روش‌ های نوین مدیریت زمان و حضور کارکنان در شرکت‌ های خدماتی پیشرو 

مدیریت موثر زمان و حضور و غیاب پرسنل، نقش پررنگی در موفقیت شرکت ‌های خدماتی ایفا می کند. در دنیای امروز که فناوری حرف اول را می ‌زند، شیوه‌ های سنتی مدیریت زمان و حضور و غیاب کارکنان مانند برگه ‌های کاغذی ثبت ورود و خروج و دستگاه‌ های ساعت زنی دستی، به سرعت از صحنه رقابت خارج شده و دستگاه ‌های پیشرفته با ده ها قابلیت کاربردی جایگزین آن ها می‌ شوند. این تکنیک های نوین نه فقط فعالیت‌ های مدیریتی را آسان ‌تر کرده و به آن ها سرعت می ‌بخشند، بلکه موجب افزایش بهره ‌وری، حصول اطمینان از رعایت قانون کار و افزایش رضایت شغلی کارمندان نیز می ‌شوند. در این مقاله، می‌ خواهیم شما را با شیوه‌ های نوینی که شرکت‌ های خدماتی پیشرو در مدیریت زمان و حضور و غیاب پرسنل خود به کار می‌ گیرند، و نیز تاثیر آن ها بر عملکرد کلی شرکت آشنا کنیم. با ما بمانید.

در صنعت خدمات، یعنی جایی که رضایت مشتریان و کیفیت خدمات از بالاترین میزان اهمیت برخوردار است، مدیریت موثر زمان و حضور و غیاب پرسنل، لازمه موفقیت شرکت های خدماتی در ارائه سرویس‌ های خود می‌ باشد. شرکت ‌های خدماتی پیشرو به طور گسترده ‌ای از فناوری ‌های پیشرفته مانند سیستم‌ های هوشمند، اتوماتیک و یکپارچه در مدیریت این فعالیت ‌ها استفاده می کنند. در ادامه، به تکنیک‌ های جدیدی که این شرکت‌ ها به کار می‌گیرند؛ از جمله استفاده از فناوری‌ هایی مانند سیستم ‌های بیومتریک، سیستم‌ های بر پایه ابری، اپلیکیشن ‌های گوشی ‌های همراه و همینطور هوش مصنوعی می ‌پردازیم. همچنین، به مزایای این فناوری ‌ها برای سازمان‌ ها و از آن سو، چالش‌ های راه‌اندازی آن ها اشاره ای خواهیم داشت. 

سیستم های بیومتریک 

سیستم‌ های مدیریت زمان و به صورت تخصصی نرم افزار حضور غیاب بیومتریک به دلیل دقت و امنیت بالای خود، گزینه ‌ای محبوب در میان شرکت‌ های خدماتی به شمار می ‌روند. این سیستم‌ ها از ویژگی ‌های بیولوژیکی منحصر به فرد مانند اثر انگشت، تشخیص چهره و اسکن عنبیه برای تایید هویت پرسنل و ثبت و ضبط ساعات کاری آن ها استفاده می‌ کنند. برخلاف شیوه‌ های سنتی، در سیستم‌ های بیومتریک امکان ثبت حضور فرد غایب توسط دیگران وجود ندارد و از این رو، گزینه ای مطمئن در ثبت و رهگیری حضور کارکنان محسوب می شود. 

به عنوان مثال، شرکت ‌های خدماتی پیشرو مانند استارباکس و مک دونالد از سیستم ‌های بیومتریک برای مدیریت فرایند های مدیریت زمان و حضور و غیاب افراد خود استفاده می ‌کنند. این سیستم‌ های مدرن نه تنها از بار اجرایی کم می‌ کنند، بلکه اطمینان می ‌دهند که پرسنل بر حسب ساعات کاری خود که سپری کرده اند، حقوق دریافت می ‌کنند. به علاوه، داده‌ های بیومتریک را می ‌توان با سایر سیستم ‌های مدیریت منابع انسانی یکپارچه نمود تا اطلاعات جامع ‌تری جهت مدیریت نیروی کار به دست آید. 

سیستم‌ های بر پایه ابری 

سیستم ‌های بر پایه ابری در مدیریت زمان و حضور و غیاب پرسنل، دارای قابلیت انعطاف و مقیاس پذیری بی ‌نظیری هستند که آن ها را به گزینه ای ایده آل برای استفاده در سازمان های خدماتی بزرگ با شعبه‌ های پراکنده تبدیل می سازد. این نوع سیستم ها شرکت‌ها را قادر می‌ سازند تا داده‌ های مربوط به حضور و غیاب کارکنان خود را به طور حقیقی و از هر موقعیت مکانی، از طریق دسترسی به اینترنت مدیریت کنند. این سیستم‌ ها به طور خاص مناسب کسب و کارهایی هستند که دارای شعبه‌ های مختلف یا نیروی دورکار هستند.

