شیوه پردازش سیستم حضور و غیاب در دنیای امروز

مقدمه

سیستم حضور و غیاب در دنیای امروز هر لحظه ارزشمندتر از قبل است،صرفه‌جویی در زمان و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری، به چالشی کلیدی برای سازمان‌ها تبدیل شده است. مدیریت حضور غیاب کارمندان  ، دیگر تنها به ثبت ساعات ورود و خروج خلاصه نمی‌شود؛ بلکه به یک فرآیند هوشمند برای تحلیل داده‌ها و بهبود بهره‌وری سازمانی تبدیل شده است.

نرم افزارهای حضور و غیاب با اتصال به دستگاه‌های ساعت زنی حضور غیاب و بهره‌گیری از تکنولوژی‌های پیشرفته، داده‌ها را به‌صورت لحظه‌ای ثبت و تحلیل می‌کنند. در این مقاله، با نگاهی ساده اما فنی، نحوه عملکرد این نرم‌ افزارها و مدیریت نرم افزار تخلیه دستگاه تردد را بررسی خواهیم کرد.

اتصال دستگاه‌های حضور و غیاب به سیستم

دستگاه حضور غیاب ، مانند دستگاه‌های اثر انگشت، کارت‌خوان یا تشخیص چهره، داده‌های مربوط به ساعت ورود و خروج پرسنل را ثبت می‌کنند. این دستگاه‌ها معمولاً از طریق شبکه (LAN یا Wi-Fi) یا حتی پورت‌های USB به سرور سیستم کنترل تردد پرسنل متصل می‌شوند.

به عنوان مثال:

• تخلیه آنلاین داده‌ها: دستگاه‌ها به محض ثبت تردد، اطلاعات را به صورت آنلاین به دیتابیس سرور ارسال می‌کنند. این فرآیند معمولاً از طریق پروتکل‌های استاندارد مانند FTP یا APIهای تحت وب انجام می‌شود.
• تخلیه آفلاین داده‌ها: در برخی موارد، داده‌های تردد به صورت دوره‌ای (مثلاً روزانه) از دستگاه‌ها استخراج شده و به سرور منتقل می‌شوند. تصور کنید یک شرکت معدنی دارای چندین سایت استخراج در مناطق دورافتاده است که دسترسی به اینترنت پایدار یا خطوط ارتباطی مناسب ندارند. در این محیط‌ها، دستگاه‌های حضور و غیاب به‌طور مستقل داده‌های تردد کارکنان را ذخیره می‌کنند.

در پایان هر شیفت کاری، سرپرست سایت با استفاده از یک حافظه فلش یا کارت حافظه، اطلاعات ثبت‌شده از دستگاه حضور و غیاب را استخراج می‌کند. سپس، در بازگشت به دفتر مرکزی یا نزدیک‌ترین نقطه دسترسی به اینترنت، این داده‌ها را به سرور اصلی سازمان منتقل می‌کند نرم افزار حضور و غیاب آنلاین در سرور مرکزی این داده‌ها را تحلیل کرده و بر اساس شیفت‌ها و قوانین کار، گزارش‌های دقیق از ساعات کاری، اضافه‌کاری‌ها، و غیبت‌ها ارائه می‌دهد.

این روش تخلیه داده‌ها به سازمان‌هایی که در محیط‌های سخت و کم‌دسترسی مانند معادن فعالیت می‌کنند، امکان مدیریت دقیق و بهینه حضور و غیاب کارکنان را می‌دهد.

داده‌ پردازی در سیستم حضور و غیاب در دنیای امروز

پس از انتقال داده‌های خام  تردد به دیتابیس نرم‌افزار، سیستم این اطلاعات را پردازش می‌کند. این پردازش شامل چند مرحله است:

شناسایی گروه پرسنلی و شیفت‌های کاری

هر کارمند در نرم افزار حضور غیاب به یک گروه پرسنلی تعلق دارد که شیفت‌های کاری و قوانین مرتبط با آن تعریف شده است. نرم‌افزار با مقایسه داده‌های تردد با جدول شیفت‌های کاری، وضعیت کارکرد روزانه فرد را تحلیل می‌کند.

مثال: اگر شیفت کاری فرد از ساعت 8:00 تا 16:00 باشد:

• ورود در ساعت 8:10 به عنوان تأخیر محاسبه می‌شود.
• خروج در ساعت 16:30 به عنوان اضافه‌کاری ثبت می‌شود.

یا اینکه فرض کنید دو نفر با تایم کاری مشابه در یک سازمان فعالیت می‌کنند. هر دو در یک شیفت کاری مشخص، با ساعات کاری 8 صبح تا 4 بعدازظهر حضور دارند.

فرد اول در گروهی قرار دارد که تلورانس ثابت برای ورود و خروج دارد. یعنی اگر فرد تا 8:10 وارد شود، تأخیر او نادیده گرفته می‌شود، اما بعد از این زمان، تأخیر در سیستم ثبت می‌شود. این فرد اگر ساعت 8:15 وارد شود، 5 دقیقه تأخیر برای او محاسبه خواهد شد.

