OKR چیست و چه نقشی در رشد سازمان ها دارد؟

OKR چیست و چه نقشی در رشد سازمان ها دارد؟ یکی از چالش های مهمی که در شرکت های بزرگ و شرکت هایی که دارای شعب و زیر مجموعه های مختلف هستند، نحوه مدیریت کردن آن ها است. زمانی که تعداد شرکت های زیر مجموعه زیاد باشد، بدیهی است که مدیریت این نوع شرکت ها، کار سختی است. برای مثال حتما شما هم با خودتان فکر می کنید شرکت ها و برندهای بزرگ مانند توئیتر، اوبر، لینکدین، گوگل، اینتل و … با چه روش و متدی فعالیت می کنند؟ هر سازمان بزرگ دارای اهداف بلند مدت و کوتاه مدتی است که روی آن ها تمرکز داشته و همواره برای رسیدن به این موفقیت در این راستا تلاش می کنند. اما سوال مهم این است که این سازمان با چه روشی می توانند کل سازمان ها را هماهنگ کرده تا پرسنل و نیروهای آن ها در راستای یک هدف تلاش کنند. این سازمان ها از روشی به نام  OKR برای مدیریت کسب و کار و شرکت خود استفاده می کنند. اگر تاکنون اسم این متد را نشنیده اید، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید تا به طور کامل با این روش آشنا شوید.

OKR چیست؟ 

هر سازمان و کسب و کاری اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مختلفی دارد که برای رسیدن به آن تلاش می کند. یکی از مهم ترین عوامل تاثیر گذار در رسیدن به اهداف و حاصل شدن موفقیت، هماهنگی بین واحدهای مختلف یک سازمان و پرسنل آن است. هر چه یک سازمان بزرگ تر و تعداد پرسنل آن زیادتر باشد، پیچیدگی های زیادی برای هماهنگ شدن پرسنل و زیر مجموعه های آن وجود دارد. به همین دلیل می توان گفت در چنین مواردی استفاده از OKR تاثیر زیادی در ایجاد هماهنگی بخش ها و کارمندان مختلف دارد. OKR مخفف عبارت Objective & key Results به معنای اهداف و نتایج کلیدی است. در مدل OKR راه کارها و روش هایی پیشنهاد و ارائه می شود که می توان به واسطه آن اهداف را تعریف کرد و سپس نتایج آن را به صورت سالیانه یا ماهیانه ارزیابی کرد.

در واقع هدف این تکنیک اجرای فرایندهای موثر در بهبود روند رهبری است. بدین صورت که بتوان از طریق مدیریت صحیح، سازمان ها، دپارتمان ها، افراد مختلف، تیم ها را به منظور پیشبرد به یک هدف مشخص، به یک دیگر متصل نمود. روند کار و نتیجه نهایی در تکنیک OKR بدین صورت است که می توان از معیار مشخصی برای اندازه گیری میزان دسترسی و دستیابی به اهداف استفاده نمود. همچنین بتوان معیارهای کیفی یک سازمان را به معیارهای کمی تبدیل کرد. تکنیک های okr در کنار داشتن استراتژی و تفکر استراتژی میتواند به مدیران سازمان ها در راستای تحقق اهداف سازمانی کمک شایانی کند.

تاریخچه تکنیک OKR 

اولین بار تکنیک OKR در سال 1970 میلادی توسط اندی گراو (Andy Grove) در شرکت اینتل مطرح شد. صحبت کلیدی او بر مبنای اهداف، نتیجه کلیدی هستند، بود. این تکنیک با راه های مختلفی که داشت در شرکت اینتل اجرا هم شد. پس از آن 29 سال بعد یعنی در سال 1999 میلادی، جان دوئر(John Doerr)  تغییراتی را روی این تکنیک اعمال نمود و سپس آن را در شرکت گوگل معرفی و اجرا کرد. عملکرد و تاثیر این تکنیک در شرکت گوگل به گونه ای بود که این شرکت توانست 40 نفر از پرسنل خود را به 6000 نفر افزایش داد. پس از آن حدود 20 سال از این برای پیشبرد اهداف مختلف خود از این تکنیک مجددا استفاده کرد. همزمان با شرکت گوگل، شرکت های مختلف و معتبر دیگری نظیر شرکت های  اینتل و گوگل، لینکدین، توئیتر و اسپاتیفای هم از این تکنیک استفاده کرده اند. ممکن است تصور کنید که این تکنیک صرفا برای شرکت ها و سازمان هایی که در حوزه دیجیتال و آنلاین فعالیت می کنند، کاربرد دارد. در صورتی که این چنین نیست و شرکت های مختلف دیگری از جمله  شرکت های والمارت، تارگت و گاردین از این تکنیک برای پیشبرد اهداف خود استفاده نمودند.

