تصمیم گیری های آگاهانه : نقش تجزیه و تحلیل داده های لحظه ای در مدیریت حضور و غیاب

مقدمه

مدیریت و کنترل حضور و غیاب کارکنان در محیط های کاری امروزی دیگر تنها به ثبت ورود و خروج پرسنل خلاصه نمی شود ، بلکه فرایندی پیچیده است که مستلزم در اختیار داشتن داده های لحظه ای و تصمیم گیری های مبتنی بر اطلاعات دقیق می باشد . سیستم های پیشرفته کنترل تردد پرسنل دارای قابلیت تحلیل داده های لحظه ای بوده و  به سازمان ها کمک می کنند تا تصمیماتی هوشمندانه و آگاهانه در رابطه با امور مدیریتی نیروی کار اتخاذ کنند .

مدیریت حضور و غیاب به این شیوه ، محدود به رهگیری زمان ورود و حضور پرسنل در محیط کار نمی شود ؛ بلکه شناخت الگو های حضور و غیاب ، پیش بینی روندها و گرایشات در آینده و بهینه سازی کارامدی عملیاتی سازمان را نیز در بر می گیرد . هدف ما در این نوشتار ، بررسی نقش تجزیه و تحلیل داده های لحظه ای در مدیریت حضور و غیاب پرسنل در سازمان ها می باشد . تا انتها همراه ما باشید .

داده های لحظه ای: ستون جدید مدیریت نیروی کار

داده های لحظه ای به داده هایی اطلاق می شوند که می توان آن ها را در لحظه و در آن واحد ذخیره ، پردازش و تحلیل کرد . در بافت مدیریت حضور و غیاب ، این بدان معناست که داده های مربوط به ورود و خروج ،‌اوقات فراغت از کار و الگو های کاری پرسنل به محض ثبت شدن قابل دسترسی می باشند . این قابلیت به کسب و کارها این امکان را می دهد که قدمی فراتر از صرفا ثبت ورود و خروج پرسنل خود بر دارند و مسائل مربوط به این حوزه را به محض  پدیدار شدن ، بررسی و برطرف نمایند .

استفاده از داده های لحظه ای جهت پیش بینی های دقیق

یکی از ابعاد پرقدرت داده های لحظه ای ، قابلیت آن ها در ارائه تحلیل های پیش بینی کننده می باشد . کسب و کارها با مدد گیری از یادگیری ماشینی و ابزار های تحلیلگر پیشرفته در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین می توانند الگو های حضور و غیابی را که پیش بینی کننده رفتارهای پرسنل در آینده می باشند ، شناسایی نمایند . تحلیل های پیش بینی کننده امکانات زیر را برای کسب و کار ها فراهم می کنند :

 برآورد نیاز های محیط کار : الگوریتم های پیش بینی کننده از طریق تحلیل پیشینه داده های حضور و غیاب، قادر به برآورد زمان های اوج تقاضا و کمبود پرسنل می باشند و بدین شکل به سازمان ها کمک می کنند تا از قبل ، برنامه ریزی های مناسبی برای این نوسانات داشته باشند .

تخصیص بهینه منابع : داده های لحظه ای به همراه تحلیل های پیش بینی کننده می تواند به تخصیص موثر تر منابع کمک کند . به عنوان مثال ، چنانچه داده ها نشان دهند که یکی از دپارتمان ها طی ماه های خاصی از سال شاهد بیشترین نرخ غیبت پرسنل خود  می باشد ، مدیران می توانند بر این اساس از ماه ها قبل ، تغییراتی در شیفت ها و تعداد پرسنل ایجاد کنند یا از نیرو های کمکی جهت جبران کمبود پرسنل در مواقع یاد شده استفاده نمایند .

پیش بینی مسائل بالقوه پیش از بروز آن ها : مدیران می توانند با دریافت هشدار های زودهنگام  از این سیستم ها در رابطه با از کار گریزی های مکرر یا الگو های غیبت ، پیش از آن که این مسائل به مشکلاتی بزرگ تر تبدیل شوند ، مداخلات لازم را انجام دهند . این کار به کاهش نرخ جایگزینی پرسنل  و افزایش روحیه و انگیزه آن ها کمک می کند .

افزایش کارامدی عملیاتی از طریق یکپارچگی داده های لحظه ای

داده های لحظه ای در ترکیب با سایر فعالیت های سازمانی ، جریان اطلاعاتی را تسهیل نموده و از این طریق و نیز به شیوه های زیر موجب اعتلای کارامدی عملیاتی می گردد :

انجام خودکار فعالیت های اجرایی : کسب و کار ها با استفاده از کنترل تردد ابری خودکار ، دیگر نیازی به وارد کردن دستی داده ها  به سیستم  ندارند و بدین شکل ، خطا هایی که این روش به دنبال داشت ، دیگر پیش نخواهند آمد . یکپارچگی داده های لحظه منجر به تولید خودکار گزارش های حضور و غیاب ، محاسبات پرداختی و جا به جایی های لازم در شیفت ها می گردد و بدین ترتیب ، اعضای تیم منابع انسانی زمان بیشتری برای تمرکز بر فعالیت های استراتژیک و مهم تر خواهند داشت .

