اتوماسیون حضور و غیاب کسرا؛ اتوماسیون مدیریت پرسنل سازمان شما

به موازات پیشرفت تکنولوژِی و با گسترش کسب و کارها و تولیدات و افزایش تعداد پرسنل و کارکنان مجموعه ها، مسئولین و مدیران شرکت ها و کارخانه ها به دنبال راهکارهایی برای افزایش امنیت دستگاه های حضور و غیاب کارکنان و از طرفی کاهش هزینه ها و قیمت این فرآیند بودند. همین امر سبب به وجود آمدن اتوماسیون های حضور و غیاب شد. با توجه به آنلاین بودن این نرم افزارها باید کارمند پس از نصب اپلیکیشن مربوطه بر روی تلفن همراه خود به هنگام حضور در محل کار با وصل شدن به اینترنت و روشن نمودن گزینه مکان گوشی خود به صورت اتوماتیک حضور خود را ثبت نماید. این اپلیکیشن ها معمولا دارای برنامه های جالب و مفید دیگری نیز هستند که خیلی به کمک کاربر می آید. در ادامه برخی از مهم ترین امکانات نرم افزار حضور و غیاب جامع کسرا برشمرده خواهد شد تا بتوانید انتخاب بهتری در خرید این سامانه داشته باشید.

ویژگی های اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد کسرا

• مدیرت اطلاعات ترددد و ورود و خروج
• ارائه کلیه قوانین کارکرد به همراه ارائه گزارش تردد مختلف
• ارتباط با انواع دستگاه های حضور و غیاب تشخیص عنبیه، تشخیص کف دست، تشخیص چهره، اثر انگشت، کارتی و گیت های کنترل تردد مثل گیت میله ای، گیت پره ای، گیت شیشه ای و…
• نمایش و مانیتورینگ آنلاین و لحظه ای تردد پرسنل در اتوماسیون حضور غیاب
• موتور محاسباتی و تولید قوانین پویا، انعطاف پذیر و کارآمد برای ایجاد هر قانونی
• رابط کاربری بسیار بالا جهت دسترسی سریع پرسنل به اطلاعات حضور غیاب
• تعیین سطوح مختلف دسترسی برای مدیران و کارکنان بر اساس سمت سازمانی
• تعریف چارت سازمانی یا شرکت و پیاده سازی در اتوماسیون حضور غیاب
• برخورداری از موتور گردش کار خودکار جهت حذف فرایندهای کاغذی سازمانی
• قابلیت مدیریت مکانهای پرتردد سازمان ها
• قابلیت گزارش گیری از انواع مرخصی ها و کاردکس مرخصی
• ارتباط گیری ساعت های حضور و غیاب موجود در سازمان با تمامی دستگاه های حضور غیاب
• امکان اخذ گزارش از کارکرد پرسنل در انواع فرمتها مثل اکسس، اکسل، تکست، HTML و…
• قابلیت دریافت خروجی SSR دستگاه های حضور غیاب
• سادگی در نصب و سادگی در استفاده از سیستم کنترل تردد
• ارتباط با دیگر نرم افزارهای سازمان شما مثل نرم افزار اداری، حقوق و دستمزد، حراست و انتظامات و …
• اعمال تمامی قوانین استخدامی کشوری در اتوماسیون حضور و غیاب کسرا مثل استخدام تمام ‌وقت، نیمه ‌وقت، پروژه ‌ای، کارمندی، کارگری
• اعمال تعطیلات رسمی کشوری و تعطیلات خاص سازمانی
• برخورداری از بانک اطلاعاتی جامع SQL در اتوماسیون حضور غیاب
• شخصی سازی یا سفارشی سازی اتوماسیون حضور غیاب بر حسب نیاز سازمان
• یکپارچگی با دیگر سامانه های سازمان مثل سامانه مدیریت تغذیه و حراست و انتظامات
• قابلیت نمایش مانده مرخصی بر طبق قوانین شیفت در اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب کسرا
• ثبت و مدیریت کلیه مجوزهای ورود و خروج پرسنل و امکان انجام تغییرات در آن ها
• دارای نسخه اپلیکیشن موبایل اتوماسیون حضور و غیاب
• تعریف کلیه شیفت های نگهبانی، شیفتهای پیچیده، نامنظم، شب کاری، چرخشی، بیمارستانی، عادی و…

