8 ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

ابزارهای متنوعی برای سازمان‌ها ارائه شده‌اند گه به کارکنان و مدیران کمک می‌کنند تا به بهترین شکل باهم ارتباط بگیرند و بدون صرف هزینه زیاد برای رفت و آمد، بدون صرف زمان زیاد جهت رسیدن به محل کار و در هر مکانی، به وظایف کاری خود رسیدگی کنند. در این مقاله از سایت شرکت حضور و غیاب کسری قصد داریم به انواع نرم افزار از 8 ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها برای داشتن تجربه‌ای دلپذیر و لذت بخش اشاره کنیم.

منظور از دورکاری و ابزار دورکاری چیست؟

دورکاری چیست؟ دورکاری به معنای انجام کارها و وظایف از راه دور و بدون حضور فیزیکی در محل کار است. در دورکاری، کارمندان از طریق ابزارهای مختلفی مانند اینترنت، تلفن، ویدئو کنفرانس و نرم‌افزارهای مختلف، ارتباط با همکاران و مدیران خود را برقرار می‌کنند و وظایف خود را انجام می‌دهند.

دورکاری از یک سمت، می‌تواند به عنوان یک راه کاری برای بهبود تعادل کار و زندگی و کاهش هزینه‌های مربوط به حضور در محل کار، همچنین افزایش بهره‌وری و کارایی در کار، مورد استفاده قرار گیرد. از سوی دیگر، دورکاری ممکن است با مشکلاتی همچون کاهش ارتباطات شخصی، سختی هماهنگی بین کارمندان، افزایش احساس تنهایی و افزایش خستگی ناشی از کار از راه دور، همراه باشد.

از زمان کرونا ویروس، دورکاری به دلیل شیوع بیماری در سراسر جهان، به یکی از راه‌های اصلی کار کردن تبدیل شد و بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به دنبال این راه حل برای ادامه فعالیت‌های خود هستند.

بیشتر بخوانید: دورکاری چیست؟ مزایای دورکاری برای کارمندان و سازمان ها

اهمیت استفاده از نرم افزارهای دورکاری در سازمان‌ها

استفاده از نرم افزار دورکاری در سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد. با توجه به تغییراتی که در جامعه و فضای کاری به وجود آمده است، به کارگیری از این نوع نرم افزارها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت مؤثرتر و کارآمدتری فعالیت کنند. با استفاده از نرم افزارهای دورکاری، کارمندان می‌توانند به راحتی از هر جای دنیا به کار خود ادامه دهند و نیازی به حضور فیزیکی در محل کار ندارند. این مسئله باعث می‌شود که کارمندان بتوانند به صورت مستقل، بدون وابستگی به محل کار، به کار خود ادامه دهند و برای شرکت‌ها هزینه‌های مربوط به حضور فیزیکی در محل کار کاهش پیدا کند.

حال که متوجه شدید دورکاری چیست، بهتر است بدانید استفاده از نرم افزار دورکاری می‌تواند به افزایش تعامل و همکاری بین اعضای یک تیم کمک کند. با استفاده از این نرم افزارها، کارمندان می‌توانند با هم در ارتباط باشند و به راحتی اطلاعات و منابع مورد نیاز خود را به اشتراک بگذارند.

با این حال، استفاده از نرم افزارهای دورکاری همچنین می‌تواند به چالش‌هایی نیز برای سازمان‌ها منجر شود؛ به عنوان مثال، ممکن است که به دلیل فاصله جغرافیایی بین کارمندان و نداشتن حضور فیزیکی، هماهنگی بین اعضای تیم به مشکل بخورد. همچنین، کاهش تعاملات حضوری می‌تواند باعث کاهش انگیزه کارکنان و کارمندان شود.

در کل، استفاده از نرم افزارها و ابزار دورکاری به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت مؤثرتر، پربازده‌تر و بهینه‌تر به کار خود ادامه دهند و با چالش‌هایی همراه است که با مدیریت مناسب می‌توان آن‌ها را برطرف کرد.

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار برتر مدیریت منابع انسانی (HR)

مهمترین نرم افزارهای کاربردی که سازمان‌ها در زمان دورکاری نیاز دارند؟

استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای دورکاری هنگام شیوع ویروس کرونا و نگرانی‌های مربوط به نقل و انتقال این ویروس، افزایش پیدا کرد. پس از آن مدیران متوجه شدند که می‌توانند بازدهی کاری خود را با روش دورکاری بالا ببرند و با مدیریت اصولی باعث کاهش هزینه‌ها و بالا بردن درآمد نهایی شوند. تیم کسرh در ادامه به مهمترین نرم افزارها و ابزار کاربردی دورکاری برای فعالیت‌های سازمانی اشاره کرده است:

نرم افزارهای مدیریت پروژه در زمان دورکاری

نرم افزارهای مدیریت پروژه در زمان دورکاری عبارتند از: Asana، Trello، Basecamp، Monday.com، Jira، Microsoft Project، Smartsheet و Wrike. این نرم افزارها به کاربران اجازه می‌دهند تا به صورت آنلاین و همکاری در یک پروژه کار کنند، وظایف را تخصیص دهند، برنامه ریزی کرده، پیشرفت پروژه را پیگیری کنند و زیر نظر بگیرند. همچنین، با استفاده از این نرم افزارها، توانایی برقراری تعاملات مستقیم با همکاران و مشتریان نیز فراهم می‌شود.

