چگونه می توان کارمندان ضعیف را به درستی مدیریت کرد؟
اثر زیان بار مسئولیتهای موازی بهمراتب بیشتر از حفظ نیروهایی است که کمتر از انتظار شما ظاهر میشوند؛ چراکه علاوه بر مشکلات استخدام جدید، پس از آن شما گزارشهای کاری جدیدی روی میز خود خواهید داشت که دقیقاً حیطه اختیارات مشخصی ندارند.
یکی از مشکلات اساسی مدیران، مدیریت کارمندان ضعیف و مشکلات کارایی آنان است؛ اما نکتهی مهم این است که اخراج نیروها یا جذب نیروی جدید، راه حل این مشکلات نخواهد بود. از آنجا که اخراج کارکنان کار خوشایندی نیست، بیشتر مدیران جوان و تازهکار ترجیح میدهند فرد ناکارآمد را در تیم خود حفظ کنند. این تصمیم به دلایلی واضح برای شرکت مشکلآفرین خواهد شد؛ ولی این موضوع وقتی شکل بدتری به خود میگیرد که مدیران سعی میکنند برای جبران ضعف یک کارمند، نیروی دیگری (مثلاً یک مدیر حد واسط) را وارد کار کنند تا همزمان، او همان وظایف را به عهده بگیرد. هنگامیکه یک شرکت در حال رشد است، مسئولیتهای موازی بسیار محتمل هستند و این دامی است که باید با هوشیاری از آن اجتناب کرد.
اثر زیان بار مسئولیتهای موازی بهمراتب بیشتر از حفظ نیروهایی است که کمتر از انتظار شما ظاهر میشوند؛ چراکه علاوه بر مشکلات استخدام جدید، پس از آن شما گزارشهای کاری جدیدی روی میز خود خواهید داشت که دقیقاً حیطه اختیارات مشخصی ندارند. نیروی تازه استخدام شده نمیتواند در کار خود موفق باشد؛ چراکه باید وقتش را به مدیریت نیمه کامل نیروی ضعیف اختصاص دهد. او نمیتواند انرژی خود را روی همکاری یا سرپرستی تیمش سرمایهگذاری کند و همچنین نمیتواند از مهارتها و تخصص اصلی خود بهطور بهینه استفاده کند؛ چراکه تمام فعالیتهای او تحت تأثیر محدودیتهایی قرار دارد که نیروی ناکارآمد، با مسئولیتهای مشابه به او تحمیل میکند.
منظور از مدیریت پرسنل چیست؟
مدیریت پرسنل یک دانش و مهارت تخصصی است که در جهت استخدام و مدیریت کارکنان برای حصول حداکثر بهره وری و بهبود کیفیت است. مدیریت پرسنل در واقع نوعی تخصص مرتبط با که رسیدگی به اموری مانند استخدام، ارزیابی، آموزش و پرداخت حقوق، مرخصی و… کارکنان است. مدیریت پرسنل شامل تمام حوزه های مرتبط بایک کسب و کار می شود که می تواند شامل مدیریت کارمند و محاسبه دستمزد وی، ردیابی تردد ها، برگزاری جلسات کاری، ارائه بازخورد به کارمندان ، اصول مدیریت صحیح کارکنان ضعیف، مدیریت ارتباط با کارمندان و… باشد.
چگونه پرسنل خود را مدیریت کنیم؟
اصول مدیریت منابع انسانی مجموعه ای راهکارها و روش های تخصصی برای مدیریت عملکرد کارکنان است. همه کارمندان سازمان از نظر عملکرد و اخلاق کاری در یک سطح نیستند بنابراین نحوه کنترل کارمندان مختلف یکسان نیست و این هنر مدیر یک سازمان است که باید عملکرد کارمندان مختلف را به سوی اهداف سازمان هدایت کند. چگونگی رفتار با کارمندان مشکل ساز و انتخاب یک سبک مدیریتی صحیح در بین انواع سبک های مدیریتی کارمندان نقش مهمی در بهره وری نهایی کارمندان و در نتیجه موفقیت سازمان دارد. در ادامه اصول مدیریت و نحوه برخورد با کارمندان مختلف را تشریح خواهیم کرد.