• هماهنگی اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد با کلیه تقویم های شمسی، میلادی و قمری
• بهره مندی اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل از اپلیکیشن حضور و غیاب اندروید
• قابلیت ایجاد محیط های کاری مختلف برای شرکت های دارای چندین شعبه و مرکز
• ویرایش اطلاعات تردد به صورت دستی با اخذ مجوز از مدیر
• همگامی لحظه ای اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب با نسخه حضور و غیاب با موبایل کسرا همراه

تا به حال به تاثیر اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد پرسنل بر مدیریت منابع انسانی و  ارتباط مدیر و کارکنان فکر کرده‌اید؟ اگر تاکنون برای داشتن سامانه حضور و غیاب تصمیمی نگرفته اید شاید همین موضوع دلیل محکمی برای شما در انتخاب یک سیستم حضور و غیاب باشد. با ما در این مقاله همراه باشید تا به بررسی تاثیرات اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب بر فرآیندهای مدیریتی بپردازیم.

مزایای اتوماسیون حضور و غیاب کسرا

نرم افزار حضور غیاب آنلاین مانند سایر دستگاه های ذکر شده، مزایا و محاسنی که در ادامه به معرفی آن ها می پردازیم.

عدم نیاز به دستگاه های حضور و غیاب: با توجه به هزینه نسبتا بالای دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک و برخی مشکلاتی که در فرآیند تایید آن ها پیش می آمد، این اپلیکیشن ها بدون نیاز به ثبت فیزیکی گزینه ای مناسب برای جایگزینی دستگاه های بیومتریک هستند.

سهولت محاسبه حقوق و دستمزد: یکی از ویژگی ها و محاسن این نرم افزارها قابلیت اتصال و انتقال اطلاعات به نرم افزار های حقوق و دستمزد است. لذا جدا از سهولت و تسریع کار محاسبه حقوق کارکنان برای واحد های حسابداری و مالی، خود افراد نیز می توانند به راحتی در جریان چگونگی محاسبه حقوق خود و … قرار بگیرند.

عدم انتقال ویروس و بیماری: با توجه به نصب این نرم افزارها بر روی گوشی هر شخص و عدم نیاز به لمس فیزیکی دستگاه های حضور و غیاب ، امکان انتقال ویروس در آن وجود ندارد و نگرانی انتقال ویروس کرونا از این طریق در آن وجود ندارد.

مطلع بودن هر فرد از میزان کارکرد خود: اطلاع از میزان عملکرد ماهانه و ثبت اضافه کاری ها و میزان مرخصی مانده و استفاده شده و … از جمله مواردی است که کارکنان بر ای اطلاع از آن باید به واحد حسابداری و مالی مراجعه نمایند. اما با بهره گیری از این نرم افزار هر کدام از پرسنل می توانند به راحتی از طریق نرم افزار حضور و غیاب، از ساعات کاری خود و تعداد روز مرخصی استفاده شده و باقی مانده خود اطلاع یابند.

ثبت حضور و غیاب حتی در ماموریت ها: یکی از ویژگی منحصر به فرد این نرم افزارها امکان ثبت حضور و غیاب در ماموریت ها و در شهرهای دیگر است. در سایر دستگاه ها افراد فقط با حضور در کنار دستگاه امکان ثبت حضور دارند. اما از طریق این نرم افزار افرادی که در ماموریت به سر می برند، می توانند با روشن کردن مکان گوشی خود حضور خود در شهر دیگر تحت عنوان ماموریت را ثبت نمایند.

امکان مدیریت چند شعبه: این اپلیکیشن این قابلیت را دارد که مدیر یک مجموعه در صورت داشتن چندین فروشگاه و شرکت، تردد و حضور و غیاب پرسنل همه زیر مجموعه های خودش را چک و کنترل نماید.

قیمت پایین تر نسبت به سایر دستگاه ها: اکثر نرم افزارهای آنلاین ارائه شده نسبت به دستگاه‌ های حضور غیاب بیومتریک، دارای قیمت پایین تر هستند. این یک ویژگی مهم برای شرکت هایی است که ضمن افزایش امنیت برنامه حضور و غیاب شرکت خود به دنبال کاهش هزینه های مربوطه نیز هستند.

