مدیریت تیم هیبرید

از جدیدترین مباحث مطرح شده این روزها در زمینه مدیریت، مدیریت تیم های هیبریدی است. اگر شما هم ابهامات و سوالاتی در مورد مفهوم‌ و چگونگی کنترل این نوع از تیم‌ها دارید، توصیه می‌کنیم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید. سعی کرده‌ایم تا در این مقاله به صورت کامل مفهوم یک تیم هیبریدی، بایدها و نبایدهایی که در کنترل تیم باید در نظر داشته باشید، نقاط ضعف و قوت آن و هرآنچه که برای مدیریت تیم هیبرید نیاز دارید توضیح دهیم.

منظور از تیم هیبرید چیست؟

اگر آشنایی کمی با این موضوع داشته باشید و فقط اسم این نوع تیم‌ها به گوشتان خورده باشد، قاعدتا یکی از اولین سوالاتی که به ذهن شما خطور می‌کند این است که منظور از تیم هیبرید چیست؟ تیم هیبرید چگونه می‌تواند روی پیشرفت‌های کاری موثر باشد؟ مزایا و معایب تشکیل یک تیم هیبرید چیست؟ و…

در یک تعریف ساده می‌توان گفت که مدیریت تیم هیبرید یکی از مسائل روز مدیریتی است که امروزه به صورت کاملا تخصصی مطرح می‌شود. تعداد تیم‌هایی که با روش کار ترکیبی از جمله تیم هیبریدی کار می‌کنند، امروزه به شدت در حال افزایش است و مباحث و نظریات مختلفی در مورد مدیریت این نوع ساختارها وجود دارد. قبل از هر چیزی ابتدا به این نکته اشاره می‌کنیم که معمولا در زمینه های مختلف نوآوری‌ها در ابتدا با گارد مواجه می‌شوند. توضیح بیشتر اینکه ساختارها تمایل به تثبیت شدن دارند.‌‌ درواقع می‌توان گفت وقتی یک ساختاری شکل می‌گیرد و شناخته می‌شود، تمایل به تغییر ندارد که این موضوع چه درباره کارکنان و‌چه درباره مدیران صادق است. توجیه این مورد هم مثل قانون‌ لختی یا اینرسی نیوتن است با این تفاوت که در اینجا اینرسی درباره افکار و روش‌ها کاربرد دارد.

بیشتر بخوانید: فرهنگ سازمانی چیست و چرا در مدیریت کسب و کارها مهم است؟

منظور از تیم هیبرید چیست؟

پس طبیعی است که اگر برخی از مدیران با دید مثبت به مقوله روش کار ترکیبی و تیم هیبرید در این روش خوش نشان ندهند. از سمتی دیگر هنگامی که یک شیوه جدید شروع به رشد می‌کند، معمولا واحدها و مدیرانی بیشترین پیشرفت را دارند که سریعتر جذب روش مورد نظر شده باشند. پس در مواجهه با ایده‌های جدید، حتما ابتدا سعی کنید که بدون پیش داوری و قضاوت نا آگاهانه، ایده مورد نظر را بررسی کنید تا از قطار پیشرفت جا نمانید و بتوانید به موقع تغییر موقعیت را در واحد خود اعمال کنید. امروزه تعاریف زیادی در مورد اینکه تیم هیبرید چیست، وجود دارد. همگی این تعاریف مقدار کمی اختلاف در جزییات دارند و ساختار همگی تقریبا یکسان است.

