خرید نرم افزار حضور و غیاب آری یا نه؟

خرید نرم افزار حضور و غیاب آری یا نه؟همیشه در رابطه با لزوم استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب شنیده‌ایم. در این مقاله می‌خواهیم برخی از ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حضور و غیاب باید واجد آن باشد را بیان کنیم. اگر شما هم نمی دانید که خرید دستگاه حضور و غیاب و در کنار آن نرم افزار حضور و غیاب برای شما ضروری است یا خیر ادامه این مطلب را از دست ندهید.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

اتوماسیون حضور و غیاب به مدیر این امکان را می دهد که مدیریت ورود و خروج پرسنل را با سرعت بیشتر و با سهولت بیشتر انجام دهد. طبیعتا هر چقدر سازمان شما بزرگتر باشد مدیریت ساعت حضور کارمندان، مرخصی ها و ماموریت های آن ها پیچیده تر شده؛ و در واقع مدیریت این فرآیند به صورت سنتی و روی کاغذ غیرممکن است. بنابراین نرم افزار حضور و غیاب یک اتوماسیون منابع انسانی است و در کنار سهولت ثبت تردد کارمندان موجب افزایش رضایت آن ها نیز می شود.

7 مزیت یک نرم افزار حضور غیاب خوب و خرید نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزارهای حضور و غیاب زیادی در ایران تولید می شوند و همین امر خرید نرم افزار حضور و غیاب مناسب برای سازمان شما را سخت می کند؛ اما اولین شرکت که اقدام به تولید سیستم حضور غیاب کرد شرکت مهندسی کسرا بوده است. از این رو در ادامه به بررسی ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب کسرا می پردازیم.

1) قابلیت دریافت گزارشات دقیق و کاهش اعتراضات احتمالی

یکی از دلایلی که افراد راغب به خرید نرم افزار حضور و غیاب هستند، محاسبه کارکرد پرسنل و ارائه گزارش دقیق است. طبیعتا هرچقدر گزارشات دقیق تر باشد، کارمندان اعتراض کمتری در رابطه میزان کارکرد و مرخصی خود دارند. این امر موجب افزایش رضایت از کار و روشن بودن محاسبات حقوق و دستمزد ر کارمندان می شود.

2) تسهیل و تسریع محاسبه حقوق و دستمزد در خرید نرم افزار حضور غیاب 

یکی از مواردی که می تواند انرژی زیادی از سازمان شما هدر دهد، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل است. طبیعتا پرداخت حقوق افراد وابسته به ساعات حضور، کارکرد ماهانه، اضافه کار و کسر کار آن هاست. نرم افزار حضور و غیاب کسرا این محاسبات را با دقت خیلی زیاد برای شما انجام می دهد. بنابراین با این محاسبات عدالت در سازمان شما برقرار شده و شما کمترین هزینه و انرژی را برای محاسبه حقوق و دستمزد پرداخت کرده اید.

3) افزایش رضایت کارمندان با امکان پیگیری کارکرد از طریق نرم افزار

معمولا مبهم بودن ساعت حضور غیاب و میزان حقوق کارمندان یکی از دردسر سازترین مسائل سازمان است. اگر کارمندان به طور کامل در جریان میزان کارکرد، اضافه کار یا کسر کارهای خود باشند خود به خود مسائل حل می شود. سیستم حضور و غیاب هوشمند کسرا این امکان را به شما می دهد تا برای همه یا بخشی از کارمندان خود پنل کاربری تعریف کنید و به هرکس نام کاربری و گذرواژه ای منحصر به فرد اختصاص دهید.

4) صرفه جویی در هزینه ها با کاهش مصرف کاغذ در خرید سیستم حضور و غیاب

با ورود سیستم حضور غیاب و متداول شدن آن مصرف کاغذ برای محاسبات حقوق و دستمزد و ارائه گزارشات کارکرد تقریبا به صفر رسیده است. با توجه به افزایش چشمگیر قیمت کاغذ، می توان گفت استفاده از سیستم حضور و غیاب توانسته این هزینه را حذف نماید.