دستیابی به اهداف شخصی با تکنیک OKR 

علاوه بر این که از طریق تکیه بر ساختار تکنیک OKR می توان به اهداف مختلف یک سازمان یا شرکت بزرگ استفاده کرد. بلکه از این طریق و با اجرای راهکارهای این تکنیک می توان برای رسیدن به اهداف شخصی هم استفاده نمود. فقط کافی است پس از تعیین هدف، با ساختار OKR آشنا باشید و راهکارهای آن را عملی و اجرا کنید. در واقع راه کارهایی که در این تکنیک پیشنهاد و ارائه می شود، باعث می شود که هر فرد نسبت به وظایف خود آگاه باشد. سپس برای دستیابی به این اهداف، با تمرکز کامل و بدون منحرف شدن از مسیر، در راستای آن تلاش کند.

ساختار OKR چگونه است؟ 

هر تکنیکی که توسط افراد مختلف معرفی می شود، دارای ساختار مشخصی است. در واقع از طریق معرفی و اجرای این ساختار، می توان به فرمول مشخصی دست پیدا کرد. در واقع طبق نظر جان دوئر، فرمول OKR، تعیین یک هدف مشخص است. بدین صورت که فرد یا مدیر و رهبر یک گروه و سازمان باید یک تعریف جامع از این که “آن چه می خواهم انجام دهم” داشته باشد. پس از آن نتایج کلیدی (Key results) “چگونگی انجام کار و وظایف” است. با شناخت این تعریف می توانید بهتر درک کنید که هدف صرفا چیزی که قصد دارید و می خواهید به آن برسید، نیست. بلکه باید از طریق تکنیک okr راهی هم برای اندازه گیری میزان موفقیت شما در آن هدف هم باشد. با توجه به تعاریف ذکر شده می توان گفت که ساختار okr به شرح زیر است:

• 3 تا 5 هدف مشخص و تعیین شده را باید به صورت واضح به طور شخصی یا برای تیم وضع کنید.
• اهداف باید با وجود بلند پروازنه بودن، باید قابل اندازه گیری، کیفی، در زمان محدود باشد.
• برای هر هدف یک نتیجه گیری که امکان اندازه گیری و قابلیت دستیابی داشته باشد. این اهداف باید به گونه ای باشد که رسیدن به آن غیر ممکن نباشد.
• نتایج okr می تواند مبتنی بر موارد مختلفی از جمله تعامل، رشد، و عملکرد باشد.
• در مرحله آخر نتایج به صورت عددی نمایش داده می شود و می توانید از موفقیت یا عدم موفقیت خود اطمینان حاصل کنید.

اجزای مختلف OKR چیست؟ 

در تعریف OKR چندین بار ذکر شد که تاکید اصلی این تکنیک روی تعیین هدف (Objective) است. چرا که صرفا با تعیین هدف می توان جهت حرکت را تعیین کرد. هر هدف به ویژه اهداف کوچک ممکن است دارای چندین نتیجه کلیدی (key results) است. در واقع با رسیدن به این نتایج کلیدی هر چند کوچک باشند، می توان به اهداف رسید. هر پروژه دارای مقدمات یا (Initiatives) است که به سازمان ها برای رسیدن به اهداف کلیدی آن کمک زیادی می کند. بنابراین به طور کلی می توان گفت که okr دارای اجزای مهم زیر است:

• Objective (اهداف) 

