افزایش اعتماد کارمندان با بکارگیری سیستم های آنلاین

مقدمه

در فضای امروزی کسب و کار ها ، افزایش اعتماد کارمندان جزو ملزومات بهره وری ، نرخ مشارکت بالا و رضایت شغلی می باشد . اما اعتماد صرفا در کلام به دست نمی آید ؛ بلکه جلب آن مستلزم ایجاد فرهنگ شفافیت ، رعایت انصاف و احترام متقابل می باشد . یکی از حیطه هایی که در آن میزان اعتماد کارمندان محک زده می شود ، پیگیری و مدیریت حضور و غیاب نیروی کار می باشد .

سیستم های حضور و غیاب آنلاین ، به جایگاهی فرا تر از یک ابزار ساده ساعت زنی و پیگیری زمان  دست یافته اند . این نرم افزار های مدرن ، اکنون راه ارتباطی میان پرسنل و کار فرما بوده و متضمن شفافیت ، انعطاف پذیری و پاسخگویی می باشند . سیستم های حضور و غیاب آنلاین  در صورت استفاده صحیح ، نه تنها مدیریت محیط کار را ارتقا می دهند ، بلکه فرهنگ اعتماد را نیز نهادینه می کنند .

این مقاله ، به افزایش اعتماد کارمندان با بکارگیری سیستم های آنلاین می پردازد . ادامه مطالب را از دست ندهید .

مفهوم اعتماد در مدیریت تردد

اعتماد در محیط کار به صورت احترام ، استقلال عمل و انصاف معنا می شود . شیوه های قدیمی پیگیری و مدیریت حضور و غیاب منابع انسانی ، مانند اسکنر های بیومتریکی ساده ، اسپرد شیت و کارت پانچ های دستی ، اغلب یک فضای نظارتی به جای پاسخگویی و مسئولیت پذیری فردی ایجاد می کردند . پرسنل به جای حس ارزشمندی و مورد اعتماد بودن ، احساس می کردند دائما تحت نظارتی خشک و جدی قرار دارند . این امر به مرور زمان اعتماد میان پرسنل و مدیریت را کم رنگ تر می کرد .

اما نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و پیشرفته ، با تمرکز بر موارد زیر ، این فضا را تغییر داده اند :

قدرت بخشی به کارمندان : به جای مدیریت ریز بینانه و جز به جز ، کارمندان خود تسلط و مدیریت زمان و فعالیت هایشان را بر عهده می گیرند .

شفافیت داده ها و اطلاعات : کارمندان به رکورد های حضور و غیاب شان دسترسی دارند .

شرایط کاری انعطاف پذیر: پشتیبانی از مدل های کاری مرکب و دور کاری ، بی آن که مسئولیت پذیری و پاسخگویی تحت الشعاع قرار گیرد .

دیدگاه مبتنی بر هوش مصنوعی : ارائه بازخورد های مبتنی بر داده های دقیق به جای اقدامات تنبیهی .

 شرکت ها می توانند با به کار گیری این رویکرد های نوین ، شاهد شکل جدیدی از مدیریت حضور و غیاب نیروی کار در قالب ابزاری برای توان بخشیدن به جای کنترل مداوم باشند .

نقش سیستم های حضور و غیاب آنلاین در جلب و افزایش اعتماد کارمندان

اعتماد از طریق دادن اختیار عمل ؛ پایان مدیریت های ریز بینانه

یکی از بزرگ ترین نارضایتی های کارمندان در رابطه با مدیریت حضور و غیاب ، آن است که پرسنل احساس می کنند دائما تحت نظر قرار دارند . سیستم های قدیمی کنترل تردد با اجبار کارمندان به ساعت زنی در زمان مقرر و دقیق ، موجب استرس و اضطراب غیر ضروری در آن ها می شدند .

سیستم های حضور و غیاب آنلاین ، دارای قابلیت ثبت زمان ورود و خروج یا آغاز و اتمام انجام کار توسط خود پرسنل هستند ؛ قابلیتی که به کارمندان امکان مدیریت مسئولانه زمان خودشان را می دهد . به جای نظارت های سفت و سخت ، سیستم های حضور وغیاب آنلاین و مبتنی بر هوش مصنوعی و اپلیکیشن حضور و غیاب می توانند  الگو ها را شناسایی کرده و بدون نیاز به جریمه کارکنان ، اقدامات جبرانی و اصلاحی را پیشنهاد نمایند .

