سیستم BPMS چیست؟ مدیریت فرآیند کسب و کارها چگونه ممکن میشود؟

در عصر حاضر که صاحبان صنایع کوچک و بزرگ و شرکت ها هر روز به دنبال دستیابی به پیشرفت های بیشتر هستند، دیگر نمی توان با استفاده از ابزارهای سنتی و شیوه های قدیمی مدیریتی، چشم به افق های روشن داشت. در دنیای امروز که نقش رقابت در آن به شدت پر رنگ شده است، صاحبان برندها برای دور نماندن از رقیبان و گذر از آنان باید به دنبال راهکارهایی برای ارتقای سیستم های مدیریتی خود باشند. برای نیل به اهداف بزرگ و بهبود عملکرد یک سیستم علاوه بر دارا بودن یک تیم متخصص و همدل و متحد نیاز به یک سیستم مدیریتی قوی نیز هست.

امروزه برای بقا در چرخه رقابت و عملکرد مطلوب و پایدار و یکه تازی یک برند باید از روش های نوین مدیریتی استفاده کرد، چرا که شیوه های سنتی مدیریت علاوه بر اثرات مخرب و منفی، صرف هزینه اضافی و اتلاف وقت را نیز به همراه دارد. امروزه سازمان ها و نهاد ها و صنایع موفق برای مدیریت صحیح فرآیند های کسب و کار خود از نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می نمایند تا از این طریق بتوانند ضمن شناخت چالش ها با اتخاذ تصمیم های صحیح و آگاهانه مجموعه فرآیندهای کسب و کار خود را بهینه و کارآمدتر نمایند.

BPMS چیست؟

BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است و در حقیقیت نرم افزاری است که با استفاده از آن فرآیند های کسب و کار اتوماتیک و مکانیزه می گردد. به کارگیری BPMS این امکان را به صاحبان کسب و کارهای مختلف می دهد که از طریق آن قادر به مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی همه فرآیندهای سازمانی در شرکت‌ها و سازمان ها و صنایع باشند؛ که در نتیجه آن هم جمع آوری داده ها و اطلاعات و ارزیابی و تحلیل آن ها با سرعت و دقت بیشتر و بالاتری انجام می پذیرد و هم این که عملکرد سیستم با بهبود چشمگیری مواجه می شود. به این ترتیب میزان بهره وری در همه فرآیندها افزایش پیدا کرده و همین امر باعث ترقی و پیشرفت آن سازمان می گردد.

علاوه بر آن به کار گیری BPMS از طریق مدیریت سیستماتیک کلیه فرآیندها سبب افزایش میزان دقت و سرعت در انجام کارها می گردد. همچنین باعث صرفه جویی در مصرف منابع و هزینه های پیش رو می شود. سیستم BPMS با تمرکز بر روی فرآیندها و عملیات چند منظوره، عملکرد فعلی فرآیندها را مورد بررسی و تحلیل قرار می دهد. به طور کلی می توان گفت سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باعث ایجاد تحول شگرفی در افزایش راندمان و کارایی فرایندها شده به گونه ای که تعداد قابل توجهی از شرکت‌های بزرگ و موفق استفاده از این سیستم را در دستور کار خود قرار داده اند.

بیشتر بخوانید: 10 نرم افزار برتر مدیریت منابع انسانی (HR)

انواع BPMS به عنوان ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار

دو نوع BPMS وجود دارد یکی متن باز یا Open-Source  و نوع دیگر محدود شده یا  Licensed.  در نمونه Open-Source  طراحی آن به گونه ای است که کدهای آن برای استفاده همه کاربران آزاد و در دسترس است. بنابراین هر ارگان یا سازمانی قادر است با دانلود نمودن کدهای منبع هر تغییری را که احساس می کند مورد نیاز است در آن اعمال نماید و آن را مطابق با نیاز سازمان شخصی سازی نماید.

در نمونه Licensed طراح به منظور دسترسی محدود افراد برای کدهای منبع یک سری محدودیت ها قرار داده است. بنابراین امکان دسترسی به کدها فقط برای کسانی است که اجازه استفاده از آن ها را دارند و سایرین یا اصلا  به تغییرات شخصی سازی آن دسترسی پیدا نخواهند کرد یا این که فقط قادر به انجام تغییرات جزئی و محدودی هستند.