5) پشتیبانی از شیفت های پیچیده در خرید نرم افزار حضور و غیاب

هر سازمان و ارگان قوانین و قواعد خاص خود را دارد. حتی ممکن است هر واحد شیفت های کاری و قوانین به خصوص خود را داشته باشد. به عنوان مثال در یک بیمارستان پرستاران شیفت های کاری مختلف دارند اما کارمندان واحد حسابداری 7 صبح تا 5 بعدازظهر مشغول به کار هستند. بنابراین بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید بتواند تمامی قوانین را پشتیبانی کند. برای مدیران مهم است که کلیه ی قوانین بی نقص در سیستم حضور و غیاب اعمال و پیگیری شود.

6) امکان مدیریت داشبورد تحت وب و اپلیکیشن موبایل

قبل از خرید نرم افزار حضور و غیاب باید این مورد را در نظر گرفت که مدیران با توجه به ماهیت کاری خود ممکن است روزهای زیادی در ماموریت یا جلسه های کاری خارج از شرکت باشند. بنابراین در دسترس بودن داشبورد مدیریتی یکی از ویژگی های مهم برای مدیران به حساب می آیند. از همین رو با خرید نرم افزار حضور و غیاب کسرا شما می توانید به طور همزمان به داشبورد خود تحت بستر وب و اپلیکیشن حضور و غیاب موبایل دسترسی داشته باشید.

7) پشتیبانی همزمان در کلیه شعب برای شرکت های دارای شعب بین المللی

شرکت های بزرگ یا سازمان هایی که دارای چندین شعبه در کشورهای مختلف هستند، دغدغه هایی برای یکپارچه بودن سیستم حضور و غیاب دارند. این سازمان ها معمولا نگران راه اندازی نرم افزارهای گوناگون در هر یک از شعب هستند. معمولا استفاده از چند نرم افزار مختلف و تطبیق دادن داده های آن ها با یکدیگر از مشکلات دیگر در سازمان است. نرم افزار حضور و غیاب و کنترل تردد کسرا می تواند به طور همزمان اطلاعات ورود و خروج پرسنل ثبت نماید.به این ترتیب شما تنها با یک نرم افزار کلیه اطلاعات پرسنل در شعب مختلف را ثبت کرده اید. از طرفی مدیران در داشبورد مدیریتی خود می توانند به صورت یکپارچه گزارش تهیه کنند. بنابراین بهترین گزینه برای حل مشکل چند شعبه بودن شرکت های بازرگانی و بزرگ است.

3 عیب استفاده از سیستم حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب معمولا نیاز به دستگاه حضور و غیاب برای ثبت تردد دارد. در کنار تمام مزایایی که پیش‌تر در مورد نرم افزار حضور و غیاب گفتیم، سامانه حضور و غیاب معایبی هم دارد که در ادامه به آن می پردازیم.

معایب دستگاه حضور غیاب کارتی

کارت تماسی یا بدون تماس در دستگاه حضور غیاب کارتی از طریق بارکد و قطعات مغناطیسی که روی آن تعبیه شده است اقدام به ثبت تردد افراد می کند. این تکنولوژی اولین روش ثبت تردد در دستگاه های حضور وغیاب است. کارت های بدون تماس هم دارای سنسوری است که با نزدیک کردن کارت به دستگاه احراز هویت را انجام می دهد. طبیعتا هنگام کار با این دستگاه ها باید توجه داشت که نرم افزار مورد استفاده به خوبی با سخت افزار سینک شود و داده ها به درستی از طریق کارت ها ثبت شود. این مورد مخصوصا در مورد کارت های قدیمی صادق است.