 هدف یا اهداف شرحی است که قصد دارید تا در آینده به آن دست یابید. زمانی که هدف را تعیین می کنید، مانند این است که نقطه مقصد را می بینید و سپس می توانید مسیر راه رسیدن به اهداف را تعیین کنید. یکی از مهم ترین مواردی که زمان تعیین هدف باید به آن توجه داشته باشید، این است که هدف نباید شامل داده های فنی مختلفی باشد. بلکه باید برای همه اعضای تیم و کارمندان قابل فهم باشد. به همین دلیل می توان گفت یک هدف صحیح و خوب، هدفی است که کیفی باشد. در واقع زمانی که یک هدف مناسب به درستی انتخاب کنید، باعث می شود در انتهای کار شاهد تغییرات بالقوه و منحصر به فردی باشید. یکی از فاکتورهای دیگری که زمان تعیین هدف باید به آن توجه کنید این است که هدف باید به زمان وابسته باشد. بنابراین باید مدت زمان تقریبی که می خواهید به هدف برسید را تخمین بزنید. این مهلت و مدت زمان نیز باید قابل درک و هماهنگ با اهداف باشد.

• key results (نتایج کلیدی)

تعیین و اطلاع از نتایج کلیدی احتمالی، یک بازدهی قابل سنجشی است که وجود آن در مسیر دستیابی به هدف لازم و ضروری است. در واقع اطلاع از نتایج کلیدی نوعی فرایند سنجش مسافت محسوب می شود که مقدار آن در ابتدا و انتهای مسیر مشخص و واضح است. بنابراین می توان گفت نتایج کلیدی می تواند به کارکنان و کل اعضای تیم و مدیران ارشد یک دید کلی بدهد که بتوانند بررسی کنید آیا در پیشبرد اهداف سازمان موثر بوده اند یا خیر؟ به صورتی که مشخص می کند چقدر با رسیدن به هدف نهایی فاصله است؟ برای این که بهتر بتوانید تعریف نتایج کلیدی را درک کنید، از خودتان بپرسید که چگونه باید به اهدافتان برسید؟ جوابی که برای این سوال می دهید، همان همان نتایج کلیدی است. نتایج کلیدی هم باید به عنوان یکی از مهم ترین اجزای OKR  قابل سنجش و اندازه گیری باشد.

• Initiatives (مقدمات) 

یکی از مهم ترین اجزای جدایی ناپذیر در OKR ، مقدمات است. مقدمات به تمام پروژه ‌ها و وظایفی گفته می ‌شود که به شما در دستیابی به یک نتیجه کلیدی، کمک می‌ کنند. برای مثال در صورتی که قصد انجام دادن یک پروژه را دارید، و صرفا بخواهید یا بتوانید 25 درصد از وظایف این پروژه را در عرض یک هفته انجام دهید؛ باید اعضای تیم را برای انجام دادن وظایف اصلی آن ها و برای 8 ساعت کار کردن در طول روز تشویق کنید. این مقدمات نیز باید در حیطه نفوذ شما و وابسته و محدود به یک زمان مشخص باشد.

چگونه از تکنیک OKR استفاده کنیم؟

پس از این که مدیران ارشد سازمان، OKR آن را تعریف کردید، آن را با سایر همکاران و پرسنلی که به نوعی در رسیدن به اهداف سازمان نقشی دارند مطرح کنید. پس از آن باید شاخص هایی که قصد نتیجه گرفتن و دستیابی به آن ها را دارید، به صورت منظم و به ویژه هفتگی به روز رسانی کنید. در واقع بدین صورت که اگر به بخشی از اهداف کوتاه مدت که باعث رسیدن و دستیابی به اهداف بلند مدت می شود، در آغاز هفته بعد اهداف و برنامه جدید را تنظیم کرده و به همکاران ارائه کنید. برای مثال ممکن است در برخی شرایط صرفا به 70 تا 75 درصد از نتایج رسیده باشید. پس از آن در صورت لزوم اهداف را مرتب سازی کرده و متناسب با میزان اهمیت و تاثیری که در رشد نهایی سازمان دارند، ارائه کنید. حتی در صورتی که شرکت های زیر مجموعه و افراد فعال در سازمان تغییر کرده اند، شما هم لازم است که OKR را تغییر دهید. در واقع این ویژگی از جمله بهترین ویژگی های این تکنیک است که کمک می کند انعطاف پذیر باشید. در مرحله بعدی و طبق برنامه ریزی خود به صورت هفتگی، یا ماهانه اهداف خود را اندازه گیری و ارزیابی کنید. با این کار اطمینان حاصل می کنید که تا چه میزان پیشرفت و رشد داشته اید؟