منظور از تیم هیبریدی یک نوع روش کار جدید است که در آن به کارکنان آزادی عمل بیشتری داده می‌شود. توضیح بیشتر آنکه قطعا همه شما تجربه دوران همه گیری ویروس‌ کرونا را به یاد دارید. در این زمان به یکباره کل جهان دچار تغییر در انواع فعالیت‌های انسانی شد. حوزه مدیریت هم از این تغییرات بی‌نصیب نماند و یکی از موضوعاتی که در این زمان مطرح شد، مدیریت تیم هیبرید و روش کار ترکیبی بود. البته قبل از آن هم این روش وجود داشت و به دلیل همان مقاومتی که توضیح دادیم، زیاد در مناطق مختلف از این روش استفاده نمی‌شد. همه گیری کرونا باعث شد که مدیران و‌موسسات مختلف به این فکر بیفتند که تیم هیبرید چیست و چطور می‌توان با استفاده از آن بحران‌هایی که به واسطه همه گیری کرونا ایجاد شده است، را پشت سر گذاشت.

امروزه استفاده از این روش به عنوان یک ایده خلاقانه در کنترل بهتر کارها با بازدهی بالاتر پذیرفته شده است. در این نوع روش کاری کارکنان نباید به صورت صد در صد تمام زمان خود را در دفتر بگذرانند و امکان دورکاری هم‌وجود دارد. البته این یک تعریف بسیار سطحی در پاسخ به این است که تیم هیبریدی چیست، در ادامه به صورت تخصصی‌تر در مورد کاربردهای پیاده سازی روش تیم هیبریدی، در کسب و‌کارهای مختلف توضیح خواهیم داد.

منظور از تیم هیبرید چیست؟

تیم هیبریدی چیست و چگونه باید تیم هیبرید را در سازمان‌ها مدیریت کرد؟

گفتیم که مدیریت تیم هیبریدی یکی از موضوعات جدید دنیای امروز است و تحقیقات هنوز در این زمینه ادامه دارد. اما مهم‌ترین سوالی که  اینجا مطرح می‌شود این است که تیم هیبرید چیست و چگونه باید تیم هیبرید را در سازمان‌ها مدیریت کرد؟ ممکن است در نگاه اول اینطور به نظر برسد که مدیریت چنین سازمانی که در آن برخی از کارکنان از راه دور وظایف خود را سخت انجام بدهند، سخت بنظر برسد؛ اما نگران نباشید! طبق آمارها، امروزه حدود نیمی از کشورهای دنیا  روش کار ترکیبی را پذیرفته‌اند و تیم‌های هیبریدی خود را تشکیل داده‌اند؛ پس قطعا شما هم می‌توانید با یادگیری اصول و کلیات مدیریت تیم هیبرید، این ساختار را بسته به امکانات و سازمان کاری خودتان ایجاد کنید. 

شما باید بتوانید با بهره‌گیری از تجربیاتی که مدیران قبلی در زمان همه‌گیری کرونا و پیش از آن در کنترل تیم‌های هیبریدی به انجام رسانیده‌اند، تیم هیبریدی خود را حتی در اندازه‌های کوچک و با تعداد نفرات کم تشکیل دهید. ابتدا شما باید از فواید این روش در روند کاری خود اطمینان ایجاد کنید. درواقع با اعتماد کردن به این روش است که می‌توانید خلاقیت خود را در بکارگیری افراد با این روش شکوفا کنید.

مهم‌ترین نکته و‌مزیت روش کار ترکیبی این است که شما فارغ از جایگاهتان در واحد مورد نظر، می‌توانید انعطاف بسیار بالایی (بسته به شرایط کاری و محدودیت‌ها) در ساعات کاری خودتان ایجاد کنید. انواع مختلفی از زمان‌های کاری در این تیم‌ها وجود دارد. مثلا واحدهایی وجود دارند که شما می‌توانید در آن‌ها به صورت کاملا دورکاری حضور داشته باشید. این موضوع معمولا بستگی به شرایطی دارد که مدیریت تیم هیبرید برای شما مشخص می‌کند. ممکن است شرایط خاصی برای شما تعریف شود مبنی بر اینکه روزهای خاصی را در ماه یا هفته به صورت حضوری در دفتر کار کنید.

