ماتریس آیزنهاور چیست؟
در حال حاضر استفاده از Eisenhower Matrix به شکل یک روش بین المللی و جهانی برای دسته بندی و تعیین اولویت کارها درآمده است. انعطاف پذیری و کاربرد ماتریس باعث می‌شود که برای استفاده در موقعیت‌های مختلف مناسب باشد و همواره پاسخگوی نیاز افراد در شرایط مختلف کاری بوده و هست. شما با استفاده از 4 اصل مهم ماتریس می‌توانید کارهای خود را از یک فیلتر غربالگری بر اساس مهم بودن و ضروری بودن کارها عبور دهید و کارهای مهم را ابتدا انجام دهید. همچنین با این روش امکان واگذاری کارها به دیگران هم وجود دارد. درنهایت شما با نوشتن لیست کارهایی که باید انجام دهید، می‌توانید از ماتریس آیزنهاور به صورت عملی استفاده کنید.
ماتریس آیزنهاور یکی از راهکارهایی است که برای اولویت بندی و برنامه ریزی کارها ارائه شده است. این ماتریس یک روش کاملا عملی و کاربردی است که افراد زیادی تاکنون از آن استفاده کرده‌اند. اگر شما هم به تازگی با این مفهوم آشنا شده‌اید و می‌پرسید ماتریس آیزنهاور چیست، می‌توانید این مطلب را تا انتها دنبال کنید.
- ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) چیست؟
- کاربرد ماتریس آیزنهاور چیست؟
- چهار اصل ماتریس آیزنهاور | اولویت بندی کارها
- معرفی 4 اصل مهم ماتریس آیزنهاور
- وظایف فوری نیستند اما مهم هستند
- اصل سوم: وظایف فوری هستند اما مهم نیستند
- نحوه استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور
- به هر قسمت از ماتریس رنگی مشخص اختصاص دهید
- کارهای خود را دسته بندی و اولویت بندی کنید
- تعداد موارد داده شده در دایره ماتریکس را محدود کنید
- سوالات پرتکرار پیرامون ماتریس آیزنهاور
- جمع بندی
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) چیست؟
قطعا اولین پرسش مهمی که در مواجهه با ماتریس آیزنهاور مطرح می‌شود، این است که ماتریس آیزنهاور چیست؟ در پاسخ کوتاه می‌توان گفت این ماتریس یک راه حل عملی برای اولویت بندی و ساماندهی به وظایفی است که باید در طول روز انجام دهید. در ادامه راجع به چگونگی استفاده از این روش و 4 اصل مهم ماتریس توضیح خواهیم داد.
ماتریس آیزنهاور همانطور که از نام آن پیداست، اولین بار توسط آیزنهاور ارائه شد. آیزنهاور ریاست جمهوری آمریکا را از سال 1953 الی 1961 برعهده داشت. او پیش از اینکه رئیس جمهور آمریکا باشد، ژنرال عالی مقام ارتش بود. به همین واسطه آیزنهاور کارهای زیادی برای انجام دادن داشت. او باید به صورت روزانه به کارهای مختلف رسیدگی می‌کرد.
به همین دلیل آیزنهاور به سمتی رفت تا بتواند یک راهکار عملی برای انجام کارها در روز پیدا کند. ماتریس آیزنهاور ماحصل تلاش‌ها و تحقیقات آیزنهاور برای پیدا کردن یک روش سامان دهنده کارها است.
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) چیست؟
کاربرد ماتریس آیزنهاور چیست؟
می‌توان گفت مهم‌ترین کاربرد ماتریس آیزنهاور در ارائه یک روش بسیار ساده است که با کمک آن می‌توانید تمامی کارهای خود را دسته بندی کنید. علت اینکه ماتریس آیزنهاور دارای شهرت جهانی است، بخاطر استفاده راحت این روش در اولویت بندی کارها است. شما فارغ از ملیت، سن و حتی حجم وظایفی که دارید، می‌توانید با استفاده از این روش کارهای خود را سازماندهی کنید.