دلایل ترغیب شدن سازمان ها به استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

تصور کنید که قرار باشد فرآیند ثبت یک مرخصی در یک سازمان به صورت سنتی و دستی انجام پذیرد، چه پروسه طولانی و زمان بری باید طی شود تا این مرخصی ثبت گردد. علاوه بر آن احتمال خطای انسانی در ثبت اطلاعات نیز وجود دارد. این فقط گوشه ای از مشکلات کاغذ بازی های مرسوم در ادارات و سازمان ها است که ممکن است به صورت روزانه رخ دهد. بسیاری از ادارات و سازمان ها برای رفع چنین مشکلاتی ترغیب به استفاده از BPMS شده اند. در زیر به چند مورد دیگر از چالش های پیش روی ارگان ها اشاره می نماییم.

• دشوار بودن و زمان بر بودن پیگیری فرآیند های دستی و کاغذی
• طولانی شدن پروسه بررسی داده ها و اطلاعات
• سخت شدن کار تایید درخواست ها در صورت ثبت اطلاعات نادرست یا ناپدید شدن فرم ها و اطلاعات
• امکان دسترسی افراد مختلف به اطلاعات پرونده ها
• عدم امکان گزارش اطلاعات ثبت شده در همان لحظه
• زمان بر بودن دسترسی به اطلاعات و جستجوی اسناد
• تحمیل هزینه اضافی به شرکت و سازمان ها به دلیل هزینه بالای مدیریت و جمع‌آوری فایل‌ها و اسناد کاغذی
• امکان بروز اشتباه در جمع آوری فایل ها و ثبت اسناد و اطلاعات
• و …

مراحل کاری نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS  

• تعریف: مدیر یا مسئول هر مجموعه ای باید در ابتدا فرآیندهای مربوط به انجام هر عملیاتی در سازمان خود را طراحی و سازماندهی نماید. پس از آن با بررسی و تحلیل و آزمایش کردن، نقاط ضعف آن راشناسایی کرده و پس از رفع ایراد های موجود، آن را اجرا نماید.
• اتوماسیون: پس از طراحی فرآیندهای عملیاتی مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، مرحله بعدی، اتوماسیون و اجرای آن‌ است. نرم افزار BPMS این امکان را می دهد که انجام عملیاتی همچون دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف و نقش افراد هر سازمانی در سطوح مختلف و ارجاع وظایف و … به طور خودکار و برنامه ‌ریزی شده در سیستم صورت پذیرد.
• تحلیل: با توجه به این که نرم افزار BPMS دارای ابزارهای مختلفی است، بنابراین با استفاده از آن می‌توان ارزیابی عملکرد فرآیندها به راحتی انجام داده و حتی آن ‌ها را با سایر ابزارها یکپارچه نمود. البته این نکته لازم به ذکر است که روند این ارزیابی ها و چگونگی تحلیل ‌ها به داده ها و اطلاعات مربوط به عملکرد اشخاص و تیم های سازمان مربوطه بستگی دارد. ارزیابی های صورت گرفته و گزارش ‌های تحلیلی به دست آمده این امکان را به مدیران و مسئولان می دهد که مشکلات و ایرادات موجود در هر واحد را شناسایی کرده و با برنامه ریزی های درست و انجام اقدامات موثر در رفع و بهبود آن ها کوشش نمایند.

بیشتر بخوانید: مدیریت فرآیند کسب و کار یا bpm چیست؟

سیستم BPMS چیست؟ و مزایای bpms (مدیریت فرآیند کسب و کار)

در حالی که امروزه به شدت شاهد فضای رقابتی هستیم صاحبان برندها با کنار گذاشتن شیوه های سنتی زمان بر و قدیمی و با بهره گرفتن از سیستم bpms در اندیشه جلوگیری از هدر رفتن سرمایه و حرکت با شتاب بیشتر به سمت آرمان های ایده آل خود هستند. به کارگیری سیستم bpms در ارگان ها دارای مزایایی به شرح زیر است.