همچنین بخوانید: معرفی نرم افزار تحت وب حضور غیاب کسرا

حالت دیگر هم کاملا بسته به شرایط دارد و ممکن است که حتی مدیریت هم نتواند شرایط خاصی را برای شما تعریف کند. مثلا در مورد همین ویروس کرونا، در زمان وضعیت قرمز، شرایط از کنترل مدیریت هم خارج شده و صرفا از راه دور می‌توانستید وظایف خود را انجام دهید. در ادامه چالش‌های زیادی پیش روی شما قرار گرفت که شما باید بتوانید بستن به نوع کار، شرایط پیش رو و هدفی که دارید، یک استراتژی مناسب را انتخاب کنید به طوری که با کمترین هزینه بیشترین بازدهی را داشته باشید. 

در توضیح اینکه تیم هیبرید چیست، فاکتورهای زیادی تعریف می‌شود. که زمان و مکان انجام کار از مهم‌ترین آن‌ها است. در مورد تایم‌های کاری مختلف توضیح دادیم. اما نقش شما به عنوان رهبر یک تیم هیبریدی چیست؟ چگونه باید این تیم را فارغ از شرایطی که وجود دارد رهبری کنید تا بیشترین بهره‌وری را کسب کنید؟ به صورت ساده باید بگوییم که که مهم‌ترین وظیفه شما به عنوان مدیریت تیم هیبرید این است که بتوانید با هر ابزاری که در اختیار دارید، بالاترین هماهنگی را بین اعضای مختلف ایجاد کنید. البته امکاناتی که هر سازمان در اختیار دارد متفاوت است.

با این وجود شما قادر هستید بسته به میزان اعتبارات و‌ منابعی که دارید، بستر مناسبی را برای ایجاد هماهنگی کاری بین اعضای مختلف تیم ایجاد کنید. البته نقش فاکتورهای رفتاری شما در اینجا اهمیت بالایی پیدا می‌کند و شاید تعجب کنید که این موضوع حتی به اندازه برنامه‌ها، ابزار دیجیتال و… اهمیت دارد. وجود بهره گرفتن از اینترنت، برای هماهنگ شدن بین اعضا لازم است. اما در این بین شما هم باید بتوانید ابتدا به کارهای خودتان در نظم‌دهی تیم هیبرید، اولویت ببخشید. در واقع می‌توان اینطور بیان کرد که به علت وجود انعطاف در مدیریت تیم هیبرید، اهمیت نظم‌دهی و مشخص کردن دقیق برنامه‌ها و انتشارات از اهمیت بیشتری برخوردار است.

تیم هیبریدی چیست و چگونه باید تیم هیبرید را در سازمان‌ها مدیریت کرد؟

چگونه چالش‌های تیم هیبرید را در سازمان‌ها مدیریت کنیم؟

این سوال بزرگ‌ترین نگرانی ممکن برای واحد مدیریت یک‌ سازمان است. بعد از اینکه درک صحیحی راجع به اینکه تیم هیبرید چیست پیدا کردید، قطعا مهم‌ترین سوالی که ذهن شما را به خودش مشغول می‌کند این است که حالا چطور باید یک تیم هیبریدی را مدیریت کرد تا بتوان از امتیازات آن بهره برد؟ 

در روش کار ترکیبی هم مثل موارد دیگر، شما با چالش‌های مختلفی مواجه خواهید شد. قطعا  استراتژی شما در حل این مشکلات مهم‌تر از ابزارها و سیاست‌های مدیریتی معمول عمل می‌کند. برخی از چالش‌ها ازجمله سواستفاده کارکنان از شرایط تیم هیبریدی، نبود نظارت کافی روی روند انجام مراحل کار و مواردی از این دست، شایع‌ترین مشکلاتی هستند که در مدیریت تیم هیبریدی می‌توانند اختلال ایجاد کنند. اما همانطور که گفتیم امروزه حدود نیمی از شرکت‌های موفق، موفق به تشکیل تیم هیبریدی خود و کمتر آمدن با چالش‌های آن، شده‌اند. بزرگ‌ترین راهنمای شما در چگونگی مدیریت چالش‌های سازمانی تیم هیبرید، تجربیاتی است که این شرکت‌ها در پشت سرگذاشتن این موارد طی کرده‌اند. 