معایب دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی

این دستگاه ها با استفاده از سنسور های نوری و یا حرارتی اقدام به احراز هویت افراد می کنند. امروزه این دستگاه ها محبوب تر از دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد کارتی هستند اما در هر شرایطی امکان استفاده از این دستگاه ها نیست. دستگاه های ثبت تردد اثر انگشتی در محیط های با رطوبت کم به درستی کار نمی کنند. در محیط با آب و هوای خشک و یا در زمستان با خشک شدن سطح پوست اثر انگشت از بین می رود بنابراین دستگاه به درستی کار نمی کند.

معایب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره با استفاده از ترکیب بندی اجزای صورت احراز هویت کارمندان را انجام می دهند. معمولا به خاطر گران بودن دستگاه هایی که عنبیه چشم را اسکن می کنند این دستگاه ها خریداری نمی شوند. سایر دستگاه ها ترکیب بندی صورت را اسکن می کنند. البته این دستگاه ها دقت کافی برای احراز هویت افراد حتی در سازمان های بزرگ را دارند. حتی اگر افراد با لنز چشمی رنگی، عینک و آرایش روبروی دوربین های این دستگاه بایستند، می تواند بدون مشکل به درستی چهره آن ها را تشخیص دهد. اما مشکلی که وجود دارد در تشخیص چهره دوقلوهاست. اگر در سازمان شما دوقلوی همسان وجود دارد لازم است در روشی جایگزین برای ثبت ورود و خروج و تردد این افراد در نظر بگیرید. این افراد به خاطر ترکیب بندی صورت یکسان امکان ثبت تردد به جای یکدیگر را دارند.

انتخاب نرم افزار حضور و غیاب و خرید سیستم حضور و غیاب

در زمان انتخاب نرم افزار حضور و غیاب لازم است مواردی مانند مکانیزه بودن عملیات، پشتیبانی از کلیه ی قوانین، محاسبه و ثبت کارکرد پرسنل را مورد بررسی قرار دهیم. مورد دیگری که باید در خرید نرم افزار حضور و غیاب به آن توجه کرد، دقت بالا در ثبت اطلاعات تردد پرسنل است. این مورد می تواند جایگزین خوبی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج پرسنل با روش کاغذی سنتی باشد. از طرفی این امکان موجب حذف خطاهای انسانی و افزایش رضایت‌مندی کارمندان در روند منابع انسانی سازمان می شود.

یکی دیگر از فاکتورهایی که می تواند یک نرم افزار را به محصولی جامع و کارآمد تبدیل کند، ارائه گزارش در بازه زمانی دلخواه و با تمامی المان هایی است که مدیران به آن نیاز دارند. نرم افزار حضور و غیاب کسرا این امکان را به مدیران کلیه ی واحدها می دهد تا به راحتی فاکتورهای مورد نیاز خود را در نرم افزار فیلتر کرده و گزارش مورد نیاز خود را تهیه کنند.

رعایت سلسله مراتب در سازمان از جمله مواردی است که اگر نرم افزار حضور و غیاب از آن پشتیبانی نکند ساختار سازمان بهم میریزد. تصور کنید شما به عنوان نیروی واحد پشتیبانی باید برای مجوزهای خود با مدیر خود هماهنگ کنید اما برنامه حضور و غیاب شما امکان پشتیبانی از سلسله مراتب را ندارد. بنابراین کارمندان ناچارند با چند نفر برای اخذ مجوز اضافه کار، مرخصی و ماموریت هماهنگ کنند که فرآیندی زمان بر و پیچیده است. از طرفی اختلاف سلیقه ها در ساختار مدیریتی باعث مشکلات فراوانی در تایید مجوزهای اضافه کار، مرخصی و ماموریت می شود. همینطور باید در نظر گرفت که ممکن است قوانین در واحدهای مختلف گوناگون باشد. به عنوان مثال یک واحد شیفت شب دارد یا واحد دیگر اجازه اضافه کار در روزهای تعطیل را ندارد.

