تنوع برنامه حضور کارگران و کارمندان با نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ممکن است !

کارآمدی و انعطاف پذیری با نرم افزار تردد 

در عرصه رقابت های سازمانی ، موفقیت سازمان در گرو مدیریت کارآمد و موثر نیروی کار می باشد . سیستم های تردد آنلاین تعریف جدیدی از مدیریت حضور و غیاب پرسنل ، کارآمدی و انعطاف پذیری در صنایع مختلف ارائه داده اند . پیش تر ، سازمان ها و صنایع مختلف ، علی رغم الزامات و نیاز های ویژه خود ، مجبور به استفاده از یک نوع سیستم حضور و غیاب بودند .

اما امروزه نرم افزار حضور غیاب آنلاین با قابلیت سفارشی سازی خود ، پاسخگوی تمام نیاز های ویژه سازمانی ، نیروی کار و محیط های کاری مدرن می باشند . در این مقاله به بررسی این موضوع می پردازیم که چطور می توان از نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین جهت برنامه ریزی متنوع در رابطه با حضور و غیاب پرسنل و کارگران ، ارتقای بهره وری و کسب رضایت پرسنل استفاده نمود . تا انتها همراه ما باشید .

 

با توسعه روز افزون سازمان ها و محیط های کاری ، نیاز های مدیریتی حضور و غیاب و کنترل تردد پرسنل نیز به همان نسبت گسترده تر می شوند . کسب و کار های مدرن به سیستم حضور و غیابی نیاز دارند که بتواند :

شرایط دور کاری و مدل های ترکیبی کار را تحت پوشش قرار داده و مدیریت نماید .

 از برنامه های کاری انعطاف پذیر و برنامه ریزی شیفت کاری پشتیبانی کند .

با سایر سیستم های مدیریت منابع انسانی از جمله سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد یکپارچه شود .

داده ها و گزارشات لحظه ای از روند و الگو های حضور و غیاب ارائه دهد .

در چارچوب سیاست های شرکت و قانون کار فعالیت کند .

 نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین با ساز و کار اتوماتیک و مبتنی بر فضای ابری خود این نیاز ها را برآورده نموده ، مدیریت حضور و غیاب را تسهیل کرده و راهکار هایی مناسب جهت پاسخگویی نیاز های متنوع نیروی کار ارائه می دهند .

قابلیت های اصلی نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

خاصیت بیومتریکی : بسیاری از سیستم های حضور و غیاب آنلاین از ادوات بیومتریکی نظیر ابزار های تشخیص اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده می کنند و از این طریق ،  داده های حضور و غیاب دقیق و غیرقابل دستکاری ارائه می دهند .

ژئوفنسینگ و  رهگیری از طریق جی پی اس : این قابلیت ها که به طور ویژه مناسب پرسنل دور کار یا در ماموریت هستند ، به کارفرمایان و مدیران امکان پیگیری وضعیت حضور و غیاب این دسته از پرسنل خود را بر اساس موقعیت مکانی آن ها می دهند و اطمینان حاصل می کنند که پرسنل مذکور صرفا در اماکن تعیین شده ورود و خروج خود را در سیستم ثبت می کنند .

مدیریت غیبت و مرخصی : یکپارچگی نرم افزار کنترل تردد ابری با ابزار های مدیریت مرخصی ، این اطمینان را می دهد که وضعیت و تعداد غیبت های پرسنل به دقت تحت نظارت قرار داشته و تعادلی مناسب میان تعداد و در خواست مرخصی ها و رد یا تایید آن ها وجود دارد.

برنامه ریزی های سفارشی شده : از شیفت  های ثابت گرفته تا برنامه های چرخشی و متغیر ، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای مدیران امکان تهیه و تدوین برنامه حضور و غیاب را متناسب با نیاز های عملیاتی ویژه سازمان فراهم می کند .

 

دسترسی از طریق گوشی همراه : پرسنل با استفاده از اپلیکیشن های مخصوص حضور و غیاب نصب شده بر روی گوشی های هوشمند خود قادرند در هر کجا که باشند ، ورود و خروج خود را ثبت کنند ؛ برنامه های کاری را مشاهده نموده و درخواست مرخصی بدهند . این قابلیت ، دسترسی و کاربری آسانی را برای پرسنل فراهم می کند .

تجزیه و تحلیل داده ها و گزارشگری :

داشبورد های لحظه ای و گزارشات دقیق و جامع ، دیدگاه مدیران را نسبت به وضعیت حضور و غیاب پرسنل باز تر کرده و به آن ها امکان شناسایی الگو ها و روند هایی مانند از کار گریزی و غیبت های مکرر را می دهد .