نرم افزارهای مدیریت پروژه در زمان دورکاری باعث می‌شوند تا کارمندان بتوانند به صورت هماهنگ و بهتر به پروژه‌های خود ادامه دهند. در زیر تعدادی از محبوب‌ترین و بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای دورکاری ذکر شده است:

1. ترلو (Trello): یکی از محبوب‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که برای دورکاری مناسب است. با استفاده از ترلو، کارمندان می‌توانند به راحتی به تعامل و هماهنگی با هم بپردازند و به صورت همزمان به پروژه‌های خود ادامه دهند.
2. اسکایپ (Skype): یک نرم افزار محبوب و ابزار کاربردی دورکاری برای برقراری تماس و مکالمات تصویری است. با استفاده از اسکایپ، کارمندان می‌توانند به راحتی با هم در تماس باشند و به صورت همزمان به پروژه‌های خود ادامه دهند.
3. جیرا (Jira): یک نرم افزار مدیریت پروژه است که برای تیم‌های بزرگ و پیچیده مناسب است. با استفاده از جیرا، کارمندان می‌توانند به راحتی پروژه‌های خود را مدیریت کنند و با هماهنگی بیشتر به پروژه‌های خود ادامه دهند.
4. اسپریدشیت (Spreadsheet): یک نرم افزار قدرتمند برای مدیریت پروژه است که برای تیم‌های کوچک و متوسط مناسب است. با استفاده از اسپریدشیت، کارمندان می‌توانند به راحتی به پروژه‌های خود ادامه دهند و به صورت همزمان با هم کار کنند.
5. بیس کمپ (Basecamp): این برنامه و ابزار کاربردی دورکاری برای تیم‌های کوچک و متوسط بهتر عمل می‌کند.

در کل، استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه در زمان دورکاری بسیار مهم است و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به صورت مؤثرتر به پروژه‌های خود ادامه دهند.

نرم افزارهای ارتباطی جهت مکالمه و ارسال پیام در زمان دورکاری

بعضی از نرم افزارهای ارتباطی محبوب برای مکالمه و ارسال پیام در زمان دورکاری عبارتند از:

1. Zoom: نرم افزار ویدئو کنفرانس Zoom به شما امکان می‌دهد در هر زمان و از هر جایی با همکارانتان در سراسر جهان مکالمه کنید.
2. Microsoft Teams: این نرم افزار برای کاربران Office 365 طراحی شده است و امکان ارسال پیام، تماس و گفتگو در یک محیط کاری را فراهم می‌کند.
3. Slack: Slack یک نرم افزار محبوب برای ارتباطات داخلی است که امکان ارسال پیام، فایل و تماس صوتی را در یک محیط کاری فراهم می‌کند.
4. Skype: اسکایپ یک نرم افزار ویدئو کنفرانس و ارتباطات صوتی است که به شما امکان می‌دهد با همکارانتان در سراسر جهان در هر زمانی مکالمه کنید.
5. WhatsApp: این نرم افزار پیام رسان برای تمامی‌افرادی که شماره تلفن همراه دارند، قابل استفاده است و امکان ارسال پیام، فایل و تماس صوتی را فراهم می‌کند.
6. Telegram: تلگرام یک نرم افزار پیام رسان محبوب است که امکان ارسال پیام، فایل و تماس صوتی را در یک محیط کاری فراهم می‌کند.
7. google meet:  google meetیک نرم افزار پیام رسان و تماس صوتی است که به شما امکان می‌دهد با همکارانتان در سراسر جهان در هر زمانی مکالمه کنید.

این نرم افزارها و ابزار کاربردی دورکاری از بین بسیاری دیگر انتخابات شده‌اند که می‌توانند به شما در بهبود روند کاری‌تان کمک کنند.