معایب دستگاه اتوماسیون حضور و غیاب 

نیاز به گوشی هوشمند: برای ثبت حضور و غیاب از طریق نرم افزارهای آنلاین نیاز به گوشی هوشمند هست. چرا که این اپلیکیشن ها فقط بر روی این گوشی ها قابل نصب است.

نیاز به اینترنت: کاربران برای ثبت حضور خود باید به اینترنت وصل شده و حضور خود را ثبت نمایند. لذا بدون دسترسی به نت خط یا وای فای امکان ثبت حضور وجود ندارد.

نکات مهم در هنگام خرید اتوماسیون حضور و غیاب

با توجه به این که دستگاه های حضور و غیاب در انواع مختلفی تولید می شوند، زمان خرید باید نکات مهمی را مد نظر داشته باشید. از جمله مهم ترین نکات مهم می توان موارد زیر را نام برد:

خرید بر اساس نیاز: یکی از مهم ترین نکات قبل از خرید توجه به نیاز و نوع کار و تعداد پرسنل و کارکنان و محل مورد نظر برای نصب است. برای مثال اگر برای مراکز و سازمان هایی که امنیت در آن ها دغدغه اول است، قصد خرید دستگاه را دارید بهترین گزینه دستگاه حضور و غیاب با تشخیص چهره است.

انتخاب مکان مناسب برای نصب سخت افزار حضور غیاب: از دیگر نکات قبل از خرید انتخاب جای مناسب برای نصب دستگاه است. به گونه ای که دستگاه در معرض تابش مستقیم نور خورشید نباشد. همچنین تحت تاثیر سرمای سخت و گرمای زیاد قرار نگیرد. زیرا همه این موارد باعث اختلال در عملکرد دستگاه می گردد از طرفی در مورد بهترین دستگاه های حضور و غیاب بر اساس تشخیص چهره نیز این نکته را مد نظر قرار دهید، که دستگاه را در مکانی نصب نمایید که چهره افراد در جایی که پرسنل برای تشخیص چهره باید رو به روی دستگاه قرار بگیرند در معرض تشعشع نور آفتاب نباشد و دستگاه در تشخیص چهره به مشکل بر نخورد.

انتخاب نوع اتوماسیون حضور و غیاب با توجه به نحوه شناسایی افراد: حتما قبل از انتخاب و خرید دستگاه به این نکته توجه داشته باشید که از چه طریقی می خواهید افراد در هنگام ورود، شناسایی و اجازه ورود به آنها داده شود. این که پرسنل از طریق کارت یا اثر انگشت و یا چهره خود شناسایی شوند مساله ای است که قبل از اقدام به خرید باید پاسخ آن را پیدا کرده باشید البته برای انتخاب بهتر می توانید از فروشنده و متخصصین ام.ر نیز مشاوره بگیرید. مثلا در مورد کارگاه های صنعتی و شیمیایی که ممکن است دست ها آغشته به مواد شیمیایی باشد شاید دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی گزینه مناسبی نباشد و بهتر است به جای آن از دیگر دستگاه ها استفاده گردد.

قیمت دستگاه اتوماسیون تردد: قیمت دستگاه نیز از دیگر پارامترهای تعیین کننده در انتخاب و خرید دستگاه است. البته ذکر این نکته ضروری است که به هیچ عنوان کیفیت دستگاه را فدای قیمت مناسب تر آن نکنید و حتما نیازهای خود را در هنگام خرید مورد توجه قرار دهید. قیمت دستگاه های حضور و غیاب بر اساس نوع و مدل، نحوه شناسایی و ویژگی‌های سخت افزاری و کارکرد های آن ها متفاوت است.

از جمله مهمترین دلمشغولی های مدیران سازمان ها در مورد مدیریت منابع انسانی سازمان خود مدیریت تردد و حضور و غیاب پرسنل به ساده ترین شکل ممکن و با استفاده از به روزترین فناوری های عصر حاضر است. چرا که این امر تاثیر زیادی بر عملکرد پرسنل داشته و از همه این ها گذشته داده های حضور و غیاب پرسنل رابطه مستقیمی با میزان حقوق و مزایای پرسنل دارد. بهترین نرم افزار حضور و غیاب پرسنل بر مبنای ساختار خود اتوماسیون ترددی است که می تواند همه این داده ها و کارکردهای حضور غیابی را پس از اخذ از دستگاه های حضور و غیاب و ساعت زنی به دقت محاسبه کرده و برای پرداخت حقوق کارکنان در اختیار سیستم های مالی سازمان قرار دهد. اتوماسیون حضور غیاب در حقیقت اتوماسیون حضور و غیاب هوشمندی است که وظیفه آن کنترل دقیق حضور یا غیبت، مرخصی یا تاخیر یا تعجیل یا ماموریت کارکنان به صورت اتوماتیک است.

اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب کسرا بر مبنای ویژگی های یکتای خود قادر است کلیه روندهای جاری سازمان های کوچک و بزرگ در ارتباط با کنترل تردد و ورود و خروج پرسنل را مدیریت کرده و  همه آنچه را که مدیران سازمان ها برای افزایش بهره وری و مدیریت هر چه بهتر رسنل خود نیاز دارند در اختیار آنان قرار دهد.

الگوهای کلی رابطه مدیر و کارمند و اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل

یکی از مواردی که در روانشناسی کار به بررسی آن می‌پردازیم چگونگی رابطه‌ کارمند و مدیر است که می‌تواند برای بررسی تاثیرات سیستم ورود و خروج و منابع اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب انسانی به کمک ما بیاید. اینکه مدیر و کارمند باید چگونه با یکدیگر برخورد کنند تا بازده عملکرد در محیط کار بیشتر و بیشتر شود یکی از موضوعات اصلی این رشته‌ است که رابطه‌ی مستقیمی با کنترل ورود و خروج پرسنل دارد.

چهار الگوی کلی برای انجام این کار وجود دارد:

1. الگوی دیوان‌سالاری یا بورکوراسی
2. الگوی تایلور یا سازمان‌دهی علمی کار
3. الگوی اداری
4. الگوی روابط انسانی

روابط میان کارمند و کارمند و مدیر و کارمند در هر چهار الگو بسیار مهم‌ هستند؛ با اینکه روابط در الگوی روابط انسانی اهمیت بیشتری پیدا می کنند. حال تصور کنید که اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد، بخش عمده‌ای از این روابط را حذف می‌کند. پس می توانیم با قاطعیت از ارتباط و اهمیت اتوماسیون حضور و غیاب و سیستم کنترل تردد بر روابط درون سازمانی صحبت کنیم.

الگوهای کلی رابطه مدیر و کارمند و اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل

آیا اتوماسیون ورود و خروج پرسنل تاثیر مثبتی بر عملکرد پرسنل دارد؟

سوال بسیار سختی ا‌ست. اما یکی از پاسخ ها می تواند این باشد که اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد بی‌شک تاثیر منفی دارد. زمانی که کارمند، در هر یک از این الگوهای مدیریتی اهرم‌های نظارت را نزدیک به خودش احساس نکند؛ اهرم‌های نظارتی مدیران سست شده و مدیریت از دست‌شان خارج می‌شود و سازمان به آشفتگی می‌رسد. مثلا کارمندی را تصور کنید که دور از چشم مدیر، به محل کار می‌آید؛ تمام فعالیت‌های کاری‌اش را انجام می‌دهد و بعد هم دور از چشم مدیر کارش تمام می‌شود و به خانه می‌رود. در این حالت به نظر می‌رسد تمام اقتدار مدیر از بین رفته است. او دیگر وجود ندارد تا کارمندش را نظارت کند و او را بترساند که اگر کارش را درست انجام نداد؛ تنبیه و اخراج می‌شود؛ در نتیجه کارمند می تواند وظایفش را به خوبی انجام ندهد.

به نظر درست می‌آید؛ اما واقعا این‌طور است. برای این سوال باید گفت؛ بله پاسخ خوبی به نظر می رسد؛ هر چند کمی عجولانه و تک بعدی ا‌ست. برای مثال زمانی که ما با اهرم ترس، بدون یک برنامه حضور غیاب، پرسنل را مدیریت می‌کنیم؛ فعالیت های آن ها را مورد بررسی قرار داده و میزان کار و کیفیت عملکردشان را ارزیابی می‌کنیم؛ آن‌وقت بر همین اساس به آن‌ها نمره می‌دهیم و عملکردشان را می سنجیم. اگر بخواهیم به طور دقیق مسئله را بررسی کنیم؛ نظارت مدیران بر کارمندان و کنترل ورود و خروج پرسنل، منجر به یک اضطراب می‌شود که این اضطراب می‌تواند سازنده یا مخرب باشد.

