چگونه به عنوان یک مدیر موفق در سازمان عمل کنیم؟

برای موفقیت در زندگی حرفه‌ای و فعالیت‌های کسب‌وکاری، هر فرد باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها و ابزارها را در اختیار داشته باشد. این مهارت‌ها شامل رهبری، مدیریت، شبکه‌سازی، مدیریت فردی، طراحی استراتژی‌های شغلی و غیره می‌شوند. یک مدیر موفق در سازمان، مدیری است که ابتدا با ویژگی‌های شخصیتی خود آشنا باشد و پیش از مدیریت سازمان و افراد، در زندگی شخصی خود به عنوان یک مدیر موفق عمل کند.

وظیفه رهبری در سازمان‌ها و شرکت‌ها، تدوین استراتژی‌های جامع و هدفمند است، در حالی که وظیفه مدیر موفق در سازمان، اجرای این استراتژی‌ها و عملی کردن آن‌ها در تمامی بخش‌های سازمان می‌باشد. به عبارت دیگر، تفاوت اصلی نقش رهبر و مدیر موفق در همین نقطه است. البته این بدان معنا نیست که رهبری و مدیریت نتوانند در یک فرد جمع شوند، اما هر یک نیازمند مهارت‌ها و توانمندی‌های خاص خود است که هم رهبران و هم مدیران سازمان‌ها باید در خود پرورش دهند.

وظایف مدیر موفق در سازمان

مدیران سازمان برای اینکه بتوانند اهداف یک شرکت یا سازمان را به خوبی پیش ببرند می بایست نحوه عملکرد کلیه بخش های سازمان را مدیریت کرده و علاوه بر نظارت بر افراد و واحدهای مختلف سازمانی، پیشنهادات و انتقادات لازم را به آنها منتقل نمایند. در ادامه به مهمترین وظایف یک مدیر موفق جهت مدیریت سازمان ها پرداخته ایم:

1)نظارت بر حسن انجام وظایف کارکنان

مدیران موفق سازمان‌ها افرادی نیستند که بتوانند یک‌تنه همه وظایف سازمان را به عهده گرفته و انجام دهند. مدیر موفق باید بتواند بر حسن اجرای وظایف افراد نظارت کند. این نظارت می‌تواند شامل بررسی عملکرد کارکنان در طول زمان و استفاده از نرم افزار حضور و غیاب برای ثبت ساعات کاری، پیگیری عملکرد و بهبود بهره‌وری باشد. استفاده از این ابزار به مدیر کمک می‌کند تا با دقت بیشتر و به صورت شفاف، روند انجام وظایف را مشاهده کرده و کارکنان را برای انجام هر چه بهتر وظایفشان راهنمایی کند.

2)تخصیص و اداره هرچه بهتر منابع

مدیر همچنین باید بتواند منابع سازمان را نیازسنجی و اداره کند. چرا که تخصیص منابع به شیوه درست و کارآمد رکن اساسی عمل هر یک از مدیران است. مدیر با تخصیص شایسته منابع به هر یک از قسمت ها می کوشد استراتژی های سازمانی را تحقق بخشیده و مسیر سازمان را برای رسیدن به اهداف خود آماده کند.

3)پرورش استعدادهای افراد یک تیم یا سازمان

مدیر موفق باید بتواند افراد یا کارکنان سازمان را در جایگاه های شایسته آن ها قرار داده و از استعدادها و توانمندی های آنان بهره مند شود. در واقع مدیر به دنبال آن است تا با به کارگیری پرسنل در جایگاه های تخصصی افراد استعدادهای نهفته آنان را پرورش داده و از این طریق بهترین عملکرد را نصیب سازمان خود کند.

مدیر واقعی شبیه به رهبر یک ارکستر حرفه‌ای است. رهبر ارکستر اعضا را طوری هماهنگ می‌کند که هر بخش با دیگری هم‌نوا شود و بهترین اجرا شکل گیرد. همان‌طور که رهبر ارکستر نمی‌تواند همه سازها را به تنهایی بنوازد، مدیر نیز باید تفویض اختیار کند و هر فرد در نقش تخصصی خود بهترین عملکرد را ارائه دهد. تنها در این صورت است که سازمان می‌تواند مانند یک ارکستر هماهنگ، به بالاترین سطح کارایی دست یابد.

تفویض اختیار به افراد در سازمان به چه معناست؟

تفویض اختیار یا واگذاری بخشی از امور به پرسنل به معنای دادن مسئولیت بخشی از یک پروژه به دیگران است. این کار به این دلیل انجام می پذیرد که اولا مدیر موفق به تنهایی خود نمی تواند همه کارها را انجام دهد و علاوه بر آن مدیر باید زمانی را نیز برای هماهنگی امور سازمان یا شرکت اختصاص دهد تا بتواند استراتژی های اصلی شرکت را محقق کند. مضاف بر این واگذاری بخشی از امور و اختیارات به دیگران این مزیت بزرگ را دارد که باعث می شود استعدادهای افراد در طی کسب این مسئولیت پرورش یافته و افراد مجربی برای سازمان یا شرکت تربیت شوند.