بیشتر بخوانید: مدیریت نسل زد Z
اصول مدیریت کارکنان ضعیف
ضعف و قدرت عملکرد کارکنان یک سازمان نقش مهمی در بهره وری نهایی یک سازمان دارد. زمانیکه عملکرد کارکنان در حد انتظارات سازمان نباشد ، اصطلاحا شاهد عملکرد ضعیفی کارکنان هستیم. در واقع، عملکرد ضعیف کارکنان به عملکردی اطلاق می شود که مطابق با شاخص های تعریف شده برای عملکرد درست کارکنان نباشد. اصول مدیریت پرسنل شامل انواع روش های مدیریتی کارمندان ضعیف و متوسط و نیز نحوه ارائه بازخورد به کارمندان ضعیف و تشویق آنها برای عملکرد بهتر است. برای بهبود عملکرد کارکنان یک نهاد یا سازمان و همچنین ارائه بازخوردهای سازنده به کارمندان، مدیران سازمان باید با اصول مدیریت کارکنان ضعیف آشنایی داشته باشند. مدیران سازمان برای جهت دهی مثبت به عملکرد پرسنل باید شاخص های خاصی را بر اساس انتظارات سازمان برای ارزیابی عملکرد کارکنان تعیین و بدین ترتیب با پیگیری عملکرد پرسنل بازدهی آن ها را محاسبه کنند.
برخورد با کارمندان ضعیف بر اساس اصول مدیریت پرسنل منجر به اصلاح عملکرد آنها و در نهایت افزایش میزان بهره وری سازمان می شود. در مقابل عدم ارائه صحیح بازخورد ها و برخورد غیر اصولی با کارمندان ضعیف ممکن است منجر به ناراحتی و تکرار اشتباهات از سوی آن ها شود. البته انتخاب نحوه برخورد با کارمندان باید بر اساس ویژگی های شخصیتی و عملکردی آنان انجام شود به طور مثال برخورد با کارمند ضعیف خانم و آقا متفاوت است و باید متناسب با روحیات و ویژگی های شخصیتی هر یک باشد. اگر به استخدام نیروهایی فکر می کنید که لایه شغلی جدیدی به شرکتتان اضافه میکنند و احتمالاً مسئولیتپذیری موازی را به تیم شما تحمیل میکنند؛ قبل از اجرای تصمیم خود، مطمئن شوید که این کار را به دلایل درستی انجام میدهید. موارد زیر را در نظر بگیرید:
ریشهی ناکارآمدی عوامل را بیابید
سعی کنید قبل از تصمیمگیری، ریشهی مشکل را پیدا کنید. آیا کارمندتان به علت نداشتن تخصص و مهارت کافی کمتر از حد انتظار شما ظاهر میشود. یا او کارمند جدیدی است که هنوز با وظایف خود بهخوبی آشنا نشده است؟ میتوانید با او صحبت کنید. و ببینید در مورد کارش چه فکر و احساسی دارد. یا نظر افرادی را جویا شوید که سابقهی همکاری با وی دارند.
به کارمندان آموزش دهید
قبل از اینکه تغییری در تیم خود به وجود آورید، به این فکر کنید که از چه راههایی میتوانید به کارمندان ضعیفتان کمک کنید. برخی از مشکلات اجرایی کارمندان را میتوان با تعلیم و آموزش بیشتر حل کرد. اگر خودتان هم یک مدیر جدید هستید، میتوانید از مربیان متخصص برای آموزش نیروهای خود استفاده کنید.
انگیزههای خود را بررسی کنید
بسیاری از اوقات فرآیندهای استخدام و اخراج تحت تأثیر انگیزههای شخصی مدیران قرار میگیرند. بنابراین صادقانه با انگیزهی خود مواجه شوید. آیا تمایل شما برای استخدام نیروی جدید، ناشی از این نیست که میخواهید استعدادهای جدیدی به تیم خود اضافه کنید؟ آیا واقعاً میخواهید مشکل اجرایی فعلی را حل کنید؟
منابع شرکت را در نظر بگیرید
اگر شرکت کوچکی دارید، باید در نظر بگیرید که آیا منابع لازم برای استخدام یک نیروی جدید را دارید یا بهتر است. از راههای بهتری برای کمک به تیم و موفقیت شرکت خود استفاده کنید. شاید اگر کارمندان ضعیف فعلیتان را جایگزین یکدیگر کنید. بتوانید صرفهجویی بهتری در هزینههای خود داشته باشید. تا اینکه بخواهید کارمند دیگری را برای ادارهی مسئولیتهای. دیگران استخدام کنید.