آیا اتوماسیون حضور غیاب پرسنل تاثیر مثبتی بر عملکرد پرسنل دارد؟

اضطراب مثبت و منفی / اضطراب مفید و تخریبگر

در اضطراب سازنده و مفید، فرد برای اینکه گرفتار خطرات احتمالی نشود؛ تمام تلاشش را می‌کند تا به بهترین شکل عمل کند. دقیقا مانند زمانی که افراد، پیش از آزمون‌های مهم زندگی‌شان بسیار استرس دارند. این استرس اکثر اوقات سازنده است و فرد را مجبور می‌کند به بهترین شکل کارش را انجام دهد. ولی در اضطراب منفی و تخریب‌گر، فرد آن‌قدر از خطرات احتمالی واهمه دارد که اضطرابش به او چیره می‌شود و او را فلج می‌کند و از پا در می‌آورد. بنابراین تاثیر ترس به صورت متفاوتی در آن ها نمود پیدا می کند. حتما شما نیز این دو مورد را در کارمندانتان مشاهده کرده‌اید؛ برخی پس از گفتگو با مدیر کارشان را بهتر انجام می دهند و برخی دیگر کیفیت کارشان افت می‌کند یا تغییر نمی‌کند. به نظر شما چه دلیلی می تواند داشته باشد؟

چرا استفاده از اتوماسیون حضور غیاب پرسنل را قانون‌مند‌تر می‌کند؟

مدیران وظایف بسیار زیادی دارند و یکی از آن‌ها نیز نظارت به کیفیت کار کارمندان‌شان است. بنابراین اکثر مدیران زمان خیلی کمی برای نظارت به کیفیت کار کارمندان‌شان دارند و این موضوع باعث می‌شود پرسنل به خوبی به قوانین پایبند نباشند. چهارراهی را در ساعات خلوت روز تصور کنید که نه دوربین ثبت تخلفات دارد نه مامور پلیسی، شاید تعدادی از افراد ترجیح ‌دهند به جای اینکه یک دقیقه بیهوده پشت چراغ قرمز بایستند؛ با احتیاط از آن رد شوند. با اینکه همین افرد در چهارراهی که مامور دارد؛ پشت چراغ قرمز می‌ایستند و صبر می‌کنند. حتی اگر هیچ ماشین دیگری آنجا نباشد و عملا گذشتن از چراغ قرمز هیچ خطری نداشته باشد.

در هر دو مثال، قانون فرقی نکرده است؛ ولی نظارت و اجرای آن متفاوت است. در چنین شرایطی که نظارت بر اجرای یک قانون یکسان در موقعیت‌های مشابه متفاوت است، افراد قانون را به شانس تبدیل می‌کنند. یعنی قانون دیگر برایشان جایگاه یک حکم قاطعانه‌ی صد درصد را ندارد. بلکه گاهی اتفاق می‌افتد و گاهی اتفاق نمی افتد و این بستگی به شانس افراد دارد. زمانی که مدیران خود به بررسی کیفیت کار پرسنل می‌پردازند؛ ممکن است این وضعیت رخ دهد. چون مشغله‌ی آن ها بسیار بیشتر از آن است که همواره نظارت‌گر باشند. بنابراین در محیط کار افراد به جای قانون‌، بیشتر به شانس فکر می‌کنند. در صورتی که با یک اتوماسیون حضور غیاب (اتوماسیون ورود و خروج)، بخش عمده‌ای از فعالیت‌های نظارتی مدیران، به وسیله‌ی یک ابزار و واسطه، همواره اجرا می‌شود.

چرا استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل پرسنل را قانون‌مند‌تر می‌کند؟

قانونمند ساختن مدیران با استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب

اتوماسیون حضور غیاب و منابع انسانی به مدیر اجازه می‌دهد در اتاق کارش بنشیند و قوانینی را وضع کند که همواره در حال اجرا شدن هستند. اینگونه کارمندان همواره احساس می‌کنند در حال نظارت شدن‌ هستند و دیگر از اضطراب منفی خبری نیست. مدیر با استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل کنترل ترددها را به نرم ‌افزار محول می‌کند. و خودش راحت‌تر کار می‌کند. از طرفی در نرم ‌افزار همه‌چیز از جمله حقوق دریافتی کارکنان به ازای میزان کار. و همچنین میزان مرخصی‌ها و حق ماموریت‌ها مشخص است. در نتیجه همه ی امور روی روال پیش می رود.