سامانه حضور و غیاب کسرا امکان تعریف انواع قوانین حضور و غیاب ارگان ها و سازمان های مختلف را فراهم کرده است. فرض کنید شما به عنوان مدیر منابع انسانی ناچارید برای واحدهای مختلف سازمان قوانین تردد متعدد تعریف کنید. بنابراین لازم است نرم افزار حضور و غیاب شما از شیفت های پیچیده پشتیبانی کند. دسترسی مداوم و با هر دستگاه مورد دیگری است که سامانه حضور و غیاب کسرا را به گزینه ای بهتر جهت استفاده مدیران تبدیل کرده است. با این نرم افزار مدیران به صورت تحت وب و همینطور از طریق اپلیکیشن های اندروید یا IOS می توانند تردد کارمندان خود را بررسی کنند. در آخر این مورد را در فراموش نکنید که سیستم حضور و غیاب و کنترل تردد با ثبت اطلاعات ورود و خروج و محاسبه انواع کارکردها موجب کاهش چشمگیر هزینه های سازمان می شود.

تفاوت دستگاه حضور و غیاب با نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

ساعت حضور و غیاب انواع مختلفی دارد که معمولا با نام های دستگاه حضور و غیاب کارتی، اثرانگشتی و تشخیص چهره شناخته می شود. طبیعتا این دستگاه های سخت افزاری مانند هر بستر سخت افزاری دیگر نیازمند یک نرم افزار برای ارتباط با کاربر هستند. یعنی سخت افزار این دستگاه ها برای ثبت تردد نیاز به بستری نرم افزاری دارد. در هنگام تهیه این سخت افزارها لازم است بدانید که آیا نرم افزار مورد نظر شما، از چه دستگاه هایی پشتیبانی می کند.

شرکت مهندسی کسرا با دانش و تجربه ای که در حوزه دستگاه های حضور و غیاب و ارتباط آن با نرم افزار دارد، امکان تخلیه اطلاعات دستگاه های قدیمی را دارد. این در حالی است که نرم افزار حضور و غیاب کسرا امکان اتصال به اکثر سخت افزارهای موجود در بازار ایران  را دارد. باید در نظر داشت سامانه حضور و غیاب کسرا با محبوب ترین دستگاه های بازار سازگار است و علاوه بر این با استفاده از نرم افزار بایوویشن کسرا میتوان اطلاعات کلیه دستگاه های کنترل تردد را تخلیه کرد و نیازی به خرید دستگاه ساعت زنی جدید در سازمان ها نیست و از این رو صرفه جویی زیادی برای سازمان ها به وجود خواهد آمد.

امید است این مقاله در راستای ضرورت خرید سیستم حضور و غیاب در سازمان به شما کمک کرده باشد. اما در نظر بگیرید اگر سازمان شما آن قدر کوچک است که منشی شما از پس کنترل کردن کلیه ی امورات بر می آید احتمالا خرید نرم افزار حضور و غیاب برای شما مقرون به صرفه نیست. طبیعتا تهیه سخت افزار و نرم افزار حضور غیاب و کنترل تردد شامل هزینه های خرید اولیه و در ادامه پشتیبانی و نگهداری خواهد بود.

پس شما به عنوان مدیر یک سازمان باید در نظر بگیرید چه فاکتورهایی برای شما ارجح است و با توجه به آن ها اقدام به خرید نرم افزار حضور و غیاب نمایید. فراموش نکنید دقت بالای نرم افزار حضور غیاب در خرید و انتخاب نرم افزار حضور و غیاب، دسترسی پذیری در هر مکان و هر زمان، امکان تهیه ی گزارش با فرمت خاص و… در هنگام تهیه سامانه حضور غیاب باید مورد بررسی قرار گیرد. در آخر  شما هم تجربیات خود از استفاده از نرم افزار حضور و غیاب را با ما در میان بگذارید.