تنوع برنامه های حضور و غیاب با توجه به نیاز های متفاوت نیروی کار

قابلیت انعطاف پذیری بالای نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ، برنامه ریزی متنوع برای انواع شرایط کاری را امکان پذیر نموده است . در ادامه ، مثال هایی در رابطه با نحوه پشتیبانی این سیستم ها از برنامه ریزی های متنوع حضور و غیاب ذکر شده است :

 

برنامه های کاری ثابت

در صنایعی مانند صنایع تولیدی ، خرده فروشی و بهداشت و درمان که پیوستگی و ثبات حرف اول را می زند ، داشتن برنامه های ثابت اصل لازم به شمار می رود . نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین از طریق روش های زیر به این صنایع کمک می کنند :

 

تهیه و تدوین برنامه های کاری ثابت به صورت اتوماتیک

ارسال یادآور به پرسنل در خصوص شیفت های پیش رو

پیشنهاد جایگزین هایی در صورت وقوع هرگونه پیش‌آمد  احتمالی مانند تاخیر یا خروج زود هنگام پرسنل از محیط کار

 

برنامه های کاری منعطف

در محیط های کاری که به برقراری توازن میان کار و زندگی شخصی اهمیت داده می شود ، برنامه کاری منعطف از محبوبیت بیشتری برخوردار است . نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از طرق زیر به کسب و کار ها امکان تهیه چنین برنامه هایی را می دهد :

فراهم نمودن امکان تعیین ساعات کاری توسط خود پرسنل در چارچوب های از پیش تعیین شده

نظارت بر مجموع ساعات کاری سپری شده به جای هر یک از رکورد های ورود و خروج

پشتیبانی از سیاست های مربوط به ساعات اوج کار ، زمانی که پرسنل بایستی در برهه های زمانی حساس حضور داشته باشند.

 

 مدیریت شیفت های چرخشی

سازمان هایی که طی بیست و چهار ساعت شبانه روز و در تمام روز های هفته فعالیت دارند ، اغلب بر اساس شیفت های چرخشی اداره می شوند . نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین از طریق شیوه های زیر برنامه ریزی های چرخشی را تسهیل می کنند :

تهیه برنامه های چرخشی به صورت خودکار جهت رعایت اصل انصاف و بی طرفی

اختیار دادن به مدیران جهت اعمال تغییرات و جا به جایی شیفت ها در صورت بروز شرایط غیرمنتظره

ارسال خودکار یادآور به پرسنل در رابطه با شیفت های آتی

مدیریت دور کاری

با افزایش دور کاری ، پیگیری وضعیت حضور و غیاب پرسنل دور کار در محیط های غیر رسمی می تواند چالش برانگیز باشد . نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین به طرق زیر این چالش را برطرف نموده اند :

 رهگیری مبتنی بر جی پی اس هر یک از رکورد های ورود و خروج

ثبت فعالیت ها از طریق ابزار های نظارت بر بهره وری

فراهم نمودن امکان ثبت ساعات کار توسط پرسنل از طریق اپلیکیشن های مخصوص  یا پرتال های اینترنتی

مدیریت پروژه

نرم افزار های حضور و غیاب برای تیم هایی که به صورت پروژه  ای کار می کنند و ساعات کاری که به تناسب فعالیت های مشخص محاسبه می شوند ، راهکار های زیر را ارائه می دهند :

محاسبه ساعات کاری صرف شده بر روی پروژه های مختلف با استفاده از قابلیت های زمان سنجی

یکپارچگی و هماهنگی با ابزار های مدیریت پروژه جهت تسهیل امور

ارائه گزارشاتی دقیق و با جزئیات جهت ارزیابی میزان سودآوری پروژه و میزان بهره وری پرسنل

نتیجه گیری

در دنیای مدرن امروز، نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین با قابلیت‌های پیشرفته مانند مدیریت شیفت‌های کاری متنوع، یکپارچگی با سیستم‌های مدیریت منابع انسانی و انعطاف‌پذیری بالا، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا برنامه‌ریزی حضور و غیاب را به‌طور دقیق و مؤثر انجام دهند.

در مقابل، سیستم‌های آفلاین برای محیط‌های کوچک و بدون نیاز به اتصال اینترنت مناسب هستند شرکت مهندسی کسرا به‌عنوان یکی از پیشگامان ارائه نرم‌افزارهای حضور و غیاب، راهکارهای نوین و سفارشی‌سازی‌شده‌ای ارائه می‌دهد که نیازهای متنوع سازمان‌ها در صنایع مختلف را برآورده می‌سازد. این نرم‌افزارها به ارتقاء بهره‌وری، مدیریت کارآمد نیروی انسانی و کسب رضایت پرسنل کمک شایانی می‌کنند.