بیشتر بخوانید: تله کنفرانس موفقیت آمیز؛ راه و رسم برگزاری آن در سازمان ها و شرکت ها

نرم افزارهای ذخیره سازی ابری

نرم افزارهای ذخیره سازی ابری (Cloud Storage) امکان ذخیره و به اشتراک گذاری اطلاعات و فایل‌های مختلف را برای کاربران فراهم می‌کنند. در ادامه به برخی از نرم افزارهای محبوب ذخیره سازی ابری اشاره می‌کنیم:

1. Google Drive: گوگل درایو یکی از پرطرفدارترین نرم افزارهای ذخیره سازی ابری است که توسط شرکت گوگل ارائه شده است. این نرم افزار به شما امکان می‌دهد تا از طریق اینترنت فایل‌های خود را ذخیره و به اشتراک بگذارید.
2. Dropbox: دراپ باکس نیز یکی از فوق‌العاده‌ترین نرم افزارهای ذخیره سازی ابری است که به شما امکان می‌دهد تا فایل‌های خود را به صورت آنلاین ذخیره و به اشتراک بگذارید.
3. OneDrive: وان درایو نرم افزار ذخیره سازی ابری مایکروسافت است که به شما اجازه می‌دهد تا فایل‌های خود را در یک فضای ابری ذخیره کنید و به آنها از طریق اینترنت دسترسی داشته باشید.
4. Box: با این نرم افزار دورکاری می‌توانید فایل‌های خود را در فضای ابری ذخیره کنید و به اشتراک بگذارید.
5. Amazon Drive: Amazon Drive نیز یکی از نرم افزارهای ذخیره سازی ابری است که توسط شرکت آمازون ارائه شده است.
6. iCloud: iCloud نرم افزار ذخیره سازی ابری اپل است که از طریق اینترنت فایل‌های افراد ذخیره شده و می‌تواند به اشتراک گذاشته شود.
7. Mega: مگا یکی دیگر از نرم افزارهای ذخیره سازی ابری است که به شما امکان می‌دهد تا فایل‌های خود را در فضای ابری ذخیره کنید و به اشتراک بگذارید.

این نرم افزارها و ابزار کاربردی دورکاری برای کاربرانی که به دنبال ذخیره سازی فایل‌های خود در یک فضای ابری هستند، انتخابات عالی هستند. هر کدام از این نرم افزارها دارای ویژگی‌های خاص و منحصر به فردی هستند که ممکن است برای شما مهم باشد؛ بنابراین قبل از انتخاب هرکدام از آنها، بهتر است ابتدا ویژگی‌ها و مزایای هر کدام را مطالعه کنید.

نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه

نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه به کاربران این امکان را می‌دهند که بتوانند صفحات وب خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. این نرم افزارها به شما اجازه می‌دهند تا لینک صفحه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، این کار می‌تواند در ارتباطات کسب و کار، آموزش، تحقیقات، یا هر کاربرد دیگری که نیاز به اشتراک گذاری صفحه وب دارد، مفید باشد.

به عنوان مثال، اگر شما می‌خواهید یک مقاله را با دوستان خود به اشتراک بگذارید، می‌توانید از نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه مانند Pocket، Instapaper، و Evernote استفاده کنید. این نرم افزارها به شما اجازه می‌دهند تا لینک مقاله را ذخیره کنید و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

همچنین، نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه مانند AddThis و ShareThis به شما اجازه می‌دهند تا دکمه‌های اشتراک گذاری را به وب سایت خود اضافه کنید. این دکمه‌ها به کاربران این امکان را می‌دهند تا صفحات وب شما را با دیگران به اشتراک بگذارند.

در کل، نرم افزارهای اشتراک گذاری صفحه به شما اجازه می‌دهند تا صفحات وب خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، و این کار می‌تواند در ارتباطات کسب و کار و زندگی شخصی مفید باشد.

ابزارهای کنترل تردد کارکنان از راه دور

بعضی از ابزارهای کنترل تردد کارکنان از راه دور عبارتند از:

1. TSheets: یک ابزار کنترل تردد کارکنان از راه دور بوده که مدیران را قادر می‌سازد تا ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان را به طور دقیق ردیابی کنند.
2. Time Doctor: یک ابزار کنترل تردد کارکنان از راه دور است که به کارفرمایان امکان می‌دهد تا ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان را با دقت ردیابی کنند و همچنین به کارکنان امکان می‌دهد تا به راحتی ساعت کاری خود را ثبت کنند.
3. Hubstaff: این ابزار دورکاری برای کنترل و مدیریت تردد کارکنان از راه دور است که مدیران با آن می‌توانند ساعت کاری و حضور و غیاب کارکنان را به طور دقیق بررسی کنند.
4. Clockify: این نرم افزار کاربردی، به کنترل بهتر تردد کارکنان کمک می‌کند و به کارمندان امکان می‌دهد تا به راحتی ساعت کاری خود را ثبت و ضبط کرده و پروژه‌های خود را مدیریت کنند.

5. DeskTime: یکی دیگر از نرم افزارهای کنترل تردد کارکنان به حساب می‌آید که مدیران را از حضور یا نبود کارمندان مطلع می‌کند. با دسک تایم به طور دقیق و کامل زمان کاری افراد را می‌توانید متوجه شوید.