بیشتر بخوانید: شاخص رضایت مشتری یا CSAT چیست + شاخص های رضایت مشتری

شرایط تفویض امور به دیگران در سازمان

نمی تواند به سادگی زمام کارها را بدون در نظر گرفتن شرایطی به دیگران واگذار کرد و می بایست برخی از مهم ترین موارد را در این زمینه ها لحاظ کرد. ابتدا باید کارهایی که قرار است به دیگران بسپارید را به دقت مشخص و معلوم کنید. باید چارچوب کارها و حدود آن به خوبی مشخص باشد.

تا فرد بداند قرار است چه کاری انجام دهد. سپس باید استانداردهایی که لازم است حین انجام این کار محقق شوند به افراد اعلام شود. در واقع با چنین کاری شما به درستی مرزهای وظایف محوله و خواسته های خود را مشخص و به دیگران ابلاغ می کنید و دیگران نیز موظف به رعایت آن خواهند شد و شما نیز در نهایت می توانید چنین مسئولیت هایی را از آن ها طلب کنید.

بر این اساس در صورتی می توان کاری را به دیگران محول یا تفویض کرد که:

• چارچوب آن کار به اندازه کافی روشن و متمایز باشد.
• آن کار دارای نتایج مشخص و سنجش پذیر باشد.
• در عین حالی که آن کار مفید و معقول باشد باید آن کار چالش برانگیز نیز باشد.
• باید آن کار به صورت مکتوب و ثبت شده به افراد ابلاغ شوند.
• باید آن کار با اهداف نهایی سازمان و استراتژی های آن مطابقت کامل داشته باشد.

راهکارهایی برای مدیریت هرچه بهتر سازمان ها

1) شفاف‌سازی اهداف و نقش کارکنان

یک مدیر موفق تلاش می‌کند اهداف بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت سازمان یا شرکت خود را برای کارکنان و اعضای تیم به روشنی تشریح کرده و به آنان ابلاغ کند.

به کارکنان خود توضیح دهید که بر اساس استراتژی‌های کلی سازمان، هر یک از آن‌ها چه نقش و وظایفی در سازمان دارند. همچنین روشن کنید که شرکت یا سازمان در چه بازه زمانی قصد دارد به چه نقطه‌ای به‌عنوان هدف مطلوب دست یابد. ضروری است که نقش هر فرد در این چشم‌انداز کلی برای او شفاف شود و وظایف محوله در راستای تحقق این اهداف به‌صورت دقیق به او گوشزد گردد.

2) از کلان تا خرد: چارچوب اهداف سازمان

این اهداف باید روشن و شفاف باشند و نقش هر بخش در مسیر دستیابی به آن‌ها مشخص شود. همچنین، اهداف باید به دو دسته کلی تقسیم شوند: اهداف کلان و اهداف خرد.

• اهداف کلان: اهداف بلندمدت و جامع که چشم‌انداز عملکرد آینده سازمان را ترسیم می‌کنند.

• اهداف خرد: اهداف کوتاه‌مدتی که مانند آجرهای کوچک ساختمان، پایه‌های تحقق اهداف کلان را تشکیل می‌دهند و در نهایت شاکله کلی سازمان را شکل می‌دهند.

علاوه بر ابلاغ این اهداف به کارکنان، لازم است برای هر دسته از اهداف، معیارها و ملاک‌های سنجش عملکرد تعیین شود. این کار به کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را با چه کیفیت و در چه قالبی انجام دهند و همچنین بدانند که عملکرد آن‌ها چگونه ارزیابی خواهد شد.

3)تعامل با کارکنان و طراحی برنامه عملیاتی

پس از ابلاغ سیاست‌ها و اهداف کلان و خرد سازمان به کارکنان، سعی کنید حتی در جزئی‌ترین مسائل با آن‌ها تبادل نظر داشته و از دیدگاه‌ها و نظراتشان بهره‌مند شوید.

از کارکنان بخواهید نظر صریح خود را در مورد اهداف سازمان بیان کنند و شما نیز با استفاده از دانش و تجربه خود، پذیرای این بازخوردها باشید.

در ادامه، از آن‌ها بخواهید در صورت موافقت با اهداف سازمان، برنامه‌ای مدون و عملیاتی برای تحقق وظایف محول‌شده ارائه دهند. در بررسی این برنامه‌ها دقت و وسواس کافی به خرج دهید، چرا که این برنامه‌ها مانند آجرهای ساختمان استراتژی شما هستند و پایه‌های اجرای موفق اهداف سازمان را شکل می‌دهند.