چگونه با اتوماسیون ورود و خروج پرسنل بدون نقض حریم خصوصی بر تردد و کارکرد پرسنل نظارت کنیم؟

اتوماسیون حضور غیاب و کنترل تردد (اتوماسیون ورود و خروج) ابزاری سودمند با مزیت هایی شگفت انگیز برای صاحبان کسب و کارهای کوچک است. از جمله آن ها می توان به توانایی شناسایی هزینه های پنهانی، تشخیص مشکلات بهره وری و … اشاره کرد. یک اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد شفافیتی که در کسب و کارتان لازم دارید را در اختیارتان قرار می دهد و به شما کمک می کند تا تشخیص دهید کدام قسمت برایتان ایجاد درآمد می کند و چه بخشی هزینه بر است. اما غیر از این یک اتوماسیون حضور غیاب جنبه های منفی نیز دارد. برای مثال می توان از این سوالات اخلاقی گفت؛ آیا نظارت بر کارکنان موجه است و تا چه حد؟ آیا واقعا می توانید بدون ورود به حریم خصوصی کارکنان و آسیب به روحیه آن ها کارکردها را کنترل کنید؟ باید گفت پاسخ این سوالات ساده نیست اما مهم است که مسائل اخلاقی را در نظر بگیریم.

مسائل اخلاقی در کنترل و بررسی کارکردهای حضور و غیاب پرسنل

سختگیری در کنترل و ردیابی ساعت های کارکرد و کنترل ورود و خروج پرسنل می تواند موجب اضطراب در بین کارکنان شود و در بدترین حالت، موجبات کاهش بهره وری و ایجاد خشم نسبت به مدیریت را فراهم می کند. برخی معتقدند که حفظ حریم خصوصی یک حق اساسی بشر است و کارکنان تا زمانی که اهداف کسب و کار را در نظر دارند، باید حق داشته باشند تا وظایف شخصی خود را در محل کار انجام دهند. این نگرانی ها به جا و کاملا درست است اما همچنان نمی توان نظارت بر کارکردها و کنترل ورود و خروج پرسنل را نادیده گرفت. با توجه به اینکه ردیابی زمان از راه درست یک دارایی بزرگ برای شرکت است اما مانند تمام ابزارهای قدرتمند، باید به طور مسئولانه مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین چگونه باید ساعات کاری را ثبت کرد تا به کارکنان آسیب وارد نشود؟ ادامه مطلب را برای مطالعه راهنمایی هایی برای حفظ حریم خصوصی و ایجاد اعتماد بخوانید.

از اتوماسیون حضور و غیاب و اتوماسیون کنترل تردد قابل اعتماد و معروف استفاده کنید

استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد معتبر برای کنترل ورود و خروج پرسنل باعث جلب اعتماد کارکنان می شود و به آن ها نشان می دهد که ردیابی زمان، استراتژی کسب و کار قانونی است. در ابتدا لازم است تصمیم بگیرید که کدام اتوماسیون حضور غیاب مناسب کسب و کار شما است. در بین نرم افزارهای موجود باید نرم افزاری را انتخاب کنید که متناسب با شما باشد.

با استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب شفاف سازی کنید

ردیابی زمان و نظارت بر کارکردها و کنترل ورود و خروج پرسنل به صورت محرمانه، نقض حریم خصوصی است و اگر کارکنان متوجه شوند تاثیر فاجعه باری بر اعتماد و روحیه آن ها خواهد داشت. در عوض باید تلاش کنید با کارکنان خود صادق و شفاف باشید. سیاست های جدید، چگونگی کار نرم افزار و آنچه دقیقا انجام می دهید را توضیح دهید. مطمئن شوید که کارکنان دلایل استفاده از اتوماسیون حضور غیاب و مزایای آن برای شرکت را درک کرده اند.