تحلیل های پیش بینی کننده برای برنامه ریزی های کاری منصفانه تر

امروزه ، بسیاری از نرم افزار های حضور و غیاب مجهز به تحلیل های هوش مصنوعی جهت پیش بینی الگو های کاری و بهینه سازی زمان بندی ها شده اند . این قابلیت منجر به تخصیص عادلانه تر شیفت های کاری و جلوگیری از فرسودگی پرسنل می گردد .

اما اهمیت این امر در چیست ؟ زمانی که کارمندان احساس کنند بیش از حد کار می کنند یا برنامه ها و زمان بندی های کاری آن ها منصفانه نیست ، اعتمادشان به سیستم مدیریتی سلب می شود . ابزار های برنامه ریزی و زمان بندی که بر اساس هوش مصنوعی عمل می کنند ، میزان بهره وری و بازدهی کاری پرسنل ، توزیع حجم کار و حتی وضعیت شاخص ها ( مانند غیبت های مکرر ) را می سنجند و از این طریق ، برنامه های زمانی متعادل تری را تدوین می نمایند .

احراز هویت غیر بیومتریکی جهت حراست از حریم شخصی

یکی از دلایل مهم عدم اعتماد کارکنان ، استفاده از سیستم های کنترل تردد بیومتریکی مانند تشخیص چهره و اسکن اثر انگشت است . بسیاری از پرسنل نگرانی هایی در خصوص چگونگی ذخیره سازی و استفاده از داده های بیومتریکی و شخصی خود را دارند .

امروزه ، نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین ، به جای استفاده از داده های بیومتریکی ،  از ژئوتگینگ ( نشان گذاری جغرافیایی ) ، تشخیص وسیله و احراز هویت بی نیاز از پسورد استفاده می کنند . از  فناوری بلاکچین نیز به منظور اطمینان از دستکاری نشدن و در عین حال ، حفظ حریم شخصی رکورد های حضور و غیاب استفاده می شود .

با حذف شیوه های پیگیری غیر مهاجم ، شرکت ها پیامی روشن و محکم مبنی بر احترام گذاردن به حریم خصوصی به کارکنان خود مخابره می کنند ؛ پیامی که به افزایش اعتماد میان آنان منتج می شود .

هماهنگی با متریک های رفاه و سلامت روان

قابلیت نوین دیگر در سیستم های حضور و غیاب پیشرفته ، هماهنگی با شاخص های سلامت روان می باشد . مطالعات نشان می دهند که حضور نامنظم کارکنان در محیط کار ، می تواند حاکی از فرسودگی و خستگی مفرط ، اضطراب و عدم مشارکت و انگیزه ی آن ها باشد .

امروزه ، نرم افزار های حضور و غیاب پیشرفته از قابلیت پیگیری وضعیت خلق و خوی افراد ، بررسی های سلامت از طریق هوش مصنوعی و پیشنهاد استراحت براساس فعالیت کارکنان برخوردارند .

به عنوان مثال ، چنانچه پرسنل اغلب اوقات اضافه کاری کنند ، سیستم پیشنهاد استراحت داده یا پیام هایی به مدیریت منابع انسانی ارسال می کند . سامانه حضور و غیاب به جای اعمال تنبیه در قبال غیبت ها ، به شناسایی پیشگیرانه مشکلات بالقوه در رابطه با سلامت کارکنان می پردازد.  بدین شکل ، پرسنل احساس ارزشمندی نموده و اعتمادشان به سازمان عمیق تر می شود .

نتیجه‌گیری: افزایش اعتماد و بهره‌وری با سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین

استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین نه تنها باعث افزایش شفافیت و انعطاف‌پذیری در محیط کاری می‌شود، بلکه به تقویت اعتماد کارکنان و بهبود عملکرد سازمان کمک شایانی می‌کند. این سیستم‌ها با اعطای استقلال و مسئولیت‌پذیری به پرسنل، آن‌ها را از زیر فشار نظارت‌های ریزبینانه رها کرده و با استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی، به بهبود فرآیندهای کاری و توزیع عادلانه‌تر وظایف کمک می‌کنند.

اگر شما هم به دنبال ایجاد فرهنگی شفاف و منصفانه در سازمان خود و افزایش اعتماد کارکنان هستید، شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه (Kasra) با ارائه نرم‌افزارهای حضور و غیاب آنلاین پیشرفته می‌تواند به شما کمک کند.
همین امروز با تیم متخصص ما تماس بگیرید تا از مشاوره رایگان بهره‌مند شوید و راهکارهای مناسب برای بهبود فرآیند حضور و غیاب و افزایش اعتماد در سازمان خود را پیاده‌سازی کنید!
با ما در مسیر تحول دیجیتال و بهبود عملکرد سازمان خود قدم بردارید!

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.