ویژگی های مهم اهداف OKR چیست؟ 

تعیین هدف مهم ترین قدم در اجرای تکنیک OKR محسوب می شود. اما ممکن است در برخی شرایط افرادی که قصد تعیین هدف برای کسب و کارشان را دارند، بپرسند که ویژگی که مهم اهداف OKR چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که مهم ترین ویژگی ها در مورد این تکنیک به شرح زیر است:

• داشتن هماهنگی

اهداف هر تیم از واحدهای مختلف یک سازمان، باید با اهداف کل سازمان هماهنگی و تطابق داشته باشد. به گونه ای که از اهداف کل اعضای تیم و سازمان پشتیبانی کند. پس از آن در صورتی که گروه های مختلف یک سازمان دارای اهداف مختلفی باشند، باید توافق کلی آن ها بر سر ویژگی های بنیادین و مهم سازمان و شرکت مطرح و سپس طرح شود.

• ثمر بخشی بالا 

همان طور که می دانید هدف از تعیین هدف برای سازمان چه کوتاه مدت چه بلند مدت باید باعث تغییرات مثبت ویژه ای در کل سازمان و حتی واحدهای کوچک و زیر مجموعه آن شود. به صورتی که دستیابی به اهداف تیم، باعث تغییر و حتی خوشحالی کل شرکت و سازمان باشد.

• وابسته بودن به زمان 

زمانی که اهداف شرکت یا سازمان را به بازه زمانی مشخصی وابسته و محدود کنید، باعث افزایش تمرکز کل کارکنان برای دستیابی سریع تر به آن می شود. در واقع باید این کار می توانید در صورت لزوم در دوره های مختلف، اقدام به بازبینی اهداف نمایید. حتی در صورتی که تصمیمات درست یا غلطی گرفته اید، آن ها را اصلاح کنید یا با تمرکز بیشتری پیش ببرید. برای مثال اگر اهداف و عملکرد سازمان کمکی به ایجاد تغییرات مثبت در سازمان نمی کند، در دوره های بعدی اصلاحیه بزنید و مطرح کنید که قسمتی از هدف تغییر کرده و بنابراین عملکرد همکاران هم باید عوض شود.

• هر فرد باید برای خودش در طول یک فصل یا ۳ماه، بین ۳ تا ۵ هدف کوتاه مدت تعریف کند.

ویژگی های مهم نتایج کلیدی در OKR چیست؟ 

از جمله مهم ترین ویژگی های تعیین کننده صحیح و مناسب بودن نتایج کلیدی به شرح زیر است:

• داشتن ثمر بخشی بالا

نتایج کلیدی که در یک گروه به دست می آید، باید بازتاب دهنده تغییرات اساسی و مهمی باشد. بدین صورت که اگر یک گروه خاص از سازمان حداقل به 70 یا 80 درصد از اهداف خود برسد، بخش های دیگر سازمان هم تحت تاثیر ان قرار بگیرند.

• مشخص و محدود بودن 

یکی از مهم ترین فاکتورهای نشان دهنده نتایج کلیدی صحیح این است که محدود و متمرکز روی یک محدوده مشخص و شفاف باشد. چرا که نتایج کلیدی یک شرکت باید به طور کامل عوامل جامع و قابل سنجش را پوشش دهد. همچنین باید تاثیرات نسبتا زیادی روی گروه مشخصی از سازمان بگذارد.