بالا بردن میزان هوش عملیاتی

با استفاده از BPMS راندمان و کارایی فرآیندها افزایش پیدا می کند. در حقیقت حذف عملیات تکراری و کوتاه نمودن مسیر وظایف سازمانی، افزایش بهره وری فرآیندها را در پی دارد. عملکرد این نرم افزار به گونه ای است که با مشخص کردن گره ها و چالش ها و ناکار آمدی هر فرآیندی سطح دانش و اگاهی کاربر نسبت به حذف و مرتفع نمودن آن ها را بالا می برد و در نتیجه وی را در بهبود عملکرد فرآیند و سیستم یاری می رساند. به جرات می توان گفت که بدون استفاده از این نرم افزار، هر عملیاتی زمان بر بوده و با اتلاف انرژی و افزایش هزینه مواجه خواهد شد. با توجه به قابلیت bpms در ارائه دید باز و آگاهی بیشتر به کاربر در مواجهه با چالش ها، آن را هوش عملیاتی نیز می نامند.

بالابردن میزان چالاکی سازمان با سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

یکی از چالش های مهمی که هر سازمانی با آن روبرو می شود به روز رسانی کردن خود است. به گونه ای که باید تولیدات و محصولات خود را مطابق با وضعیت روز بازار و خواست مشتریان به روز نماید. در حقیقت هر نهادی باید آنقدر انعطاف داشته باشد که توانایی ایجاد تغییرات مداوم را داشته باشد و در مواجهه با این تغییرات دچار مشکل نگردد. بهره گیری از فرآیندهای منعطف دست هر سازمانی را باز می گذارد که به محض نیاز به ایجاد تغییرات بتواند چالش ها را به خوبی پشت سر گذارد  و در این فضای رقابتی از سایر رقبا عقب نیفتد. منعطف بودن مطابق با نیاز روز بازار و چالاکی در مواجهه با تغییرات از مهم ترین ویژگی های مورد نیاز هر ارگانی برای دوام آوردن در فضای رقابتی کسب و کار است. از کارکردهای نرم افزار BPMS کمک به کاربران برای تسریع روند مطابقت با اعمال تغییرات جدید است. به گونه ای که پس از درک نیاز بازار و با کسب تجربه از نظرات مشتریان، مدیر یا مسئول مربوطه بتواند  تغییرات لازم را به راحتی و به دور از استرس اعمال نموده و رضایت مشتریان خود را جلب نماید.

بیشتر بخوانید: شاخص رضایت مشتری یا CSAT چیست + شاخص های رضایت مشتری

کاهش خطا با نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS

یکی از بهترین مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار bpms این است که به کمک آن می توان فرایندها را به خوبی مدیریت کرد. در صورت استفاده از این پلتفرم وظیفه هر مسئول در قبال فرایند مشخص است، شخص خود را ملزم به انجام درست و کامل وظایف مربوط به خود می داند. در صورت بروز هر گونه مشکلی نیز به راحتی قابل ردیابی است. بنابراین با استفاده از این نرم افزار، احتمال بروز خطا تا حد بسیار زیادی کاهش می یابد. بدین ترتیب مدیریت فرایندها به خوبی صورت می پذیرد.

بیشتر بخوانید: سیستم ERP چیست؟ همه چیز در مورد برنامه ریزی منابع سازمانی

نتایج استفاده از سیستم BPMS به عنوان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

همان طور که قبلا ذکر شد امروزه بسیاری از صنایع و شرکت های موفق به منظور جلوگیری از اتلاف وقت و افزایش بهره وری به استفاده از سیستم BPMS روی آورده اند و نتیجه آن را نیز مشاهده کرده اند. در زیر به برخی از نتایج آن اشاره می نماییم.