البته Eisenhower Matrix تنها راه برنامه ریزی و اولویت بندی کارها نیست. کارشناسان روش‌هایی مختلفی برای نظم دهی به برنامه روزانه ارائه داده‌اند؛ در این ببین قطعا روشی کاربردی‌تر است که در عین سادگی، از سرعت بالایی برای غربال کارها و اولویت بندی آن‌ها برخوردار باشد که کاربرد ماتریس آیزنهاور چنین است.
البته یک نکته مهم در رابطه با کاربرد ماتریس آیزنهاور وجود دارد. شما باید ابتدا 4 اصل مهم ماتریس را بشناسید و توانایی دسته بندی کارهایشان را بر این اساس داشته باشید. اهمیت این چهار اصل در جداسازی انواع کارهایی است که در یک روز باید انجام دهید. در ادامه این چهار اصل را به صورت مفصل با ذکر مثال‌های ملموس، توضیح خواهیم داد.
چهار اصل ماتریس آیزنهاور | اولویت بندی کارها
همگی ما روزانه با وظایف بسیاری محاصره شده‌ایم که می‌توانند انرژی زیادی از ما بگیرند. شما با استفاده از 4 اصل مهم ماتریس می‌توانید ارزیابی کنید که به چه کارهایی باید سریعا رسیدگی کنید و اینکه کدام کارها را می‌توانید انجام ندهید و انجام آن‌ها را به دیگران واگذار کنید. البته واگذاری انجام برخی کارها به دیگران تنها در صورتی است که امکان انجام این کارها توسط شخص دیگر وجود داشته باشد.
آیزنهاور بر اساس چهار اصل مهم کارهای خود را دسته بندی می‌کرد. این 4 اصل مهم ماتریس باعث می‌شوند که شما انبوهی از کارهایی که باید انجام دهید را بتوانید در چهار دسته مختلف قرار دهید و بدین ترتیب تصمیم بگیرید که ابتدا کدام کارها را انجام دهید.
نکته مهم این 4 اصل Eisenhower Matrix این است که شما می‌توانید پس از دسته بندی کارهایتان با این روش، تصمیم بگیرید که اصلا کدام موارد را باید انجام دهید و کدام کارها را می‌توانید انجام ندهید. درواقع می‌توان گفت که این ماتریس نه تنها کارها را بر اساس اهمیت برای شما اولویت بندی می‌کند، بلکه برخی کارها را هم حذف می‌کند. این دسته از کارها در سومین اصل ماتریس تعریف می‌شوند.
معرفی 4 اصل مهم ماتریس آیزنهاور
در این قسمت چهار اصل مهم ماتریس را معرفی می‌کنیم.همانطور که اشاره کردیم این چهار اصل ابزاری هستند که شما به کمک آن‌ها وظایف محوله را دسته بندی خواهید کرد. می‌توان گفت که هسته مرکزی استفاده از ماتریس آیزنهاور بکار گیری این 4 اصل مهم است. این چهار اصل شامل موارد زیر هستند.
- وظایف فوری و مهم
- وظایف مهم اما غیر فوری
- وظایف فوری اما غیر مهم
- وظایف غیر مهم و غیر فوری
معرفی 4 اصل مهم ماتریس آیزنهاور
اصل اول: وظایف فوری و مهم هستند
اولین گروه از 4 اصل مهم ماتریس، به کارهای مهم و ضروری می‌پردازد. قاعدتا انجام کارهای ضروری و مهم در اولویت قرار می‌گیرند. به همین دلیل اولین دسته بندی به این گروه اختصاص داده شده است. انجام ندادن این کارها می‌تواند بدترین نتایج را برای شما به همراه داشته باشد. همواره بخش قابل توجهی از کارهای فوری و مهم به وظایفی که به واسطه شغل شما ایجاد می شوند، اختصاص داده می‌شود.
تعریف دیگری که می‌توانید با استفاده از آن این دسته از کارها را شناسایی کنید، با استفاده از ارزیابی است. معمولا به کارهایی فوری گفته می‌شود که 24 ساعت زمان دارید تا آن‌ها را به سرانجام برسانید. تحویل پروژه‌ها، مواردی که ددلاین (مهلت ارسال مشخص) دارند، در این دسته طبقه بندی می‌شوند.
