملکرد، ارزیابی کارایی و ارتقای کارکنان استفاده کنند. این شفافیت و دقت در مدیریت زمان و عملکرد نه تنها فرآیندهای سازمان را بهینه می‌کند، بلکه انگیزه و بهره‌وری کارکنان را نیز افزایش می‌دهد.

سیستم های حضور و غیاب هوشمند چگونه به وجود آمدند؟

در گذشته کسب و کارهای زیادی وجود نداشت که مشغله آن ها رعایت زمان رفت و آمد کارمندان یا کارگران باشد. در واقع در گذشته تعداد مشاغل اندکی وجود داشت که در آن افراد متخصص کارخانجات یا کارگاه هایی را راه اندازی می کردند و افراد در همان جا سرکار بودند. اما رفته رفته نیاز به مشاغل جدید و به کار گرفتن افراد متخصص، کنترل کردن زمان رفت و آمد پرسنل فعال در یک مجموعه کار آسانی نبود.

به همین دلیل مشاغل مختلف بزرگ تصمیم گرفتند از اهمال کاری نیروهای کار جلوگیری کرده و حتی در صورت لزوم ساعت کاری آن ها را افزایش دهند. به همین دلیل در قرن 19 اولین روش ثبت ساعات کاری به صورت دستی آغاز شد. اما این روش هم کارآمد نبود و باعث به وجود آمدن خطا می شدند.

به همین دلیل ایده طراحی یک ساعت به ذهن یک جواهر فروش به نام باندی رسید و طی یک سیر زمانی مشخص ابتدا ساعت باندی، سپس ساعت دی، ساعت روچستر را طراحی و ارائه کرد. انقلاب اصلی در صنعت حضور و غیاب در سال 1911 میلادی توسط شرکت IBM ایجاد شد.  در دهه 1920 میلادی بسیاری از کارخانجات روش ثبت ساعت به صورت دستی را کنار گذاشتند. عملکرد توسعه یافته این دستگاه های حضور و غیاب به صورتی بود که در سال 1938 امکان چاپ ساعات کاری روی کاغذها برای کارمندان مختلف امکان پذیر بود.

اما این روش نیز دارای هزینه های مختلف مانند خرید و چاپ ساعات کاری روی کاغذ و صرف زمان نسبتا زیادی از کارمندان در زمان شروع کار و به پایان رساندن ساعت کاری بود. پس از آن نیز انواع دستگاه های حضور و غیاب طراحی و ارائه شدند که هنوز هم در برخی از سازمان ها از آن ها استفاده می شود. تا این که در طی دهه اخیر تحول منحصر به فرد و ویژه ای در طراحی سیستم های حضور و غیاب ایجاد شد و همه اقدامات توسط نرم افزار صورت می گرفت.

با طراحی نرم افزار و اپلیکیشن های آنلاین نیاز به طراحی دستگاه ها، استفاده از قطعات مختلف و حتی احتمال بروز خطا و نیاز به تعمیرات شدیدا کاهش یافت.

سیستم حضور و غیاب هوشمند شامل چه قسمت هایی است؟ 

سیستم حضور و غیاب هوشمند معمولاً از چند بخش اصلی تشکیل شده که امکان مدیریت و ویرایش اطلاعات را به کاربران می‌دهد:

1. اطلاعات پایه و اولیه
در این بخش، موارد زیر تعریف می‌شوند:

• مشخصات شرکت و نوع استخدام پرسنل

• شیفت‌های کاری و تقویم کاری شامل ایام تعطیل

• اطلاعات فردی کارکنان مانند سمت، تحصیلات و تجربه

• حداکثر و حداقل ساعات کاری، اضافه‌کاری و سایر قوانین حضور

2. ویرایش و محاسبات
در این قسمت می‌توان موارد زیر را ثبت یا در صورت نیاز ویرایش کرد:

• ترددهای روزانه کارکنان

• ماموریت‌ها و مرخصی‌ها

• ساعات کاری و اضافه‌کاری

3. خروجی و گزارش‌گیری
یکی از مهم‌ترین کاربردهای نرم افزار، مدیریت حقوق و دستمزد است. این بخش امکان تهیه گزارش‌های متنوع را فراهم می‌کند:

• گزارش کارکرد فردی و گروهی پرسنل

• گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه

• استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی

ایجاد سازنده با استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

انگیزه و ارتباطات مؤثر، دو عامل کلیدی موفقیت هر سازمان هستند. سیستم حضور و غیاب هوشمند به کارکنان کمک می‌کند تا به سیاست‌های حضور و غیاب پایبند باشند و ساعت‌های ورود و خروج خود را به درستی ثبت کنند، که این امر از بروز خطا در فیش حقوقی جلوگیری می‌کند.

علاوه بر این، وجود داده‌های دقیق و واقعی به کارکنان امکان می‌دهد عملکرد خود را ارزیابی کنند و راهکارهایی برای بهبود بهره‌وری و مشارکت خود در رشد سازمان پیدا کنند.

با اجرای سیستم حضور و غیاب هوشمند، شرکت‌ها می‌توانند محیط کاری پاسخگو، منظم و کارآمد ایجاد کنند که هم به نفع سازمان است و هم به نفع کارکنان.

ایجاد شفافیت با بهره مندی از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

ردیابی زمان حضور و غیاب به کارکنان اجازه می دهد تا نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنند و بدین ترتیب بدانند در چه مواردی نیاز به بهبود عملکرد دارند. این امر همچنین به مدیران کمک می کند تا با پشتیبانی اطلاعاتی که در اختیار دارند با کارکنان خود مکالماتی را داشته باشند. همچنین سیستم حضور و غیاب هوشمند با ارائه اطلاعات صحیح و شفاف سازی در مورد زمانی که صرف کار برای مشتری و پروژه های خاص شده است، اعتماد بین شرکت و مشتریان آن افزایش می یابد.

مدیریت زمان با استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند

ردیابی زمان به کارکنان کمک می‌کند تا بدانند وقت خود را صرف کدام وظایف کرده‌اند و کدام کارها زمان بیشتری نیاز داشته‌اند. این آگاهی به آن‌ها امکان می‌دهد زمان خود را به‌طور مؤثر و با توجه به اهمیت هر وظیفه تقسیم‌بندی کنند.

سیستم حضور و غیاب هوشمند این فرآیند را ساده و عملیاتی می‌کند. علاوه بر این، مدیران سازمان‌ها با استفاده از این سیستم می‌توانند نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان داشته باشند. نتیجه این نظارت، افزایش بهره‌وری، بهبود عملکرد و ارتقای رضایت کارکنان در محیط کار است.

اجتناب از خطای انسانی و دستیابی به رضایت شغلی 

• خطاهای دستی را حذف کنید
  محاسبه دستی ساعات کاری وقت‌گیر است و خطاها می‌توانند باعث نارضایتی کارکنان شوند. سیستم حضور و غیاب هوشمند این خطاها را شناسایی و اصلاح سریع آن‌ها را ممکن می‌سازد. نتیجه؟ فیش حقوقی دقیق و رضایت بالاتر کارکنان.
• بهره‌وری سازمان را افزایش دهید
  سیستم حضور و غیاب نه تنها زمان و عملکرد کارکنان را مدیریت می‌کند، بلکه به مدیران امکان می‌دهد تصمیمات بهتری بگیرند. این افزایش کارایی باعث رشد سازمان، سود بیشتر و موفقیت بلندمدت می‌شود.
• ابزاری ساده اما قدرتمند
  هرچند ممکن است یک نرم افزار حضور و غیاب ساده به نظر برسد، اما می‌تواند یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان شما برای افزایش بهره‌وری و بهبود محیط کار باشد.

سیستم کنترل تردد هوشمند 

اما این تمام ماجرای این نرم افزارهای حضور و غیاب و تاثیرشان بر افزایش کارآیی شرکت‌ها نیست؛ بلکه این راهکار باعث آسانتر شدن کارها برای پرسنل و تهیه یک لیست حضور و غیاب کارکنان نیز می شود. با استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب کارتابلی در اختیار هر کارمند قرار می گیرد که در آن می توانند انواع مجوزهای خود مانند مرخصی روزانه، ساعتی و ماموریت های خود را به راحتی ثبت کنند.