• جلوگیری از اتلاف وقت و حذف شدن کارهای تکراری و زمان بر و غیر ضروری
• حذف منابع فیزیکی غیر ضروری و جلوگیری از تحمیل هزینه های اضافی برای سیستم
• تولید و ارائه نرم افزارهای مخصوص سازمانی با صرف هزینه ای به مراتب کم تر
• فراهم آوردن امکان یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف و مدیریت نمودن آن ها
• بالا رفتن میزان کارایی و بهره وری با توجه به تصمیم گیری هوشمندانه سیستم BPMS
• فراهم آوردن بستری برای مکانیزه شدن و اتوماتیک شدن عملیات و فرآیندهای تجاری شرکت های مختلف
• کنترل چرخه های کاری و نظارت بر گردش امور به صورت مکمل با استفاده از نرم افزار CRM
• الکترونیکی شدن فرم ها و در نتیجه بهبود روند انجام و گردش کارها
• بالا بردن میزان دقت و سرعت گردش کار و در نتیجه آن، افزایش میزان کارایی و بازده مجموعه و به تبع آن، افزایش میزان رضایت مشتریان و کارمندان

ویژگی های کاربردی نرم افزار  BPMS مناسب برای مدیریت فرآیندهای تجاری

با توجه به وجود تعداد زیادی نرم افزار در این زمینه نیاز است که کاربر بر اساس نیاز خود و با شناخت کافی اقدام به خرید نماید.کاربران باید دقت نمایند که حتما نرم افزار مورد نظرشان دارای برخی ویژگی ها و مشخصه ها باشد. این ویژگی ها به شرح زیر است:

توانایی ادغام BPMS با سایر سیستم‌ ها

با توجه به تعدد سیستم های موجود در سازمان یک نرم افزار خوب باید دارای قابلیت برقراری ارتباط بین تمام سیستم ‌های نرم افزاری موجود باشد. در همگام انتخاب و خرید BPMS باید حتما به این نکته توجه کرد که نرم افزار امکان ادغام با سیستم‌ های هسته یا اصلی را داشته باشد. در غیر این صورت کاربر مجبور است که انتقال اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر را به صورت دستی انجام دهد که این کار هم زمان بر است و هم ممکن است در آن خطایی رخ دهد.

پشتیبانی از نسخه موبایل در سیستم BPMS

با توجه به افزایش میزان استفاده افراد از گوشی های تلفن همراه هوشمند، یکی از ویژگی هایی که باید این نرم افزار داشته باشد قابلیت پشتیبانی از یکی از سیستم عامل های گوشی های هوشمند است. در صورت دارا بودن این مشخصه، دسترسی کاربر به سیستم به مراتب راحت تر خواهد بود.

دارا بودن ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها در 

یکی از مشخصه های یک نرم افزار خوب دارا بودن ابزار گرافیکی و بصری مناسب به منظور نمایش دادن نمودارهایی است که برای هر فرآیند باید ترسیم گردد. با استفاده از این نمودارها کاربر با دید بازتری می تواند روند هر فرآیندی را تحلیل نماید و در نتیجه می تواند با آگاهی بیشتری تصمیمات خود را اتخاذ نماید. بنابراین ضروری است که نرم افزار قابلیت مدلسازی گرافیکی فرآیند کسب و کار را دارا باشد.

ارائه گزارش و آنالیز لحظه ‌ای با مدیریت فرایند کسب و کار BPMS

گزارش گیری و آنالیز دقیق از جمله وظایف مهم این نرم افزار است که به منظور نظارت و عملکرد بهتر باید به صورت مستمر انجام شود. با قابلیت های موجود در این نرم افزارها کاربر می تواند عملکرد کسب و کار خود را بررسی کرده و جالش ها و موانع موجود را شناسایی نماید. از دیگر ویژگی های بارز این نرم افزار این است که با استفاده از آن می توانید آمار و شاخص های مرتبط با وظایف انجام نشده و وضعیت فعلی آن را مشاهده و بررسی نمایید. علاوه بر این، برای انجام شدن بهتر وظایف مختلف زمان بیشتری در اختیار دارید و می توانید در صورت لزوم گزارش های لازم را شخصی سازی و دانلود نمایید.

