چگونگی استفاده مطلوب از دستگاه ثبت تردد مناسب سازمان‌ها

استفاده از تجهیزات سخت افزاری و همچنین انتخاب دستگاه ثبت تردد و حضور و غیاب مناسب برای هر سازمان بسیار حائز اهمیت است. از این رو، در حین استفاده از تجهیزات سخت افزاری حضور و غیاب با مشکلاتی مواجه خواهید شد. چالش ها و مشکلات استفاده از تجهیزات سخت افزاری مناسب در سازمان ها در ادامه بیان شده و توضیحاتی در خصوص آن ها مطرح شده است.

• مشکلات احراز هویت کاربران توسط دستگاه ثبت تردد
• کنترل ترافیک پرسنل در بازه تغییر شیفت
• استفاده صحیح از قفل های الکتریکی
• استفاده صحیح از گیت کنترل تردد

مشکلات احراز هویت کاربران توسط دستگاه ثبت تردد

در برخی از سازمان ها امکان دارد که با مشکل احراز هویت کاربران توسط دستگاه های حضور و غیاب رو برو شوید. در ادامه با برخی از این مشکلات آشنا خواهید شد.

عدم نصب درست دستگاه ثبت تردد در مکان مناسب

در بسیاری از سازمان‌ها از دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره یا اثر انگشت استفاده می‌شود. با این حال، اگر این دستگاه‌ها به‌درستی نصب نشوند، ممکن است در برخی مواقع ورود و خروج کارکنان را ثبت نکنند، اطلاعات به‌درستی در سیستم ذخیره نشود یا حتی مشکلاتی در پایگاه داده (دیتابیس) به وجود آید.

هر دستگاه حضور و غیاب دارای دستورالعمل نصب و راهنمای استفاده مخصوص به خود است که رعایت نکات آن برای دستیابی به بهترین عملکرد ضروری است. این راهنما معمولاً شامل توصیه‌هایی در مورد ارتفاع مناسب نصب دستگاه و محل دقیق استقرار آن می‌باشد.

برای نمونه، در دستگاه‌های تشخیص چهره باید به میزان روشنایی محیط توجه ویژه‌ای داشت. مقدار نور محیط نباید کمتر از ۳۰ هزار لوکس باشد تا دستگاه بتواند چهره‌ها را به درستی شناسایی کند. برای درک بهتر، کافی است بدانید که:

• نور مستقیم خورشید حدود ۱۰۰ هزار لوکس است.

• زیر سایه‌ی یک جسم، نور به حدود ۵۰ هزار لوکس می‌رسد.

• در محیط‌های نیمه‌سایه یا دارای سقف، معمولاً ۳۰ هزار لوکس نور وجود دارد.

بنابراین، پیش از نصب دستگاه باید میزان نور محیط اندازه‌گیری شود تا بهترین خروجی و دقت عملکرد به دست آید. معمولاً جدیدترین مدل‌های دستگاه حضور و غیاب از برندهای معتبر مانند سوپریما (Suprema) یا فیس‌استیشن (FaceStation) با شرایط نوری بین ۲۵ تا ۳۰ هزار لوکس عملکردی دقیق و قابل اعتماد ارائه می‌دهند.

عدم تعریف صحیح داده های احراز هویت کاربران دستگاه کنترل تردد

پس از خرید دستگاه کنترل تردد یا حضور و غیاب، اولین گام مهم، مطالعه دقیق راهنمای نصب و نحوه تعریف داده‌های احراز هویت کاربران است. یکی از رایج‌ترین مشکلات در فرایند احراز هویت، به دلیل تعریف نادرست اطلاعات کاربران در دستگاه رخ می‌دهد. تا زمانی که داده‌ها به‌صورت دقیق و کامل وارد نشوند، دستگاه قادر نخواهد بود افراد را به‌درستی شناسایی کند.

به عنوان مثال، هنگام تعریف پرسنل در دستگاه‌های کنترل تردد با فناوری Visible Light، نباید چهره‌ی فرد در حالی ثبت شود که ماسک بر صورت دارد؛ زیرا در این حالت دستگاه در تشخیص چهره‌ی واقعی او دچار خطا خواهد شد.
همچنین در دستگاه‌های اثر انگشتی، افرادی که با دستان خود زیاد کار می‌کنند (مانند کارگران یا تکنسین‌ها)، بهتر است انگشت موردنظر را سه مرتبه ثبت کنند تا احتمال خطا در شناسایی به حداقل برسد.