به‌طور مثال شما برای جلوگیری از ایجاد هرج و‌مرج، ابتدا باید برنامه شخصی خودتان را بچینید. قاعدتا تیم هیبریدی که مدیر آن در انجام کارها نظم لازم را رعایت نکند، مستعد بی نظمی و ضعف بیشتری است. مثلا اگر شما به عنوان مدیریت تیم هیبرید، زمان اعلام پروژه‌ها، واریز حقوق‌ها، شرکت در جلسات و… را فراموش کنید یا مدام به تعویق بیندازید، قطعا نمی‌توانید انتظار دریافت راندمان کاری بالا از سمت کارکنان تیم هیبریدی داشته باشید.

مورد بعدی اینکه حتما سعی کنید در ابتدای کار و هنگام استخدام، به صورت کامل شرک کارها و وظایف را برای کارکنان توضیح دهید. شاید بدیهی بنظر برسد که آن‌ها باید موارد مشخص شده را رعایت کنند؛ اما تاکید شما روی این موضوع به صورت شفاف برای آن‌ها توضیح می‌دهد که دقیقا کدام موارد برای شما از اهمیت بیشتری برخوردار هستند تا کارکنان دقیقا بدانند که توجه خود را روی کدام موضوع معطوف کنند. همچنین این کار باعث می‌شود تا امکان هرگونه توجیه کردن و بهانه آوردن برای انجام دادن ناقص یا بد کارها، از بین برود. شما باتوجه به شرایط مخصوص کاری خودتان بتوانید هر چالشی که در مدیریت تیم هیبرید به وجود می‌آید را شبیه موارد توضیح داده شده، حل کنید.

چگونه چالش‌های تیم هیبرید را در سازمان‌ها مدیریت کنیم؟

نکاتی که در مواجهه با تیم هیبرید باید به آن‌ها توجه کنیم، چیست؟

مورد دیگری که مدیران در ابتدای مواجهه با تیم هیبریدی باید به آن توجه داشته باشند، استراتژی برخورد با کارکنان در تیم هیبریدی است. توجه به نکاتی که درادامه ذکر می‌شود، مثل یک نقشه راه برای ارتباط گرفتن شما با تیم هیبریدی عمل می‌کند. اینکه تعدادی از افراد تحت امر شما در دفتر باشند و عده دیگری درخانه، مزایای متفاوتی دارد که در صورت کنترل و مدیریت تیم هیبرید می‌توانید به آن‌ها دست پیدا کنید.

حمایت تیمی در تیم های هیبریدی

 یکی از فاکتورهای اصلی که می‌تواند توضیح دهد تیم هیبرید چیست و چرا موفق می‌شود، حمایت مدیریت از کارکنان است که باعث شکل گرفتن نتایج فوق العاده تیم هیبرید می‌شود. ممکن است خیلی از مدیران اهمیت حمایت و همدلی تیم را ندانند و یا آن را یکی از فاکتورهای انتهایی لیست مدیریت تیم هیبرید بدانند. تحقیقات نشان داده است که حمایت شما از کارکنان خودتان باعث بهتر شدن نتایج کاری می‌شود. نسبت پیشرفت کار هنگامی که کارکنان از پشتیبانی مدیریت مطمئن هستند و می‌دانند که عملکرد آن‌ها مورد ارزیابی صحیح قرار می‌گیرد، به مراتب بیشتر از حالت معمولی است.

فاکتور حمایت به خوبی توضیح می‌دهد که چگونه کارمندی که در محیط کار حضور ندارد، نسبت به مواردی که شما هنگام شروع کار ذکر کردید، پایبند است. در حقیقت می‌توان گفت همانطور که شما نگران هستید که افراد در روش کار ترکیبی، انجام کارها را پشت گوش بیندازند، کارکنان هم نسبت به مواردی مثل واریز حقوق، ارزیابی صحیح پروژه‌ها، ارتباط گیری با واحد مدیریت و… نگران هستند. حمایت شما به عنوان مدیریت تیم هیبرید به آن‌ها این اطمینان را می‌دهد که احتمالا وظایفی که شما نسبت به آن‌ها دارید را انجام خواهید داد. در نتیجه آن‌ها هم سعی می‌کنند که کیفیت کار را حفظ کنند و کارها را به موقع تحویل دهند.

