اصول مدیریت زمان

اصول مدیریت زمان (Time Management) یکی از ضروری ترین و مهم ترین اصول زندگی در عصر حاضر است. عمر هر فرد و به طور مشخص تر زمان؛ مهمترین و باارزش ترین دارایی اوست و میتواند بهره مندی از آن را هر طور که مایل است انتخاب کند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان را می‌توان اینگونه تعریف کرد: “استفاده هوشمندانه از زمان در اختیار شما ، به منظور افزایش چند برابری بهره وری به طور خاص در زمینه کاریتان”. خوب بودن در مدیریت زمان به معنای سازماندهی وقت خود به صورت هدفمند و اولویت بندی فعالیت هایی است که شما را به سمت اهداف خود سوق می دهد و به ارزش های شما احترام می گذارد.

اهمیت مدیریت زمان

یک مدیریت زمان خوب برای موفقیت ضروری است پس نباید تصور شود که شما را به موفقیت در حیطه کاری، رابطه دوستی و فعالیت های ورزشی و یا هر امر دیگری که نیازمند مهارت و اصول مدیریت زمانی باشد، محدود کند. برای رسیدن به اهداف خود مستلزم داشتن نظم و انضباط و داشتن هدف هستیم. از جمله مزایای آن می توان به موارد ذیل اشاره داشت:

• بهره وری و کارایی بیشتر
• شهرت بیشتر در حرفه
• استرس کمتر
• فرصت های بیشتر برای پیشرفت
• فرصت های بیشتر برای رسیدن به اهداف مهم کاری و شخصی

اصول مدیریت زمان

در وصف همه افراد موفق گویند که بسیار منظم و مدیریت خوبی دارند. خوشبختانه مهارت های مدیریت زمان با تمرین و تکرار قابل یادگیری هستند. در ادامه به مرور چند اصل مهم مدیریت زمان می پردازیم:

تعیین اهداف

بهتر است هدف ها و اولویت های خود را به صورت کاملا واضح و شفاف تعیین کنید. چنانچه این کار برایتان دشوار است، بهتر است موارد را یادداشت و لیست نمایید تا با کمک فردی بتوانید برنامه ریزی کنید. یک مدیریت خوب به برنامه ریزی و تصمیم گیری آگاهانه نیاز دارد که این خود مستلزم تعیین اولویت های شما و انتخاب آنها براساس اولویت است.

برای هر روزتان از قبل برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی روزانه باعث افزایش دو برابری کارایی تان خواهد شد. در واقع اینکار باعث جلوگیری در تضعیف عملکرد خواهد شد. برای شروع از هر آنچه به ذهنتان میرسد که در دراز مدت میخواهید انجام دهید یک فهرست کلی تهیه و سپس به فهرست اصلی کنترل زندگیتان تبدیل نمایید.

مصمم بودن یکی از مهم ترین خصوصیات افراد موفق و خوشبخت بیان می شود ،مصمم بودن است. خودتان را منضبط کنید تا کاری را که میدانید برای بهتر شدن در کارتان لازم است، انجام دهید. این ویژگی باعث می شود تا فرد هر کاری را در زمان مقرر خودش انجام دهد.

ماتریس آیزنهاور

این ماتریس یکی از محبوب ترین ابزارها برای کمک به تنظیم اولویت هاست. همان طور که واضح است اولین قدم این است که همه کارهای خود را در یکی از چهار دسته زیر سازماندهی کنید :

• فوری و مهم (کارهایی که بلافاصله انجام خواهید داد)
• مهم اما نه فوری (کارهایی که برنامه کرده تا در آینده انجام دهید)
• فوری ولی نه مهم (کارها به شخص دیگر واگذار شود)
• نه فوری و نه مهم (یا در آخر انجام و یا اصلا انجام نشود)

متعهد بودن به برنامه

عدم تصمیم گیری در لحظه، باعث کاهش بهره وری می شود.هدف از برنامه ریزی این است که تصمیماتی اتخاذ کنیم تا با تمرکز خاطر به سمت انجام آن در زمان مناسب پیش برویم .این بدان معنا نیست که شما نیاز به افزایش سرعت و انعطاف پذیری در برنامه خود برای مدیریت زمان دارید.

در اوج انرژیتان کار کنید

یکی دیگر از مهم ترین نیازهای کارایی بالا ، سطح بالای انرژی جسمی ،ذهنی و احساسی است. با ارزش ترین سرمایه در کارتان،توانایی برای خوب فکر کردن و درست اجرا کردن است. حداکثر بهره وری و کارایی نیاز به این دارد که از سلامت جسمی و ذهنی تان به خوبی مراقبت کنید.

استراتژی های مدیریت زمان

تعیین زمان مقرر ( نقطه پایان وقت) برای انجام کارها
تعیین پاداش در صورت انجام کارها زودتر از موعد زمانی
تعیین فعالیت های برتر در روز (تعیین اولویت ها در هر روز )
انجام موازی کارهای کوچک مشابه بدان معنا که کارهایی که جزیی از ,کارهای روزمره و همیشگی محسوب میشوند را در کنار هم و باهم انجام دهید.

اجتناب از انجام همزمان تمام کارها برخی مطالعات نشان می دهند که آسیب اینکار بیشتر از فایده آن است. پس بهتر است که چندکاره عاقلانه بود به این معنی که در بین کارهای مهم کارهای کم اهمیت،پیاده وری و … انجام داد.

نتایج تحقیقات نشان می‌دهد رابطه معناداری بین مدیریت زمان و هوش هیجانی وجود دارد. به عنوان مثال مدیریت زمان و هوش هیجانی قادر به پیش بینی استرس شغلی می باشد. بنابراین افرادی که به احساسات خود توجه کرده و آن را شناسایی و درک می نمایند، میتوانند تاثیر اتفاقات استرس زا را به حداقل رسانده و به راحتی با آنها مقابله کنند و در نتیجه می توانند عملکرد بهتری در مدیریت زمان داشته باشند.