4) تفویض کار و مسئولیت‌پذیری

برای تفویض وظایف به دیگران، ابتدا تصمیم بگیرید چگونه امور محوله را میان اعضای سازمان تقسیم‌بندی کنید.

ملاک‌هایی برای واگذاری صحیح و مؤثر وظایف تعیین کنید. شایسته‌سالاری را سرلوحه خود قرار دهید و بر اساس صلاحیت‌ها، توانمندی‌ها و استعدادهای افراد، هر یک را در جایگاه مناسب خود به کار بگیرید. مسئولیت هر فرد را به‌صورت مشخص و جداگانه تعیین کنید، آن را به او بسپارید و پیگیری کنید تا وظایف محوله به‌طور کامل انجام شوند.

بیشتر بخوانید: ۱۰ کتاب برتر حوزه مدیریت و منابع انسانی

5)مدیریت بدون دخالت جزئیات

یک مدیر موفق باید بتواند وظایف مختلف سازمان را به افراد شایسته بسپارد و انتظار داشته باشد که هر فرد خود مسائل مرتبط با کار خود را حل کند.

پس از واگذاری وظایف، نظارت بر عملکرد کارکنان ضروری است، اما این نظارت نباید به‌گونه‌ای باشد که حتی در کوچک‌ترین جزئیات دخالت کنید یا هر موضوعی را خودتان تصمیم‌گیری کنید. به یاد داشته باشید که نقش شما در این مرحله سیاست‌گذاری و فراهم کردن بستر مناسب است، نه مدیریت جزئیات.

به کارکنان فرصت دهید تا در مسیر کار خود کنکاش کنند و مسائل را خود حل کنند. مسئولیت مستقیم حل مشکلات با شما نیست؛ بلکه افراد باید با بهره‌گیری از فکر و توانمندی‌های خود، راه‌حل مناسب را بیابند.

6) جلسات منظم و بازخورد موثر با کارکنان

یک مدیر موفق در بازه‌های زمانی مشخص، جلسات خصوصی و گروهی با کارکنان برگزار می‌کند. این جلسات منظم به شما امکان می‌دهد تا در جریان عملکرد زیرمجموعه خود قرار بگیرید و در مواجهه با مسائل ناشناخته، که کارکنان ممکن است از عهده حل آن برنیایند، به آن‌ها کمک کنید.

شما باید پیشرفت یا پسرفت کار کارکنان را پیگیری کرده و نگرانی و دغدغه واقعی خود نسبت به عملکرد آن‌ها را نشان دهید. به کارکنان گوش شنوایی داشته باشید تا بدون نگرانی مشکلات و دغدغه‌های خود را با شما در میان بگذارند و اطمینان یابند که شما از آن‌ها حمایت خواهید کرد.

در این جلسات، کارکنان را بر اساس معیارها و ملاک‌های از پیش تعیین‌شده ارزیابی کنید. یافته‌های خود را به‌طور مستمر بررسی و تحلیل کنید و در صورت نیاز، برنامه‌ها را بازبینی یا اصلاح نمایید تا عملکرد سازمان به سطح مطلوب برسد.

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

7) موفقیت یا شکست را بپذیرید.

پس از ایجاد همه مراحل فوق نوبت به برداشت محصول می رسد. در این گام نتیجه به بار نشسته و مشخص شده است که آیا شما موفق شده اید یا شکست خورده اید. در صورتی که سیاست گذاری های شما به بار نشسته باشد و موفق شده باشید باید این موفقیت را قدر دانسته و برنامه جدیدی برای توسعه و افزون کردن موفقیت خود طرح ریزی کنید. اما در صورتی که در کار خود شکست خورده باشید لازم است در سیاست گذاری ها و استراتژی های خود تجدید نظر کنید. آن ها را باید دوباره سنجیده و نقاط ضعف کار خود را بر طرف کنید.

سخن پایانی

در این مقاله تلاش کردیم تا علاوه بر توصیف یک مدیر موفق در سازمان به بیان ویژگی های از مدیران موفق بپردازیم که با استفاده از آن افراد با پست های مدیریتی بتوانند عملکرد هرچه بهتری در سازمان داشته باشند. علاوه بر این مدیریت موفق در سازمان ها نه تنها به رشد و ارتقاء سازمان فوق کمک کرده بلکه باعث می شود تا از شیوه های مدیریتی مدیران موفق در سایر سازمان ها و شرکت ها نیز استفاده گردد.

پیشنهاد میکنیم برای مطالعه بیشتر مطالب مدیریتی حتما سری به “کتاب تفکر سریع و کند” نوشته دنیل کانمن بزنید.