بالا بودن قدرت پردازش با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

یکی از مشکلاتی که در مورد برخی از سیستم ها به کرات پیش می آید هنگ کردن آن است و این اتفاق بیشتر زمانی رخ می دهد که همزمان دو یا چند کاربر مشغول کار با نرم افزار هستند. بروز این مشکل به این دلیل است که برخی برنامه ها دارای قدرت پردازش مناسبی نیستند و همین امر سبب می شود که نرم افزار ناکارآمد شود و کاربر در حین کار با آن به مشکل بر بخورد. در صورتی که نرم افزار های قدرتمند BPMS علاوه بر این که این امکان را فراهم می آورند که همزمان چند نفر از آن استفاده کنند، قابلیت به اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات با سایر کاربران و همکاری با آنان را نیز دارند.

بیشتر بخوانید: همه چیز در مورد سامانه مودیان مالیاتی

امکان طراحی ساده فرم ها در BPMS

حتما در هنگام انتخاب و خرید نرم افزار دقت نمایید که طراحی و ساخت فرم ها در آن به سادگی امکان پذیر باشد و بتوان برای ایجاد فرم ها به راحتی از روش کشیدن و رها کردن (Drag And Drop) استفاده کرد و انجام این فرآیند دارای پیچیدگی و درد سر نباشد چرا که سخت بودن کار با آن سبب دلسرد و خسته شدن کاربر می گردد.

دارا بودن امکان تفویض دسترسی ها بر اساس سمت

با توجه به وجود اسناد محرمانه طبقه بندی شده شامل اسناد و اطلاعات و فرم ها و … در هر شرکت و سازمانی نیاز است که دسترسی ها فقط برای افراد محدودی امکان پذیر باشد. اما در برخی موارد ممکن است که لازم باشد امکان دسترسی از شخصی یا تیمی گرفته شده و به دیگری واگذاری گردد. در مورد سیستم ها سه نوع تفویض دسترسی وجود دارد: تفویض فرد به فرد، تفویض تیم به تیم و تفویض سمت به سمت. در تفویض دسترسی فرد به فرد و تیم به تیم ممکن است پروسه تحویل گرفتن و آشنایی و … زمان بر باشد و نیز احتمال و امکان خطای انسانی در آن وجود دارد؛ بنابراین در هنگام خرید دقت کنید که سیستم دارای امکان تفویض سمت به سمت باشد. در این نوع تفویض اختیارات متناسب با هر سمت در سازمان واگذار می گردد که این امر، دیگر مشکلات دو نمونه دیگر تفویض را ندارد.

کاربری آسان سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS

یکی از مهم ترین موارد در مورد همه نرم افزارها کاربری ساده و به دور از هر گونه پیچیدگی است؛ به نحوی که هر کاربر بتواند به راحتی آن را مورد استفاده قرار دهد و در تمام مدت زمان استفاده از سیستم از لحظه ورود به سیستم تا دسترسی ها و همچنین استفاده از سایر قابلیت های سیستم با مشکل مواجه نشود.

طراحی رابط کاربری مناسب سیستم BPMS

یکی از قابلیت های دیگر نرم افزارهای مدیریتی مناسب مدیریت فرایند کسب و کار این است که امکان مدل سازی، مانیتورینگ، تسهیل جریان و اتوماسیون ها را در اختیار ارگان های مربوطه قرار می دهد. در گذشته ارگان ها برای شخصی سازی کردن فرایندها و ایجاد هماهنگی پلتفرم ها دارای مشکلات و چالش های زیادی بودند؛ اما امروزه پلتفرم های bpm هم به حداقل کد نویسی نیاز دارند، و هم می توان فرایندهای مختلف را در آن ها طراحی کرد.

بیشتر بخوانید: ۸ ابزار کاربردی دورکاری برای سازمان‌ها

تفاوت bpms و bpm چیست؟

نکات مهم برای پیاده سازی موثر BPMS  

یک سازمان برای بهبود عملکرد خود و حرکت به سمت پیشرفت باید به دنبال بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار و رشد سازمان خود باشد. استفاده از نرم افزارهای مدیریت کسب و کار می تواند در راستای افزایش میزان بهره وری فرآیند ها کمک زیادی به مدیران نماید اما صرفا انتخاب یک نرم افزار ضامن موفقیت نیست؛ بلکه پیاده سازی و اجرای آن مستلزم رعایت مواردی است که در زیر به آن ها اشاره می کنیم:

انتخاب پلتفرم BPM مناسب

با توجه به وجود پلتفرم‌ های مختلف BPM حتما کاربر باید بر  اساس نیاز و انتظار خود پلتفرم مناسب را انتخاب نماید و دقت کند که نرم افزار انتخابی وی دارای ویژگی ها و مشخصه های مورد نظر وی باشد.