• قرار گرفتن در حیطه نفوذ 

نتایج کلیدی باید به طور کامل در حیطه نفوذ شما باشد و بتوانید حتی کارهایی که خودتان هم انجام نمی دهید را پوشش دهد. برای مثال نوشتن 20 مقاله برای بلاگ کاملا در اختیار شما است و به آن می پردازید. در صورتی که اگر بتوانید برای این مقالات حدود 1000 بازدید به دست بیاورید، می توانید یک نتیجه کلیدی خوب داشته باشید. چون این مورد تحت کنترل شما نیست. بلکه فقط شما توانایی تاثیر گذاشتن روی به دست آمدن این نتیجه را دارید.

• کمی باشد

یک نتیجه کلیدی صحیح باید کمی باشد و بتوان آن را اندازه گیری کرد.

ویژگی های مهم مقدمات در OKR چیست؟ 

برای تهیه و تدوین برنامه ریزی های لازم برای مقدمات، باید به گونه ای اقدام کنید که دارای ویژگی های زیر باشد:

• داشتن ساختار مشخص 

یک مقدمه صحیح و مناسب در OKR، باید ساختار مشخصی داشته باشد. بدین صورت که بتوان محدوده آن را به صورت مشخص و شفاف تعیین و مطرح کرد. برای مثال برای تهیه کردن مقدمات لازم برای رسیدن به اهداف باید از افعالی که غیر مبهم و واضح هستند، مانند افعال زیر استفاده کنید:

• تاسیس کردن
• نوشتن
• به راه انداختن
• دیدن
• منتشر کردن
• بهبود دادن
• افزایش دادن

• قابلیت تحت کنترل بودن

برای رسیدن به اهداف و تعیین مقدمات باید بتوانید در بازه های زمانی مختلف بتوانید به آن رسیدگی کنید. بدین صورت که باید قابلیت کنترل کردن کامل مقدمات را داشته باشید. همچنین نباید به افراد یا ابزارهای دیگر وابسته باشید.

چگونه اهداف صحیح اتخاذ کنیم؟

همان طور که در پاراگراف های بالاتر ذکر شد، از تکنیک OKR می توان به منظور رسیدن به اهداف شخصی و اهداف بزرگ و بلند مدت در کسب و کارهای مخلتف استفاده کرد. بنابراین اولین قدم برای اتخاذ تصمیمات صحیح و خوب، به کارگیری و دعوت به کار کردن از نیروی انسانی خبره و مسئولیت پذیر است. در واقع انتخاب منابع انسانی خوب به صورت مستمر و مستقیم تاثیر زیادی در افزایش تعامل و همکاری کارکنان در بخش های مختلف دارد. علاوه بر این، باعث می شود که پرسنل با تمرکز و تعهد بالاتری نسبت به وظایف خود اقدام کنند. برای هر سازمان و کسب و کارهای مختلف، نحوه تعیین هدف متفاوت است. برای مثال در صورتی که در حوزه منابع انسانی فعالیت می کنید، می توانید روی اهداف زیر تمرکز کنید:

• داشتن و تعهد شغلی
• حفظ کارمندان
• استخدام نیروهای با استعداد
• افزایش بهره وری کارکنان
• تعیین و تعریف فرهنگ سازمانی
• ایجاد تعادل در زندگی کاری
• بررسی عملکرد کارکنان

به کارگیری نیروی انسانی با شرایط ذکر شده، از مهم ترین اقدامات تاثیر گذار در افزایش بهره وری یک سازمان تلقی می شود. بنابراین کافی است برای تعیین هدف صحیح وظایفی را به کارکنان بسپارید که متناسب با شرایط کاری، شرایط روحی و میزان دانش و مهارت آن ها است.