مقالات مرتبط: استراتژی هایی برای حفظ کارمندان،
نحوه برخورد مناسب با کارمندان
اگر به عنوان مدیر یک نهاد یا سازمان از عملکرد پرسنل خود ناراضی هستید، باید این اصل مهم را در نظر بگیرید که ارتباط با هر یک از کارمندان باید براساس اصول مدیریت پرسنل باشد. روش برخورد با کارمندان نقش مهمی در تاثیر گذاری انتقادات و تذکرات بر عملکرد آن ها دارد. ارائه بازخورد علی الخصوص به کارمندان قدیمی تر یک شرکت یا سازمان کار دشواری است. اما آگاهی از اصول بیان انتقاد و ایجاد ارتباط سازنده با کارکنان می تواند نقش مثبتی در بهبود عملکرد ضعیف کارکنان داشته باشد. بهترین روش مدیریت کارمندان مدیریت عملکرد آن ها بر اساس تعیین شاخص های ویژه است. مدیران سازمان می توانند با تعریف شاخص های عملکردی و ارزیابی آن ها به کمک انواع نرم افزار مدیریت پرسنل به طور دقیق بر عملکرد کارکنان نظارت کنند. در رابطه با چگونگی رفتار با کارمندان مشکل ساز به موارد زیر توجه کنید.
نحوه دستور دادن به کارمندان
موضوع مهمی که در رابطه با دستور دادن به کارمندان وجود دارد این است که برای دریافت بهترین نتیجه باید دست از کنترل انسانی بردارید و به جای آن کنترل امور را در نظر بگیرید. در واقع هدف ما از استخدام کارمندان و محول کردن مسئولیت های خاص به آن ها انجام شدن امور سازمان است. پس به جای دستور دادن در جهت کنترل کارمندان باید دستورات خود را بر اساس جهت پیشرفت امور صادر کنید. البته همه کارمندان در نحوه پذیرش دستورات یکسان نیستند، اینکه چگونه با کارمندان بدقلق رفتار کنیم تا وظیفه خود را به درستی انجام دهند، به هنر مدیریتی یک مدیر مربوط است و باید با تحقیق در مورد کارمندان و آشنایی بیشتر با شخصیت آن ها بهترین نحوه دستور دادن به کارمندان را انتخاب کنیم.
نحوه تذکر به کارمندان
نحوه تذکر به کارمندان و ارائه بازخوردهای منفی یکی از دغدغه های اصلی مدیران است. اما فرهنگ سازمانی قوی و مکالمه دو طرفه بین کارمندان و مدیران نقش مهمی در بهبود بهره وری یک سازمان دارد. به خاطر داشته باشید که هدف از ارائه بازخورد بهبود وضعیت موجود است نه ایجاد چالش های جدید که اوضاع را خراب تر کند. بنابراین این نحوه تذکر به کارمندان است که نتیجه را رقم می زند. برای ایجاد یک فضای تعاملی در سازمان در ابتدا باید روی ایجاد روابط مثبت و ارتقا فرهنگ سازمانی تمرکز کنید. اگر لازم است بازخورد منفی ارائه دهید بهتر است مشکل را به صورت خصوصی و با لحنی مثبت و سازنده به کارمند منتقل کنید. یک مدیر موفق باید به کارمند خود بفهمانند که در کنار او ایستاده است و هدفش از ارائه بازخورد بهبود عملکرد کارمند و سازمان است و به هیچ وجه نمی خواهید کارمند خود را زیر سوال ببرد. ارائه بازخورد منفی در قالبی مثبت و دوستانه می تواند تاثیرات مثبت زیادی بر بهبود تعامل بین کارمندان و مدیران و نیز ارتقا عملکرد آنان داشته باشد.