همچنین مهم بودن این کارها از این جهت بررسی می‌شود که نتیجه انجام دادن یا انجام ندادن آن‌ها تاثیر زیادی دارد. در توضیح مهم بودن کارها می‌توان گفت اصلی‌ترین وظایفی که باید انجام دهید، در این دسته قرار می‌گیرند. یک مثال انجام کارهای فوری و مهم را می‌توانید در ادامه مشاهده کنید.
مثلا استادیار دانشگاه هستید و یک امتحان تشریحی برگزار کرده‌اید. سیستم آموزش دانشکده تا 24 ساعت بعد به شما فرصت داده است تا نمرات را برای دانشجویان بارگذاری کنید. طبیعتاً این کار فوری است از این جهت که یک ضرب الاجل زمانی برای آن مطرح شده است. همچنین مهم است چرا که تبعات انجام ندادن آن می‌تواند روی شغل شما تاثیر بگذارد.
وظایف فوری نیستند اما مهم هستند
گروه بعدی از 4 اصل مهم ماتریس که در جدول آیزنهاور قرار دارند، مربوط به کارهای مهم اما غیر فوری است. این دسته از کارها اهمیت فراوانی دارند و تنها فرق آن‌ها با گروه قبلی فوری نبودن آن‌ها است. باید توجه کنید که فوری نبودن به معنای اهمیت کمتر آن‌ها نیست.
می‌توان گفت که تمامی افرادی که در مسائل مختلف مثل کسب دانش، درآمد، ورزش و… پیروز شده‌اند، همگی در انجام این دسته از کارها طبق Eisenhower Matrix مهارت داشته‌اند. می‌توان اینطور بیان کرد که انجام این گروه از کارها موفقیت‌های بزرگ و پایدار را به همراه می‌آورد و بدین جهت مهم هستند.
غیر فوری بودن این کارها دقیقا نشان می‌دهد که چرا فقط افراد خاصی از پس انجام این کارها برمی‌آیند. به دلیل اینکه نتیجه انجام این قبیل کارها در یک روز مشخص نمی‌شود، تنها افراد کمی همین لازم برای به پایان رساندن این کارها را دارند. مخصوصا که ضرب الاجل کوتاهی هم برای آن‌ها وجود ندارد و به همین دلیل بخش بزرگی از مردم انجام این دست کارها را مدام به تعویق می‌اندازند.
مثلا قرار است جشن عروسی شما حدود ده ماه دیگر برگزار شود. مقداری اضافه وزن دارید و دوست دارید با کاهش وزن، به تناسب اندام ایده آل خود برسید. این کار نیاز به روزها ورزش و پیگیری دارد و قطعا نمی‌توان در یک روز نتیجه‌ای از آن گرفت. مجبور کردن خود برای انجام این گروه از کارهایی که ددلاین ندارند، می‌تواند مفید واقع شود.
وظایف فوری نیستند اما مهم هستند
اصل سوم: وظایف فوری هستند اما مهم نیستند
سومین مورد از 4 اصل مهم ماتریس، کارهای فوری اما نه چندان مهم هستند. معمولا شما زمان کمی برای انجام این گونه از کارها دارید و به همین دلیل ممکن است استرس زیادی بابت انجام این کارها متحمل شوید.
نکته قابل توجهی که درمورد این گروه وجود دارد این است که با بررسی درست می‌توان انجام برخی از این کارها را به دیگران واگذار کرد. می‌توان گفت با اینکه انجام این کارها فوری است و احتمالا باعث ایجاد اضطراب فراوانی در شما شده است، باز هم نیازی نیست تا شخصا به این موارد رسیدگی کنید.
گرچه سوم از 4 اصل مهم ماتریس اشاره به کارهایی دارد که زمان کمی برای انجام آن‌ها وجود دارد اما صرفا انجام شدن کار مهم است و معمولا جزو وظایف شخصی شما نیست.
