قابلیت های سیستم ماموریت کسرا چیست و چه کاربردی دارد؟

قابلیت های سیستم ماموریت کسرا چیست و چه کاربردی دارد؟ سازمان هایی که تعداد ماموریت در آن ها بالا بوده و به صورت منظم پرسنل خود را به ماموریت ارسال می­ نمایند، مسئولیت و وظایف زیادی برای خود ایجاد کرده اند که با خود مشکلات زیادی نیز به همراه دارد. سازماندهی و مدیریت تعداد بالای ماموریت در یک سازمان نیاز به ابزاری حرفه ای دارد. به همین منظور کسرا سامانه ای به نام سامانه مرخصی و ماموریت کسرا یا اتوماسیون ماموریت و مسافرت ایجاد کرده است که می‌تواند فرآیند اعزام به ماموریت پرسنل را از صفر تا صد به صورت اتوماسیون مدیریت نماید.

پروسه کار این سامانه دارای دو بخش قبل از اعزام و بعد از اعزام به ماموریت است. در این پست به بررسی این دو بخش از سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا می­ پردازیم.

قابلیت های سیستم ماموریت کسرا، بخش قبل از اعزام

در قسمت قبل از اعزام مراحل ثبت درخواست ماموریت و همچنین کنترل‌ها و درخواست‌های مرتبط با آن انجام و در نهایت حکم ماموریت چاپ می ­شود. با توجه به منعطف بودن سامانه حضور غیاب جامع کسرا، امکان طراحی فرم‌های جداگانه با آیتم‌های متفاوت برای انواع درخواست‌های ماموریت در سامانه مدیریت ماموریت وجود دارد. در این صورت می­ توان درخواست ها و فرم های مربوط به این سامانه را با طرح مجزایی ارایه داد تا تفاوت آن ها با درخواست های دیگر بخش ها و سامانه ها مشخص شود.

درخواست های قبل از اعزام

موارد زیادی وجود دارد که درآن ها ماموریت دارای چند مقصد است و همین باعث سخت شدن محاسبه جزئیات آن می ­شود. از این رو امکان ویژه ای برای ثبت ماموریت های چند مقصده ایجاد شده است. همچنین در موارد زیادی پیش آمده است که فرد موردنظر در ماموریت خود دارای چند نفر همراه است که این موضوع نیز پیچیدگی محاسبه جزئیات را بیشتر می ­کند. در نتیجه قابلیت اضافه نمودن نفرات همراه غیر پرسنل نیز در سامانه ایجاد شده است.

اگر بودجه ماموریت قبل از اعزام مشخص باشد، می­ توان تاییدیه بودجه آن را از امور مالی یا بودجه با صدور درخواستی در سامانه اخذ نمود. در واقع، امکان درخواست ثبت تمامی درخواست‌های وابسته به ماموریت مانند بلیط، تردد خودرو، اسکان، مدیریت تغذیه و تنخواه فراهم شده است.

برخی درخواست‌های وابسته وجود دارند که بر اساس تایید سایر درخواست‌های وابسته (مانند شروع درخواست اسکان پس از خاتمه درخواست تهیه بلیط) هستند؛ در این سامانه امکانی فراهم شده است تا فرآیندی را برای اینگونه درخواست ها شروع کرده و به ترتیب انجام داد. امکان لغو درخواست‌های وابسته بر اساس لغو درخواست اصلی نیز وجود دارد. امکان اعمال محدودیت‌ تعداد درخواست بلیط نیز فراهم شده است که می ­تواند بر اساس خود مامور یا اعضای خانواده و همراهانش باشد. قابلیت دیگری که وجود دارد، مربوط به چاپ حکم ماموریت است. با این امکان می­ توان فرمی اختصاصی برای حکم چاپی ماموریت متناسب با نوع آن طراحی کرد.

فرآیند گردش کار قبل از اعزام در سیستم ماموریت کسرا

برخی مواقع فرآیند گردش کار انواع فرم‌های درخواست ماموریت پیچیدگی های اضافی دارد؛ یا بالعکس گاهی اوقات فرآیند گردش کار نیاز به افزودن چند مورد اضافی دارد. در هر صورت، می­ توان کل فرآیند گردش کار انواع فرم های درخواست را از قبل در سامانه تعیین کرد. همچنین می ­توان انواع فرآیندهای گردش‌ کار را برای درخواست‌های وابسته تعریف کرد. علاوه بر آن، امکانی فراهم شده است تا بتوان فرآیندهای گردش‌ کار درخواست‌های وابسته پس از تایید درخواست اصلی (مانند درخواست بلیط پس از تایید ماموریت) را در سامانه شروع کرد.

قابلیت های بخش بعد از اعزام در سیستم ماموریت و مسافرت کسرا

در مرحله بعد از اعزام و پس از بازگشت از ماموریت نیز جزییات زیادی وجود دارند که باید ثبت و کنترل شوند. برای مثال در این بخش قابلیتی ایجاد شده است تا بتوان مشخصات ماموریت (مشخصات تاریخ، زمان، شهرهای مقصد و…) را بر روی درخواست اصلی ثبت، و فرآیند گردش عملکرد ماموریت را تعریف کرد.

امکان بروزرسانی حضور و غیاب مامور با عملکرد ماموریت تایید شده نیز وجود دارد. به عبارت دیگر با استفاده از عملکرد ماموریت فردی که در حین ماموریت است، می­ توان حضور غیاب او را بروزرسانی کرد تا از مشکلات نبود اطلاعات حضور و غیاب فرد درحال ماموریت جلوگیری کرد.

امکان مهم دیگری که ایجاد شده است، قابلیت استخراج مکانیزه متمم کارکرد نسبت به کارکرد رد شده برای مامور در حالت عدم ثبت عملکرد ماموریت است. همچنین امکان دریافت اطلاعات ریالی مرتبط با حقوق جهت محاسبات ریالی ماموریت از سامانه احکام نیز وجود دارد.

پس از بازگشت از ماموریت، می ­توان انواع هزینه‌های مرتبط با آن را به صورت روزانه و یا کلی ثبت کرد. بسته به قوانین سازمان، می­ توان محدودیت محاسباتی بر روی آیتم‌های هزینه‌ای نیز ایجاد کرد. بعلاوه امکان مشاهده محاسبات انجام‌ شده برای هر ماموریت توسط مامور، فراهم شده است. امکان ارسال آیتم‌ها و مبالغ محاسباتی ماموریت برای سامانه‌های حقوق و دستمزد مالی هم وجود دارد.

از دیگر قابلیت های سودمندی که در سیستم ماموریت کسرا ایجاد شده است، امکان پیوست نمودن انواع مجوزها، صورتحساب ها و مستندات دیگر در هنگام ثبت آیتم‌های عملکرد است که به شدت می­ تواند مفید باشد.

با مطالعه این توصیفات می­ توان دریافت که شرکت مهندسی کسرا در توسعه و ساخت سامانه مدیریت ماموریت و مسافرت کسرا مانند دیگر سامانه های خود ابتدا تمامی نیازهای ضروری سازمان ها را در آن بخش جزء به جزء بررسی کرده است تا محصولی کاملا کاربردی با کارآیی بالا تولید نماید؛ سپس این سامانه ها بر روی زیرساخت منعطف و تحت وب کسرا ساخته شده اند تا بار بزرگی از دوش سازمان برداشته و در افزایش بهره وری کمک کننده باشند.