انواع کارمندان ضعیف و روش های برخورد با آنها
شما به عنوان مدیر یک سازمان ممکن است در طول دوره کاری خود با انواع کارمندان و پرسنل از نظر شخصیتی و رفتاری مواجه شوید. یک مدیر خبره و با تجربه به خوبی می داند که در برخورد با کارکنان خود باید به ویژگی های شخصیتی افراد نگاه ویژه ای داشته باشد تا بتواند در شرایط مختلف رفتارها و عکس العمل های مناسبی از خود نشان دهد. در ادامه به معرفی کارمندان با ویژگی های مختلف و نحوه برخورد مناسب با آنها پرداخته ایم.
نحوه برخورد با پرسنل گستاخ و سرکش
نحوه برخورد با کارمند سرکش اهمیت زیادی دارد، زیرا یک کارمند سرکش و بی ادب نه تنها بهره وری لازم برای سازمان را ندارند بلکه باعث مسموم شدن جو کاری هم می شود و به عملکرد پرسنل دیگر هم صدمه می زند. برای برخورد با کارمندان سرکش باید سعی کنید که به صورت خصوصی در مورد تمام جزئیات کار صحبت کنید ، جالب است بدانید برخی از کارمندان سرکش از تاثیرات رفتار و اعمال خود بر دیگر کارمندان آگاه نیستند. پس اولین مرحله برای برخورد با این کارمندان دعوت آن ها به یک گفتگوی خصوصی و توضیح دادن کامل مشکل برای آنهاست.
همچنین تنظیم یک برنامه کاری دقیق برای آینده کارمندان می تواند به کارمند خاطی اجاره دهد که اشتباهات خود را جبران کند. در رابطه با برخورد با کارمند سرکش ضمن نظارت بر تعامل کارمند سرکش با سایر کارمندان حتما این موضوع را بررسی کنید که کارمند خاطی نباید عملکرد دیگر کارکنان را تضعیف کند.ذ در نهایت برای نگه داشتن یک کارمند سرکش با نظارت مستمر مطمئنم شوید که او قصد اصلاح دارد و می خواهد خطاهای خود را جبران کند در غیر اینصورت حذف یک کارمند سرکش می تواند برای سازمان به صرفه تر باشد.
نحوه برخورد با کارمندان ناراضی
کارمندانی که در یک محیط کاری ناراضی و ناراحت هستند هم می توانند میزان بهره وری سازمان را کاهش دهند. بهترین نحوه برخورد با کارمندان ناراضی این است که در ابتدا تحقیق کنید تا علت نارضایتی آنان را کشف کنید. علت ناراضی بودن یک کارمند می تواند به مسائل کاری مربوط باشد یا حتی ریشه در مشکلات شخصی کارمند داشته باشد. اگر علت نارضایتی کارمند سمت شغلی، ساعت کاری، حقوق و مزایا، تعامل با دیگر کارمندان و… است؛ سعی کنید اطلاعات بیشتری درباره این موارد به دست بیاورید. همچنین اگر علت نارضایتی مشکلات شخصی کارمند است با حفظ حریم خصوصی سعی کنید مشکل را برطرف کنید تا به کارمندان ثابت کنید که برای او ارزش زیادی قائل هستید.
بعد از کشف علت نارضایتی کارمندان، باید برنامه ریزی دقیقی برای بهبود اوضاع تنظیم کنید و برای حل مشکلات زمان بگذارید. مستند کردن سوابق هم می تواند از شکایات بی اساس جلوگیری کند و به کارمندان در این باره هشدار دهد. یکی دیگر از مواردی که در برخورد با کارمندان ناراضی به آن توجه کنید جایگاه هر کارمند در سازمان است، شما به عنوان یک مدیر باید بررسی کنید که هر کارمند در سمت کاری خود چگونه عمل می کند. اگر از عملکرد کارمند در سمت مورد نظر راضی هستید باید او را بیشتر تشویق کنید و مسیرهایی برای پیشرفت و ارتقا کارمند به اون نشان دهید. در غیر اینصورت شاید بهتر باشد که جایگاه کاری کارمندان را تغییر دهید تا مسیری برا ارتقا پیدا کنند و رضایتشان جلب شود.
