راهکارهایی برای افزایش بهره وری در سازمان

تعریف کلی بهره وری، خروجی تقسیم بر ورودی است. این رابطه بین خروجی های سازمان و ورودی های آن است. بهبود بهره وری در سازمان به معنای بهره مندی بیشتر از آنچه در اختیار شما قرار می گیرد است. گاها با توجه به حوزه فعالیت سازمان این تعریف ملموس نیست، خصوصا در حوزه منابع انسانی و امور خدماتی. یکی از وظایف مدیران ایجاد یک تعریف قابل فهم از بهره وری و یک فرهنگ سازمانی یکپارچه برای دستیابی و افزایش بهره وری در سازمان است .

موانع بهره وری در سازمان

براساس تحقیقات صورت گرفته در سال ۲۰۱۴ در آمریکا بین ۲۰۰۰مدیر و ۳۰۰۰ کارمند و کارگر موانع بهره وری به شکل زیر رتبه بندی می شود:

– تلفن همراه و پیام های متنی – ۵۰٪

-شایعات و صحبت های حاشیه ای – ۴۲٪

– اینترنت – ۳۹٪

– رسانه های اجتماعی – ۳۸٪

– میان وعده و سیگار – ۲۷٪

– همکاران پر سر و صدا – ۲۴٪

– جلسات کم بازده- ۲۳٪

– ایمیل – ۲۳٪

– تماس های تلفنی با صدای بلند- ۱۰٪

راه حل این نیست که تماس تلفنی یا دسترسی به وب سایت ها و ارتباط بین کارمندان ممنوع باشد بلکه مدیریت از راه دیگری بر بهره وری تأثیر می گذارد. جالب اینجاست بعضا مدیران از میزان بهره وری شرکت و یا روش های مدیریت بهره وری اطلاع کافی ندارند. به طور مثال در بسیاری از سازمان ها برنامه های تشویقی به عملکرد و بهره وری کارکنان منوط نمی شود و صرفا ضریب ثابتی از درآمد است. به طور کلی موانع مدیریت بهره وری را می توان در قالب عناوین زیر دسته بندی نمود:

– ضعف در دانش مدیریت بهره وری
– به کار گیری افراد فاقد تخصص کافی
– عدم وجود سیستم های ارزیابی عملکرد
– کمبود انگیزه کاری بین کارمندان
– شیوع روحیه منفعت طلبی در سازمان
– تعدد جلسات کم بازده

بیشتر بخوانید: مدل bsc یا کارت امتیاز متوازن چیست؟

راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان

یکی از راه های بهره وری در سازمان جذب نیروی انسانی با انگیزه و آموزش و پشتیبانی مداوم

اساس بهره وری و تبدیل ورودی به حداکثر خروجی در سازمان برعهده پرسنل سازمان است. بنابراین با جذب نیروی متخصص و از آن مهمتر نیروی با انگیزه و هدفمند و آموزش مستمر وی می توان گامی ارزشمند در راستای افزایش بهره وری برداشت. انگیزه و روحیه یادگیری در هر فرد موجب می شود که بتوان خلا دانش و مهارت را به سادگی پر کرد.

مدیران با بینش و دانش

نقش مدیران عالی رتبه و میانی سازمان در ایجاد چرخه بهره وری سازمانی نقشی انکار ناپذیر است. برنامه ریزی و تقسیم وظایف هر واحد و هریک از پرسنل بر عهده مدیران در سطوح مختلف سازمان است.

تدوین استراتژی های رقابتی و چالش برانگیز

انتخاب استراتژی مناسب موجب تمرکز و همسو شدن کارمندان و در نتیجه افزایش بهره وری و کاهش اتلاف انرژی، زمان و منابع سازمان مانند استفاده از یک نرم افزار حضور غیاب خوب می شود.

هدف گذاری و تقسیم وظایف

اهداف شفاف به کارمندان کمک می کند تا بدانند سازمان نهایتا از آنها چه انتظاری دارد. پس از تعیین اهداف نوبت به تعیین وظایف هر بخش و هر فرد است. نحوه هدف گذاری و تقسیم وظایف هم نقش انگیزشی داشته و هم مسئولیت پذیری افراد را بیشتر می کند.

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار برتر مدیریت منابع انسانی (HR)

سیستم پاداش دهی مناسب

چگونه بهره وری را اندازه گیری می کنید؟ این امر در هر سازمان متفاوت است. بهره وری در سازمان ارتباط مستقیمی با اتمام کار و نتیجه دارد ، نه ساعت کار. اگر معیار ارزیابی، عملکرد افراد باشد و بر اساس بهره وری هر فرد پاداش مالی یا غیر مالی در نظر گرفته شود خود به خود در مسیر افزایش بهره وری و مدیریت بهره وری سازمانی حرکت خواهیم کرد. گاهی عوامل غیر مادی مانند به رسمیت شناختن، ارتقا رتبه و ستایش و تشکر فاکتور هایی است که تاثیر آن در افزایش بهره وری و انگیزه پرسنل چندین برابر عوامل مالی است.

ایجاد ارتباط موثر بین واحدها

به اشتراک گذاری نظرات و ایده ها به صورت آزادانه بین اعضای تیم یا بین تیم های مختلف از اتلاف وقت، انرژی و منابع مالی و انجام دوباره کاری ها جلوگیری می کند. و در نتیجه می توان از ورودی مشخص به سازمان که افراد، زمان، منابع مالی و.. است حداکثر خروجی و در نتیجه حداکثر بهره وری را استخراج نمود.

تفویض اختیار

کنترل یا تفویض اختیار می‌تواند قدرت تصمیم گیری را بهبود بخشد یا آن را تضعیف کند. عدم کنترل یا آزادی بیش‌ از حد می‌تواند باعث هدر دادن زمان و عدم تمرکز شود. در نقطه‌ی مقابل، مدیریت جزئیات و قوانین اضافی هم فرایند تصمیم‌گیری را کُند می‌کند. بهره‌ وری زمانی حداکثر می‌شود که بین اختیارات و کنترل‌ها اعتدال وجود داشته باشد

عوامل خارج از سازمان

گرچه اکثر عواملی که روی بهره وری در سازمان اثر دارند، عوامل درو‌ن‌ سازمانی هستند، اما بالاخره بهره‌ وری تحت تأثیر عوامل خارج از سازمان هم قرار می‌گیرد. این عوامل می‌توانند تغییر در زندگی خصوصی کارمندان، اقتصاد کشور، مسائل سیاسی و حتی آب ‌و ‌هوا باشند. اگر شرکت برای بهره ‌وری خود برنامه‌ریزی درستی داشته باشد، می‌تواند خود را برای مقابله با چنین عواملی آماده کند.

سخن پایانی

هنگامی که اهمیت بهره وری کارمندان را برای موفقیت شرکت خود درک کردید. باید مراحل صحیحی را برای اندازه گیری، محاسبه و مهمتر از همه، افزایش بهره وری سازمانی در نظر بگیرید.

برای انجام این کار ،اطمینان حاصل کنید که شرایط محیط کار را بهبود می بخشید، آموزش بهینه برای کارمندان ارائه می دهید، از مدیریت خرد فاصله گرفته و تفویض اختیار انجام می دهید، برای ارتباط بین پرسنل و تشویق آنها برنامه ریزی می کنید.

برای شروع مدیریت بهره وری، اهداف تعیین کنید و تعیین کنید که برای رسیدن به این اهداف چه کارهایی باید انجام شود. سپس به سادگی می توان به مدیریت بهره وری دست یافت.