مراحل OKR 

تا این قسمت از مقاله در مورد اهمیت و قسمت های مختلف استفاده از تکنیک OKR آشنا شدید. اما برای تهیه و تدوین این تکنیک بهتر است که ابتدا با مراحل پیاده سازی تکنیک آشنا شوید. مراحل OKR به شرح زیر است:

• تعیین و مشخص کردن مهم ترین اهداف 

در مرحله اول باید مهم ترین و اصلی ترین اهداف سازمان را مشخص کنید. به این اهداف، High level Objective می گویند. در این مرحله کافی است 3 تا هدف اصلی را مشخص کنید. در واقع باید تمرکز و زمان خود را در یک بازه زمانی مشخص روی این اهداف قرار دهید. بهتر از این است که زمان خود را روی 10 هدف با تاثیر کم تر بگذارید. اهدافی که در این مرحله انتخاب می کنید باید قابل اندازه گیری، شفاف، و زیر بنای سایر اهداف دیگر باشد. از این روش تعیین هدف، معمولا برای نوشتن و تعیین کردن okr زمان راه اندازی کسب و کارهای بزرگ، ثبت اختراعات، معرفی و تست محصولات و … استفاده کنید. در واقع این تکنیک را نباید در پروژه های روزانه استفاده کنید.

• خرد کردن اهداف به پروژه های کوچک تر و نتایج کلیدی مهم

پس از این که هدف اصلی را تعیین کردید، باید پروژه های کوچکی را برای رسیدن به آن تعریف می کنیم. تعداد پروژه هایی که برای اهداف مختلف تعیین می کنید، با توجه به تعداد کارکنان و میزان توانایی هر فرد متفاوت خواهد بود. پروژه هایی که انتخاب و تعیین می کنید که با سرعت بیشتری بتوانید به اهدافتان برسید. به مثال زیر توجه کنید:

• هدف: افزایش 20 درصدی فروش شلوار
• نتایج کلیدی: فروش کامل 50 شلوار به صورت کامل
• پروژه ها: آغاز فروش شلوار

نکته مهمی که برای تعیین پروژه به آن توجه داشته باشید، مشخص بودن پروژه و نتیجه است. همچنین این نتایج باید قابل اندازه گیری باشد. به صورتی که بتوان زمان حاصل شدن نتایج، بتوانید نتایج را به صورت عددی نشان دهید. یکی از ویژگی های دیگری که در تعیین پروژه باید به آن توجه کنید، انتخاب پروژه های سخت است که شما را به چالش بکشد. در غیر این صورت تلاش زیادی برای آن نمی کنید و در نتیجه تاثیری هم در بهبود okr اصلی شما نخواهد داشت. با تعریف بهتر می توان گفت که پروژه ها باید جاه طلبانه باشند، یعنی نه آن قدر آسان که هیچ تلاشی برای آن نکنید، و نه آن قدر بلند پروازانه باشد که نتوانید به آن برسید.

• تشکیل تیم برای رسیدن به نتایج کلیدی

برای هر پروژه یک lead تعریف کنید و سپس تیم تشکیل دهید. همان طور که می دانید نمی توان کارها را به صورت دسته جمعی انجام داد. بنابراین برای هر پروژه باید یک مسئول تعیین کنید و سپس آن ها را به اعضای تیم زیر مجموعه معرفی کنید. برای مثال در صورتی که قصد افزایش فروش دارید، یک مدیر مسئول انتخاب نمایید تا روی کار اعضای تیم مارکتینگ، کارشناسان فروش و تیم بازاریابی و … نظارت داشته باشد. یکی از نکات مهمی که در این مرحله باید به آن توجه کنید، این است که پروژه های کم اهمیت که تاثیری در بهبود یا افزایش بهره وری هدف اصلی ندارد را حذف کنید. این کار باعث هدر رفتن انرژی اعضای تیم می شود.

• گزارش گیری ماهانه از هر تیم

به طور کلی OKR در پروژه های سه ماهه تعریف می شود. بدین صورت که هر تیم باید در یک دوره 3 ماهه به اهداف خود برسد. پس از این که زمان کلی مشخص شد، برای هر تیم آن را به پروژه های کوچک تر تبدیل کنید. بدین صورت که هر تیم در یک بازه زمانی یک ماهه به اهداف پروژه خود برسد. برای مثال در صورتی که قصد فروش 50 شلوار را دارید، در یک ماه اول باید حداقل تعدادی از شلوارها را بفروشید. همچنین برای بهبود روند فروش می توانید برای هر تیم یک جدول تعیین کنید و وضعیت آن ها را در بازه های زمانی مختلف بررسی کرده و درج کنید.