مثلا یک خانواده جوان به تازگی به واحد مجاور شما نقل مکان کرده‌اند. طبیعی است بابت موارد مختلفی از شما راهنمایی بخواهند. پاسخ دادن سوالات آن‌ها و احتمالا کمی صحبت حاشیه‌ای در مورد وضعیت ساختمان و دیگر ساکنین می‌تواند وقت زیادی از شما تلف کند. از طرفی اگر شما پاسخ پیام آن‌ها را ندهید، می‌تواند توهین آمیز تلقی شود. در این قسمت پاسخ به سوال همسایه فوری است اما برای شما چندان مهم نیست. به عنوان راهکار می‌توانید پاسخ دادن به سوالات آن‌ها را به همسر و یا فرزند بزرگ خود واگذار کنید.
اصل چهارم: وظایف فوری و مهم نیستند
آخرین دسته‌ای که در توضیح کاربرد ماتریس از اهمیت زیادی برخوردار است، گروه آخر است. در این دسته کارهایی گنجانده می‌شود که انجام دادن آن‌ها نه فوری است و نه مهم. قاعدتا دوتا انجام این دسته از فعالیت‌ها در کم‌ترین اولویت قرار دارد. با این حال یکی از مهم‌ترین موارد 4 اصل مهم ماتریس به این گروه اختصاص دارد.
به دلیل اینکه انجام این کارها معمولا وقت زیادی را از شما می‌گیرد، مهم است که بتوانید انجام آن‌ها را کاهش دهید و یا به زمان دیگری موکول کنید. با این وجود امروزه شاهد هستیم که افراد بسیاری در سراسر جهان وقت زیادی را در روز به انجام این قبیل کارهای نسبتا بیهوده اختصاص می‌دهند.
مهم‌ترین علت آن است که در حال حاضر انواع مختلف سرگرمی‌ها، بازی‌های دیجیتال، شبکه‌های اجتماعی، وب گردی، فیلم‌ها و سریال‌ها و… وجود دارند که از جذابیت زیادی خصوصا برای قشر کودک و نوجوان و جوان برخوردار هستند. می‌توان گفت که امروزه کمتر کسی است که یکی از این موارد ذکر شده را به عنوان قاتل وقت و زمان خود در نظر نگیرد. بهترین راهکار استفاده از سیاست تشویقی برای انجام این موارد است.
به طور مثال شما علاقمند به دیدن یک سریال در پخش شبکه نمایش خانگی هستید. به جای اینکه وقت‌های طلایی خود را به دیدن سریال اختصاص دهید، می‌توانید دیدن این سریال را به عنوان یک کار تشویقی در نظر بگیرید. بدین صورت که اگر در پایان روز کارهای مهم خود را انجام داده بودید، به تماشای سریال بنشینید. این سیاست تشویقی باعث پیش‌برد اصل یک، دو و چهار ماتریس به صورت همزمان می‌شود.
وظایف فوری نیستند اما مهم هستند
نحوه استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور
کاربرد ماتریس گسترده است. شما می‌توانید با رعایت یکسری نکات مهم که با تجربه بدست آمده‌اند، از Eisenhower Matrix استفاده بیشتری ببرید. در ادامه به این موارد اشاره کرده‌ایم.
- برنامه ریزی از شب قبل: اگر اولویت بندی خود را از شب قبل مشخص کنید، هنگامی که صبح روز بعد از خواب بیدار شوید ذهن شما کاملا آماده است تا وظایفی که دارید را انجام دهید. اما اگر برنامه ریزی را به روز بعد محول کنید، در فاصله بیدار شدن تا برنامه ریزی می‌توانید تایم زیادی را از دست بدهید. به این طریق با برنامه ریزی از شب قبل می‌توانید از پتانسیل‌های Eisenhower Matrix بهتر استفاده کنید.
- به تعویق نینداختن کارها: اگر مدام انجام کارهای مختلف خود را به تعویق بیندازید، حتی 4 اصل مهم ماتریس هم نمی‌توانند به شما در انجام کارها کمک کنند. پس حتما ابتدا با خودتان اتمام حجت کنید که در حد توان وظایف محوله را با استفاده از ماتریس انجام دهید.