انتخاب فرآیندهای کوچک برای تست سیستم BPMS

با توجه به این که همه اعضای تیم باید با نرم افزار BPMS  انتخاب شده آشنایی پیدا کنند بهتر است در ابتدا چند فرآیند ساده مانند سفارشات خرید و … را برای آزمایش کردن ابزار نرم افزار موجود انتخاب نمایید. این کار هم ریسک کم تری دارد و هم مدیریت آن راحت تر بوده و هم این که باعث می شود که افراد دارای شناخت بیشتری به ابزار شوند و اعتماد به نفس بیشتری نیز پیدا کنند.

تعیین شخص تصمیم گیرنده و مالک برای فرآیند

باید برای هر فرآیند یک مسئول و تصمیم گیرنده مشخص و انتخاب شود. بهتر است برای تعیین این شخص از افرادی استفاده شود که شناخت بیشتری نسبت به مجموعه داشته و دسترسی به اطلاعات نیز داشته باشد.

تعیین معیار در سیستم BPMS

قبل از هر چیزی شما باید تعیین کنید که دقیقا چه هدف یا اهدافی از پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS دارید؟ با تعیین یک هدف سازمانی، عملکرد بهتری نیز خواهید داشت. برای این منظور در ابتدا شما باید یک چهار چوب کاری برای خود تعریف نمایید. ممکن است شما فقط به دنبال صرفه جویی در زمان و هزینه و جلوگیری از اتلاف وقت و هدر رفت منابع باشید یا شاید هم به دنبال راهکاری برای رفع مشکلات مربوط به نامه نگاری ها و کاغذ بازی های مرسوم، به هر حال باید برای خود یک چهار چوب کاری و معیار مشخص را تعیین نمایید تا بتوانید با استفاده از آن معیار تعیین نمایید که قصد دستیابی یه چه اهدافی را دارید. در واقع زمانی که یک چارچوب معین داشته باشید می توانید تمرکز خود را روی دستیابی به یک هدف و نه چندین هدف قرار دهید. بنابراین با این کار یک بازه زمانی خاصی را مشخص نمایید تا به هر هدف در این بازه زمانی دست پیدا کنید. سپس برای بررسی عملکرد خود به تحلیل فرایندهایی مانند ایمیل ها، تماس های تلفنی، چت با مشتری و … بپردازید.

بیشتر بخوانید: منظور از روش تجزیه و تحلیل swot چیست؟ | آشنایی با ماتریس swot

طراحی نمودار و ترسیم جریان کاری

استفاده از تجارب دیگران و کسانی که قبلا مسئولیت داشته اند می تواند چراغ راهی برای آینده باشد. بهتر است که با بهره گیری از تجارب همه افراد مسئول در سازمان و استفاده از نظرات آن ها در مورد راهکار های ایده آل اجرای هر فرآیند، آن را به صورت یک نمودار ساده ترسیم نمایید. آشنایی با سابقه اجرای یک فرآیند و چالش ها و تغییرات موجود در اجرای آن، دید بازتر و جامع تری را در اختیار مسئولین قرار می دهد.