• گزارش و اعلام کردن وضعیت همگانی به کل سازمان

در این مرحله تقریبا همه اعضای تیم وظایف اعضای مختلف تیم مشخص شده است. به همین دلیل در این مرحله باید تعیین شود که اعضای مختلف هر تیم برای رسیدن به نتایج کلیدی و هدف نهایی 3 ماهه باید چه کارهایی را انجام دهند؟ در واقع باید به طور جداگانه برای اعضای مختلف هر تیم، وظایف آن ها در یک بازه زمانی 3 ماهه تعریف و مشخص شود.

• چک کردن هفتگی

هر هفته باید در جلسات مختلف به صورت هفتگی، آنلاین، حضوری یا تلفنی باید یک دیگر در مورد روند کار صحبت کنید. برای مثال در جلسات هفتگی حدود 50 دقیقه مفید باید در مورد روند کارها صحبت کنید. در این جلسات باید سریعا به سراغ اصل مطلب بروید. هدف از برگزاری این جلسات این است که اگر با مشکلی مواجه شدید، در همان ابتدای پروژه جلوی آن گرفته شود.

• امتیاز دادن به پروژه ها

پس از پایان مدت زمان 3 ماهه باید بررسی کنید که آیا به پروژه ها و نتایج کلیدی رسیده اید یا خیر؟ برای مثال در پایان هر پروژه به نتایجی که به دست آمده یک استیکر یا یک عدد نهایی و یک عدد کف اختصاص دهید. چرا که در نهایت باید عدد و نمره نهایی را به کل سازمان نشان دهید. در این مرحله 3 ماهه اول نیازی نیست که اعضای تیم را بازخواست کنید. بلکه می توانید در ماه های بعدی برنامه ریزی دقیق تری داشته باشید تا در 3 ماهه بعدی به نتایج بهتر و با اعداد بالاتری برسید.

مزایای استفاده از روش OKR

مزایای استفاده از روش okr برای سازمان ها و شرکت های مختلف با یک دیگر فرق دارد. اما برخی از این مزایا برای همه سازمان ها و بهبود نقطه قوت آن ها با یک دیگر یکسان و مشابه است. به همین دلیل می توان گفت مهم ترین مزایای OKR به شرح زیر است:

• ایجاد نظم فکری در سازمان با تعیین هدف اصلی

با استفاده از روش اٌ کی آر اهداف اصلی و فرعی از یک دیگر جدا می شوند. با این ویژگی سازمان با نظم و برنامه بهتری می تواند اهداف و وظایف تیم های مختلف را تعیین کند. علاوه بر این، طبق بررسی های انجام شده استفاده از این تکنیک کمک می کند که کارکنان آگاهی بیشتری نسبت به اهداف سازمان به دست آورند. همچنین دید واضح تری نسبت به وظایف شغلی خود داشته باشند. بنابراین در نهایت این کار باعث افزایش بهبود و کارایی و عملکرد کارکنان در بخش های مختلف سازمان می شود. زمانی که یک کارمند بداند که عمل کردن به وظایفش باعث نزدیک تر شدن و رسیدن به اهداف کلی سازمان می شود، با احساس مسئولیت پذیری بیشتری به وظایف خود می پردازد و احساس موثر بودن می کند.

• تبیین موارد مهم و ضروری برای تک تک اعضای مجموعه

با تبیین موارد مهم و ضروری برای سازمان باعث به وجود آمدن ارتباطات ضروری در سطح سازمان بین گروه ها و تشکل ها می شود. در واقع زمانی که برای هر فرد و گروه اهداف را تبیین می کنید، باعث به وجود آمدن اثرات مثبت فراوانی بر عملکرد کارمندان می شود. همچنین باعث می شود که بین اعضای مختلف گروه احساس صمیمیت و همدلی به وجود آید. همچنین از طریق ایجاد و افزایش تعامل و صمیمت بین آن ها، باعث می شود که آن ها به یک دیگر برای رسیدن به اهداف کل سازمان کمک کنند.