ایجاد بستر مناسب برای فعالیت اعضای تیم هیبریدی

 یکی دیگر از وظایف مهمی که به عنوان مدیریت تیم هیبرید برعهده دارید، ایجاد بستر مناسب برای فعالیت اعضای تیم هیبرید است. این موضوع از اهمیت بالایی برخودار است چرا که شما بدون ایجاد یک بستر مناسبی که در آن امکان اطلاع رسانی و ارتباط گیری بین کارکنان به خوبی برقرار نیاشد، نمی‌توانید انتظار پیش برد کارها و انجام پروژه‌ها را داشته باشید. ازجمله ملزوماتی که برای ایجاد یک ارتباط امن با دسترسی بالا نیاز دارید، اینترنت پر سرعت و قوی است. حتما مطمئن شوید که افراد تیم هیبریدی از این امکان بهره‌مند باشند و اگر هم این امکان را ندارند و شما وظیفه ایجاد آن را دارید، حتما مودم‌های پرسرعتی را برای آن‌ها تهیه کنید. مورد مهم دیگری که در این قسمت مطرح می‌شود، بحث نرم افزارها و سخت افزارهایی است که افراد تیم شما به آن‌ها احتیاج دارند. امروزه تقریبا فعالیتی نیست که بدون حضور وسایل دیجیتال بخواهد صورت پذیرد به همین دلیل برخورداری از این امکانات از اهمیت زیادی برخوردار است.

معمولا افرادی که درخواست کار به صورت هیبرید را دارند، از امکانات سخت افزاری مورد نیاز برخوردارند. اما در مورد نرم افزارهای مورد نیاز بحث متفاوت است. توصیه می‌کنیم که حتما‌ نرم افزارهای مشخصی را برای فعالیت‌های کاری‌تان درنظر داشته باشید. این کار علاوه بر مدیریت تیم هیبرید به شکل بهتر باعث می‌شود که پرستیژ و اعتبار واحدتان هم حرفه‌ای تر جلوه می‌کند. طبیعتا هر واحدی بسته به فعالیت خودش نرم افزارهای متفاوتی را احتیاج دارد. اما مهم‌ترین برنامه‌هایی که معمولا هر واحدی فارغ از زمینه کاری‌اش به آن احتیاج دارد نرم افزارهای پیام رسان هستند. در انتخاب پیام رسان اما دقت لازم را داشته باشید تا تمامی مواردی که اعضای تیم هیبرید شما نیاز به اشتراک گذاری دارند را، بتوانند از این طریق هماهنگ کنند. همچنین به نرم افزارهای دیگری ازجمله برنامه‌های برگزاری ویدیو کنفرانس و جلسات هم نیاز دارید. 

نکاتی که در مواجهه با تیم هیبرید باید به آن‌ها توجه کنیم، چیست؟

سوالات متداول پیرامون مدیریت تیم هیبرید:

چطور منعطف شدن ساعات کاری در تیم هیبرید برای کارها آسیب زننده نیست؟

یکی از مهم‌ترین سوالاتی که در مبحث مدیریت تیم هیبرید به وجود می‌آید این است که چگونه منعطف شدن ساعات کاری موجب پیشرفت می‌شود؟ ممکن است در نگاه اول اینگونه بنظر برسد که آزادی دادن به کارکنان برای انجام کارها در محیطی دور از محل کار، مشکلاتی مانند دیر آماده شدن پروژه‌ها، نبود نظارت کافی روی کارکانان و… را بوجود بیاورد. 