هم چنین با نصب اپلیکیشن موبایل حضور و غیاب بر روی گوشی همراه خود می توانند به صورت آنلاین درخواست ها و کارهای حقوقی خود را برای حضور و غیاب کارکنان خود انجام دهند. به این ترتیب دیگر نیازی به مراجعه به دفاتر پرسنلی ندارند و این موضوع باعث کاهش وقت پرت آن ها می شود و در مدت کوتاهی موجبات افزایش بهره وری سازمان شما را فراهم می کند.

ضرورت سیستم حضور و غیاب برای سازمان های آموزشی

سیستم حضور و غیاب هوشمند بیومتریک ورود و خروج دانشجویان را به سرعت و با دقت ثبت می‌کنند. این سیستم‌ها، ابزار مؤثری برای حفظ هویت و حریم خصوصی دانشجویان هستند و محبوبیت بالایی دارند.

چرا روش‌های سنتی کافی نیستند؟

• نیاز به زمان و نیروی انسانی زیاد

• خطاهای ثبت ورود و خروج

• امکان حضور به جای دیگران یا سرقت کارت

مزایای تکنولوژی بیومتریک

• استفاده از ویژگی‌های منحصر به فرد هر فرد مانند اثر انگشت

• جلوگیری از خطا و حضور جایگزین حتی در دوقلوهای یکسان

• خودکار بودن فرآیند و کاهش بار کاری اساتید و مدیران

تاثیر مستقیم بر کیفیت آموزش
این سیستم نه تنها مدیریت حضور و غیاب را ساده می‌کند، بلکه نظم آموزشی را بهبود می‌بخشد.

مزایای استفاده از انواع سیستم ‌های کنترل تردد هوشمند برای نظارت بر حضور دانشجو

مشکلات عدم استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

کنترل غیبت کارکنان زمان زیادی را از منابع انسانی شرکت ها می گیرد. علاوه بر کنترل تردد کارکنان، باید وسیله ای برای ثبت وقایع و پیش بینی پاسخی مناسب برای آنها وجود داشته باشد. سیستم حضور و غیاب هوشمند دقیقا این کار را می کند. یعنی مسئولیت کنترل تردد، ثبت وقایع، پیش بینی پاسخی مناسب و موارد مشابه را به عهده می گیرد.برخی مشکلات اساسی وجود دارند که در صورت عدم استفاده از سامانه کنترل تردد برای کسب و کارها به وجود می آیند.

برخی از این مشکلات عبارتند از:

1) مشکلات کنترل تردد و مشکلات عدم استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند

نظارت بر ورود و خروج کارکنان در هر سازمانی ضروری است، اما انجام آن به‌صورت دستی باعث افزایش خطا، بی‌نظمی و سوء‌گزارش‌های عمدی یا سهوی می‌شود. در روش‌های سنتی ممکن است کارکنان ساعات کاری یا غیبت خود را نادرست اعلام کنند و مدیریت زمان مرخصی‌ها نیز دشوار و زمان‌بر باشد.

در مقابل، سیستم حضور و غیاب هوشمند با ثبت دقیق تردد و تحلیل داده‌ها، به مدیران کمک می‌کند تا علت غیبت‌ها و الگوی مرخصی کارکنان را به‌درستی شناسایی و مدیریت کنند.

2) مشکلات مدیریت اطلاعات سیستم های حضور و غیاب هوشمند

مدیریت اطلاعات و درخواست ها توسط سامانه حضور و غیاب بسیار ساده تر از حالت سنتی است. در حالت سنتی باید به صورت دستی تمام اطلاعات را ثبت کرد و در کاغذها و پرونده آن ها را نگهداری و مدیریت کرد. حال آنکه مدیریت و نظم دهی به پرونده های کاغذی به راحتی نیست و به اندازه یک بخش کامل نیرو نیاز دارد.

