راهکار های مقابله با اهمال کاری در سازمان : تکنیک هایی برای مدیران

مقدمه

اهمال کاری در محیط کار ، صرفا یک مشکل فردی نیست ؛ بلکه یکی از موانع بزرگ بر سر راه موفقیت و بازدهی مطلوب سازمان ها محسوب می شود . در صورتی که کارکنان انجام کار های مهم را پشت گوش بی اندازند ، نتیجتا پروژه ها متوقف شده ، روحیه کاری سایر پرسنل تضعیف شده و در نهایت ، سرمایه شرکت به مخاطره می افتد . شناخت دلایل اصلی اهمال کاری و استفاده از راهبرد های منسجم و هدفمند جهت مقابله با آن ها از سوی مدیران ، لازمه ترویج فرهنگ بهره وری و مشارکت در محیط کار می باشد .

این مقاله ، به بررسی راهکار های مقابله با اهمال کاری در سازمان _ از تعیین چارچوب های هدف گذاری تا راهکار های مبتنی بر فناوری نظیر نرم افزار های حضور و غیاب _ می پردازد که مدیران می توانند با بهره گیری از آن ها ، بر پدیده اهمال کاری غلبه کرده و بستری برای توسعه عملکرد پایدار فراهم کنند .

شناخت علل ریشه ای اهمال کاری در محل کار

مدیران می بایست پیش از انجام هر اقدامی در جهت مقابله با اهمال کاری ، نخست با علل بروز آن آشنا شوند ؛ عللی مانند :

• اجتناب احساسی : ممکن است کارکنان از انجام وظایفی که موجب اضطراب یا کاهش اعتماد به نفس در آن ها می شود ، اجتناب کنند .
• عدم علاقه نسبت به فعالیت : گاهی فعالیت های پیش پا افتاده ، روتین و مبهم ، موجب اهمال کاری پرسنل در انجام آن ها می شوند .
• عدم شفافیت اهداف و شرح وظایف : انتظارات نامشخص موجب سردرگمی و به تعویق انداختن فعالیت ها می گردد .
• فشار کاری بیش از حد و فرسودگی شغلی : حجم کاری سنگین نیز یکی از علل اهمال کاری و اختلال در فرآیند پیشرفت پروژه ها می باشد .

مدیران با رصد الگو هایی از قبیل تاخیر مداوم در تکمیل پروژه های معین یا افزایش چشمگیر رفتار های اهمال کاری در دوره های اوج کار ، می توانند علل اصلی بروز این پدیده را در تیم های کاری خود شناسایی کنند .

راهکار های مقابله با اهمال کاری در سازمان

       تعیین اهداف مشخص و قابل سنجش

• یکی از ویژگی های بارز تیم های پر بازده ، هدف گذاری های کاملا شفاف است . مدیران لازم است پروژه های بزرگ را به مراحل کوچک با موعد های زمانی مشخص تقسیم کنند .
• از معیار های هوشمند _ مشخص ، قابل سنجش ، دست یافتنی ، مرتبط و دارای محدوده زمانی مشخص _ به منظور افزایش تمرکز استفاده کنند .
• انتظارات را به طور شفاف بیان نموده و اطمینان حاصل کنند که تمامی اعضای تیم نسبت به وظایف و وعده های تحویل ( نتایج ، محصولات و دستاورد ها ) آگاهی کامل دارند .

زمانی که کارکنان مشاهده کنند که چگونه اقدامات فردی آن ها در دستیابی به اهداف کلان سازمان نقش دارد ، به طور هدفمند و با جدیت بیشتری کار کرده و اهمال کاری کاهش می یابد .

استفاده از تکنیک های محدود سازی زمان

تکنیک محدود سازی زمان با تخصیص بازه های زمانی ثابت و مشخص به فعالیت ها ، تعهد ایجاد می کند .

• روش پومودورو : در این روش ، به ازای هر 25 دقیقه کار فشرده و جدی ، استراحت های کوتاه در نظر گرفته می شود .
• تکنیک « قورباغه ات را قورت بده » : در این تکنیک ، مهم ترین فعالیت روز شناسایی شده و در اولین بازه زمانی به آن پرداخته می شود .
• زمان بندی بلوکه شده :  در این روش ، بازه های زمانی بدون وقفه برای انجام کار های مهم در نظر گرفته می شود  و به منظور به حداقل رساندن مداخلات ، این اوقات به اطلاع همه اعضای تیم می رسد .