فرد دوم در گروهی قرار دارد که تلورانس شناور برای ورود و خروج تعریف شده است. یعنی سیستم به صورت هوشمند بسته به شرایط روزانه یا ویژگی‌های فردی او، تلورانس متفاوتی را اعمال می‌کند. به عنوان مثال، تلورانس ورود 20 دقیقه در نظر گرفته می‌شود. بنابراین، اگر فرد دوم در یک روز ساعت 8:15 وارد شود، تأخیری برای او محاسبه نخواهد شد.

اجرای قوانین تخلیه داده‌ها و محاسبات

برای اجرای قوانین و محاسبات، نرم‌افزار از Jobها و Stored Procedureها استفاده می‌کند:

• Jobها: فرآیندهای زمان‌بندی‌شده‌ای هستند که به صورت خودکار داده‌های ثبت‌شده را از دیتابیس دستگاه تخلیه کرده و به جداول اصلی انتقال می‌دهند.
• Stored Procedureها: مجموعه‌ای از دستورات SQL هستند که وظایف مشخصی مانند محاسبه تأخیر، اضافه‌کاری و کسر کار را بر اساس داده‌های ثبت‌شده انجام می‌دهند.

برای نمونه  یک Job زمان‌بندی‌شده ممکن است هر روز ساعت 6 صبح، اطلاعات تردد ثبت‌شده را از دستگاه‌ها تخلیه و در جدول  Logs ذخیره کند. سپس، یک Stored Procedure اجرا می‌شود که داده‌ها را بر اساس شیفت‌ها و قوانین تعریف‌شده تحلیل می‌کند

نحوه ی کار اپلیکیشن حضور غیاب و معرفی کسرا همراه

کسرا همراه یک اپلیکیشن جامع و کاربردی برای مدیریت تردد و کارکرد پرسنل است که امکان دسترسی به اطلاعات و مدیریت مجوزها را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند. این نرم‌افزار با اتصال به اینترنت، کاربری آسان و امکانات پیشرفته‌ای را برای کارکنان و مدیران سازمان فراهم می‌کند، به طوری که نیازی به حضور فیزیکی در محل کار یا استفاده از سیستم‌های دسکتاپ نخواهند داشت.

قابلیت های اپلیکیشن حضور غیاب کسرا برای نسخه موبایل

مشاهده تردد و کارکرد
کاربران می‌توانند با ورود به نرم‌افزار، اطلاعات دقیق تردد روزانه و ماهانه خود را در گوشی همراه خود مشاهده کنند. این اطلاعات شامل ساعات ورود و خروج، تأخیرها، اضافه‌کارها و دیگر جزئیات مرتبط با کارکرد است. همچنین مدیران به راحتی می‌توانند کارکرد اعضای زیرمجموعه خود را بررسی کرده و گزارشی جامع از عملکرد تیم خود دریافت کنند.

مدیریت کارتابل
یکی از ویژگی‌های برجسته کسرا همراه، دسترسی به کارتابل مجوزها است. کاربران می‌توانند درخواست‌های مرخصی، مأموریت یا دیگر مجوزها را که در کارتابل‌شان قرار دارد، بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام دهند. به عنوان مثال:

مدیر می‌تواند درخواست مرخصی پرسنل را تأیید یا رد کند.

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، مجوز را به متقاضی ارجاع داده و توضیحات اضافی درخواست کند.

همچنین امکان ارجاع درخواست به مدیر منابع انسانی یا همکار دیگر برای نظرخواهی یا اطلاع‌رسانی وجود دارد.

ثبت مجوزها
کاربران می‌توانند مجوزهای مختلفی مانند مرخصی، مأموریت، یا تأخیر ورود را به‌صورت آنلاین در اپلیکیشن ثبت کنند. این فرآیند به کارکنان اجازه می‌دهد بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار، درخواست‌های خود را سریعاً ثبت کنند و روند بررسی آن‌ها را پیگیری کنند.

قابلیت استفاده در هر مکان و زمان
کاربران در هر نقطه‌ای از کشور یا حتی جهان که به اینترنت دسترسی داشته باشند، می‌توانند از این امکانات استفاده کنند. به عنوان مثال، مدیری که در سفر کاری است، می‌تواند با استفاده از کسرا همراه، وظایف مدیریتی خود را بدون وقفه انجام دهد.

نتیجه‌ گیری

بخش تولید محتوا کسرا

تیم تولید محتوای کسرا با تخصص در حوزه نرم‌افزارهای حضور و غیاب و کنترل تردد، محتوایی دقیق و به‌روز برای کسب‌وکارها ارائه می‌دهد. کارشناسان ما با تجربه در فناوری اطلاعات و مدیریت منابع انسانی، نیازهای کاربران را تحلیل کرده و راهکارهای عملی و قابل اعتماد تهیه می‌کنند. هدف ما ارائه محتوایی ارزشمند برای افزایش دانش و بهبود تصمیم‌گیری شماست.