پیشخوان های کارمند : می توان نرم افزار های حضور و غیاب لحظه ای را به پرتال های مخصوص کارمندان مرتبط نمود تا پرسنل از این طریق بتوانند به رکورد های حضور و غیاب خود دسترسی داشته باشند ؛ درخواست های مرخصی خود را ثبت نموده و شیفت های خود را بدون نیاز به مداخله مدیریت جا به جا کنند . این قابلیت علاوه بر کاهش مسئولیت های اجرایی ، به پرسنل اختیار عمل و کنترل بیشتری بر برنامه های کاری خود می دهد و به دنبال آن ، رضایت و اعتماد آنان جلب می گردد .

یکپارچگی با سیستم های پرداختی و مدیریت منابع انسانی : یکی از مزیت های اصلی تحلیل داده های لحظه ای ، قابلیت یکپارچه سازی سیستم های کنترل تردد پرسنل با نرم افزار های پرداختی ، سیستم های منابع انسانی و مدیریت مرخصی می باشد . این یکپارچگی و هماهنگی ‌، موجب به حداقل رسیدن ناهمخوانی میان ساعات کاری ثبت شده و محاسبات حقوق دستمزد شده و از بار اجرایی مسئولان دپارتمان منابع انسانی می کاهد، همچنین این تضمین را می دهد که تمامی پرسنل دقیقا به میزانی که کار کرده اند و به موقع حقوق خود را دریافت می کنند.

مدیریت ریسک و بهینه سازی منابع

مدیریت موثر حضور و غیاب همچنین تاثیر مستقیمی بر میزان سرمایه و بودجه سازمان دارد. تحلیل داده های لحظه ای، ابزارهای لازم جهت بهینه سازی هزینه های مربوط به حضور و غیاب پرسنل را در اختیار مدیریت قرار می دهد و  به طور ویژه، از طریق جلوگیری از اضافه کاری های غیرضروری و عدم استفاده از نیروی کار موقت، منجر به کاهش هزینه های سازمانی می گردد.

کاهش تعداد کارکنان اضافی و جلوگیری از کمبود کارکنان : مدیران می توانند با استفاده از داده های لحظه ای، تعداد پرسنل را بر اساس حضور آن ها تعدیل نمایند . چنانچه پرسنل به دلیل بیماری نتواند در محیط کار حضور پیدا کند یا دیر بر سر کار خود حاضر شود ، مدیران مسئول می توانند مجددا تقسیم وظایف کرده یا برنامه های کاری را تغییر دهند .‌ از این طریق ، تعداد پرسنل بیش از حد مورد نیاز ( که منجر به افزایش هزینه های نیروی کار می گردد) یا کمتر از حد مورد نیاز ( که موجب تاخیر و کندی فعالیت های سازمان می شود) نخواهد بود.

کاهش هزینه های مرتبط با غیبت : غیبت پرسنل نه تنها اثر سویی بر بهره وری دارد، بلکه منجر به ضررهای مالی هنگفتی برای سازمان ها می گردد. سازمان ها با شناسایی الگوهای غیبت به طور لحظه ای، می توانند در کمترین زمان به دلایل زمینه ای غیبت پی برده و از طریق برنامه ریزی های مجدد، تهیه برنامه های انگیزشی و مشارکتی پرسنل و نیز توجه ویژه به وضعیت سلامت و رفاه آن ها این مشکل را برطرف نمایند.

برنامه ریزی بهینه شیفت ها : تحلیل داده های لحظه ای به سازمان ها کمک می کند تا برنامه ریزی شیفت های کاری را بر اساس دسترسی ،مجموعه مهارت ها و اولویت های پرسنل تهیه نمایند. با این کار نه تنها کارامدی و بهره وری پرسنل به بیشترین میزان خود می رسد ؛ بلکه با انتخاب پرسنل بر اساس اولویت ها و دسترسی آن ها برای شیفت کاری ، رضایت شغلی کارکنان نیز افزایش می یابد.

نتیجه‌گیری

استفاده از داده‌های لحظه‌ای در مدیریت حضور و غیاب، با تحلیل دقیق الگوهای کاری و پیش‌بینی روندها، کارآمدی سازمان را بهبود می‌بخشد. این راهکارها نه تنها به تخصیص بهینه منابع و کاهش هزینه‌های سازمانی کمک می‌کنند، بلکه با شفافیت بیشتر، رضایت و اعتماد کارکنان را افزایش می‌دهند شرکت کیمیاگران سرزمین رایانه (شرکت کسرا)، با بیش از دو دهه تجربه در ارائه سامانه‌های هوشمند حضور و غیاب، آماده است تا با راهکارهای پیشرفته، سازمان شما را در مسیر مدیریت نوین منابع انسانی همراهی کند.