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین اپلیکیشن حضور و غیاب ایرانی و خارجی

نرم افزارهای اداری آنلاین

نرم افزارهای اداری آنلاین شامل مجموعه‌ای از نرم افزارهایی هستند که به صورت آنلاین و بدون نیاز به نصب بر روی سیستم، از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این نرم افزارها با استفاده از فضای ابری، اطلاعات کاربران را ذخیره و پردازش می‌کنند. برخی از مهمترین نرم افزارهای اداری آنلاین عبارتند از:

Trello یک نرم افزار مدیریت پروژه است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا لیست کارهای خود را سازماندهی کنند و پیشرفت پروژه را ردیابی کنند.

 Salesforce یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا با مشتریان خود در ارتباط باشند و پاسخگوی سوالات آن‌ها باشند.

BambooHR یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی است که مدیران با آن می‌توانند اطلاعات کارکنان خود را مدیریت کنند، شامل حقوق و دستمزد، مرخصی و مراجعات به پزشک.

 QuickBooks یک نرم افزار مدیریت مالی است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا مدیریت مالی خود را انجام دهند، شامل پرداخت به کارکنان، پرداخت به تامین‌کنندگان و مدیریت سود و زیان.

Google Drive یک نرم افزار مدیریت اسناد است که به کاربران این امکان را می‌دهد تا اسناد خود را مدیریت کنند، شامل قراردادهای کاری، فاکتورها و سایر اسناد مرتبط با کسب و کار.

بیشتر بخوانید: سیستم ERP چیست؟ همه چیز در مورد برنامه ریزی منابع سازمانی

نرم افزارهای مدیریت مالی

Mint یک ابزار مدیریت مالی است که به کاربران کمک می‌کند تا بودجه خود را برنامه‌ریزی کرده، هزینه‌های خود را ردیابی و نقطه قوت و ضعف مالی خود را شناسایی کنند.

Personal Capital یک ابزار کاربردی دورکاری برای مدیریت مالی دیگر بوده که به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود از جمله سرمایه‌گذاری، بدهی، پس‌انداز و هزینه‌های خود را در یک مکان مرکزی جمع آوری کنند.

ابزارهای مدیریت کارهای شخصی

RescueTime یک ابزار دورکاری مدیریت زمان است که به کاربران کمک می‌کند تا زمان خود را برای استفاده از برنامه‌های کامپیوتری ردیابی کنند و به طور دقیق تر برنامه‌ریزی کنند.

Habitica یک نرم افزار دیگر است که به کاربران کمک می‌کند تا عادت‌های خود را به صورت بازی‌سازی شده مدیریت کنند.

Google Keep از جمله معروف‌ترین ابزارهای کاربردی بازنگری یادداشت‌ها است که به کارمندان یک سازمان کمک می‌کند تا یادداشت‌های خود را به صورت دسته‌بندی شده و با استفاده از برچسب‌ها مرتب کنند.

بیشتر بخوانید: ۱۰ کتاب برتر حوزه مدیریت و منابع انسانی

ابزار و نرم افزار دورکاری، شیوه مدیریتی پر بازده برای سازمان‌ها

ابتدا در این مقاله به دورکاری چیست پرداختیم و سپس 8 دسته از بهترین ابزار مورد استفاده در این فضا معرفی شد. با استفاده از نرم افزارهای دورکاری برای سازمان‌ها می‌توانید بهره‌وری نهایی سازمان خود را افزایش دهید. کارمندان و کارکنان می‌توانند به راحتی اطلاعات خود را مدیریت کنند و در کارهایشان بهره‌وری بیشتری داشته باشند. کاهش هزینه‌ها را با استفاده از ابزار دورکاری تجربه کنید. با به کار گیری نرم افزارهای آنلاین، نیازی به نصب و نگهداری سخت‌افزارهای پرهزینه نیست و همچنین هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی و نگهداری نرم افزارها نیز کاهش پیدا می‌کند.

حفظ امنیت بیشتر نیز از دیگر مزایای دورکاری است. با استفاده از نرم افزار فضای ابری، اطلاعات سازمان در محیطی امن و قابل دسترسی برای کاربران مجاز قرار می‌گیرد.

دورکاری موجب تسهیل در همکاری می‌شود. با استفاده از نرم افزارهای آنلاین، کارکنان می‌توانند به راحتی با همکاران خود در سراسر جهان همکاری کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. لازم به ذکر است که دورکاری این شرایط را برای افراد فراهم می‌کند تا بتوانند به راحتی و با هر دستگاهی که دارای اینترنت است، به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند. مجموعه شرکت حضور و غیاب کسری همراه شماست تا با آرامش، بهترین تجربه کاری خود را داشته باشید.