- زیادی درگیر مدیریت نشوید: پس از اولویت بندی کارها با 4 اصل مهم ماتریس، به پیاده کردن آن‌ها بپردازید و بدانید که همیشه مقداری کم و کاستی وجود دارد. پس زیاد خود را درگیر برنامه ریزی نکنید و تمرکز خود را روی عملی کردن کارها بگذارید.
به هر قسمت از ماتریس رنگی مشخص اختصاص دهید
یکی دیگر از نکاتی که باعث می‌شود از برنامه ریزی به شیوه Eisenhower Matrix استفاده بیشتری ببرید، اختصاص دادن یک رنگ مشخص به هر قسمت از ماتریکس است. در ادامه مثالی از یک ماتریس روزانه را که به هر قسمت رنگ مشخصی اختصاص داده شده است، نشان می‌دهیم. شما می‌توانید با کاغذهای رنگی، ماژیک‌های مختلف و حتی خودکار، برای هر بخش از ماتریکس یک رنگ را به سلیقه خودتان اختصاص دهید.
وظایف مهم و ضروری مثل تحویل پروژه‌های کاری، شرکت در جلسه مدرسه فرزندتان، خواندن امتحان روز بعد، انجام برخی کارهای شخصی مثل اصلاح کردن، و…. | انجام کارهای مهم و غیر فوری مثل ورزش کردن، درس خواندن برای امتحاناتی که طی چند روز و یا چند ماه آینده باید بدهید، سرمایه گذاری، یادگیری یک مهارت و یا زبان خاص و…. |
انجام کارهای غیر مهم ولی فوری مثل تلفن زدن به اقوام، پاسخ ایمیل‌های نه چندان مهم، آب دادن به گل‌ها و…. | کارهای نه مهم و نه ضروری. مثل فیلم دیدن، بازی کردن، وقت گذرانی در شبکه‌های اجتماعی، وب گردی و….. |
کارهای خود را دسته بندی و اولویت بندی کنید
برای اولویت بندی و نوشتن کارها به ترتیب، می‌توانید از دو راهکار زیر بهره بگیرید.
نوشتن کارها: اولین کاری که برای استفاده از 4 اصل مهم ماتریس باید انجام دهید، این است که ابتدا تمامی کارهایی که باید انجام دهید را لیست کنید. لیست کردن کارها می‌تواند در ابتدا سخت باشد اما پس از مدتی به این کار عادت خواهید کرد. فراموش نکنید که حتما کمی تایم خالی برای اتفاقات غیر مترقبه بگذارید.
تنها یک لیست داشته باشید: دقت کنید که برای انجام کارهایی که مد نظر دارید تنها یک لیست تهیه کنید. برخی از افراد Eisenhower Matrix را به چند صورت مختلف تهیه می‌کنند. مثلا یکی برای کارهای خانه یکی برای موارد شغلی و…. که این کار توصیه نمی‌شود. جهت جلوگیری از سردرگمی سعی کنید که همیشه یک لیست داشته باشید.
تعداد موارد داده شده در دایره ماتریکس را محدود کنید
یکی دیگر از موارد کاربرد ماتریس به تعداد کارهایی که در هریک از بخش‌ها می‌توانید بگذارید اشاره می‌کند. در واقع یکی از مواردی که پس از شناخت 4 اصل مهم ماتریس برای افراد پیش می‌آید، تعداد کارهایی است که شما در هر یک از مربع‌های کوچک می‌توانید یادداشت کنید.
پس از اینکه لیست تمامی کارهای خود را یادداشت کردید، نوبت غربال کردن کارها بر اساس قواعد Eisenhower Matrix است. اکثر کارشناسان باور دارند که بیش از هشت کار را در یک مربع نباید یادداشت کنید. اگر بیشتر از این تعداد کار را می‌خواهید در یک مربع بگنجانید، حتما ابتدا یکی از کارهای یادداشت شده را خط بزنید و سپس مورد جدید را اضافه کنید.