اما تحقیقات نشان داده است که درصورت کنترل صحیح، شما می‌توانید بهره‌وری بیشتری را در تیم هیبریدی تجربه کنید. این اتفاق مشروط به این است که شما هوشمندی‌های لازم برای مدیریت تیم هیبرید را داشته باشید. مثلا اگر دهم ماه نیاز دارید که پروژه ایکس به صورت کامل انجام شده باشد، باید یک ماشین امن بابت انجام کارها درنظر بگیرید و‌ددلاین (تاریخ تحویل کار) را روز هفتم یا هشتم ماه قرار دهید.

این کار بشدت می‌تواند روز روند انجام پروژه شما تاثیر بگذارد. در روش کار ترکیبی شما علاوه بر دادن زمان کافی به کارکنان، باعث می‌شوید که کیفیت کارتان هم بالا برود. در روزهای قبل از تحویل پروژه، کارکنان می‌توانند ابتکار عمل را در انجام کارها بدست بگیرند که این باعث پیشرفت کار می‌شود و اثرات مثبتی مثل رضایت بیشتر کارکنان، به ثمر رسیدن ایده‌های جدید آن‌ها در انجام کارها و… می‌شود. شما با ایجاد این حاشیه امن، امکان پیش آمدن حوادث غیر مترقبه را محاسبه می‌کنید و در این صورت اگر اتفاق خاصی هم رخ بدهد که برای آن آمادگی نداشته‌اید، باز هم لطمه‌ای به پروژه‌ای که باید در تاریخ مقرر تحویل بدهید وارد نمی‌شود. همچنین اگر از نتیجه کاری که افراد به شما تحویل دادند راضی نبودید، زمان کافی برای اصلاح آن وجود دارد. البته این تنها یک مثال از چگونگی مدیریت تیم هیبرید است. می‌بینید که با تصمیم‌گیری صحیح و برنامه ریزی خوب، می‌توانید از پتانسیل‌های کاری نهفته در تیم هیبرید، بهره زیادی ببرید.

چطور منعطف شدن ساعات کاری در تیم هیبرید برای کارها آسیب زننده نیست؟

فعالیت‌هایی که نباید در این هیبرید انجام دهید چیست؟ 

یکی دیگر از موارد مهمی که در روش کار ترکیبی مطرح می‌شود، این است که تیم هیبریدی چیست و چه کارهایی را نباید انجام دهید. در حالت کلی نبایدهایی که برای تیم هیبریدی انجام دهید، شامل بی توجهی به موارد کارکنان و پروژه‌ها، ناهماهنگی در اعلام موارد مختلف و…. است. در حالت کلی فلسفه وجود تیم هیبریدی این است که کارکنان بتوانند به شکلی راحت‌تر و با کیفیت بیشتر و با هزینه کمتر موارد مختلف را به سرانجام برسانند. درواقع تیم مهم‌ترین چالش‌هایی که مدیریت تیم هیبریدی یا آن مواجه است در مورد چگونه انجام دادن کارها، کجا انجام دادن کارها (از این لحاظ که کارکنان در دفتر باشند یا خیر)، چه زمانی کار کنند و…. هرگونه فعالیتی که منجر به ایجاد تنش و بی نظمی در چهارچوب‌های تعریف شده باشد، روی عملکرد تیم شما تاثیر منفی خواهد گذاشت.

جمع بندی

مدیریت تیم هیبرید یکی از عمده چالش‌های روزی است که درحال حاضر به عنوان یک روش مهم برای بهره گیری بیشتر سازمان‌ها و ارگان‌های مختلف مطرح می‌شود. اینکه تیم هیبرید چیست و بایدها و نبایدهای که مدیران باید انجام دهند، همواره حائز اهمیت بوده و فاکتورهایی که در این زمینه مطرح می‌شود، روز به روز در حال آپدیت شدن و پیشرفت است. حتما سعی کنید به عنوان یک رهبر و مدیریت تیم هیبرید نکاتی که منجر به پیشرفت واحدتان می‌شود را رعایت کنید.