اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا
سیستم کنترل تردد ارباب رجوع کسرا
کنترل ورود و خروج مهمان‌ها و افراد تردد کننده یا همان کنترل تردد ارباب رجوع در سازمانها نیازمند ظرافت‌‌های بسیاری است. از جمله اینکه نه تنها به دلیل رعایت مسائل امنیتی که برای هر سازمانی رعایت آن ضروری است. می‌باید داده‌های مرتبط با مهمانان و مراجعین با دقت در سامانه‌های مربوط به حضور و غیاب سازمان ها (نرم افزار جامع حضور و غیاب) ثبت شود. بلکه چنین روندی باید به گونه‌ای انجام پذیرد که شان و جایگاه مدعوین نیز به خوبی پاس داشته شود. شرکت مهندسی کسرا با درک این نیاز و همچنین با استفاده از تجربه مشتریان بزرگ خود در سراسر کشور. سامانه‌ای قدرتمند و توسعه‌پذیر ارائه نموده است که می تواند با بهره مندی از امکانات خود حجم انبوهی از داده های مربوط به تردد مراجعین و مهمانان را با دقت ثبت کرده. و در مواقع ضروری در اختیار مدیران امنیتی سازمان ها و شرکت ها قرار دهد. نرم افزار مراجعین و مهمان کسرا همچنین از قابلیت یکپارچگی کامل با دستگاههای حضور غیاب مرتبط با حوزه حراست مانند گیت ها، راهبند ها، پلاک‌خوان و ... برخوردار است و با توجه به چنین امکانی می تواند به طور گسترده در بسیاری از سازمان ها و شرکت ها مورد استفاده قرار گیرد.
ویژگی های اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا
ثبت انواع مجوزها جهت مدیریت تردد مهمانان در اتوماسیون ارباب رجوع
- تعریف انواع درخواست ورود مهمان متناسب با نیاز سازمان (داخلی،خارجی،VIP و ...)
- امکان ثبت درخواست ورود مهمان توسط پرسنل متقاضی یا شخص تفویض گیرنده از وی و طی شدن گردش کار درخواست تا تایید نهایی
- ثبت مجوز ورود مهمان توسط پرسنل نگهبانی بدون نیاز به وجود درخواست میزبان
- ثبت درخواست‌های تردد مهمان تواتری
- امکان ثبت درخواست‌های تردد مهمان گروهی از طریق فایل اکسل برای همایش‌ها یا مواقع خاص
- امکان عدم تایید درخواست خودرو مهمان و تایید درخواست ورود مهمان
نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع و مهمان و ثبت انواع مشخصات آنها
- امکان جستجوی مهمان بر اساس شماره ملی، نام خانوادگی و شرکت
- قابلیت ثبت انواع وسایل همراه مهمانان
- قابلیت ثبت گروهی مشخصات وسایل همراه مهمان از طریق فایل اکسل
- قابلیت ثبت مشخصات خودرو مهمانان
- قابلیت ثبت اختصاص خودرو و وسایل همراه به هر یک از مهمانان
- قابلیت اختصاص شماره کارت به هر مهمان جهت ثبت تردد در سامانه کنترل دسترسی
اتوماسیون کنترل تردد مراجعین و امکانات رفاهی جهت رفاه مهمانان
- ثبت درخواست غدای مهمان با امکان ثبت گروهی و تواتری به تفکیک وعده و رستوران
- ثبت درخواست اسکان مهمان با امکان ثبت گروهی و تواتری
- ثبت درخواست نیاز به خودرو مهمان جهت رفت یا برگشت به پایانه،محل کار،منزل
- ثبت درخواست نیاز به خودرو برای تردد درون سازمانی مطابق برنامه ریزی صورت گرفته
- ثبت درخواست تهیه بلیط رفت با برگشت برای مهمان
- تعریف انواع فرآیندهای گردش کار بابت انواع درخواست‌های ورود مهمان، خودرو، بلیط، اسکان و غذا متناسب با اطلاعات درخواست
- اعلام مشخصات بلیط و اسکان تهیه شده برای مهمان به تفکیک مشخصات با قابلیت گزارشگیری
گزارشگیری لحظه ای از وضعیت مختلف تردد مراجعین و میهمانان
- ایجاد گزارش از سوابق ورود مهمان و ملاقتهای وی
- ایجاد گزارش از سوابق ورود نفرات یک شرکت به سازمان
- ایجاد گزارش از سوابق مهمان‌های یک پرسنل خاص
- ایجاد گزارش از سوابق مهمان‌های یک واحد سازمانی بر اساس شخص و شرکت
- ایجاد گزارش از بلیط‌ها، اسکان‌ها، خودروها و پذیرایی‌های تهیه شده برای مهمانان به تفکیک نوع بلیط، شخص، شرکت، میزبان، واحد سازمانی و ...