• قابلیت تشخیص شاخص برای سازمان

هر سازمان باید اهداف و پروژه هایی که در بازه های زمانی مختلف انجام می دهد را ارزیابی کند. در واقع از طریق ارزیابی کردن یک سازمان اطمینان حاصل می کند که میزان پیشرفت پروژه ها در زمان های مختلف چگونه است؟ پس از آن برای انجام اهداف بعدی برنامه ریزی می کند. علاوه بر این، به کمک ابزار مدیریتی OKR می توان اهداف های چالشی تر هم انتخاب کرد. بدین صورت اعضا و کارکنان تیم با رغبت و تلاش بیشتر عملکردهای بهتری انجام می دهند.

• بهبود تمرکز روی تلاش های سازمان

برای ایجاد همبستگی و یکپارچگی بین اعضای مختلف سازمان، و در نهایت کمک برای رسیدن به اهداف سازمان، بهبود تمرکز روی اهداف و تلاش های سازمان تاثیر زیادی دارد. در واقع یکی از بهترین مزایای تکنیک OKR این است که روی  چگونگی مشارکت کارکنان در یک بازه زمانی مشخص تمرکز دارد. سپس در شرایط بهتر ۶۰ درصد  OKR های تیم یا شرکت، توسط کارکنان تعییبن می ‌شود تا در نهایت انگیزه کافی برای بهبود تلاش های خود داشته باشند. در واقع با تکیه این تکنیک، اهداف و وظایف از طرف مدیر سازمان دیکته نمی شود.

• بهبود انعطاف پذیری و قابلیت بازبینی کردن

یکی از بهترین مزایای تکنیک OKR این است که جزء سیستم های انعطاف پذیر محسوب می شود که می توان متناسب با شرایط موچود هر سازمان، نتایج کلیدی و اهداف کوتاه مدت را برای سازمان یا تیم ها تغییر داد. این ویژگی باعث می شود که مسیر تیم با شکست روبرو نشود. حتی از طریق بازبینی کردن فرایندها و عملکرد اعضای تیم و سازمان می توان در صورت لزوم مسیر را بازبینی کرد. علاوه بر این، می توان از نتیجه اهداف و نتایج کلیدی اطمینان حاصل کرد. سپس خطاها را رفع کرد و مجددا آغاز به حرکت کرد.

• امکان توجه به کمیت و کیفیت اهداف

یکی از تفاوت های عمده ای که بین تکنیک OKR با سایر روش های هدف گذاری دارد، این است که علاوه بر توجه به اهداف، به نتایج کلیدی نیز توجه ویژه ای دارد. در واقع در این روش تمرکز روی این است که چگونه می توان به اهداف رسید؟ برای مثال در این روش می توان مسیر هدف گذاری را به 4 دسته مختلف تقسیم کرد. بدین صورت که می توان با رسیدن به یک چهارم مسیر، باید نتایج کلیدی را مجددا تعریف نمایید. با این کار باعث می شود که ادامه مسیر سازمان بدون ابهام و واضح مشخص باشد. علاوه بر این، با تعریف کردن نتایج کلیدی، می توان نیازها، فعالیت ها، ابزار و حتی ابتکارات لازم برای دستیابی به اهداف را ارائه و معرفی کرد.

OKR و KPI چه تفاوتی دارند؟

همان طور که در پاراگراف های بالاتر ذکر شد، در تکنیک OKR به کمیت و داده های عددی توجه زیادی می شود. در تعریف KPI نیز می توان گفت که KPI  مخفف شاخص ‌های کلیدی عملکرد است و از آن برای ردیابی کردن معیارهای تجاری عملکرد افراد استفاده کرد. در صورتی که از OKR  برای تعریف نقاطی در سازمان و کسب و کار است که نیاز به تغییر دارند؛ می توان از آن استفاده کرد. در واقع  KPI تعیین نمی کند که چه چیزی باید تغییر یا بهبود دهید تا یک سازمان رشد کند؟ در صورتی که تکنیک OKR به شما کمک می‌ کند تا به وضوح ببینید و بررسی کنید که معیارهای سازمان آیا با کار روزانه‌ اعضای تیم مرتبط است یا خیر؟