شرکت دادن و نقش دادن به همه افراد درگیر در فرآیند

دو گروه در اجرای یک سیستم BPM نقش دارند. یک گروه مدیران  فنی که نحوه کار با پلتفرم سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار BPM را بلد هستند و گروه دیگر مسئولین و افرادی که به نوعی در اجرای فرآیند دارای وظایفی هستند. برای مشارکت هر چه بیشتر افراد دارای وظیفه در اجرای فرآیند بهتر است که به تمام افراد نقش داده شود و به نوعی همه آن ها را در فرآیند درگیر نماییم

اجرا کردن تستی چهارچوب BPM

یکی از بهترین روش های دیگر برای ارزیابی نمودن تاثیر و چگونگی تاثیر نرم افزار BPM روی فرایندهای مختلف کسب و کار این است که می توانید چارچوب جدید را به صورت پایلوت تست نمایید. این کار کمک می کند بدون این که در اجرای فرایندهای فعلی خلل یا مشکلی رخ دهد، روند کار نرم افزار را بررسی کرده و از آن اطمینان حاصل کنید. این کار فرصت مناسبی برای آموزش دادن افراد و استفاده کردن از ویژگی های نرم افزار محسوب می شود. چون دیگر نیازی نیست که از ریسک کردن نگران باشید.

بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی چیست؟ مزایای تفکر سیستمی

ایجاد آمادگی برای تغییر در سیستم BPMS

همان طور که در پاراگراف های پییشین هم اشاره شد، رویکرد سنتی در سیستم نرم افزاری BPM بدین صورت بود که روی ساختار و استحکام سیستم تمرکز داشت. به همین دلیل در صورتی که نیاز به اعمال تغییراتی بود، صرفا متخصصین IT می توانستند در آن تغییراتی را اعمال کنند. اما امروزه مفاهیمی مانند پردازش ابری، Saas، و … برای کسب و کارها مورد پذیرش قرار گرفته است. بدین صورت که کسب و کارها به ابزاری BPM برای سازگار بودن با سیستم فعلی کسب و کار نیاز دارند تا بتوانند از آن به عنوان ابزاری به منظور انعطاف پذیری بهتر و ادغام بهتر استفاده نمایند.

بهبود آموزش کاربران برای تعامل بهتر با سیستم BPM

یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در موفق بودن پیاده سازی کردن نرم افزار بی پی ام به نحوه تعامل افراد مرتبط با سیستم بستگی دارند. بنابراین یکی از بهترین روش ها برای بهبود این فرایند، برگزار کردن کارگاه آموزشی است تا در طی آن به مفاهیم مهم و اساسی در مورد پلتفرم BPMS پرداخته شود. در واقع طی این دوره یا کارگاه آموزشی به کارکنان پلتفرمی که قصد استفاده از آن را دارید، آموزش داده می شود.

اندازه گیری و تنظیم نمودن ROI

در این جا منظور از ROI نرخ بازگشت سرمایه است. بنابراین می توان گفت صرفا با اندازه گیری و تنظیم کردن نرخ بازگشت سرمایه می توان از تاثیر اتوماسیون فرایندها در سازمان مطلع شد. اندازه گیری و تنظیم این معیار هم برعهده مالک فرایند و هم مدیر فنی نرم افزار BPM است. در واقع برای اندازه گیری کردن عملکرد نرم افزار BPM خود باید ابتدا نوع اطلاعاتی که قصد بررسی آن ها را دارید، معین کنید. به همین منظور می توانید این کار را با استفاده از KPI (شاخص ارزیابی عملکرد) انجام دهید. بنابراین در صورتی که اهداف ایده آل شما پس از انجام این فرایند محقق نشد، می توانید مجددا اقدام به تنظیم BPM نمایید. اما باید کمی فرصت دهید تا ابزارهای بی پی ام با فرایندهای شرکت تطابق و هماهنگی داشته باشد.

سوالات متداول پیرامون سیستم بی پی ام اس bpms

جمع بندی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (bpms)

نرم‌افزار بی پی ام یا BPMS به عنوان یک ابزار اتوماسیون فرآیند این امکان را فراهم آورده است که مدیران بتوانند ضمن بررسی و تحلیل فرآیند های روزانه، چالش ها و گلوگاه های موجود را شناسایی کرده و در جهت رفع آن ها بکوشند و باعث افزایش کارآمدی سایر فرآیند ها شوند تا از این طریق قادر باشند هم هزینه های جاری شرکت را کنترل و تا حد ممکن تقلیل دهند و هم شرکت یا ارگان مربوطه را به سمت پیشرفت و ترقی رهنمون نمایند.