- ایجاد گزارش از درخواست‌هایی که ملاقات آنها انجام نشده
مدیریت تردد میهمانان و اعطای دسترسی های خاص
- ثبت مشخصات مهمان با کلید مشترک شماره ملی جهت ردیابی‌های آتی
- تایید الکترونیکی ملاقات با مهمان توسط میزبان یا ملاقات شونده
- طراحی و چاپ برگه ملاقات مهمان مطابق با فرمت ارائه شده کارفرما
- تعریف لیست سیاه تاریخ‌دار برای تردد مهمانان یا شرکت‌ها
- وجود انواع کارتابل با دسترسی‌های متفاوت برای درخواست‌های مهمان، بلیط، خودرو، اسکان و غذا با فیلتر‌های کاربردی
- شروع جریان گردش‌کار درخواست‌های وابسته متناسب با گردش کار درخواست‌های وابسته دیگر (تامین اسکان در صورت تامین بلیط و ...)
ایجاد بستر امنیتی کارآمد در اتوماسیون مراجعین و مهمان
- اطلاع رسانی به پرسنل نگهبانی از وضعیت حضور و غیاب پرسنل میزبان در سازمان
- ثبت تردد ورود و خروج مهمان توسط نگهبان
- تعریف شرکت‌های مجاز به تردد به سازمان توسط حراست با مشخصات ثبتی با امکان پیوست نمودن تصاویر مدارک شناسایی شرکت
- دسترسی خاص برای نگهبانان هر درب جهت مشاهده مهمان‌های مجاز همان درب
- اعمال دسترسی نگهبانان متناسب با درب مربوطه جهت مشاهده درخواست تردد مهمان
- ایجاد QRCode بابت مشخصات مهمان و چاپ آن و امکان قرارداد دادن قرائتگرهای مربوطه روی گیت های سازمان جهت ورود مهمان بدون نیاز به دادن کارت
- اعمال دسترسی برای ثبت درخواست میزبان شامل درب، نوع درخواست و هماهنگ کننده
ما در کسرا آماده ارائه مشاوره به شما هستیم
پرسش های متداول پیرامون اتوماسیون مراجعین و مهمان کسرا
بااستفاده از این سیستم مهمان کسرا میزبان میتواند فرم مربوط به آفیش میهمان را قبل از مراجعه مهمان به سازمان پر کرده و پس از طی فرایند تایید به کارتابل انتظامات ارجاع دهد.
امکان هماهنگی برای حضور میهمان با خودرو در سامانه مهمان کسرا وجود دارد و کافی است میزبان یا بخش انتظامات اطلاعات خودرو میهمان را وارد سامانه کنند تا با ارتباط یکپارچه با سیستم پلاک خوان امکان ورود میهمان با خودرو و پلاکی که از قبل در سیستم تعریف شده است فراهم شود. ارتباط سیستم مراجعین و میهمان با سیستم مدیریت خودرو و سیستم پلاک خوان از امکانات منحصر به فرد اتوماسیون های کسرا می باشد .
با استفاده از نرم افزار اطلاع رسانی هرمس کسرا که با نرم افزار مدیریت مراجعین و میهمان کسرا بصورت یکپارچه هستند امکان تنظیمات برای ارسال پیام در قبال ورود و خروج میهمان وجود دارد و میتوان با گروه بندی که میتواند بر روی پرسنل وجود داشته باشد گیرندگان پیام مشخص و ارسال انجام شود.
اتوماسیون مراجعین و میهمان شرکت مهندسی کسرا با استفاده از زیر ساخت قدرتمند خود و گزارش ساز پویای خود امکان گزارش گیری و ارائه داشبوردهای اطلاعاتی از تمامی اطلاعات ذخیره شده در سیستم را به کاربر می دهد.
امکان ارتباط با انواع سخت افزارهای کنترل تردد از نوع دستگاههای حضور و غیاب و گیت های کنترل تردد سازمانها با نرم افزار مدیریت مراجعین و مهمان کسرا بصورت یکپارچه وجود دارد و میهمانان میتوانند با دریافت کارت میهمان یا برگه آفیش میهمان بر روی این دستگاهها تردد ثبت کنند و ورود و خروج داشته باشند
امکان ساخت لیست سیاه یا بلک لیست برای مدیر سیستم در سامانه جامع مدیریت مراجعین و میهمان شرکت مهندسی کسرا وجود دارد و با این امکان می توان از ورود افرادی که قبلا در سیستم تعریف و در این لیست قرار گرفته اند جلوگیری کرد.
تمامی سوابق مراجعین با کلیه اطلاعات در سیستم جهت استفاده در مراجعات بعدی وجود دارد و سیستم امکان گزارش گیری برای مراجعات قبلی را در اختیار کاربران قرار می دهد. احراز هویت فرد با مراجعه به انتظامات یا حراست سازمان توسط دستگاه انجام شده و کلیه اطلاعات فرد مراجعه کننده به کاربر نشان داده خواهد شد.
بله امکان تعریف تعداد زیادی از مراجعین در سیستم به صورت لیستی در سامانه وجود دارد.این امکان به این دلیل است که کاربر بتواند تعداد زیاد مراجعین را به صورت دسته ای به سیتم وارد کند.