اگر از نرم افزار حضور و غیاب استفاده شود؛ در زمان های شلوغ و اوج ترافیک درخواست ها، این نرم افزار حضور و غیاب هوشمند است که با سرعت و نظم بالا می تواند به درخواست ها رسیدگی کند. اما به صورت دستی هیچگاه نمی توان نظم و سرعت موجود در حالت اتوماسیون را در پروسه درخواست ها اعمال کرد.

در صورت نیاز به پرونده های کارکنان سابق، می توان سوابق کاری و حتی تعداد غیبت های او را سریع و کامل در اختیار داشت. اما در حالت سنتی برای دسترسی به اطلاعات کارکنان سابق باید به حجم انبوهی از اطلاعات بایگانی و احتمالا ناقص، بسنده کرد. اگر ساعات کاری کارکنان توسط سیستم حضور و غیاب هوشمند ثبت شود، به راحتی مشخص می شود که چه کسی چند ساعت کار مفید داشته و چه افرادی و به چه علت غیبت داشته اند. 

3) مدیریت زمان و مشکلات عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند

سیستم حضور و غیاب هوشمند با قابلیت سلف‌سرویس به کارکنان اجازه می‌دهد تا وضعیت حضور، غیبت و اضافه‌کاری خود را بررسی کنند و این امر موجب صرفه‌جویی قابل‌توجه در زمان می‌شود.

این سامانه از طریق داشبورد مدیریتی اطلاعات حضور، مرخصی و عملکرد کارکنان را به‌صورت لحظه‌ای و دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهد. در نتیجه، محاسبه حقوق، اضافه‌کاری و پاداش‌ها به شکل خودکار و بدون خطا انجام می‌شود.

در مقابل، نبود این سیستم باعث می‌شود نیروی انسانی زمان زیادی را صرف ثبت دستی ترددها کند که علاوه بر زمان‌بر بودن، احتمال خطا و اهمال‌کاری نیز در آن بالاست.

4) مدیریت مالی با استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند

سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند با کاهش هزینه‌های غیرضروری و صرفه‌جویی در منابع مالی نقش مهمی در مدیریت اقتصادی سازمان‌ها دارند. این سیستم‌ها با ثبت دقیق غیبت‌ها و دلایل آن‌ها، به مدیران کمک می‌کنند تا الگوی غیبت کارکنان را شناسایی کرده و برای زمان‌های پرکار بهتر برنامه‌ریزی کنند.

در نتیجه، سازمان می‌تواند از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرده و بهره‌وری مالی خود را افزایش دهد.

علاوه بر این، انتخاب یک سیستم جامع اهمیت زیادی دارد؛ چراکه هدف اصلی این نرم افزارها افزایش دقت، سرعت و سهولت استفاده است. یک سیستم هوشمند و کاربرپسند نه‌تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد بلکه به بهبود عملکرد مالی و عملیاتی سازمان نیز کمک می‌کند.

نقش نرم افزار کنترل تردد و نحوه کار با آن در سازمان ها 

دستگاه حضور و غیاب نقش ورود اطلاعات پرسنل را به اتوماسیون کنترل تردد هوشمند ایفا می کند. اما تنها ورود اطلاعات پرسنلی به سیستم کنترل تردد کافی نیست و باید بتوان از این داده ها بهترین استفاده را برای بالا بردن بهره وری سازمان ها داشت.

سیستم حضور و غیاب هوشمند وظیفه جمع آوری اطلاعات کارکنان، پردازش داده ها و همچنین ارائه گزارش های متنوع به بخش های مختلف سازمانی از جمله واحد منابع انسانی، واحد حقوق و دستمزد و مدیران سازمانی را دارد. سیستم هوشمند کنترل تردد شرکت مهندسی کسرا با توجه به فناوری پیشرفته استفاده شده در آن یکی از بهترین سامانه های کنترل تردد پرسنل در سطح کشور به ویژه برای سازمان هایی با تعداد پرسنل بالا است چرا که قادر است بالاترین سطح دقت، سرعت و امنیت ثبت تردد را در اختیار سازمان های مختلف قرار دهد.