در این راهکار ها ، نوعی ضرب الاجل ساختگی ایجاد می شود که به کارکنان کمک می کند تا به بی تحرکی که عامل اصلی اهمال کاری است ، فائق آیند .

       تقویت فرهنگ پاسخگویی و مسئولیت پذیری

مسئولیت پذیری ، اهداف انتزاعی را به تعهدات ملموس تبدیل می کند .

• جلسات منظم پیگیری : جهت ارزیابی پیشرفت کار ، جلسات هفتگی و یک به یک برگزار کنید .
• اعلام تعهدات در جمع های کاری : از اعضای تیم خود بخواهید که طی جلسات روزانه ، تعهدات و دستاورد های خود را بیان کنند . این دید اجتماعی به پیشبرد کار ها کمک می کند .
• ایجاد گروه های پاسخگویی کوچک : با تشکیل گروه های کوچک ( اغلب دو نفره ) ، همکاران با هدف حمایت از یکدیگر در روند پیشرفت کار ها با هم همکاری می کنند .

مدیران از طریق گنجاندن مسئولیت پذیری و پاسخگویی در روال فعالیت های روزمره ، از گسترش اهمال کاری جلوگیری می کنند .

       به کارگیری فناوری : نرم افزار های حضور و غیاب

در عصر دیجیتال ، فناوری می تواند گزینه ای قدرتمند جهت مقابله با اهمال کاری باشد . یکی از ابزار هایی که به دلیل استفاده گسترده از آن از دیرباز تا کنون ، کمتر به اهمیت آن پرداخته شده ، سیستم های کنترل حضور غیاب است ؛ پلتفرمی که زمان ورود و خروج ، مدت زمان استراحت ، الگو های فعالیت و حضور کارکنان را پیگیری و گزارش می کند . در ادامه ، به نقش این سامانه ها در سازمان ها می پردازیم .

• امکان مشاهده الگو های کاری : مدیران خواهند توانست غیبت های غیر مجاز ، زمان های بیکاری طولانی را که با تاخیر در ضرب الاجل ها ارتباط دارند ، شناسایی کنند .
• مداخلات بر اساس داده ها : از تجزیه و تحلیل های سیستم کنترل تردد می توان در جهت شناسایی تیم ها و افرادی که نیاز به پشتیبانی و آموزش بیشتر دارند ، استفاده نمود .
• ترغیب به رعایت انضباط و مقررات مربوط به زمان بندی : چنانچه کارکنان بدانند که ساعات کاری و شاخص های عملکرد ایشان به طور شفاف رصد و ثبت می گردد ، احتمال حضور به موقع آن ها در محل کار و جدیت و تمرکز بیشتر در انجام فعالیت ها در آن ها افزایش می یابد .
• یکپارچگی با سیستم های مدیریت امور : سامانه های حضور و غیاب پیشرفته ، قادر به یکپارچگی با نرم افزار های مدیریت پروژه بوده و داده ها را بدون وقفه منتقل می سازند .

 سازمان ها با استفاده از سیستم های مدیریت حضور و غیاب ابری ، به درک و شناخت بهتری از شیوه عملکرد نیروی کار دست می یابند . از این رو ، شناسایی و مرتفع سازی عوامل اهمال کاری تسهیل می گردد .

       نظارت بر پیشرفت و روال کار

مقابله با اهمال کاری در سازمان همواره در جریان است . در این راستا می بایست :

• شاخص های اصلی عملکرد مرتبط با ارائه به موقع نتایج ، حضور در جلسات و نرخ تکمیل وظایف را تعیین نمایید .
• ارزیابی فصلی شاخص ها : روند های موجود را تجزیه تحلیل نمایید ، افراد یا گروه هایی را که عملکرد ضعیفی دارند ، شناسایی کنید و مداخلات مورد نیاز را انجام دهید .
• دریافت بازخورد و نظرات : به منظور یافتن نقاط ضعف ، مشکلات و موانع ، نظرسنجی را به طور ناشناس انجام دهید . 

سازمان ها با در نظر گرفتن استراتژی های مقابله با اهمال کاری به عنوان اساس برنامه های خود ، می توانند شتاب عملکرد خود را حفظ کرده و برای حل چالش های پیش رو ، آماده شوند .