تعداد موارد داده شده در دایره ماتریکس را محدود کنید
سوالات پرتکرار پیرامون ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور چه اهمیتی در زندگی دارد؟
برای اینکه درک کنید ماتریس آیزنهاور چه اهمیتی در زندگی دارد، ابتدا باید بدانید ماتریس آیزنهاور چیست. پیش تر پاسخ این سوال داده شده است. در مورد اهمیت این ماتریس در زندگی می‌توان گفت که یک ابزار بسیار کارآمد است که با استفاده از آن می‌توانید وظایف خود را به طرز بهتر و با سرعت بیشتری انجام دهید.
با توجه به سبک زندگی پر استرس و پرمشغله امروزی، استفاده از این ماتریس می‌تواند برای سازماندهی به کارهای مختلف ضروری باشد. اهمیت دیگر این روش در عملی شدن آن برای انواع افراد با سطوح مختلف دانش، وظایف و تابعیت است.
ماتریس در چه مکان‌هایی بیشتر کاربرد دارد؟
همانطور که گفتیم کاربرد ماتریس در هر آنچه که از آن به عنوان فعالیت انسانی یاد می‌شود، می‌تواند استفاده شود. تنوع فعالیت‌های مختلف که هر شخص به تناسب جایگاه اجتماعی، سن، شغل و موارد دیگر تجربه می‌کند، بشدت بالا است. Eisenhower Matrix در دسته بندی تمامی این موارد می‌تواند کاربرد داشته باشد.
خصوصا 4 اصل مهم ماتریس می‌تواند در مکان‌های مختلف استفاده شود. استفاده از این روش های خصوصا برای افرادی که روزانه با وظایف زیادی محاصره می‌شوند و همواره حجم کارهای عقب افتاده آن‌ها بالا است، بشدت توصیه می‌شود.
شما می‌توانید ابتدا ماتریس را فقط برای مهم‌ترین کارها پیاده کنید. چرا که نوشتن لیست روزانه و جدا کردن کارها بر اساس 4 اصل مهم ماتریس، می‌تواند در ابتدا کمی سخت باشد و باعث شود که شما از انجام این روش خسته شوید.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای زندگی روزمره است؟
خیر ماتریس آیزنهاور را می‌توانید برای پیاده سازی اهداف بلند مدت‌تر هم استفاده کنید. در واقع شما می‌توانید هر یک از اهداف هفتگی یا ماهانه خود را هم در ماتریس بگنجانید. مثلا پروژه‌های هفتگی، ترجمه مقاله، شهر بازی رفتن و… همه و همه از جمله کارهایی هستند که می‌توانند طی یک ماه یا هفته انجام شوند.
ماتریس آیزنهاور قابلیت تعمیم دادن به بازه‌های زمانی بزرگ‌تری را هم دارد. با این وجود استفاده اصلی آن در دسته بندی کارهای روزانه تعریف می‌شود.
اهمیت استفاده از Eisenhower Matrix به حدی زیاد است که امروزه در کارگاه‌های آموزشی مختلف این روش برای افراد بزرگسال توضیح داده می‌شود. همچنین در کتب آموزشی کودکان هم 4 اصل مهم ماتریس آورده شده است تا کودکان از سنین پایین توانایی استفاده از این روش را کسب کنند.
آیا ماتریس آیزنهاور فقط برای زندگی روزمره است؟
جمع بندی
در حال حاضر استفاده از Eisenhower Matrix به شکل یک روش بین المللی و جهانی برای دسته بندی و تعیین اولویت کارها درآمده است. انعطاف پذیری و کاربرد ماتریس باعث می‌شود که برای استفاده در موقعیت‌های مختلف مناسب باشد و همواره پاسخگوی نیاز افراد در شرایط مختلف کاری بوده و هست.
شما با استفاده از 4 اصل مهم ماتریس می‌توانید کارهای خود را از یک فیلتر غربالگری بر اساس مهم بودن و ضروری بودن کارها عبور دهید و کارهای مهم را ابتدا انجام دهید. همچنین با این روش امکان واگذاری کارها به دیگران هم وجود دارد. درنهایت شما با نوشتن لیست کارهایی که باید انجام دهید، می‌توانید از ماتریس آیزنهاور به صورت عملی استفاده کنید.