در حضور و غیاب پرسنل کسی را استثنا نکنید

فقط به این دلیل که یک کارمند را دوست دارید، توجیهی برای حذف مقررات حضورغیاب نیست. کارکنان در نقش یکسان باید مشمول قوانین ردیابی زمان استاندارد باشند. اگر فردی را در نظارت استثنا کنید؛ به تبعیض متهم خواهید شد و شرکت خود را درخطر جدی قرار خواهید داد. با استفاده از اتوماسیون حضور غیاب (اتوماسیون ورود و خروج پرسنل) در سازمان هیچ گونه استثنایی به وجود نخواهد آمد و همه در برابر قوانین یکسان خواهند بود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار ردیابی آنلاین ویزیتور کسرا آوید

نسبت به داده های حضور غیاب پرسنل حساس باشید

اطلاعاتی که از ردیابی زمان جمع آوری می کنید بسیار حساس است. حتی اگر کارکنان زمان کاری را به هدر می دهند، این اطلاعات نباید با شخص سومی در میان گذاشته شود. اطمینان حاصل کنید که از اطلاعات حساس جمع آوری شده خود محافظت می کنید. استفاده از نرم افزارهای دارای رمز امن ترین راه است. اتوماسیون حضور غیاب کسرا دارای چنین امکانی است و ما می توانید از این بابت آسوده خاطر باشید.

فرآیند حضور غیاب را با اتوماسیون حضور غیاب تسریع ببخشید

ثبت زمان کاری را برای کارکنان خود سریع و ساده کنید. ردیابی زمان با تلفن همراه به این معنی است که کارکنان شما می توانند در هر مکانی که هستند به کارتابل خود دسترسی داشته باشند. کسب و کارهایی که اپلیکیشن حضور و غیاب موبایل را نادیده بگیرند سهولت استفاده را از کامندان خود دریغ کرده اند.

در حضور و غیاب پرسنل انسانیت را فراموش نکنید

ردیابی زمان یک ابزار قدرتمند برای کنترل ورود و خروج پرسنل است اما باید عاقلانه مورد استفاده قرار گیرد. از خودتان بپرسید که چه فعالیت هایی و به چه میزان باید تحت نظارت باشد. برخی از شرکت ها فعالیت های اینترنتی دقیق را با تصاویر نشان می دهند، اما این می تواند برای کارکنان تمام وقت که نیاز به انجام وظایف مختلف شخصی در طول روز دارند، تهاجمی باشد.

درخواست بازخورد با بهره مندی از اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد

همیشه به کارکنان خود فرصت دهید تا از طریق کانال های محرمانه به شما بازخورد دهند. پیدا کردن نظرات واقعی کارکنان، حتی اگر منفی باشد، به شما فرصتی برای بررسی مشکلات می دهد و می تواند برای کنترل ورود و خروج پرسنل از آن استفاده کنید. یا می توانید حضورغیاب آن ها را به دقت رصد کرده و اطلاعات مفیدی در این رابطه به دست آورید.

کنترل حضور و غیاب پرسنل را آموزش دهید

انتظار نداشته باشید تمام کارکنان اتوماسیون حضور غیاب (اتوماسیون ورود و خروج) را به سرعت درک کنند. کارکنان نباید احساس سردرگمی کرده و زمان خود را صرف آموزش به یکدیگر نمایند. آموزش های اختصاصی در این زمینه احتمال موفقیت شما را بیشتر می کند.

کنترل ورود و خروج پرسنل را آموزش دهید

راهکارهایی برای حل مشکلات ناشی از مرخصی کارکنان و چالش حضورغیاب آن ها

ممکن است یک شرکت به عنوان یک مزیت شغلی در زمان استخدام، برای زمان های مرخصی پرداخت داشته باشد و یا سیاست های شرکت به کارکنان اجازه دهد که تعداد مشخصی از روزهای سال را بدون دریافت دستمزد به مرخصی بروند؛ اینکه کدام از روش های ذکر شده را در سازمان خود پیاده کنید مهم نیست. موضوع قابل تامل که می تواند مشکلات جدی را در روند کاری شرکت به وجود آورد؛ سازمان دهی به مرخصی کارکنان است. عدم توجه به این موضوع می تواند سبب ایجاد مشکلات جدی مانند نبود نیروی کار کافی در روزهای اوج کار، مانند اواخر سال و فصل تعطیلات، برای پیشبرد وظایف سازمان شود. به علاوه برنامه ریزی بدون توجه به تعطیلات، می تواند منجر به همزمانی مرخصی ها و یا نبود یک کارمند کلیدی در زمانیکه تخصص و حرفه ی او مورد نیاز است شود و با بروز مشکلاتی بر بهره وری کسب و کار تاثیر بگذارد. مدیران سازمان ها و صاحبان کسب و کارهایی که به دنبال راهکارهایی برای حل این مسئله و پیشگیری از بروز چنین مشکلاتی هستند؛ تا پایان این مطلب با ما همراه شوند؛ ما در اینجا از راهکارهایی صحبت می کنیم که می تواند مرخصی های کارکنان شما را با برنامه ریزی درستی به پیش ببرد. این راهکارها عبارتند از:

ایجاد سیاست های نوشته شده با اتوماسیون کنترل تردد

در ابتدا لازم است قوانین مختصر و روشنی برای تعطیلات و مرخصی ها داشته باشید. آن ها را بنویسید و در پرونده ی کارکنان خود قرار دهید تا همه بدانند که اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد (اتوماسیون ورود و خروج) چگونه کار می کند. برای مثال این سیاست ها می توان به تعداد روزهای مرخصی در یک دوره مشخص (سال)، محدود کردن تعداد کارکنانی که از یک تیم و یا اداره مجاز به مرخصی همزمان هستند، مشخص کردن زمان هایی که کارکنان مجاز به درخواست مرخصی نیستند، اشاره کرد.

راهکارهایی برای حل مشکلات ناشی از مرخصی کارکنان و چالش حضورغیاب آن ها

لزوم اطلاع قبلی و تایید مرخصی در اتوماسیون حضور غیاب

یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از همزمانی مرخصی ها در میان کارکنان و یا فقدان حضور کارمندی در اوج روزهای کاری این است که از کارکنان بخواهیم درخواست های مرخصی خود را از قبل تحویل دهند و تاییدیه درخواست مرخصی را از مسئول مربوطه دریافت نمایند. به این طریق فرد مسئول می تواند زمان های مرخصی را با توجه به تقویم کاری مشخص کند و از مرخصی همزمان چند کارمند جلوگیری کرده و وظایف موجود را به خوبی پوشش دهد.

تناوب تعطیلات در زمان اوج کاری

بسیاری از کارکنان به دنبال تعطیلات در ماه های تابستان و تعطیلات مذهبی هستند. اگر یک شرکت پیشرفته هستید، شاید شما به سادگی می توانید شرکت را برای سال نو تعطیل کنید. اگرچه این کار برای هر شرکتی امکان پذیر نیست. بنابراین بسیاری از شرکت ها فقط در زمان تعطیلات، تعطیل هستند. در مواردی که تعداد زیادی از کارکنان و به طور همزمان تقاضای مرخصی دارند، می توانید یک سیستم رتبه بندی تنظیم کنید و یا به سادگی درخواست اول، اول به مرخصی برود. ممکن است بخواهید کمی انعطاف پذیری ارائه دهید و اجازه دهید کارکنان زمان تعطیلات خود را جابه جا کنند و این امر در صورتی امکان پذیر است که چنین تغییراتی بر میزان بهره وری تأثیر منفی نگذارد اتوماسیون کنترل تردد.

استفاده از اتوماسیون حضور و غیاب و کنترل تردد برای زمان بندی موثر کارها

تعداد زیادی نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی وجود دارد که برای حفظ کارایی ضروری هستند. مانند اتوماسیون حضور و غیاب تحت وب (اتوماسیون حضور غیاب) بیومتریک (برخلاف نسخه های سنتی نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی) که ساعت های کاری را ردیابی می کند و برای صدور لیست حقوق ارائه می دهد. هم چنین نرم افزار برنامه ریزی جامع که به ناظر اجازه می دهد کارهای طراحی شده را با تعطیلات کارکنان مطابقت دهد و مدیران را مطمئن کند که اشتباهی در برنامه ریزی ها رخ نمی دهد.

اتوماسیون حضور غیاب کسرا انتخاب سازمان های برتر ایرانی

بنابراین می‌توان گفت اتوماسیون حضور و غیاب پرسنل عملا تاثیر مثبت و خوبی بر ارتباط کارکنان و مدیران دارد. و مدیران میتوانند با استفاده از اتوماسیون حضور غیاب ضمن مدیریت و کنترل تردد. کارکنان در جهت حفظ فضای خصوصی پرسنل، قانونمندسازی پرسنل و افزایش عملکرد آنان گام بردارند.