 یک مثال بارز در این باره، استفاده شرکت ‌هایی مانند دیلویت و اکسنچر از سیستم‌ های بر پایه ابری می‌ باشد. شرکت‌ های نامبرده، از پلتفرم ‌های بر پایه ابری برای متمرکز سازی داده‌ های حضور و غیاب پرسنل خود در شعبه ‌های مختلف استفاده می ‌کنند. به علاوه، سیستم ‌های بر پایه ابری به آسانی با سیستم ‌های پرداختی و مدیریت منابع انسانی یکپارچه شده و موجب اتوماتیک ‌سازی فرایند ها و کاهش احتمال خطا می ‌شوند.

اپلیکیشن‌ ها و برنامه‌ های کاربردی 

استفاده گسترده از گوشی‌ های هوشمند، به توسعه اپلیکیشن ‌های موبایل برای مدیریت زمان و حضور و غیاب کارکنان انجامیده است. این اپلیکیشن ‌ها به پرسنل این امکان را می ‌دهند که ورود و خروج و درخواست مرخصی خود را مستقیماً از گوشی ‌های همراه خود ثبت کرده و برنامه‌ های کاری خود را نیز از همین طریق رویت و دنبال کنند. استفاده از اپلیکیشن ‌های مدیریت زمان و حضور و غیاب به طور ویژه مناسب آن دسته از شرکت‌ های خدماتی می‌ باشد که نیروی کار سیار دارند؛ مانند خدمات توزیع و پخش یا ارائه خدمات پزشکی در منزل.

شرکت های خدماتی پیشرو مانند اوبر و لیفت، از این نوع اپلیکیشن ‌ها برای مدیریت زمان و حضور و غیاب رانندگان خود استفاده می ‌کنند. این اپلیکیشن‌ ها، ساعات کاری و موقعیت مکانی را به طور حقیقی و لحظه ‌ای رهگیری و ثبت کرده و موجب شفافیت پاسخگویی می ‌شوند. همچنین اپلیکیشن ‌های مدیریت زمان و حضور و غیاب دارای قابلیت ارسال هشدار یا یادآور به پرسنل بوده و از این طریق به کاهش موارد خستگی و غیبت کمک می ‌کنند.

هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی 

هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی با ارائه تحلیل‌ های پیش گویانه و بهره‌ مندی از قابلیت‌ های تصمیم‌ گیری خودکار، تحولی در مدیریت زمان و حضور و غیاب پرسنل ایجاد کرده اند. این فناوری ها قادرند الگوها را شناسایی کرده، روند های آتی را پیش بینی و راهکارهایی برای بهینه ‌سازی برنامه ‌های مربوط به نیروی کار ارائه دهند. 

به عنوان مثال، شرکت‌ هایی مانند IBM و گوگل از سیستم ‌های مبتنی بر هوش مصنوعی برای مدیریت صد ها پرسنل خود استفاده می کنند.‌این سیستم ‌ها می ‌توانند نیازهای پرسنل را بر اساس مجموعه داده ‌ها از گذشته تاکنون پیش بینی کرده و به مدیران جهت تخصیص هرچه بهتر منابع کمک کنند. به علاوه، این سیستم ‌ها قادرند بی نظمی های موجود در الگوهای حضور یا ساعات کاری غیر معمول را شناسایی نموده و جهت انجام اقدامات پیش گیرانه به مدیران هشدار دهند.

چالش ‌ها و الزامات 

در حالی که سیستم ‌های پیشرفته مدیریت زمان و حضور و غیاب کارکنان مزیت‌ های بسیاری دارند، نصب و راه‌ اندازی آن ها چالش‌ های خاص خود را دارد. یکی از نگرانی ‌های جدی در این خصوص، مسئله حفاظت از داده‌ های خصوصی می ‌باشد. جمع آوری و ذخیره داده‌ های بیومتریک به طور خاص، حریم خصوصی افراد را تحت شعاع قرار می‌ دهد و شرکت ‌ها بایستی در جهت حفاظت از اطلاعات پرسنل خود به طور جدی تلاش کرده و از مقرراتی مانند مقررات حفاظت از داده‌ های عمومی (GDPR) پیروی کنند.

چالش دیگر، هزینه‌ های نسبتاً بالای راه ‌اندازی سیستم ‌های پیشرفته کنترل تردد پرسنل و مدیریت زمان است. با این حال، این اطمینان وجود دارد که مزیت‌ های بلند مدت این سیستم‌ ها، ارزش سرمایه ‌گذاری اولیه را دارد.  شرکت ‌های خدماتی بایستی با دقت نیازهای خود را ارزیابی کرده و سیستمی را انتخاب کنند که بهترین بازگشت سرمایه را داشته باشد.

حضور غیاب کسرا

حال که تا انتها همراه ما بوده ‌اید، قصد داریم شرکت مهندسی نرم افزار حضور و غیاب کسرا را به شما معرفی کنیم. این شرکت نامی آشنا در عرصه تولید و عرضه نرم افزار حضور و غیاب پیشرفته با ده‌ها قابلیت کاربردی و نوین می ‌باشد. شرکت کسرا با بیش از ۲۳ سال سابقه در حوزه سامانه حضور و غیاب، آماده ارائه محصولات خود به مشتریان عزیز می ‌باشند. برای کسب اطلاع از دستگاه‌ ساعت حضور غیاب پیشرفته کسرا و دریافت مشاوره، با کارشناسان کسرا تماس بگیرید.