نحوه برخورد با کارمندان لجباز
کارمندان لجباز دسته ای دیگر از کارکنان ناسازگار هستند که با اقدامات پیشگیرانه می توانید نتایج مثبتی از همکاری با آنان دریافت کنید. مهم ترین نکته در برخورد با کارمندان لجباز کنترل احساسات است ، به عنوان یک مدیر موفق باید سعی کنید احساساتتان را کنترل کنید و به جای ارائه بازخوردهای آنی برای گوش دادن به نظرات کارمندان لجباز وقت بیشتری بگذارید. نظرات و ایده های آنان را بشنوید و به صورت رو در رو و خصوصی جلساتی برای گفت و گو با کارمندان لجباز در نظر بگیرید. توجه به این نکته ضروری است که یک کارمند لجباز بیشتر از هر کس به خودش و ایده هایش اعتقاد دارد پس توجه به او و نظراتش و گفت و گو دوستانه می تواند بهترین راهکار برای کاهش تنش با این کارمند باشد. همچنین شما باید وظایف و اعمال محوله به این کارمندان را با جزئیات دقیق و کامل یادداشت کنید تا لجبازی مانع از انجام صحیح کارها و اصرار بر عقاید شخصی کارمند لجباز نشود.
نحوه برخورد با کارگران زیر دست
در هر زمینه ای که مشغول به کار هستید ،نحوه برخورد با زیر دستان نقش مهمی در موفقیت شما دارد. برای رسیدن به رضایت شغلی باید مهارت ایجاد روابط سازنده با زیر دستان را داشته باشید. مهم ترین نکته در ارتباط موثر بین مدیر و کارمند احترام متقابل است. احترام گذاشتن به زیر دستان و قدر دانی کردن از آن ها باعث ایجاد انگیزه و افزایش بهره وری آن ها می شود. فراموش نکنید که شما به عنوان یک مدیر باید هم بازخورد بدهید و هم بازخوردهای دیگران را با آغوش باز بپذیرید. ارائه بازخورد با احترام و لحن مثبت باعث بهبود رفتار بین فردی در محیط کار و تشویق کارمندان برای عملکرد بهتر خواهد شد. همه کارمندان سمت از نظر استعدادها ، تجربه ، رفتار و عملکرد یکسان نیستند و این شما هستید که باید رفتار مناسب با آنان را بروز دهید. نحوه برخورد با کارکنان لجباز ، ناراضی و کارمندان ضعیف باید متناسب با ویژگی های آن ها باید متفاوت باشد.
بهترین روش مدیریت کارمندان
برای مدیریت موفق یک سازمان و دستیابی به اهداف سازمانی باید بتوانید کارمندان خود را به عملکرد بهتر تشویق کنید. در واقع، این عملکرد کارکنان است که عملکرد نهایی سازمان را رقم می زند پس برای بهبود اوضاع سازمان باید روی بهترین روش مدیریت کارمندان تمرکز کنید. برای انتخاب بهترین روش مدیریت کارمندان باید کارمندان خود را بر اساس عملکردشان طبقه بندی کنید و بر همین اساس با آنها برخورد کنید. یک مدیر موفق ضمن شناسایی کارمندانی که در جایگاه کاری خود عملکرد بهینه ای دارند و تشویق آنها برای پیشرفت بیشتر، با ارائه بازخوردهای سازنده باید کارکنان ضعیف ، کارمندان گستاخ و کارمندان ناراضی را هم به سمت ارائه بهترین عملکرد سوق دهد تا دستیابی به اهداف سازمانی با سرعت بیشتری محقق شود. در رابطه با نحوه برخورد با کارمندان زیر دست به موارد زیر توجه کنید.
معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت پرسنل در سازمان ها
مدیریت منابع انسانی یکی از ارکان اساسی مدیریت موفق یک سازمان است. مدیریت بر عملکرد کارکنان شامل اقدامات مختلفی می شود، نظارت بر عملکرد، تلاش برای ایجاد تعامل و راضی نگه داشتن کارمندان ، بررسی مشکلات احتمالی بین کارمندان، برخورد با انواع کارمندان، ارائه بازخورد به کارمندان و…. تنها بخشی از اموری هستند که در حیطه مدیریت پرسنل سازمان باید به آنها پرداخته شود. استفاده از نرم افزارهای مدیریت پرسنل یک راهکار عالی برای نظارت دقیق و همه جانبه بر عملکرد پرسنل و افزایش سرعت اصلاح مشکلات در حوزه مدیریت سازمانی است.