هر انگشت انسان دارای نقاط شاخص منحصربه‌فرد است که دستگاه هنگام ثبت، از آن‌ها تصویری تهیه می‌کند. در این تصویر، حدود ۵۰ تا ۶۰ نقطه‌ی کلیدی علامت‌گذاری می‌شود. دستگاه در زمان احراز هویت، معمولاً ۲۰ نقطه از این نواحی را بررسی کرده و آن را با داده‌های ذخیره‌شده در پایگاه داده مقایسه می‌کند. این فرآیند باید در کمتر از یک ثانیه انجام شود تا عملکرد سیستم سریع و دقیق باقی بماند.

در سازمان‌های بزرگ که از چندین مدل مختلف دستگاه استفاده می‌شود، هماهنگی و جمع‌آوری اطلاعات ممکن است با چالش‌هایی همراه باشد. هر دستگاه دارای کنسول مدیریتی مخصوص به خود است و یکپارچه‌سازی داده‌ها از چند برند متفاوت کار آسانی نیست.
در این شرایط، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی جامع مانند بایوویشن می‌تواند بسیار مؤثر باشد. این نرم افزار توانایی اتصال به ۵ تا ۶ برند مختلف دستگاه حضور و غیاب را دارد و امکاناتی همچون تخلیه آنلاین اطلاعات، جابه‌جایی پرسنل بین دستگاه‌ها، غیرفعال‌سازی کاربران و مدیریت دسترسی‌ها را به‌صورت متمرکز در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

کنترل ترافیک پرسنل در بازه تغییر شیفت ثبت تردد

در سازمان‌های بزرگ مانند صنایع فولادی، نفتی و واحدهای تولیدی، در زمان تغییر شیفت کاری معمولاً تعداد زیادی از کارکنان به‌صورت هم‌زمان قصد ثبت ورود یا خروج خود را دارند. در چنین شرایطی، اگر دستگاه‌های حضور و غیاب سرعت پردازش پایینی داشته باشند، صف‌های طولانی و ترافیک انسانی در محل تردد شکل می‌گیرد که موجب اتلاف زمان و نارضایتی پرسنل می‌شود.

برای جلوگیری از بروز این مشکل، چند راهکار مؤثر وجود دارد:

1. استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب با سرعت بالاتر در پردازش احراز هویت، به‌ویژه در ورودی‌هایی که حجم تردد زیاد است.

2. افزایش تعداد دستگاه‌های ثبت تردد در نقاط پرتردد تا حجم کار بین چند دستگاه تقسیم شود و ازدحام کاهش یابد.

3. بهینه‌سازی نرم افزار مدیریت تردد برای تخلیه سریع داده‌ها و هم‌زمان‌سازی بلادرنگ (Online) اطلاعات.

اگر سازمان شما از دستگاه‌های تشخیص چهره برای کنترل تردد استفاده می‌کند، فناوری Visible Light می‌تواند انتخابی هوشمندانه باشد. این دستگاه‌ها با بهره‌گیری از هوش مصنوعی و الگوریتم‌های نوری پیشرفته، توانایی تشخیص چهره در شرایط نوری مختلف را دارند و با سرعت، دقت و امنیت بالا عملیات ثبت تردد را انجام می‌دهند.

مدل‌های مختلف این دستگاه‌ها در بازار موجود است؛ از جمله نسخه‌های کره‌ای و چینی، که مدل‌های چینی قیمت مناسب‌تری دارند و در عین حال عملکرد قابل قبولی ارائه می‌دهند. برندهای معتبر مانند سوپریما (Suprema) و ویردی (Virdi) با فناوری Visible Light می‌توانند ترافیک پرسنل در زمان تعویض شیفت را به حداقل رسانده و نظم تردد در سازمان را به‌صورت چشمگیری بهبود دهند.

استفاده صحیح از قفل های الکتریکی

برای بهره‌مندی از بالاترین سطح امنیت و عملکرد در سیستم‌های کنترل تردد، استفاده‌ی صحیح از قفل‌های الکتریکی و تجهیزات جانبی آن‌ها بسیار اهمیت دارد. انتخاب آداپتور، ترمینال و منبع تغذیه‌ی مناسب نقش مستقیمی در کارایی و طول عمر قفل‌ها دارد.