با استفاده از این نرم افزار نه تنها مدیریت پرسنل به صورت دقیق و سریع صورت می پذیرد بلکه قوانین و شیوه نامه های مدیریتی برای تمام کارمندان به شیوه ی کسانی اجرا می شوند. نرم افزارهای مدیریت پرسنل شامل نرم افزارهای مختلفی هستند که برای ردیابی حضور و غیاب کارمندان، مدیریت حقوق و دستمزد ، اجرای آیین نامه ها و قوانین کار، مدیریت جلسات کاری، برنامه ریزی و شیفت بندی پرسنل و… کاربرد دارند و می توانند دستیابی به اهداف سازمانی را تسریع کنند.
بیشتر بخوانید ؛ شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با مطالعه مقاله ( ۱۰ نرم افزار مدیریت منابع انسانی ) با نرم افزارهای این حوزه و نحوه عملکرد آن ها بیشتر آشنا شوید.
جمع بندی
بهعنوان یک رهبر، تصمیماتی که در مورد عوامل شرکت و دیگر افراد اتخاذ میکنید، چالش سختی برای شما خواهند بود. اما به یاد داشته باشید که با نگهداشتن کارمندانی که از عهدهی وظایف خود برنمیآیند، لطفی به آنها و به شرکت خود نمیکنید. مدیریت پرسنل دانش مرتبط با استخدام و مدیریت کارکنان برای کسب حداکثر بهره وری است. مدیریت پرسنل در واقع شامل اصولی در رابطه با برخورد با کارمندان زیر دست، مدیریت ارتباط با کارمندان و همچنین مدیریت تمام امور مربوط به کارمندان است.. از آنجایی که عملکرد کارکنان میزان بهره وری سازمان را مشخص می کند، مدیریت پرسنل در جهت افزایش میزان بهره وری از اصلی ترین برنامه های هر سازمان است.
مدیران موفق و رهبران بزرگ افرادی هستند که با تکیه بر اصول صحیح مدیریت پرسنل بتوانند رضایت شغلی را برای خود و تمام کارکنان به ارمغان بیاورند هدایت تمام کارمندان اعم از پرسنل مفید و کارمندان ضعیف در جهت اهداف سازمان و برخورد سازنده با کارمندان لجباز ، ناراضی و ضعیف از ویژگی های مدیران موفق هستند. در این نوشتار اطلاعاتی پیرامون نحوه برخورد با کارمندان و مدیریت تیپ های مختلف از کارکنان ناسازگار ارائه شد. مدیران موفق با تکیه بر اصول و مبانی مدیریت پرسنل می توانند یک فضای کاری تعاملی با بهره وری بالا ایجاد کنند.
تیم دیجیتال مارکتینگ کسرا با تمرکز بر تولید محتوای تخصصی در حوزه نرمافزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، اطلاعاتی دقیق و منحصربهفرد ارائه میدهد. این تیم با دانش بازاریابی دیجیتال و تسلط بر فناوریهای مرتبط، محتوایی کاربردی و قابل اعتماد برای نیازهای سازمانها تولید میکند. هدف ما ارائه محتوایی باکیفیت برای آگاهیبخشی و تسهیل تصمیمگیری مدیران و کاربران حرفهای است.
چگونه با یک کارمند ضعیف گفتگو داشته باشیم
با سلام موارد بسیاری را میتوانیم انجام دهیم که از مهمترین میتوان به 2 گزینه زیر اشاره کرد،
الف _ به صحبتهایشان گوش کنید
ب_عملکرد کارمندان خود را برسی و نتیجه را به او گزارش کنید
برای این کاری باید در ابتدا از ویژگیهای خوب کارمندتان تعریف کنید ، بعد از آن قسمتهایی که نیاز به بهتر شدن دارند را مشخص کنید.چنین کارهایی به بهتر شدن عملکرد کارمندتان کمک خواهند کرد