در هنگام نصب قفل‌های الکتریکی، لازم است توان مصرفی قفل و مشخصات فنی آن با آداپتور و منبع تغذیه مطابقت کامل داشته باشد؛ در غیر این صورت، ممکن است قفل به‌درستی عمل نکند یا در درازمدت دچار خرابی شود.

پیشنهاد می‌شود برای هر دستگاه ثبت تردد، از آداپتور مجزا و متناسب با توان همان دستگاه استفاده شود تا فشار اضافی به سیستم وارد نشود و عملکرد تجهیزات پایدار باقی بماند. رعایت این نکات ساده می‌تواند از بروز بسیاری از خطاهای فنی جلوگیری کرده و امنیت و کارایی سیستم کنترل تردد سازمان را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.

 استفاده صحیح از گیت کنترل تردد

در برخی سازمان‌ها مشاهده شده است که پرسنل بدون حضور واقعی در محل کار، تنها با نزدیک شدن به گیت کنترل تردد، عملیات ورود و خروج خود را به‌صورت غیرواقعی ثبت می‌کنند. برای مثال، فرد ورود خود را در گیت ثبت کرده اما پس از آن وارد سازمان نمی‌شود و تنها در پایان روز مجدداً خروج خود را ثبت می‌کند. این مسئله باعث ایجاد خطا در گزارش‌های حضور و غیاب و اختلال در سیستم کنترل تردد می‌شود.

برای جلوگیری از بروز چنین تخلفاتی، استفاده از گیت شیشه ای هوشمند پیشنهاد می‌شود. این نوع گیت‌ها با دارا بودن ۷ سنسور پیشرفته برای تشخیص ورود و خروج، دقت بسیار بالایی در کنترل عبور و مرور دارند. همچنین، بسته به نیاز سازمان، امکان تنظیم و تغییر محل سنسورها وجود دارد تا از ورود و خروج غیرمجاز جلوگیری شود.

در هنگام نصب گیت‌های کنترل تردد، توجه به راهنمای فنی و دستورالعمل سازنده الزامی است. انتخاب مکان مناسب نصب، فاصله‌ی صحیح میان گیت‌ها و جهت تردد افراد از جمله عواملی هستند که در کارکرد صحیح گیت نقش کلیدی دارند.

پیشنهاد می‌شود گیت‌ها به‌صورت تفکیک‌شده برای ورود و خروج طراحی شوند؛ به این شکل که گیت‌های ورودی با اعداد فرد و گیت‌های خروجی با اعداد زوج مشخص شوند. این روش از ثبت دوباره‌ی ورود یا خروج توسط یک پرسنل جلوگیری کرده و دقت سیستم حضور و غیاب را به‌طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

نتیجه گیری

استفاده از تجهیزات سخت افزاری حضور و غیاب و کنترل تردد، تنها زمانی کارآمد خواهد بود که انتخاب، نصب و بهره‌برداری از آن‌ها به‌صورت اصولی و بر اساس دستورالعمل‌های فنی انجام شود. هرچند این تجهیزات با هدف تسهیل مدیریت تردد و افزایش دقت در ثبت اطلاعات طراحی شده‌اند، اما در صورت نصب یا تنظیم نادرست، می‌توانند خود به عاملی برای بروز خطا، کندی عملکرد یا حتی ناهماهنگی در سیستم‌های سازمانی تبدیل شوند.

از مهم‌ترین چالش‌های مطرح‌شده در این مقاله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• احراز هویت نادرست کاربران به‌دلیل تعریف اشتباه داده‌ها یا شرایط نوری نامناسب در دستگاه‌های تشخیص چهره و اثر انگشت.

• افزایش ترافیک پرسنل در زمان تعویض شیفت‌ها به‌دلیل کمبود دستگاه یا سرعت پایین پردازش.

• استفاده ناصحیح از قفل‌های الکتریکی و تجهیزات جانبی که منجر به کاهش عمر مفید سیستم می‌شود.

• نصب یا تنظیم نادرست گیت‌های کنترل تردد که می‌تواند موجب ثبت ورود و خروج غیرواقعی پرسنل گردد.

با رعایت دستورالعمل‌های نصب، بهره‌گیری از تجهیزات باکیفیت و استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی جامع، می‌توان تا حد زیادی این مشکلات را برطرف کرد. در نهایت، انتخاب هوشمندانه دستگاه‌ها و به‌کارگیری اصول فنی در نصب و نگهداری آن‌ها، تضمین‌کننده‌ی عملکرد دقیق، ایمن و پایدار سیستم حضور و غیاب در هر سازمان خواهد بود.